Valor Ganado, una operativa a seguir para monitorear un proyecto. Ing. Elizabeth Tello Aragón, PMP USIL Technology S.A.C.

Transcripción

1 Valor Ganado, una operativa a seguir para monitorear un proyecto Ing. Elizabeth Tello Aragón, PMP USIL Technology S.A.C.

2 Acerca del autor Elizabeth Tello es responsable de la definición y formulación de productos y soluciones móviles de valor agregado en el Área de Negocios de USIL Technology S.A.C. Elizabeth Tello Aragón, PMP

3 Agenda Definiciones Iníciales y Formulas Cómo utilizar el Valor Ganado? Ejemplos de técnicas de control Análisis de la curva S Casos ejemplo Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) Mitos que impiden el uso del Valor Ganado Beneficios del Valor Ganado

4 Definiciones Iníciales y Formulas Valor Planeado (PV o BCWS) Es el COSTO del trabajo presupuestado de un proyecto durante un periodo de tiempo Centro Comercial Proyecto : Centro Comercial Presupuesto: $1,000,000 Duración : 10 meses

5 Definiciones Iníciales y Formulas Costo Actual (AC o ACWP) Es el COSTO del trabajo actual a la fecha en un periodo determinado. Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 PV 100, , , , ,000 AC 100,000 80, , , ,000 EV 100,000 50, , ,000 50,000

6 Definiciones Iníciales y Formulas Valor Ganado (EV o BCWP) Es el COSTO del trabajo TERMINADO hasta la fecha. Proyecto : Centro Comercial Mes: 5 % Trabajo Físico Completado: 40 % Costo : $ 400,000

7 Definiciones Iníciales y Formulas Variaciones Del costo (CV) CV = EV - AC CV= 0 Presupuesto correcto CV>1 Se gasto menos de lo presupuestado CV<1 Costos mayores a lo presupuestado Del cronograma (SV) SV = EV - PV SV= 0 Cronograma al día SV>1 El proyecto esta adelantado SV<1 El proyecto esta atrasado

8 Definiciones Iníciales y Formulas Índices de Rendimiento Del Costo (CPI): CPI=EV/AC CPI = 1 Igual a lo planeado CPI < 1 Menor al planeado CPI > 1 Mayor al planeado Del Cronograma (SPI) SPI = 1 SPI < 1 SPI > 1 SPI=EV/PV Igual a lo planeado Menor al planeado Mayor al planeado Costo/Cronograma (CSI) CSI=CPI x SPI CSI > 0.9 OK 0.8 < CSI < 0.9 CHEQUEE CSI < 0.8 ALERTA

9 Definiciones Iníciales y Formulas Proyecciones Del Costo Total(EAC) EAC=AC+ETC EAC=(AC+BAC)-EV EAC=AC+((BAC- EV)/CPI) Nuevo costo Variaciones atípicas Variaciones típicas Del Costo restante(etc) ETC = BAC EV ETC = (BAC-EV)/CPI ETC = (BAC-EV)/CSI Variaciones atípicas Variaciones típicas Recomendado Variación de la Terminación(VAC) VAC = 0 VAC > 1 VAC < 1 VAC=BAC-EAC Se gasto lo mismo que se planeo El costo es mayor a lo planeado El costo es menor a lo planeado

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11 Pasos Repetitivos Pasos Iniciales Cómo utilizar el Valor Ganado? Siguiendo estos pasos: Elaborar un WBS del proyecto Desarrollar el cronograma Asignar un costo a cada actividad Establecer la línea base Ejecutar las mediciones de rendimiento Análisis de las mediciones Acciones correctivas NO INICIO Elaborar WBS del proyecto Desarrollar el cronograma Asignar valores al cronograma Establecer la Línea Base Continua? SI Ejecutar las mediciones del rendimiento Análisis de las mediciones Acciones correctivas FIN

12 Agenda Definiciones Iníciales y Formulas Cómo utilizar el Valor Ganado? Ejemplos de técnicas de control Análisis de la curva S Casos ejemplo Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) Mitos que impiden el uso del Valor Ganado Beneficios del Valor Ganado

13 Ejemplos de técnicas de control Esfuerzo / (Esfuerzo+restante) Se estimo un trabajo de 80 horas Se uso 40 horas y aun le falta 60. Se tiene el 40% del trabajo completado. Porcentaje físico completado La construcción es de 4 meses. Visiblemente se tiene construido el armazón lo cual equivale al 30%.

