INSTRUCTIVO ANALISTA DE PROYECTOS BANCA DE LAS OPORTUNIDADES INDICE ALCANCE...2

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1 ANALISTA DE PROYECTOS BANCA DE LAS OPORTUNIDADES INDICE ALCANCE...2 CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DEL BANCO OBJETIVOS DEL SERVICIO A CONTRATAR ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA Presentación de la propuesta Carta de presentación de la propuesta Validez de la propuesta Idioma y moneda de la propuesta (Si aplica para el servicio a contratar) Veracidad de la información suministrada Cláusula de propiedad intelectual Responsabilidad de la elaboración de la propuesta (Confidencialidad de la información) Políticas de seguridad Fecha y lugar de entrega de Propuestas Metodología para la evaluación de propuestas Aclaraciones del contenido de la propuesta Actividades adicionales no previstas...9 CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS REQUERIMIENTO...10 CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE...14 CAPITULO IV - CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONOMICA CARTA DE PRESENTACIÓN COSTOS Relación de costos FORMA DE PAGO PÓLIZAS DE GARANTÍA De cumplimiento de las obligaciones contraídas De salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales De calidad de los servicios... Error! Marcador no definido. Página 1 de 16

2 ALCANCE El requerimiento comprende la contratación de talento humano especializado en gestión de proyectos de tecnología para el programa Banca de las Oportunidades (PIBO), con el rol de Analista de proyectos de informática, a través de una empresa proveedora de este tipo de servicio. Página 2 de 16

3 CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA En los capítulos 1 y 2 se detallan los ítems que debe proveer el Banco para dar a conocer el requerimiento. 1.1 ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR Con el fin de atender los requerimientos que se presenta en el programa de la Banca de las Oportunidades (PIBO), se hace necesario contratar un analista de proyectos para el desempeño de las tareas que se presentan. 1.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO Bancóldex es una sociedad anónima de economía mixta, organizada como establecimiento de crédito bancario, vinculada al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, enfocado en la financiación de capital de trabajo, la inversión, el arrendamiento financiero o leasing y la creación, adquisición y capitalización de empresas. Creado por la Ley 7 de 1991, la cual está reglamentada en el Decreto 2505 de Esta Ley dispuso la transformación del Fondo de Promoción de Exportaciones - Proexpor - en el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. 1.3 AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DEL BANCO Actualmente Bancoldex basa su tecnología de información en los siguientes componentes:? Ofimática: Se dispone de una red interna de 250 computadores personales conectados a servidores que se colocan a disposición de cada funcionario de herramientas de oficina a través del paquete Office de Microsoft.? Telecomunicaciones: Se dispone de una red interna y externa que provee los servicios de internet, correo electrónico, intranet y extranet. Los servicios de Internet se Página 3 de 16

4 soportan en un servidor WEB, un servidor de aplicaciones con OAS y un servidor de bases de datos. Algunas de las aplicaciones están soportadas en J2EE, ASP y.net de Microsoft.? Core Bancario: Componente tecnológico que soporta los sistemas de información la operación bancaria, basado en arquitectura AS/400 y lenguaje COBOL 400. Además se cuenta con aplicaciones de negocio desarrolladas en ambiente Windows y diferentes bases de datos, primando entre ellas Oracle, Sybase y SQL.? Sistema de Información Gerencial: Componente tecnológico basado en servidores HP con sistema operativo Windows, y ambiente de bases de datos Oracle. Se utiliza Business Object como herramienta permanente de consulta para los usuarios. 1.4 OBJETIVO DEL SERVICIO A CONTRATAR Contratar a través de Outsourcing un ingeniero de sistemas para desempeñar en el PIBO el cargo de Analista de Proyectos. 1.5 ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR Dentro de los objetivos misionales de Bancóldex, se estableció como prioritario optimizar el servicio de atención a nuestros clientes tanto internos como externos. Por lo anterior, surge la necesidad de contratar con una empresa proveedora de talento humano el outsourcing de personal para el Programa Banca de las Oportunidades (PIBO), específicamente en el rol de analista de proyectos. 1.6 CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA Presentación de la propuesta Página 4 de 16

