Plantillas Empresariales de ibaan Decision Manager. Guía del usuario de BAAN IVc Sales

Transcripción

1 Plantillas Empresariales de ibaan Decision Manager

2 Una publicación de: Baan Development B.V. P.O.Box AC Barneveld Países Bajos Impreso en los Países Bajos Baan Development B.V Reservados todos los derechos. La información de este documento está sujeta a cambios sin previo aviso. Ninguna parte de este documento se puede reproducir, almacenar o transmitir de ninguna forma o por ningún medio electrónico o mecánico, con cualquier propósito, sin el consentimiento por escrito de Baan Development. Baan Development B.V. no asume ninguna responsabilidad por los daños ocasionados, directa o indirectamente, por algún error, omisión o discrepancia entre el software y la información contenida en este documento. Información del documento Código: U7596A ES Grupo: Documentación del usuario Edición: A Fecha: enero, 2002

3 Índice 1 Generalidades de ibaan Decision Manager 1-1 Definiciones, acrónimos y abreviaturas Plantilla empresarial BAAN IVc Sales Introducción Contenido del almacén de datos para ventas Datos de universo Cubos OLAP para ventas Cubo Rendimiento de entrega 2-4 Cubo Procesar orden de venta Ejemplos de análisis de rendimiento de ventas 3-1 i

4 Índice ii

5 Acerca de este documento ibaan Decision Manager es una solución de apoyo en la toma de decisiones que sirve para extraer y analizar datos clave de un sistema de gestión empresarial y obtener la información necesaria para poner en práctica medidas puntuales a fin de evitar cuellos de botella en los procesos empresariales. Decision Manager se puede usar para efectuar diversos análisis de rendimiento, de rendimiento de la producción y de análisis de los stocks. Para cada área que se desea analizar, el modelo empresarial determina el tipo de datos que se deben extraer del sistema y el formato con que Decision Manager presentará los datos para efectuar un análisis ulterior. El modelo empresarial se define de antemano para varias áreas en el momento de instalar Decision Manager. Este manual describe la plantilla empresarial de BAAN IVc Sales, versión 2.0. Ha sido desarrollada para Decision Manager 2.1. El manual describe los datos que pueden usarse para realizar análisis de rendimiento de los diversos aspectos de los procesos de ventas e incorpora varios ejemplos de preguntas sobre la gestión empresarial que tienen respuesta en un tipo de análisis específico. El capítulo 1, Generalidades de ibaan Decision Manager describe brevemente los conceptos y componentes de Decision Manager y explica la función de los modelos empresariales en el ámbito de Decision Manager. El capítulo 2, "Plantilla empresarial BAAN IVc Sales 2.0" ofrece una descripción funcional de los datos que están disponibles para analizar el rendimiento comercial. El capítulo 3, Ejemplos de análisis de rendimiento de ventas describe varios análisis que pueden realizarse según el modelo empresarial de ventas. Consulte los metadatos en línea para conocer una descripción más técnica del modelo empresarial de ventas. iii

6 Acerca de este documento iv

7 1 Generalidades de ibaan Decision Manager ibaan Decision Manager es una solución para la toma de decisiones que puede usar para: Extraer datos clave de un sistema de gestión empresarial. Guardar los datos en almacenes de datos y bases de datos OLAP. Analizar los datos. Presentar análisis en forma de listados y gráficos. Para cada área que se desea analizar como, por ejemplo, ventas o producción, el modelo empresarial determina los datos que se extraen del sistema origen, la forma en que se almacenan los datos en el almacén de datos y la información disponible para efectuar análisis. El modelo empresarial consta de: Scripts de extracción, transformación y carga (ETL). Cubos OLAP. Universos. Este capítulo explica brevemente los diversos conceptos de Decision Manager y los componentes relacionados con el modelo empresarial. Scripts ETL Los scripts ETL extraen datos de los sistemas origen, transforman los datos en información útil para la toma de decisiones y cargan la información en un almacén de datos. Una vez realizada la carga, el almacén de datos contiene los datos de valores y de dimensión necesarios para el análisis. Valores Los valores reflejan los sucesos empresariales que se desea analizar. Los valores constan de datos dinámicos que Decision Manager extrae de la base de datos de BAAN como cantidades de orden, fechas de entrega, importes facturados y órdenes terminadas. 1-1

