CIRCULAR NORMATIVA POLITICAS DE COMERCIALIZACIÓN

Transcripción

1 1. OBJETIVO Establecer las directrices generales y normas de obligatorio cumplimiento, para la comercialización y estructuración de los servicios. 2. ALCANCE Esta Circular, aplica para todo el personal de la Dirección Comercial y para las Agencias de Bucaramanga, Cali y Barranquilla, adicional en las demás ciudades donde el personal tenga contacto con el cliente, en cuanto a comercialización y servicio. 3. DEFINICIONES DIAGNOSTICO: es la revisión del estado actual de la empresa en el proyecto o servicio especifico a cotizar. Aplica para servicios de consultoría. PROPUESTA TECNICA: Es la descripción del alcance, entregables y tiempo de duración del servicio a prestar. Es estructurada por el consultor especializado dependiendo del tipo de servicio a prestar y revisada y complementada con la Propuesta Económica, a cargo de la Dirección de Proyectos de Consultoría y la Dirección Comercial. AIU: Es el porcentaje que se liquida sobre las bases que se definan, ya sean los pagos salariales, prestaciones, aportes, dotación, etc., realizados al personal contratado en Outsourcing y se constituye en el diferencial de ingreso por la Prestación del Servicio. Su sigla corresponde a Administración, Imprevistos y Utilidades. Aplica para servicios de Outsourcing que incluyen la contratación de equipos humanos especializados. IMPREVISTOS: Es la partida facturada al cliente como provisión para atender eventualidades que se presenten en la prestación del servicio, tales como cubrir ausencias del personal en licencias, incapacidades, permisos, entre otras. Aplica para servicios de Outsourcing que incluyen la contratación de equipos humanos especializados. 4. DESARROLLO El presente documento establece el marco de referencia para la comercialización y estructuración de los servicios de Consultoría, Outsourcing y Servicios Especializados en gestión humana de SUMISERVIS. Dando alcance igualmente a la prestación de servicios de Gestión Humana que están incluidos como servicios de Outsourcing. 4.1 SERVICIOS DE CONSULTORIA Deberán ser prestados por un profesional experto en el área requerida, denominado Consultor. Los servicios de consultoría deben tener un diagnóstico previo para la detección de las necesidades específicas y alcance del servicio a prestar. Será desarrollado mediante la presentación de la propuesta técnica y económica (basada en diagnóstico y/o análisis de las necesidades del cliente), cronograma de intervención y detalle de entregables, como elemento para evaluar los avances del proyecto en tiempo y entregas. La propuesta

2 económica, se definirá de acuerdo al costeo proyectado en el que se incluirán los costos directos para la prestación de los servicios, tales como la base de pago al consultor, el margen esperado por la empresa, las comisiones comerciales, la administración del proyecto, entre otros factores relacionados con el servicio para cada proyecto. Se analizará al cliente bajo los siguientes criterios: nivel referencial del cliente, número de empleados de planta, años de existencia de la empresa, infraestructura (instalaciones) y de ser cliente actual del grupo empresarial su comportamiento histórico en cartera. Los plazos de pago de facturas para estos servicios serán máximo 20 días. Los sectores de la economía que se relacionan a continuación, constituyen el nicho de mercado de interés principal en la gestión comercial de SUMISERVIS, por representar un segmento identificado para la Consultoría como de alta necesidad y utilización de los servicios de Consultoría especializada y se consideran como principales clientes prospecto: Hidrocarburos Construcción Palmicultor Floricultor Minero Metalmecánico Multinacionales Administradoras de Riesgos Laborales A nivel nacional, dando cumplimiento a nuestra política de responsabilidad social empresarial y haciéndola extensiva a los procesos de negociación, no aceptamos clientes cuyo manejo no sea acorde y estrictamente enfocado al cumplimiento de las normas antidiscriminación, no abuso en el trabajo infantil, igualdad de género, entre otras disposiciones de ley, siempre propendiendo por garantizar las mínimas condiciones de trabajo que brinden ambientes de trabajo seguros y saludables ALCANCE Dentro de los servicios de Consultoría empresarial disponemos de: Salud Ocupacional y seguridad Industrial Sistemas de Gestión de la Calidad Medio Ambiente Gestión del Recurso Humano Gerencia de Gestión Humana por Procesos Modelos de Gestión del Recurso Humano por Competencias Manuales de Perfiles Evaluaciones de Clima Organizacional Estudios de Compensación Asesoría y Acompañamiento en Negociaciones de Pactos Colectivos Kaizen de Producción Procesos de Formación y Desarrollo Y demás que involucren transferencia del conocimiento y la profesionalización del servicio.