5 La propuesta debe ser presentada en original impreso y una copia en medio electrónico, en el orden solicitado en el presente documento, debidamente numerada, las cuales deberán ser entregadas dentro del plazo fijado en sobres sellados, debidamente rotulados en su parte exterior con el nombre, dirección, teléfono y número de fax del proveedor, número de folios de que consta y la indicación del contenido del sobre según sea: Original impreso y la copia en medio electrónico. En caso de discrepancia entre el Original impreso y la copia en medio magnético, se tendrá en cuenta la información contenida en el Original impreso. Las propuestas técnicas y económicas deben presentarse en formato original, junto con el registro de proveedores del Banco debidamente diligenciado, con sus respectivos anexos, en sobres independientes. La presentación completa de los documentos exigidos es un factor de calificación dentro del proceso. Ver pagina No se aceptarán propuestas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente. No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del presente proceso de invitación a cotizar, salvo que hayan sido solicitadas por el Banco. Tampoco se aceptarán las propuestas enviadas por correo electrónico. Página 5 de 16

6 1.6.2 Carta de presentación de la propuesta La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por su representante legal o por el apoderado constituido para el efecto; diligenciar la Plantilla Anexo 1 - Carta de presentación de la propuesta.doc Validez de la propuesta Se solicita que las propuestas tengan una validez mínima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación Idioma y moneda de la propuesta (Si aplica para el servicio a contratar) Toda la información y datos que tenga que presentar el proponente en su oferta deberán estar en idioma castellano. En los casos en que deba aportar información que se encuentre en un idioma diferente, deberá presentar su correspondiente traducción al castellano a no ser que se trate de aspectos muy técnicos que no son de total traducción y que pueden ser entendidos en su enunciado original. En la propuesta deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, incluyendo todos los costos en que pueda incurrir durante toda la vigencia del contrato. El proveedor deberá contemplar cualquier costo, dado que si no se informa, el posible sobre costo deberá asumirlo el proponente para el completo desarrollo del proyecto. Los valores en moneda extranjera deben expresarse en pesos colombianos indicando la tasa utilizada para la reexpresión y se debe dejar expreso, que dichos valores serán los que se aprueben para el contrato, independientemente de la TRM vigente a la fecha de su Página 6 de 16

7 legalización. De esta forma, el valor aprobado de la propuesta no tendrá modificaciones durante el proceso de formalización Veracidad de la información suministrada Tanto el Banco como los proveedores están obligados a responder por la confidencialidad de la información recibida y entregada durante el proceso de selección de proveedores. Bancóldex, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el proponente allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la entidad podrá verificar la información suministrada por el proponente Cláusula de propiedad intelectual Los derechos de propiedad intelectual de toda clase de creaciones protegidas por esta disciplina (Derecho de Autor y Derechos Conexos, etc), que se generen con motivo de la ejecución de los trabajos y actividades objeto del contrato y que se concretan en el presente documento, en cuanto a Derechos patrimoniales (Reproducción, comunicación pública, transformación y distribución), resultados del contrato, conclusiones, productos desarrollados u obtenidos durante la ejecución del contrato o de explotación económica pertenecerán a Bancoldex. El proveedor recibirá a cambio de los trabajos contratados, la remuneración pactada y acordada y conservará los derechos morales respectivos a favor del equipo de trabajo conformado Responsabilidad de la elaboración de la propuesta (Confidencialidad de la información) El contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Banco, o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de contratación o por cualquier otro motivo, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados. Página 7 de 16