8 Generalidades de ibaan Decision Manager Dimensiones Las dimensiones representan un punto de vista desde el cual se analizan los datos. Las dimensiones constan de datos relativamente estáticos como datos maestros, partners, almacenes y tiempos, todos ellos relacionados con los valores. Por ejemplo, una dimensión Almacén sirve para analizar los almacenes desde los cuales salen la mayor o menor parte de los artículos. Almacén de datos Los datos de valores y dimensiones se guardan en tablas de valores y de dimensiones en un almacén de datos. Los scripts ETL actualizan los datos del almacén con los datos de la base de datos actual. Antes de poder analizar los datos con Baan OLAP Client o Business Objects Reporting, es necesario preparar los datos del almacén para analizarlos. Es posible hacerlo de las siguientes maneras: Construir y procesar cubos OLAP. Diseñar universos Cubos OLAP Los cubos OLAP contienen una combinación de datos de valores y de dimensiones así como los resultados de algunos cálculos como totales, promedios y porcentajes. Para acceder a los cubos OLAP puede usar el cliente OLAP así como la herramienta Business Object Reporting. ibaan OLAP Navigator Puede usar ibaan OLAP Navigator para consultar los datos de los cubos OLAP desde varios ángulos. Se pueden aplicar fórmulas, filtros, gráficas en los datos de los cubos OLAP para obtener información sobre tendencias, causas de sucesos, excepciones y otros valores de interés. Para conocer instrucciones sobre el uso de OLAP Navigator, consulte OLAP Navigator User Guide. Universos Un universo es una capa adicional mediante la que se puede acceder a los datos del almacén de datos mediante el entorno Business Objects Reporting. El universo consta de objetos que están correlacionados en el almacén de datos. Un universo permite crear consultas en el almacén de datos y presentar los resultados en listados compilados mediante Business Objects Reporting. 1-2

9 Generalidades de ibaan Decision Manager Business Objects Reporting Puede usar Business Objects Reporting para acceder a listados e imprimirlos con la información que contiene un almacén de datos y los cubos OLAP. Los manuales de usuario de Business Objects Reporting describen la forma en que pueden definirse consultas para analizar los datos y crear informes. La Figura 1 muestra la relación que mantienen entre sí los diversos componentes de Decision Manager. OLAP Navigator Business Objects reporting Cubo OLAP Universo Almacén de datos BAAN IV Sales Figura 1 Visión general de la arquitectura de alto nivel de Decision Manager Definiciones, acrónimos y abreviaturas Término Plantilla empresarial Descripción Un grupo o conjunto formado por: una sesión de exportación, un modelo Baan ETL, definiciones de dimensiones y de cubo y de un universo de Business Objects que abarca un área empresarial concreta. Por ejemplo, la plantilla Compras. Las plantillas empresariales se usan para extraer datos de un sistema fuente operativo (como BaanERP) y guardarlos en el almacén de datos, donde pueden ser analizados mediante las tecnologías OLAP y Business Objects. 1-3

