MANAGEMENT CONSULTORES CURSO DE INTRODUCION A LA ADMINISTRACION Y DIRECCION DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL INTERMEDIO

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1 MANAGEMENT CONSULTORES CURSO DE INTRODUCION A LA ADMINISTRACION Y DIRECCION DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL INTERMEDIO Cnel. Ramón L. Falcón 1435 C1406GNC 35 Buenos Aires, Argentina Tel.: Fax: Mail: mgm_consultas@mgmconsultores.com.ar http//

2 MANAGEMENT CONSULTORES CURSO TALLER SOBRE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT NIVEL INTERMEDIO 1. Introducción El seguimiento de un proyecto es fundamental para evitar desviaciones y prevenir atrasos en cada etapa. Cualquiera sea el tamaño o complejidad de sus proyectos, usted puede controlarlos con el software de gestión de proyectos Ms Project. Los proyectos modernos pueden variar desde la construcción de un centro comercial suburbano hasta poner un hombre en la luna o marte; son impresionantemente grandes, complejos y costosos. Completar dichos proyectos a tiempo y dentro del presupuesto no es tarea fácil. En particular, veremos que los problemas complicados surgen al programar proyectos que, con frecuencia son estructurados mediante la interdependencia de las actividades. Normalmente, alguna de las actividades no puede realizarse antes de que se hayan terminado otras. Es posible que en el trabajo con proyectos se abarquen miles de tales relaciones de dependencias, por lo que no es sorprendente que los administradores busquen métodos efectivos de análisis. Aun resolviendo los problemas de programación, reprogramación y redistribución de recursos y tareas, Ud. se encuentra con el problema de medir el grado de avance del proyecto respecto de presupuesto, tiempo y objetivos. Mediante la técnica del Valor Ganado Ud. podrá medir el estado y la salud de su proyecto y le brindará el conocimiento para tomar acciones correctivas de ser necesarias. Asistiendo a este taller descubrirá: Como utilizar cada una de las funciones disponibles en Ms Project 2010 para medir el avance de su proyecto en el tiempo.

3 Como implementar las funciones de seguimiento más importantes del Ms Project, tales como la técnica del Valor Ganado. Cómo programar y manejar la asignación de tiempos, recursos y otras importantes funciones de seguimiento. Cómo medir las desviaciones del proyecto respecto de programación y presupuesto. Cómo compatibilizar los archivos de MS Project con otras herramientas del Ms Office 2. Objetivos del Curso Los asistentes al curso taller tendrán la oportunidad de conocer más sobre la asignación de costos a tareas y recursos, como analizar variaciones respecto del presupuesto y como determinar el estado del proyecto a una fecha de consulta. Asimismo, mediante la introducción de datos reales del proyecto, podrá tener un panorama financiero de la situación planificada, presupuestada y real respecto del costo del proyecto. 3. Destinatarios del Curso Personas que requieran coordinar y controlar tareas, recursos, costos y tiempos de cualquier tipo de empresa o área funcional. También pueden asistir a este curso taller todos los profesionales, alumnos o personas que a diario tienen que programas, planificar y administrar proyectos y desean repasar conceptos básicos sobre estas técnicas. A pedido de las empresas podrá tomarse un examen de evaluación de conocimientos aprendidos. Se entregará certificado de asistencia a todos los participantes. 4. Duración del Curso El curso tiene una duración estimada de 12 horas, distribuidas en dos (2) días de cursado intensivo de seis (6) horas diarias o distribuidos en una semana con cursado diario con un tiempo estimado de 4 horas promedio, diarias en horarios a confirmar. 5. Dictado del Curso El curso se planifica presencial en lugar a confirmar. El asistente o participante puede traer su propio equipo personal sobre el que podrá instalar una versión de prueba de Microsoft Project 2010, necesario para aprovechar las clases del curso.

