Seguimiento y Control de Proyectos

Transcripción

1 Seguimiento y Control de Proyectos Me va a tener que acompañar Agenda Seguimiento y control Análisis de valor acumulado Análisis de desvíos Acciones frente a los desvíos El control Conclusiones Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 2 1

2 Agenda Seguimiento y control Análisis de valor acumulado Análisis de desvíos Acciones frente a los desvíos El control Conclusiones Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 3 Seguimiento y control Para qué? Asegurar que el equipo cumple satisfactoriamente con las metas del plan de proyecto Quién? El líder de proyecto y líderes de equipos Qué? Las principales variables del proyecto: Costo Tiempo Performance Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 4 2

3 Tareas Seguir y revisar los resultados y logros del proyecto Revisar el Plan de Proyecto para reflejar los resultados obtenidos ajustar las tareas restantes si es necesario Analizar el progreso en la ejecución del plan Tomar acciones correctivas en caso de desvíos Fijar nuevas metas Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 5 Entregables Reportes de avance o estado actual Actualizar la lista de tareas, riesgos, problemas Actualizar el plan y el cronograma, a fin de reflejar los avances Auditoría y reporte de los ítems en desarrollo Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 6 3

4 Cuáles son las buenas metas? Las metas deben ser precisas Debe poder ver si se cumplió o no (no vale decir me parece que está cumplida ) Esencialmenta las metas deben corresponderse con entregables Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 7 Plan de Proyecto Lo que el plan de proyecto no es: write only write once sólo otro entregable Es dinámico, y debe reflejar la realidad del proyecto En los milestones deben chequearse, analizando su cumplimiento en tiempo y forma a través de Análisis de Valor Acumulado Análisis de Desvíos Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 8 4

5 Tres formas de Control: Tiempo, Costos y Performance Control de performance: Recolectar y distribuir información de performance, incluyendo: Estado del proyecto Reportes de avance Presupuestos de estado y avance Control de tiempo: Definición, secuencia, estimación, programación y control del calendario Control de Costos: Planificación de recursos, estimación de costos, presupuestación Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 9 Control de performance (técnicas y herramientas) Plan del proyecto Resultado de las tareas Revisión del plan + Análisis de valor acumulado Reporte de performance Requerimientos de cambios Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 10 5

6 Control de tiempo (técnicas y herramientas) Cronograma Reporte de performance Control de cambios + Medición de performance + Soft. De control de proyectos Requer. de cambios Cronograma corregido Acciones correctivas Experiencia Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 11 Control de costos (técnicas y herramientas) Cronograma Reporte de performance Control de cambios + Medición de performance + Soft. De control de proyectos Requer. de cambios Presupuesto corregido Más presupuesto Acciones correctivas Experiencia Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 12 6

7 Agenda Seguimiento y control Análisis de valor acumulado Análisis de desvíos Acciones frente a los desvíos El control Conclusiones Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 13 Análisis de valor acumulado (earned value) Es una técnica común para medir performance Hay tres valores de base Lo que pensaba gastar Lo que gasté El valor de lo que hice Y varios indicadores... Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 14 7

8 Un ejemplo de trabajo El plan: 5 días de duración (Suponiendo avance lineal, e.g. el 2o día completaré el 40%) El presupuesto asignado: $ 500 (Suponiendo consumo lineal, e.g. Hasta el 2o día gastaré $ 200) La ejecución no es igual a lo planeado... Al 3er día llevo gastados $400, y al 5o $600. Al 3er día avancé un 60%, y al 5 día... sigo en %60. Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 15 Ejemplo: lo planeado día Avance esperado Presup % $ Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 16 8

9 Ejemplo: lo planeado y lo real Avance esperado Presup Avance real día Gastos % $ % $ Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 17 lo que pensaba gastar Presupuesto asignado para gastar en un período dato BCWS (Budgeted cost of work scheduled) Se fija en la planificación de la planificación, y se ajusta en las mejoras a la planificaición No es lo que gasté : no depende de la realidad Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 18 9

10 Ejemplo: BCWS (lo que pensaba gastar) Avance esperado Presup. Avance real dia BCWS Gastos % $ % $ Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 19 lo que gasté Total de costos directos e indirectos efectivamente incurridos en un momento ACWP (Actual Cost of Work Performed) Depende de lo que efectivamente hice No es lo que planeé : no depende de los planes Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 20 10

11 Ejemplo: ACWP (lo que gasté) Avance esperado Presup. BCWS Avance real Gastos ACWP % $ % $ Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 21 el valor de lo que hice Una traducción del % de avance a $ Es el monto del presupuesto equivalente al porcentaje del trabajo efectivamente realizado BCWP (Budgeted Cost of Work Performed o Earned Value) Depende de la planificación Y de lo que está pasando Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 22 11

12 Ejemplo. Earned value (lo que construí) Avance esperado Presup. Avance real Gastos dia BCWS ACWP Earned Value $ Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 23 % $ % $ Indicadores Sobre el Earned Value armo indicadores para saber que tan bien estoy trabajando Puede mostrarse En gráficas, o en tablas Con distinto nivel de detalles Depende de a quién se comunique esta información Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 24 12

13 Ind: el valor de lo que hice lo que gasté Cost Variance, Variación en el costo Me dice si la plata que gasté es adecuada para lo que hice Earned Value - ACWP = CV Positivo o cero = OK Negativo = Me estoy pasando en los costos Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 25 Ejemplo. CV = el valor de lo que hice lo que gasté Presup. Gastos dia BCWS ACWP Earned Value $ $ $ CV $ Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 26 13