14 Ejemplos de técnicas de control A nivel de hitos Cuando no se puede determinar físicamente el % de avance, se puede determinar por los hitos que se van cerrando. Las reglas 50/50, 20/80 o 0/100 Regla de 0/100 Regla de 50/50 Regla de 20/80 Tarea 1 Tarea 1 Tarea 1

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16 Análisis de la curva S NOMBRE DE TAREA PROYECTO CARGA MASIVA INICIO EJECUCIÓN CIERRE 1 DEFINICIÓN DE LA SOLUCIÓN 2 DISEÑO ADAPTADO AL CLIENTE 3 DISEÑO DIRIGIDO A LA CONSTRUCCIÓN 4 CONSTRUCCIÓN DE COMPONENTES 5 PRUEBAS DE CLIENTE 6 IMPLANTACIÓN DE LA SOLUCIÓN Pasos Iniciales COSTO $ 100 mil COSTO DEL PROYECTO Tenemos un proyecto de 4 meses de duración y un costo total planeado de $100,000. MES 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 TIEMPO

17 Análisis de la curva S NOMBRE DE TAREA PROYECTO CARGA MASIVA INICIO EJECUCIÓN 1 DEFINICIÓN DE LA SOLUCIÓN 2 DISEÑO ADAPTADO AL CLIENTE 3 DISEÑO DIRIGIDO A LA CONSTRUCCIÓN 4 CONSTRUCCIÓN DE COMPONENTES 5 PRUEBAS DE CLIENTE 6 IMPLANTACIÓN DE LA SOLUCIÓN 25 % ES EL AVANCE COSTO $ 100 mil FECHA DE CONTROL CIERRE COSTO DEL PROYECTO El Avance El PV =$50 mil El AC =$30 mil El EV =$25 mil $ 50 mil $ 30 mil COSTO PLANEADO COSTO ACTUAL El valor del costo realizado en el trabajo completado $ 25 mil VALOR GANADO 25% X $100 MIL = $ 25 MIL MES 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 TIEMPO

18 Análisis de la curva S COSTO $ 100 MIL BAC = $ 100 MIL $ 50 MIL $ 30 MIL $ 25 MIL FECHA DE CONTROL CV = $ - 5 mil Las Variaciones CV = - $ 5 mil SV = - 3 semanas SV = - 3 semanas MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 TIEMPO

19 Análisis de la curva S COSTO Proyecciones $ 132 MIL Duración Planeada = 4 meses CPI = 0.83 $ 100 MIL BAC = $ 100 MIL SPI = 0.5 BAC = $ 100 mil $ 50 MIL $ 30 MIL $ 25 MIL VALOR PLANEADO (PV) COSTO ACTUAL (AC) VALOR GANADO (EV) FECHA DE CONTROL ETC = (BAC EV) / CPI = $102 mil EAC = AC + ETC = $132 mil Pronostico de finalización : TIEMPO UTILIZADO TIEMPO TOTAL PLANEADO TIEMPO UTILIZADO SPI SPI 8 MESES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7 MES 8 TIEMPO

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21 Casos Ejemplos

22 Sistema de Catálogo WEB Premisas del Proyecto: Presupuesto (BAC) : $ 80,000 Duración : 8 meses WBS Catálogo WEB Gestión del Proyecto Definición Diseño Construcción Implementación Planeamiento del Proyecto. Definición Conceptual Administración Software Distribuido Plan de Riesgos Arquitectura Funcional Técnico Categorías Pruebas Ejecutadas Plan de Comunicación Diagramas Algoritmos Banners Administración de la Gestión Diseño gráfico Base de Datos Flash Manuales Componentes Migración Casos de Prueba Manuales Productos

23 Sistema de Catálogo WEB Desarrollo del Cronograma y asignación de valores Establecimiento de la Línea Base

24 Sistema de Catálogo WEB Ejecutando las mediciones en el mes 2 A nivel de hitos El proyecto tiene un buen rendimiento sin embargo se pronostica un retraso que se debe corregir.