3 4.2 SERVICIOS DE OUTSOURCING DE EQUIPOS HUMANOS ESPECIALIZADOS Y TERCERIZACION DE SERVICIOS DE OUTSOURCING La contratación de personal a través de equipos humanos especializados, tiene como característica principal que dentro de los costos a contemplar para la cotización se deben incluir: costos laborales, dotación, Tarifa de A.I.U. e IMPREVISTOS. Adicionalmente se debe hacer mención del IVA que en la actualidad es del 16% sobre el total facturado. Excepto para el servicio de Outsourcing de Aseo que corresponde al 16% sobre el 10% del total facturado COSTOS LABORALES DEL PERSONAL Están compuestos por todos los conceptos que se determine va a devengar el (los) Trabajador (es): los conceptos de mayor utilización son Salario, Auxilio Legal de Transporte, Comisiones, Horas Extras, Recargos, Auxilios no prestacionales, Bonificaciones, etc PRESTACIONES SOCIALES Son aquellas determinadas por el Código Sustantivo del Trabajo: Cesantías, Intereses de Cesantías, Prima y Vacaciones en forma proporcional por el tiempo trabajado de acuerdo con lo establecido en la Ley 50 de Es de aclarar que aún la Prima y las Vacaciones son proporcionales de acuerdo al tiempo trabajado. Estos costos se traducen a porcentajes de acuerdo a lo establecido por ley en el momento de su liquidación ya sea parcial o definitiva. Las prestaciones sociales se liquidan teniendo como base todos los conceptos que constituyen salario y el Auxilio Legal de Transporte, para Cesantías, Intereses a las Cesantías y Prima APORTES LEGALES En este grupo se incluyen los siguientes conceptos: Aportes de Seguridad Social para dependientes: Salud, Pensión y Riesgos Profesionales. Estos aportes tienen por Ley una distribución entre el Empleador y el Trabajador, los que se trasfieren son los correspondientes al Empleador: Salud 8.5%; Pensión 12% y en Riesgos Profesionales. de acuerdo al nivel del riesgo, según la actividad económica de la usuaria, registrada en RUT. El porcentaje que resulte de esta sumatoria se debe aplicar sobre todos los conceptos que constituyen ingreso salarial. Aportes Parafiscales (4,17%): Corresponde a la afiliación a la Caja de Compensación (4%). Desde el año 2005 se debe tener en cuenta que además de aplicar este concepto sobre los conceptos que constituyen salario también se debe liquidar sobre las vacaciones de conformidad con la Sentencia del Consejo de Estado de fecha 23 de Noviembre de Para facilitar los cálculos se plantea un porcentaje total del 4,17%