8 La información que conozca el proponente durante el proceso debe ser entendida como confidencial y dará un adecuado tratamiento Políticas de seguridad El proponente deberá dar lectura al documento titulado Políticas Corporativas y deberá diligenciar la carta sobre la aceptación de dichas políticas. Estos documentos se encuentran en el Anexo 2 Políticas corporativas Fecha y lugar de entrega de Propuestas Las propuestas técnicas y económicas deberán ser entregadas debidamente firmadas, junto con los documentos exigidos en la Calle 28 #13A-15 Piso 40 Bogotá - Oficina de correspondencia dirigida al Departamento de Sistemas hasta el día 1 de febrero de 2011 a las 04:00 PM. Las propuestas técnicas no deben incluir costos de ninguna naturaleza, pero si cantidades y especificaciones necesarias para calificar el diseño de la misma. La propuesta económica debe clarificar costos unitarios y globales de la solución. Las cantidades deben coincidir puntualmente en la propuesta técnica y económica. Las propuestas deberán ser entregadas en sobres cerrados, con su respectiva carta remisoria, la cual debe indicar con claridad el número de la invitación a cotizar a la cual hace referencia y si la propuesta es técnica o económica. (esto esta en el ítem presentación de la propuesta) Para las propuestas que lleguen después de la fecha y de la hora señalada, se recibirán pero no serán tenidas en cuenta. BANCOLDEX S.A se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así lo conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes. Página 8 de 16

9 Metodología para la evaluación de propuestas BANCOLDEX S.A se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así lo conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes Aclaraciones del contenido de la propuesta El Banco solicitará de ser necesario, por medio de la Dirección de Sistemas, mediante comunicación escrita, ampliar el contenido de su oferta o aclarar temas sobre la propuesta. Los proponentes podrán solicitar las aclaraciones y/o explicaciones que consideren necesarias para presentar sus propuesta, para ello podrán formularlas por escrito vía correo físico o electrónico al contacto: Ana Milena Devia al teléfono: Ext o al correo electrónico ana.devia@bancoldex.com Actividades adicionales no previstas BANCOLDEX podrá ordenar, por escrito, la ejecución de las actividades adicionales no previstas por las partes siempre que las mismas resulten necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto contractual y la debida atención de las finalidades de la contratación. El proponente no ejecutará dentro del desarrollo del contrato actividades adicionales no previstas que generen mayor valor del contrato sin la previa suscripción del respectivo contrato adicional y la ampliación y/o modificación de las garantías correspondientes. Cualquier actividad que se realice sin la suscripción del respectivo contrato adicional será asumida por cuenta y riesgo del proponente, de manera que Bancóldex no reconocerá su costo. Página 9 de 16

10 CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS 2.1 REQUERIMIENTO El Programa de la Inversión Banca de las Oportunidades, requiere contratar a través de una empresa especializada en ofrecer servicios de recurso humano por Outsourcing, un ingeniero de sistemas para desempeñarse como Analista de Proyectos. Las principales funciones que tendrá el recurso contratado se resume a continuación: 1. Mantener en óptimas condiciones de funcionamiento y seguridad los aplicativos en producción, brindando soporte técnico y funcional, sugiriendo mejoras con el fin de reducir los costos, el riesgo operativo y mejorar el desempeño de los mismos. 2. Entender y analizar los requerimientos de los usuarios y proponer la solución más acertada a sus necesidades. 3. Gestionar el desarrollo del ciclo de vida de proyectos informáticos (Inicio, planeación, ejecución y seguimiento e implantación y cierre) para satisfacer las necesidades del negocio o requerimientos de ley, mediante la contratación de servicios y/o desarrollo interno. 4. Revisar, apoyar y orientar al área usuaria para la generación del documento de especificaciones funcionales del requerimiento con base a su necesidad. 5. Plantear, diseñar e implementar mecanismos de control y depuración de la necesidad de un usuario en el desarrollo de las especificaciones no funcionales, que complementan el requerimiento del área usuaria, para ofrecer un óptimo levantamiento de una solución que aporte a las necesidades del Banco. 6. Realizar los procesos de puesta en marcha de las soluciones obtenidas a través de los proyectos que administra, esto incluye los procesos de migración. En todas estas actividades de administración de aplicaciones se debe garantizar, integridad, confiabilidad, disponibilidad de la información. Página 10 de 16

