Oficina. Movilidad. CleanTec / Escenarios de Trabajo

Transcripción

1 CleanTec /

2 CleanTec / Escenarios de Trabajo CleanTec es un software para la gestión, planificación y monotorización de los servicios generales de complejos constructivos de uso público (Complejos aeroportuarios, colegios, hospitales, residencias, centros comerciales...) para tareas como los servicios de limpieza o mantenimiento. El objetivo es la gestión y el seguimiento de las tareas o servicios periódicos de limpieza, higiene, mantenimiento, revisión de instalaciones, seguridad, jardinería, o inculso en departamentos de atención al paciente. La aplicación contempla grandes ventajas de parametrización por parte del usuario o de la administración para conseguir una mayor adaptación. La filosofia de CleanTec gira alrededor de tres escenarios de trabajo: Oficina Movilidad Web

3 CleanTec / Oficina Oficina / Server El Back-office o módulo central lo usan los gestores técnicos donde se configuran todas las opciones de la aplicación, el mantenimiento de los maestros de datos, estructuración de áreas y zonas, planificación y diseño de las tareas o servicios, la gestión de incidencias, el diseño de informes, la configuración de cuestiones de revisión, cuestionarios de calidad, y KPls, la gestión del personal, su asignación y fichajes o el seguimiento y la trazabilidad de los servicios entre otros. Estructuración del centro CleanTec dispone de múltiples opciones para clasificar la información (estructura padre-hijo) y pueden ser varias el número de clasificaciones: Zonas, Áreas o Tipo de Estancias. Además permite incluir otros módulos, como zonas clasificadas por ejemplo por riesgo alto, medio o bajo. Planificación, diseño y registro de los servicios Para cada tipo de servicio dispondremos de una planificación y frecuencia en función de la zona, la época del año, el día de la semana, la hora de ejecución etc... Tambíen dispondremos de un calendario laboral y de un cuadrante de planificación donde se podrán ver las diferentes actividades programadas o el estado de los servicios. Finalmente la información se visualiza en el cuadrante de planificación como programa de trabajo y se obtienen las partes de trabajo diarios.

4 CleanTec / Movilidad Movilidad Las Apps de campo son usadas por los trabajadores quienes realizan finalmente los servicios in-situ. Hay dos tipos de Apps de movilidad, las que están instaladas en elementos portátiles que lleva el usuario y las que se encuentran fijas en un punto concreto. Aplicaciones Opciones de movilidad App encargados App empleados Relojes de presencia Tablets en la pared Permite desde las diferentes PDAs, la introducción de partes de servicios, rellenar cuestionarios, checklist de calidad, llevar el control de asistencia y el fichaje del personal. Va dirigida a los operarios que realizan el trabajo final. Con el smartphone los trabajadores registran la presencia en cada ubicación mediante la lectura de una etiqueta NFC, adicionalmente permite visualizar el protocolo de trabajo que depende de la situación de la persona, responder encuestas de toma de datos relacionados con el servicio prestado etc... Los relojes son instalados in -situ en Pantallas o Tablets en la pared con el cada centro y comunicar con el servidor fin de llevar un control de los servicios. cuando se registre el empleado. TAG NFC Contador de Personas Poner TAG NFC en las estancias y el empleado con el Smartphone puede registrar los servicios, incidencias...etc Los sistemas de conteo de personas son capaces de calcular la frecuencia de espacios y zonas.

5 Web CleanTec / Web El escenario de trabajo Web, esta basado en el Business Intelligence ReporTec Web y va dirigido a supervisores, gerentes y personal ejecutivo y permite las siguientes funciones: Explotación de datos por parte del cliente (gráficas, cuadro de mandos, consulta de informes...) Intercambio de ficheros y su auditoria de acceso mediante un repositorio o buzón de documentos. Automatización de generación y envío de informes periódicos. Gestión de Incidencias El alta de los trabajos de demanda y las incidencias relacionadas con el servicio y con el personal, por parte de los supervisores de zona. Las incidencias pueden dividirse en dos grandes grupos: 1. Incidencias que dejan constancia de la deficiencia 2. Incidencias que necesitan un seguimiento Gestor y diseñador de informes La exploración de datos es accesible desde cualquier navegador web y se consigue a través del software Bussines Intelligence Reportec, incluido dentro de la plataforma CleanTec, que permite lo siguiente: - Consulta de diferentes informes - Automatización de informes - Gestor y repositorio de ficheros - Diseñador de informes - Plantillas prediseñadas (Cubos Olap, Grid dinámico, informes basados en Office, gráficas analiticas...) - Exportación a ficheros excel, pdf o similares. - Integración con Dashboard

6 CleanTec / Funcionalidades Estructuración del centro CleanTec dispone de múltiples opciones para clasificar la información, que facilitan la compresión de esta, y su posterior análisis. Así el complejo constructivo se puede agrupar en una planificación tan extensa como se necesite. Se puede dividir por zonas, como por ejemplo: aire (pista de aterrizaje, calles de rodaje, hangares...), tierra ( terminal, bodega...) y centro de control de área; por áreas (llegadas, salidas, urgencias...), tipos de estancias (pasillos, baños, escaleras...) o incluir otros criterios de clasificación. Funcionalidades principales Presencia Planificación Calidad