4 Seguro de Vida (1%): Se incluye para las negociaciones cuyo personal en Outsourcing está iniciando su vida laboral o en grupos que presenten alto nivel de rotación. Por tanto este concepto puede ser factor de negociación con autorización de la Gerencia General y/o Dirección Comercial DOTACION DE ROPA Y CALZADO DE TRABAJO Este concepto incluye lo considerado como dotación y ropa y calzado de labor para el desempeño de las funciones de los trabajadores contratados bajo Outsourcing, garantizando la excelente presentación personal de nuestros colaboradores y una imagen adecuada dentro de las instalaciones las empresas clientes. Adicionalmente garantizando desde salud ocupacional y seguridad industrial que lo suministrado cumpla con las especificaciones de ley y garantice condiciones de trabajo seguras. El cálculo económico se contempla o como valor mensual provisionado fijo durante la relación comercial o bajo el costo real al momento de la entrega, más el A.I.U. correspondiente, que se estima puede ser diferencial al calculado para la cotización de los costos salariales PROPUESTA ECONOMICA/TARIFA COTIZADA/AIU El ingreso diferencial de la Compañía es éste ya que todos los otros conceptos simplemente se cobran y se trasladan bien al Trabajador en Outsourcing o a las Entidades de Seguridad Social y Parafiscales. El AIU también se contemplará en caso de servicios integrales de Outsourcing, como los valores correspondientes a administración, impuestos y utilidades. Los servicios integrales de Outsourcing son: Administración de nómina directa y generación de cifras para autoliquidación Contratación de personal para la nómina directa Administración integral de personal directo La tarifa cotizada está en función de los siguientes criterios: LA COMPETENCIA EL VOLUMEN DE FACTURACIÓN ( EN $ O EN # TRABAJADORES EN OUTSOURCING) EL PLAZO DE PAGO QUE SE PACTE CON EL CLIENTE LOS VALORES AGREGADOS QUE SE OFREZCAN O QUE EL CLIENTE SOLICITE LA ESTRUCTURACION DEL NEGOCIO ESTRUCTURA DE PERSONAL EL DX Y TIEMPO ESTIMADO PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO EL SERVICIO ESPECIFICO NEGOCIADO 4.3 SERVICIOS ESPECIALIZADOS EN GESTION HUMANA

5 Los servicios tercerizados en Gestión del recurso Humano, se refieren a los complementarios para las áreas y procesos de gestión humana, detectados como insumo para los clientes, tales como Procesos de selección y/o evaluación para contratación directa, Proyectos de Formación, Visitas domiciliarias, Estudios de seguridad, Poligrafías y demás relacionados con la labor que cumplen las áreas de gestión humana al interior de las organizaciones. La propuesta económica, se definirá de acuerdo a la tabla de procesos de evaluación y selección de personal y a los costos de honorarios en que se incurra en un consultor especializado para la prestación del servicio. Los criterios para la aceptación de un cliente en este tipo de servicios serán: nivel referencial del cliente, años de existencia de la empresa, infraestructura (instalaciones) y de ser cliente actual del grupo empresarial su comportamiento histórico en cartera. Adicional se gestionará el pago de un anticipo correspondiente al 50% del costo total del servicio a prestar. Los plazos de pago de facturas para estos servicios serán máximo 10 días ALCANCE Dentro de estos servicios se incluyen: Procesos de Formación Procesos de Selección de Personal Visitas Domiciliarias Estudios de Seguridad Estudios de Poligrafía Y demás servicios que sean requeridos como complemento a las políticas de Gestión del Recurso Humano de los clientes que soliciten nuestros servicios. 5. COTIZACIONES Serán elaboradas por la Dirección Comercial, Gerente de Agencia, Jefe de Agencia, Consultor Comercial, Asistente Comercial y de Desarrollo y Asistentes Administrativas de las Agencias teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la presente Circular. Las propuestas deben ser revisadas y aprobadas por la Dirección Comercial, Gerente/Jefe de Agencia o por la Gerencia General. Invariablemente se deberá tener la seguridad de presentar propuestas a Compañías serias y legalmente constituidas, para lo cual se deberá realizar visita al cliente prospecto antes del cierre de la negociación y solicitar el Certificado de Existencia y Representación Legal. Es importante tener en cuenta que las tarifas estándar serán las definidas por la Dirección Comercial, en caso de concesiones especiales en ofertas serán validadas por la Dirección Comercial, analizando las variables mencionadas y definirá la tarifa más conveniente. 6. LICITACIONES