10 Generalidades de ibaan Decision Manager Inteligencia empresarial Business Objects Reporting Almacén de datos Decision Manager Dimensión Valor OLAP OLAP Navigator Concepto global de la visualización y análisis de datos. Conjunto de aplicaciones para la producción interactiva de informes suministrado por el proveedor de inteligencia empresarial Business Objects. Solución que mantiene datos y metadatos integrados en un entorno RDBMS abierto. El almacén de datos es una agrupación de datos integrada, sujeta a la variante del tiempo y no volátil que sirve como apoyo para la toma de decisiones de dirección. El almacén de datos puede analizarse con herramientas de inteligencia empresarial. Contiene datos en forma atomizada y resumida. MS SQL Server 7 y 2000 son los RDBMS que se usan. Una solución de principio a fin (end-to-end) basada en un marco abierto de inteligencia empresarial que contiene los mejores componentes. Suministra un modelo empresarial listo para ser usado, diseñado para analizar procesos empresariales clave en una empresa. Punto de vista desde el cual se pueden consultar datos; por ejemplo: cifras de venta por tiempo, por producto o por cliente. Un cubo y un universo de Business Objects contiene un conjunto de dimensiones. Las medidas en un cubo o en un universo que proceden de una tabla de valores se analizan respecto a las dimensiones. Sinónimo de medida; véase también medida Acrónimo de Online Analytical Processing: una tecnología de software que permite a los analistas y directivos obtener datos con un acceso rápido, coherente e interactivo, así como una gran variedad de vistas de información. Las funciones de OLAP se caracterizan por el análisis multidimensional de datos empresariales consolidados que reflejan las dimensiones reales de la empresa tal como la entiende el usuario. Baan Decision Manager usa la tecnología Microsoft OLAP. Cliente OLAP hiperrelacional, basado en web, que proporciona al usuario una visión general y apoyo analítico además de modelos de decisión empresarial. Gracias a la tecnología de hiperprofundización, los usuarios pueden navegar intuitivamente y satisfacer sus necesidades tácticas y operativas. Cubo OLAP Conjunto de dimensiones relacionadas entre sí que define un colector n- dimensional. El cubo es el objeto de metadatos central reconocido por la BD OLE para OLAP. Universo Capa semántica entre el usuario y el almacén de datos que consta de clases y objetos. Los objetos del universo están correlacionados con los datos del almacén y permiten al usuario crear consultas. Un universo representa un conjunto completo de datos y de operaciones de datos. 1-4

11 2 Plantilla empresarial BAAN IVc Sales 2.0 Introducción El modelo empresarial de ventas está relacionado con la historia de las órdenes de venta. El análisis del rendimiento de las ventas permite valorar los siguientes aspectos relacionados con las ventas: El volumen de ventas Las cantidades e importes relacionados con las órdenes facturadas. El proceso de venta. El flujo de la admisión, cancelación y facturación de órdenes. El rendimiento de entrega de ventas; hay disponibles varios criterios de medición para controlar hasta qué punto las entregas se cumplen respecto a las fechas planificadas. Este capítulo describe el contenido del almacén de datos, los datos de universo y los cubos OLAP desde un punto de vista funcional; asimismo, explica cómo se puede usar el modelo empresarial de ventas para analizar el rendimiento de las ventas. Para una descripción técnica detallada del diseño del almacén de datos y de los cubos OLAP, consulte Metadatos. Contenido del almacén de datos para ventas Hay disponibles varios valores y dimensiones para realizar análisis del rendimiento de ventas. Los valores son las cantidades e importes de interés que están relacionados con los aspectos mencionados anteriormente. Las dimensiones definen los niveles de agregación y ángulos desde los cuales se pueden analizar los datos del rendimiento de ventas. El almacén de datos contiene varias tablas de dimensiones y dos tablas que contienen los valores de la historia de ventas: La tabla de valores DW_SLS_History contiene las medidas a nivel de transacción de línea de orden. La tabla de valores DW_SLS_Orderlines_Final contiene medidas agregadas a nivel de línea de orden. Esta tabla deriva de la tabla DW_SLS_HISTORY. 2-1