14 Ind: el valor de lo que hice - lo que pensaba gastar Schedule Variance, Variación en el calendario Me dice si lo que hice es adecuado a lo que planeaba hacer Earned Value - BCWS = SV Positivo o cero: OK Negativo: Me estoy atrasando Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 27 Ejemplo. SV: el valor de lo que hice lo que pensaba gastar Presup. Gastos dia BCWS ACWP Earned Value $ $ $ CV $ SV $ Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 28 14

15 Ind: el valor de lo que hice / lo que gasté Cost performance index, índice de performance y costo Otra relación entre lo que hice y lo que gasté Earned Value / ACWP = CPI Mayor o igual que 1: OK Menor que 1: Soy menos eficiente que lo planeado Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 29 Ejemplo. CPI = el valor de lo que hice / lo que gasté Presup. Gastos dia BCWS ACWP Earned Value $ $ $ CV $ SV $ CPI Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 30 15

16 Agenda Seguimiento y control Análisis de valor acumulado Análisis de desvíos Acciones frente a los desvíos El control Conclusiones Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 31 Los sospechosos de siempre Las fechas eran poco realistas. Eventualmente fueron fijadas fuera del equipo de desarrrollo Los requisitos cambiaron, y esto no fué reflejado en el cronograma Se subestimaron honestamente el esfuerzo y/o los recursos necesarios Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 32 16

17 Los sospechosos de siempre Se concretaron riesgos (previsibles y/o imprevisibles) que no estaban considerados Se concretaron riesgos no se manejaron bien Hubo dificultades técnicas o humanas que no podían preverse Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 33 Los sospechosos de siempre Falló la comunicación con el personal del proyecto. Esencialmente, con los stakeholders Falló la comunicación dentro del equipo de trabajo Fallaron los mecanismos para detectar que el proyecto está demorado Falló el reconocimiento que el proyecto está demorado El lider no tomó a tiempo acciones adecuadas frente a los problemas Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 34 17

18 Agenda Seguimiento y control Análisis de valor acumulado Análisis de desvíos Acciones frente a los desvíos El control Conclusiones Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 35 Que NO hay que hacer Ignorar lo que está pasando Eliminar las tareas de QA y testing Eliminar requerimientos sin negociar y acordar con los stakeholders Reducir tiempos de integración Retirar riesgos del plan Sobrededicar a la gente del equipo en forma permanente Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 36 18

19 Nunca es triste la verdad, lo que no tiene es remedio Los atrasos no son recuperables al final del proyecto Los desvíos deben ser tratados apenas detectados Los desvíos en el camino crítico deben ser prioritarios Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 37 Qué hacer? Si el problema es técnico No dudar en convocar expertos si hace falta Si el problema es humano No esquivarlo Explorar las causas Analizar problemas de relaciones Analizar las motivaciones Eventualmente reorganizar el equipo Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 38 19

20 Qué hacer? Si el problema es de planificación o recursos Sólo agregar recursos en tareas particionables Agregar sobrededicaciones para resolver problemas puntuales y por tiempo limitado Verificar asignaciones de tareas Negociar correcciones en los plazos, costos o alcances (Recordar 5 dimensiones) Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 39 Qué hacer? Si los desvíos son en el camino crítico analizar, Hay recursos para recuperar tiempos? Hay subtareas particionables que puedan salir del camino crítico? Se pueden negociar requerimientos? (Postergarlos, Eliminarlos) Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 40 20

21 Sentido común... Actuar preventivamente Advertir sobre los riesgos Comunicar los cambios en el plan a todo el equipo y los stakeholders Justificar los pedidos de prórrogas Hacer reuniones formales de avance Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 41 Sentido común... Monitorear las relaciones humanas del equipo y eventualmente reasignar roles El lider debe autoevaluar su liderazgo Monitorear la evolución de proyectos colaterales... Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 42 21

22 Agenda Seguimiento y control Análisis de valor acumulado Análisis de desvíos Acciones frente a los desvíos El control Conclusiones Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 43 El Sobre Control Insistir en que cualquier aspecto de un trabajo lleve el sello personal Volverse un cuello de botella Insistir en aprobar cuanto papel entra / sale del sector No delegar o delegar parcialmente Definir el rol del subordinado muy detalladamente Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 44 22

23 El Sub Control Estar ausente todo el tiempo No contestar ni devolver las llamadas telefónicas Postergar o no tomar decisiones No recompensar ni disciplinar Permitir que los empleados tengan sus propias agendas Permitir que los empleados decidan delegar subtareas Coordinar pobremente, en forma hostil o no hacerlo Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 45 El Control Impersonal (o Universal) Dar directivas insuficientes a los novatos Dar directivas excesivas a los expertos Esperar la misma performance de todos Preferir las prácticas de manual Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 46 23

24 El Control Efectivo Mantener la performance del equipo en línea con los objetivos de la organización Delegar Tratar a cada uno en forma individual Dar directivas de acuerdo a la experiencia de cada uno Usar indicadores de performance para proveer realimentación a tiempo Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 47 Agenda Seguimiento y control Análisis de valor acumulado Análisis de desvíos Acciones frente a los desvíos El control Conclusiones Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 48 24

25 Conclusiones Siempre hay seguimiento y control Es una tarea continua Hay indicadores numéricos útiles y aceptados Cuidar la comunicación Cuidar las relaciones Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 49 Fin de Seguimiento y control de proyectos Muchas gracias! 25

26 Próximas clases Y el mozo le respondió... Nosotros cocinamos lo que Ud. pidió! No puede pedirnos además que las papas fritas estén al mismo tiempo que las milanesas, que todo esté a punto y caliente... y además en su mesa???? Plan de instalación Si parto un trozo de queso obtengo dos trozos de queso. Si parto un proyecto de software obtengo... Plan detallado de proyecto (Incluye WBS) Ingeniería de Software II Seguimiento y Control de Proyectos 51 26