11 7. Administrar los contratos y órdenes de servicio a cargo, basados en las políticas de contratación del Banco y llevar a cabo la supervisión de los proveedores externos en el desarrollo de los mismos, evaluar y controlar la ejecución de los contratos. 8. Asegurar que los nuevos sistemas sean desarrollados e implementados cumpliendo con las políticas y procedimientos internos del Departamento y de la organización. 9. Atender a los usuarios internos y externos en todo lo relacionado con la solución de requerimientos, operativa diaria, normatividad, planes estratégicos o cuando los casos sean escalados por la Línea 800 o por el jefe inmediato como soporte de segundo nivel y mantener el registro de las soluciones adoptadas en la herramienta de manejo de casos provista por el Banco. 10. Apoyar el desarrollo de políticas y estándares para mantener la seguridad de los sistemas de información, integridad en los datos, disponibilidad y tiempos de respuesta. 11. Asesorar a la Coordinación y a la Dirección, en la selección y recomendación de nuevas tecnologías en sistemas de información y sugerir mejoras a los sistemas a cargo, con el fin de reducir los costos, minimizar el riesgo operativo y optimizar el desempeño de los mismos. 12. Documentar todos los sistemas a cargo, los procedimientos operativos y las soluciones adoptadas en relación a los sistemas administrados. Apoyar la elaboración y mantener actualizado los planes de contingencia de los sistemas y de los inventarios de software y hardware a cargo. 13. Conocer y aplicar las políticas y procedimientos enviados por la oficina de seguridad informática (OSI); evaluar su aplicabilidad técnica y operativa, sugiriendo modificaciones. 14. Dictar cursos de capacitación, de acuerdo con las instrucciones del coordinador del área, en los casos que sean necesarios para actualización de temas a su cargo. 15. Evaluar las actualizaciones de manera periódica (1 vez semestralmente) de los componentes de la aplicaciones de propiedad del Banco. En caso que dichas actualizaciones sean viables aplicarlas con previa autorización de la Dirección de Sistemas y la debida documentación. Página 11 de 16

12 16. Mantener un alto grado de conocimiento y destreza en las diferentes tecnologías de información. Proponiendo planes de capacitación para obtener el nivel de conocimiento requerido. 17. Se consideran incorporados a sus funciones todas aquellas que le asigne el superior inmediato. Los contactos que se tendrán en el Banco son: Permanentemente con el Director del Departamento de Sistemas y coordinador de área. Permanentemente con los funcionarios del PIBO. Permanentemente como cliente interno, con los demás funcionarios del Banco. Permanentemente con proveedores de hardware y software. El perfil solicitado debe cumplir con conocimientos generales en bases de datos ORACLE, Sybase, SQL, conocimientos en BUSINESS OBJECT y modelamiento de bodegas de datos, herramientas ofimáticas, gestión de proyectos de tecnología de información, contratación y de ser posible con conocimientos en plataforma AS/400, Se requiere que el proveedor en su propuesta adjunte hojas de vida de los candidatos a participar en el proceso de selección, dado que un factor calificable es la calidad técnica. El Banco se reserva el proceso de entrevista y selección definitiva, por lo que es importante que el proponente disponga de alternativas de un proceso de selección. El proceso de selección debe estar acompañado de pruebas sicotécnicas, actitud y aptitud; adicionalmente, se realizarán entrevistas con la dirección del Departamento de Sistemas y entrevistas con la Dirección del PIBO. Página 12 de 16

13 CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE En los capítulos 3,4 y 5 se detallan los ítems a tener en cuenta por el proponente para el diligenciamiento de su oferta. 3.1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA Los interesados deben (a título individual u oferente plural) realizar una presentación general de su empresa, en la cual se puede conocer el objeto de su negocio, su estructura organizacional y operacional para desarrollar el objeto de este proceso en diferentes ciudades del país, el talento humano con que cuenta a nivel interno y los instrumentos que dispone para contratar profesionales y técnicos, su capacidad de asociación, trayectoria en el mercado. En lo relativo con la estructura organizacional, es de especial interés conocer si la empresa cuenta con los siguientes documentos, los cuales debe adjuntar a la propuesta: a. Misión, visión, objetivos b. Personal vinculado y/o asociado con experiencia en proyectos similares, diligenciar formato Anexo 3 - Composición EquipoTrabajo.doc c. Sucursales en algunas de las ciudades en las que se va a desarrollar el contrato, si aplica d. Estados financieros que permitan acreditar el estado económico en el que se encuentra la empresa; en caso de tener estados financieros negativos, explicar por qué y cómo soportarán la participación en la contratación. e. Presentar el certificado de inscripción Registro Único tributario RUT. f. Certificado de existencia y representación legal, o sus documentos equivalentes en caso de personas jurídicas, expedidos dentro del mes anterior a la fecha señalada para la presentación de las manifestaciones de interés. Página 13 de 16