12 Plantilla empresarial BAAN IVc Sales 2.0 Datos de universo Un universo se crea con las tablas SLS_Orderlines_Final para facilitar los datos de dimensiones y de valores al entorno Business Objects Reporting. En la siguiente tabla se explican las medidas que están disponibles en el universo para la producción de informes. Los importes están disponibles en la divisa propia y en la divisa del almacén de datos. Medida Descripción Order line qty La cantidad pedida de una línea de orden de venta (admisión de orden cancelaciones de orden), expresada en la unidad de stock del artículo. Delivered qty La cantidad entregada en una línea de orden de venta, expresada en la unidad de stock del artículo. On time qty La cantidad de una línea de orden de venta que se entrega puntualmente (fecha de entrega = fecha planificada de entrega) expresada en la unidad de stock del artículo. Late qty La cantidad de una línea de orden de venta que se entrega tarde (fecha de entrega < fecha planificada de entrega) expresada en la unidad de stock del artículo. Early qty La cantidad de una línea de orden de venta que se entrega temprano (fecha de entrega < fecha planificada de entrega) expresada en la unidad de stock del artículo. Orderline Amount Cantidad pedida en una línea de orden de venta (admisión de orden cancelaciones de orden). Invoiced Amount Importe facturado en una línea de orden de venta. Days Early El número positivo de días entre la última fecha de entrega de una línea de orden de venta y la fecha planificada de entrega, para las líneas de orden que se entregan completamente (cantidad entregada >= cantidad pedida). Days Late El número positivo de días entre la fecha planificada de entrega y la última fecha de entrega de una línea de orden de venta, para las líneas de orden que se entregan completamente (cantidad entregada >= cantidad pedida). Order lead time El número de días entre la fecha de la orden y la última fecha de entrega de una línea de orden de venta, para las líneas de orden que se entregan completamente (cantidad entregada >=cantidad pedida). Number of El número de entregas parciales de una línea de orden de venta. deliveries NOTA On time order lines Early order lines El número de líneas de orden que se entregan completamente y puntualmente (cantidad entregada >= que la cantidad pedida y días de retraso = días de adelanto = 0). El número de líneas de orden que se entregan completamente y con adelanto (cantidad entregada >= que la cantidad pedida y días de retraso > 0). 2-2

13 Plantilla empresarial BAAN IVc Sales 2.0 Late order lines Delivered order lines Completely delivered order lines El número de líneas de orden que se entregan completamente y con retraso (cantidad entregada >= que la cantidad pedida y días de retraso > 0). El número de líneas de orden que se entregan parcialmente. El número de líneas de orden que se entregan completamente (cantidad entregada >= cantidad pedida). Hay varias dimensiones disponibles para la información de ventas. Cada dimensión contiene las relaciones necesarias para agregar la información de ventas según características pertinentes (por ejemplo, la dimensión artículo contiene información para agregar información según las características del artículo como tipo de artículo, familia de artículos y almacén). Las dimensiones disponibles de interés para el análisis del rendimiento de ventas son: Dimensión Item. Dimensión Item group. Dimensión Customer. Dimensión Area Dimensión Country Dimensión Company. Dimensión Employee. Dimensión Financial customer group. Dimensión Line of business. Dimensión Order. Dimensión Order type. Dimensión Price list. Dimensión Statistics group. Dimensión Warehouse. Dimensión Time. Si bien no se crea ningún universo en la tabla SLS_History, la información que contiene puede ser útil. La información se almacena a nivel de transacción de línea de orden. La información adicional que contiene SLS_History está formada por cantidades e importes por transacción (admisión, cancelaciones y entregas); las cantidades se expresan en la unidad de ventas, la unidad de precio de venta, el peso de un artículo, el precio de costo, el costo de operación e información de importes de descuento. Esta información está disponible mediante los cubos OLAP. 2-3