25 Metro Urbano Premisas del Proyecto: Presupuesto (BAC) : $ 1 000,000 Duración : 24 meses Metro Urbano Gestión del Proyecto Diseño Ingeniería Construcción Outsourcing Seguridad Especificación Req. Diseño Conceptual Ingeniería Civil Sistema Control Trafico Sistema Eléctrico Plan de Seguridad Regulaciones Diseño Preliminar Ingeniería Mecánica Remoción de Pavimento Sistema de Control Documentación Cronograma Diseño Final Ingeniería Eléctrica Reubicación de Locales Equipos de Ticketing Inspecciones Mon. Y Control Ingeniería Sistemas Apuntalamientos Vagones Gestión de Adquisiciones Cierre Túneles Estaciones Vías Servicio de Mantenimiento Señalización

26 Metro Urbano El resultado del rendimiento en el mes 7

27 Conclusión Metro Urbano El proyecto tiene un sobrecosto en su presupuesto y un retraso de más de 2 meses, existe un desbalance que puede ser crítico.

28 Sistema de Seguridad de la Red Premisas del Proyecto: Presupuesto (BAC) : $ 500,000 Duración : 10 meses Network Security ETL Base de Datos Aplicación Documentación Procesos de Carga Tablas Propuesta de Solución Procesos de Transformación Meta data Parametrización Reportes Plan de Trabajo Procesos de Extracción Datamart Pantalla de Logeo Alarmas Implementación Mantenimientos Ataques Pruebas Preferencias Trafico Eventos

29 Sistema de Seguridad de la Red El resultado del rendimiento en el mes 6

30 Sistema de Seguridad de la Red Conclusión Las proyecciones superan el 100% en tiempo y mas del 50% en costo al planificado, el proyecto es muy difícil de recuperar

31 Fin de los Casos Ejemplos

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33 Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) El Valor ganado tiene 9 indicadores: Variaciones : CV, SV y VAC Proyecciones : ETC y EAC Índices : CPI, SPI, CSI y una más TCPI TCPI= To Complete Performance Index o Índice del Desempeño del Trabajo por Completar Proyección calculada del desempeño del costo que debe lograse para el BAC o el EAC. TCPI = (BAC- EV) / (BAC AC)

34 FECHA DE CONTROL Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) CPI acumulado = 0.75 TCPI (BAC) = $1.25 $ 1.25 TCPI (BAC) $ 1.10 TCPI (EAC) 1.00 LÍNEA BASE $ 0.75 CPI ACUMULADO CPI acum. = (Suma EV/Suma AC)

35 Análisis gráfico de las métricas PV Acumulado (TCPI vs CPI) Usamos TCPI(BAC) para mantenernos dentro del BAC proyectado.

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37 Mitos que impiden el uso del Valor Ganado El Valor Ganado solo se implementa en proyectos grandes. El Valor Ganado es demasiado rígido. El Valor Ganado crea mucho trabajo extra. El Valor Ganado requiere la compra de un nuevo software.

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39 Beneficios del Valor Ganado Reforzar las buenas practicas de la gestión. Establecer un tablero de control del progreso Brindar una herramienta gráfica para la toma de decisiones. Determina la efectividad de los proyectos. Es una herramienta predictiva.

40 Conclusiones Elaborar un WBS del proyecto. Establecer una metodología para el Valor Ganado Elegir una adecuada técnica de control Establecer el periodo de control mas adecuado Hacer uso de una herramienta de software Apoyarse en las graficas como tablero de control

41 Información de contacto Compañía : USIL Technology S.A.C. Teléfono: elizabeth_tello@yahoo.es Sesión: Conferencia 3C

42 Preguntas y respuestas

43 Valor Ganado, una operativa a seguir para monitorear un proyecto Ing. Elizabeth Tello Aragón, PMP USIL Technology S.A.C.