6 Todas las Licitaciones o Invitaciones a presentar Oferta, serán previamente analizadas por la Dirección Comercial y la Gerencia General para determinar la viabilidad de la participación. Este análisis se realiza teniendo en cuenta el costo del pliego, las exigencias de carácter legal, financiero, técnico, pólizas solicitadas, la forma de pago, etc. Una vez definida la participación, la Dirección Comercial y/o Consultor Comercial, elabora la Lista de Documentos y resumen de tareas y lo hace llegar vía mail a todos los responsables de expedirlos o conseguirlos y les fija un plazo para su entrega; simultáneamente elabora la propuesta con base en el pliego de condiciones. Este documento es revisado por la Dirección Comercial y/o la Gerente General y será firmada por la Representante Legal o Suplente establecida en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio. Estas propuestas deberán apegarse a las exigencias establecidas en el Pliego y/o Términos de Invitación, tanto en lo referente a su contenido como a su presentación y siempre se dejará una copia idéntica de la misma junto con el pliego de condiciones de la Entidad a la que se le presenta, con el fin de realizar los seguimientos respectivos y poder cumplir los compromisos establecidos en caso de ser los favorecidos con la adjudicación. Una vez adjudicado el Contrato es suscrito por la Representante Legal o su Suplente y simultáneamente se tramitaran los pólizas, la publicación en el diario oficial y demás trámites exigidos para su firma. Se procede a elaborar la ficha matriz de cliente que contenga los compromisos tal como lo determina el Procedimiento de Comercialización, Estructuración y Mercadeo. 7. COMPETENCIA LIBRE Y JUSTA En SUMISERVIS, somos respetuosos de los principios y las reglas de la competencia libre y justa. Estamos comprometidos en el cumplimiento de las leyes de competencia en todos los procesos de la organización, mediante: Definición de precios justos Cumplimiento de los parámetros legales Cumplimiento de los requisitos fiscales Respeto por la propiedad intelectual e industrial de la competencia. Fijación de precios no predatorios que busquen mantener ingresos rentables sin eliminar a los competidores La no utilización de publicidad fraudulenta 8. SOBORNO Y CORRUPCIÓN En SUMISERVIS, no aceptamos el soborno ni la corrupción en la gestión de nuestros negocios, buscando obtener, retener, o conseguir ventajas indebidas en los procesos de gestión de ventas y lo garantizamos mediante la aplicación de las siguientes medidas: 8.1 Donaciones o Patrocinios

7 Evitar donaciones o patrocinios que impliquen conflicto de intereses y que tengan la intención de incidir en una negociación. Realización de donaciones a organizaciones de caridad o filantrópicas, sin expectativas de obtener negocios a cambio. 8.2 Pagos de facilitación Se tiene establecida la no realización de ninguna clase de pago de facilitación que permita obtener ventajas sobre negociaciones en empresa privada o licitaciones con el estado. 8.3 Obsequios No se aceptan ni se brindan dadivas, regalos, beneficios o pagos que puedan influir en alguna decisión comercial y que puedan comprometer la toma de decisiones. SUMISERVIS maneja un rubro denominado Gastos de Representación, mediante el cual hace contacto con sus clientes en desayunos y almuerzos de trabajo, con el único fin de fortalecer su estrategia de relaciones públicas en escenarios convencionales y empresariales. El monto máximo para cada evento por cliente en periodos trimestrales será el equivalente a la tercera parte del SMMLV. SUMISERVIS fija límites y aprobaciones para la entrega de algunos obsequios a clientes actuales y prospectos en fechas tales como: fin de año, aniversarios, reconocimientos por logros especiales, entre otros, lo cual afianza la relación comercial, sin ningún interés de influir en decisiones de negociación. SUMISERVIS fija límites y aprobaciones de nivel gerencial para la aceptación de algunos obsequios. Estos se encuentran determinados y claramente identificados como reconocimientos en los aniversarios de la compañía para el personal directivo, obsequios de material promocional de proveedores en general, obsequios de material promocional de los clientes en general; teniendo en cuenta que esto no comprometa en ningún momento la toma de decisiones comerciales dentro de un proceso de negociación. Los topes en dinero establecidos para los obsequios que recibirá el personal de la compañía no podrán superar el valor equivalente a la tercera parte del SMMLV, en cada evento que se llegare a presentar. 9. DOCUMENTOS RELACIONADOS Propuesta de Servicios Cuadro de Costos Diagnostico del servicio Estructuración del servicio a ofertar Portafolio de Servicios Oferta comercial de servicios específica Documentos requeridos en el pliego de la licitación o invitación a ofertar.

8 10. ANTECEDENTES La actualización de la presente Circular Normativa atiende a modificaciones de la negociación inicial que amplíe o disminuya su alcance, cambios por ley de los porcentajes de aportes de la Seguridad Social y a la definición de parámetros para la presentación de propuestas a Licitaciones y atención a Invitaciones para presentar propuestas.