14 Plantilla empresarial BAAN IVc Sales 2.0 Cubos OLAP para ventas Hay dos cubos OLAP para las ventas. Cada cubo contiene medidas y dimensiones. Se describen las medidas y dimensiones para los siguientes cubos. Cubo Rendimiento de entrega El cubo Rendimiento de entrega contiene las medidas para analizar el rendimiento de la entrega relacionado con las ventas. En la siguiente tabla se describen las medidas que están disponibles para realizar esta tarea. Medida Descripción Ctd línea orden Vea el contenido del almacén de datos para Ventas. Ctd entregada Vea el contenido del almacén de datos para Ventas. Ctd puntual Vea el contenido del almacén de datos para Ventas. Ctd. tardía Vea el contenido del almacén de datos para Ventas. Ctd temprana Vea el contenido del almacén de datos para Ventas. Plazo entrega total Suma de plazos de entrega. Días de retraso Vea el contenido del almacén de datos para Ventas. Días de adelanto Vea el contenido del almacén de datos para Ventas. % Ctd. tardía Porcentaje de la cantidad entregada que se entrega con retraso (cantidad tardía/cantidad entregada). % Ctd puntual Porcentaje de la cantidad entregada que se entrega puntualmente (cantidad puntual/cantidad entregada). % Ctd temprana Porcentaje de la cantidad entregada que se entrega antes de la fecha de entrega (cantidad temprana/cantidad entregada). Promedio de líneas con una entrega Promedio de entregas por línea de orden Promedio de entregas con retraso Promedio de entregas tempranas Plazo de entrega medio Puntualidad Integridad Número de líneas de orden con una entrega (todas las entregas se efectúan el mismo día) dividido por el número de líneas de orden con una entrega como mínimo. Número de entregas/número de líneas de orden con una entrega como mínimo. Días de retraso/número de líneas de orden que se entregan completamente (cantidad entregada >= cantidad pedida). Días de adelanto/número de líneas de orden que se entregan completamente (cantidad entregada >= cantidad pedida). Plazo de entrega total/número de líneas de orden que se entregan completamente (cantidad entregada >= cantidad pedida). Número de líneas de orden entregadas puntualmente o tempranamente/número de líneas de orden terminadas. Número de líneas de orden terminadas/número de líneas de orden con una entrega como mínimo 2-4

15 Plantilla empresarial BAAN IVc Sales 2.0 Las dimensiones para conocer el rendimiento de las entregas son: La dimensión Artículo. La dimensión Cliente. La dimensión Almacén. La dimensión Compañía. La dimensión Tiempo. 2-5

16 Plantilla empresarial BAAN IVc Sales 2.0 Medida Cantidad reservada Cantidad eliminada Cantidad facturada Cantidad pendiente de la orden Importe reservado neto Importe eliminado neto Importe facturado neto Importe pendiente de la orden Costo de órdenes reservadas Costo de órdenes eliminadas Costo de órdenes facturadas Costo de órdenes pendientes Margen de órdenes reservadas Margen de órdenes eliminadas Margen de órdenes facturadas Margen de órdenes pendientes Cubo Procesar orden de venta El cubo Procesar orden de venta es útil para analizar el proceso de la orden de venta, que consiste en los procedimientos de admisión, de cancelación y de entrega. En la siguiente tabla se describen las medidas que están disponibles para realizar esta tarea. Descripción La cantidad reservada en los procedimientos de admisión de la orden de venta. La cantidad eliminada en los procedimientos de cancelación de la orden de venta. La cantidad facturada en los procedimientos de entrega de la orden de venta. Cantidad que debe entregarse en un momento determinado (cantidad reservada cantidad eliminada cantidad facturada). El importe reservado en los procedimientos de admisión de la orden de venta. El importe eliminado en los procedimientos de cancelación de la orden de venta. El importe facturado en los procedimientos de entrega de la orden de venta. Importe que debe facturarse en un momento determinado (importe reservado importe eliminado importe facturado) El precio de costo relacionado con la cantidad reservada. El precio de costo relacionado con la cantidad eliminada. El precio de costo relacionado con la cantidad facturada. Precio de costo relacionado con la cantidad pendiente de la orden. Margen relacionado con la cantidad reservada (importe neto costo). Margen relacionado con la cantidad eliminada (importe neto costo). Margen relacionado con la cantidad facturada (importe neto costo). Margen relacionado con la cantidad pendiente de la orden (importe neto costo). % Aumento de las ventas Porcentaje de crecimiento del importe neto facturado en un período respecto al período anterior. % Aumento de ventas respecto período paralelo Porcentaje de crecimiento del importe neto facturado en un período respecto al mismo período del año anterior. 2-6

17 Plantilla empresarial BAAN IVc Sales 2.0 Las dimensiones disponibles para el proceso de órdenes de venta son: La dimensión Artículo. La dimensión Cliente. La dimensión Empleado (representante de ventas). La dimensión Origen de la orden. La dimensión Compañía. La dimensión Tiempo. 2-7