7 CleanTec / Presencia Dispositivos para fichajes Control de presencia y gestión del personal Con esta funcionalidad de la aplicación se manejan todos los empleados que llevan a cabo el servicio, la ubicación fisica, el control de fichaje (entrada y salida del centro), los turnos de trabajo, el horario de cada turno, el calendario laboral, las incidencias de asistencias etc... En función de los fichajes se establece el cuadrante personal de trabajo, donde te permite observar la previsión de horas presenciales estimadas por el centro y las reales. La forma de llevar a cabo un fichaje puede ser muy diferente, ya que varía según el tipo de centro, número de empleados, presencia del encargado o si hay un centro o varios. El fichaje puede ser presencial o remoto, y además atendido por encargado presencial o automático: PDA El encargadop leerá con la PDA las personas que acuden a trabajar en cada turno, leyendo la trajeta e identificando la fecha, el turno y el centro de trabajo. Smartphone Reloj de fichaje Telepresencia Tanto el fichaje como la gestión de servicios pueden realizarse a través de Smartphones, además si están equipados con la tecnología NFC/GPS puede identificarse el lugar del servicio automaticamente. También es posible la instalación de un reloj in-situ en cada centro y comunicar con el servidor central de CleanTec via GRPS. Desde el reloj el encargado identificará al empleado mediante su tarjeta o huella. Esta modalidad de fichaje nos permite conocer si una persona esta en el lugar de trabajo y si es puntual. Solo requiere un teléfono convencional para que el empleado pueda llamar a la entrada y a la salida de la jornada laboral. RTLS & GPS A través de antenas o GPS conocemos la ubicación exacta del trabajador (outdoor e indoor) y por tanto el cierre de servicios planificados indicando la hora y el tiempo de presencia.

8 CleanTec / Planificación y Trazabilidad Planificación y registro de los servicios Desde el BackOffice podemos gestionar y configurar los diferentes tipos de servicios que existan en el contrato o sean susceptibles de gestión y seguimiento. Para cada tipo de servicio, frecuencia o planificación dispondremos de diferentes funciones que dependen de la época del año, la hora, el día de la semana etc... indicándose también la planificación automática o manual, horario, duración, capacidad, protocolo de trabajo... Los diferentes tipos de servicios o tareas a desempeñar, estarán relacionados, a través de una figura denominada asociaciones con las diferentes zonas, áreas o tipos de estancias del complejo constructivo, con el objetivo de poder establecer frecuencias o protocolos de trabajo diferentes en función de estos parámetros. También tiene en cuenta las circunstancias incidencias que puedan llevarse a cabo, permitiendo sustituir o aplazar un servicio. Adicionalmente a la hora de realizar la planificación valora la ruta de paso y todas las circunstancias en las que puedan llevarse a cabo, permitiendo que un servicio pueda superponerse a otro o reemplazarlo si están dentro de un rango de fechas coincidentes. La planificación puede ser modificada o confirmada en cualquier momento por el usuario responsable de la misma y mantiene toda la relación de estancias propias del servicio, perfectamente clasificadas, detallando el histórico de la misma de actividades y servicios que se han llevado a cabo en cada una y su estado. De forma opcional se puede instalar un TAG NFC en cada estancia o en las que veamos adecuadas para registrar los serivicios ya realizados.

9 CleanTec / Calidad Control de calidad CleanTec implanta programas, mecanismos, herramientas y técnicas para la mejora de la calidad de sus productos, servicios y productividad, con el objetivo de satisfacer a los clientes al máximo. El software permite la cumplimentación de diferentes cuestionarios de calidad y check-list de control asociados a un tipo de servicio de Revisión en el sitio donde se desarrollan las actividades de limpieza, pudiéndose diseñar igualmente recorridos de estancias a revisar, asi como una planificación y frecuencia de las revisiones. Estos cuestionarios formarán parte del sistema de evaluación de calidad y la suma de puntos indicará el resultado global del nivel de servicio. Check-lists de revisión CleanTec pone a disposición de los clientes, mediante la creación de cuestionario defenir check-lists de revisión que contribuyen a normalizar la práctica ya que establecen una sistemática de trabajo que garantizan una uniformidad de criterios a la hora de trabajar, sobre todo cuando se trabaja en equipo, establecen los procedimientos a seguir para cada actuación y disminuyen el nivel de error, aumentando de manera indiscutible la calidad de un servicio y de la atención al cliente. Gracias a los gestores de tareas y una revision constante mediante los diferentes medios se obtendrá una mejora en la productividad y en el servicio.

10 CleanTec / Encuestas a terceros Encuestas de satisfacción del cliente final CleanTec proporciona la creacción de múltiples encuestas de satisfacción del cliente, definiendo un conjunto de preguntas que se confeccionan para obtener información de un determinado objetivo y con la finalidad de conocer el grado de satisfacción de un público objetivo ante la relación con el cliente. Actuación con los usuarios Correo electrónico CleanTec pone a su disposición un servicio que le permitirá obtener el grado de satisfacción y feedback con sus clientes, pacientes o empleados. Un servicio formado a través de encuestas definidas por un conjunto de preguntas que se confeccionan para obtener un resultado objetivo. Los resultados de la encuesta satisfacción, junto con un sistema de ponderación, intervienen para que el estudio vaya enfocado a los procesos o elementos que son prioritarios (precio, producto, servicio comercial, servicio de entrega...) Además también mediante este sistema, podemos dar de alta incidencias sobre el servicio, solicitar servicios o incluso ver información al respecto. Código QR Los códigos QR son la forma más popular de llevar a gente a un sitio web o dirección URL específica. Hay tres modalidades: Tablets en pared Tablets o pantallas donde podrán contestar las encuestas, dar de altas servicios o incidencias, o includo, acceder a los historiales de limpieza y mantenimiento de la ubicación. 1. Escanear el código y hacer la encuesta. 2. Contestar a través de los QR 3. Elegir los servicios que quieren hacer (incidencias, servicios, información) a través de los QR