14 g. Tiempo de permanencia en el mercado. h. Experiencia en implementaciones o servicios similares al solicitado en este documento. i. Diligenciar el formato de Vinculación, Actualización de clientes, naturales o jurídicos, con todos los documentos anexos correspondientes. j. Actualización de los documentos, en el caso de las empresas que tienen contrato vigente con el Banco. Si aplica. k. Incluir resumen ejecutivo de la propuesta Deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del representante legal de la persona jurídica cuyas facultades deberán constar en los documentos antes mencionados y ser suficientes para presentar la propuesta y celebrar y ejecutar el contrato. En caso de resultar necesario, deberán adjuntar las autorizaciones adicionales que se requieran. Como complemento de este documento, la empresa podrá adjuntar el catálogo de presentación o portafolio de servicios de la empresa, así como la dirección de la página Web si dispone de ella. 1.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE La empresa deberá demostrar experiencia en Outsourcing de recurso humano especializado similar al objeto que plantea este documento y adjuntar en un formato la empresa y datos del contacto como dirección, número de teléfono y fecha en la que se desarrollaron las actividades del plan de trabajo de los proyectos realizados. Diligenciar Formato Anexo 4 - Experiencia del proponente.doc Adicionalmente, deberá especificar la cantidad tiempo que lleva en el mercado con temas similares, cantidad de recursos que actualmente tiene con otras empresas y si tiene experiencia en el sector financiero. Página 14 de 16

15 CAPITULO IV - CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONOMICA 4.1. CARTA DE PRESENTACIÓN. El proveedor presentará por separado su propuesta económica, con carta dirigida a la Dirección del Departamento de Sistemas de Bancóldex. Todos los valores que se estimen en la propuesta económica deberán presentarse en pesos colombianos. En caso que el valor de fábrica se exprese en moneda extranjera debe quedar explicito la tasa de cambio en la que se hizo la reexpresión y establecer cuál se tomará para el momento del pago COSTOS. La propuesta debe indicar claramente precios unitarios y totales para cada ítem, discriminando IVA y descuentos. Diligenciar el formato Propuesta económica del proponente Relación de costos El proveedor debe discriminar cada uno de los costos en su propuesta económica con relación a la solución planteada. Ej, hardware, Software, servicios, etc FORMA DE PAGO El proveedor debe indicar como se realizarán los pagos durante la ejecución del proyecto teniendo en cuenta que Bancoldex pagará al proveedor contra el cronograma de trabajo realizado por el ingeniero en sitio. De igual manera los pagos, sino se expresa ningún descuento, el pago se hará dentro de los 30 días siguientes a la presentación de la factura PÓLIZAS DE GARANTÍA Página 15 de 16

16 El proveedor deberá constituir a favor de Bancóldex garantías, que podrán consistir en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, que incluya los siguientes amparos en los casos que aplique según el caso de la contratación: De cumplimiento de las obligaciones contraídas. Será constituida para garantizar el cumplimiento del contrato. Por un monto equivalente al diez por ciento (10 %) del valor del contrato, por el término de vigencia del contrato y tres (3) meses más. Esta cobertura también debe incluir el cumplimiento del pago, por el asegurador, de la cláusula penal pecuniaria y multas, en los porcentajes señalados en el contrato. Esta garantía permanecerá vigente hasta la liquidación final del contrato De salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales Se constituye para garantizar los pagos de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que haya de utilizar el contratista para la ejecución del contrato, en los casos de contratación de proponentes (10 %), ejecución de obra (30%), prestación de servicios (30%) y mantenimiento (20%). Por un monto equivalente al cien por ciento (100%) del valor total del contrato, según corresponda, por el término de vigencia del contrato y tres (3) años y tres (3) meses más. Página 16 de 16