18 Plantilla empresarial BAAN IVc Sales

19 3 Ejemplos de análisis de rendimiento de ventas Este capítulo describe algunos de los análisis que puede llevar a cabo según el modelo empresarial descrito en el capítulo anterior. Hay disponible un gran número de medidas y dimensiones para realizar análisis del rendimiento de ventas. A modo de ejemplo se ofrecen algunas preguntas en el área del rendimiento de las entregas de venta y del proceso de órdenes de venta. Las preguntas muestran algunos ejemplos de la capacidad del modelo empresarial para las ventas. La flexibilidad del entorno OLAP y del entorno de informes permite clarificar muchas otras preguntas y cuestiones con la ayuda del modelo empresarial. Debido a que estos entornos hacen un uso exhaustivo del concepto de dimensión, es posible obtener la información necesaria en el nivel deseado. El universo permite crear informes para una compañía y para varias compañías. El informe estándar contiene datos de varias compañías. Respecto a los importes, utilice las medidas de la divisa de notificación (DWC) en un informe multicompañía. Para crear un informe de una sola compañía, seleccione el objeto Company number selected en el panel de consultas. Si ejecuta una consulta o actualiza un informe se le pide que seleccione un número de compañía de una lista. El informe contiene únicamente datos para la compañía seleccionada, cuyo número aparece en el informe. En qué aspectos el rendimiento de las ventas ha mejorado o empeorado respecto al análisis anterior? Puede usar varias medidas para valorar el rendimiento de las entregas; por ejemplo, el porcentaje de órdenes que se han entregado puntualmente y el porcentaje de órdenes que se han entregado completamente. Para averiguar aquellas áreas en que el rendimiento ha mejorado o empeorado respecto a un análisis anterior, debe usar la dimensión Artículo, la dimensión Almacén o la dimensión Compañía. Puede usar informes o vistas OLAP que muestran el rendimiento de las entregas por familia de artículos, por almacén o por compañía. 3-1

20 Ejemplos de análisis de rendimiento de ventas Ha mejorado el rendimiento de las entregas a los clientes principales? Para consultar la tendencia del rendimiento de entregas debe usar la dimensión Tiempo. Esta dimensión puede mostrar el rendimiento de las entregas por año, mes, semana o cualquier otra unidad de tiempo. La dimensión Cliente permite consultar la información por cliente o por grupo de clientes. Cuál es el plazo medio de entrega de mis artículos específicos? Para medir el plazo de entrega de la orden es útil obtener información sobre su capacidad de reacción. Para ello está disponible la medida Plazo de entrega medio. Para producir un informe o analizar los plazos de entrega de un artículo o familia de artículos, use la dimensión Artículo desde esta perspectiva. Qué combinaciones de producto/mercado presentan cifras más prometedoras o más preocupantes? Hay mediciones del volumen para producir informes y realizar análisis OLAP. La combinación de estas medidas con las dimensiones Artículo y Cliente permiten consultar el volumen por artículo o familia de artículos, por cliente o por sector y por zona o país. Además, puede añadir al informe la dimensión Tiempo para obtener una representación gráfica de las tendencias. Qué artículos contribuyen en mayor medida a nuestros resultados? Las cifras de volumen permiten obtener márgenes. Se pueden obtener informes fácilmente a nivel de artículo o de familia de artículos combinando los márgenes con la información de la dimensión Artículo. Qué aspecto tendrá mi cartera de pedidos a lo largo del tiempo? Puede ser interesante conocer el comportamiento de la cartera de pedidos a lo largo de un tiempo determinado. Puede ver las cantidades e importes a entregar en un momento determinado. Si dicha cantidad aumenta en el tiempo, es posible que surjan problemas en los procesos de entrega. Puede usar las medidas Cantidad pendiente de la orden e Importe pendiente de la orden para hacer un informe de la cartera. Quiénes son mis mejores representantes de venta? Puede combinar las mediciones de volumen y de margen con la dimensión Empleado. Esto da como resultado cifras de rendimiento individuales para cada representante de ventas. 3-2