4 No se entregará versiones comerciales de software. A cada asistente se le entregara material de estudio y detalle de los ejercicios a resolver en el curso taller. El curso también puede ser dictado en modalidad in Company o a través de sesiones de capacitación virtual. Consulte con nuestra empresa por esta modalidad. 6. Requisitos Previos Se consideran útiles conocimientos previos de planificación de proyectos. Por tratarse de un curso de nivel intermedio será conveniente que los asistentes tengan una preparación previa en manejo de Microsoft Project versión 2010 o anteriores o haber asistido de nuestro curso de introducción sobre esta herramienta. 7. Contenido Resumido Registro de Hitos. Estructura del Trabajo (EDT). Grupos de Tareas y Subtareas. Concepto de Recursos. Tipos de Recursos. Asignación de Recursos a Tareas. Definir Líneas de Base. Estimar el Presupuesto del Proyecto. Incorporación de Cambios al Proyecto. Visualización de Tablas de Seguimiento del Proyecto. Registro de varias Línea Base. Asignación de diferentes tipos de Costos a Tareas. Costo del Proyecto. Presupuesto del Proyecto Recalculado. Ingreso de Información de Avance de Tareas. Tratamiento de Recursos Sobreasignados. Reprogramación y Redistribución de Recursos. Acortamientos de Proyectos. Estado de Avance del Proyecto. Medición de Desviaciones de Programación y Costos. Definición de Indices. Estimación de Presupuesto para completar el Proyecto. Informes de Presentación. Interfases con Office. Utilización de Subproyectos. Programación del proyecto principal y los derivados. Recursos compartidos entre proyectos.

5 8. Cronograma Detallado de Clases CLASE 1. LOS COSTOS DEL PROYECTO. Asignar tasas de pago a los recursos. Establecer un costo fijo para tareas. Cómo asignar costos presupuestados. Tareas de resumen. Cambiar el momento en el que se acumulan los costos. Comprobar el costo de tareas o recursos. Comprobar el costo del proyecto completo. Fijación de líneas de base. Comparación entre presupuesto y línea de base. Desarrollar Planes Previsionales de presupuesto. CLASE 2.- PERSONALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO. Asistente para diagramas de Gantt. Aplicar formato a una categoría de barras de Gantt. Aplicar formato a una categoría de tareas en la lista de tareas. Impresión del proyecto. Otro tipo de información del proyecto. Agregar títulos, números de página u otro tipo de información del proyecto. Mostrar una vista previa de la programación. Imprimir la vista que aparece en pantalla. Crear una tabla personalizada. Globalizar tablas personalizadas. Ver en pantalla el proyecto completo. Identificar la ruta crítica. Filtrar la ruta crítica. Detalles de la Programación. Cambiar de vista. Aplicar una tabla diferente a una vista Aplicar un filtro a una vista de hoja. Viendo los Reportes Generales de Project. El diagrama de RED. Viendo el diagrama de RED. Informes visuales CLASE 3.- PROGRAMACIÓN. COMPROBACIÓN Y AJUSTES. Comprobar las dependencias de las tareas. Buscar márgenes de demora en la programación. Superponer tareas o agregar tiempo de posposición entre ellas Comprobar las delimitaciones en las tareas. Reducir la duración de las tareas agregando más recursos. Programación con recursos. Modificación de una tarea de unidades fijas (dependientes de recursos). Creación de perfiles de trabajo. Cargas de trabajo de los recursos. Acortar la duración del proyecto. CLASE 4.- SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL AVANCE DEL PROYECTO. Guardar una línea de base de la información del proyecto. Guardar el proyecto sin una línea de base. Comparación de la información real de las tareas con la línea de base. Seguimiento de tareas. Comprobar si las tareas se están realizando de acuerdo con el plan. Establecer la fecha de estado para el seguimiento. Escribir las fechas reales de comienzo y fin de una tarea. Mover el proyecto a una nueva fecha de inicio. Escribir la duración real de una tarea. Actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentaje. Actualizar las tareas según la programación. Seguimiento de los Costos. Especificar los costos reales de una tarea. Comprobar si las tareas cuestan más o menos de lo presupuestado. Analizar los costos con la tabla Valor Acumulado. Seguimiento del trabajo de los recursos humanos. Comprobar si las tareas tienen más o menos trabajo del planeado. Escribir el

6 trabajo total real realizado por un recurso. Actualizar el trabajo real de un recurso día a día. Comprobar la variación entre el trabajo previsto y el real de un recurso. Actualizar según Programación. Reprogramar el resto del proyecto. CLASE 5.- TÉCNICAS AVANZADAS PARA LA ACELERACIÓN DE PROYECTOS Determinar la cantidad de trabajo en función del número de recursos. Dividir una tarea en segmentos. Programar el trabajo en segmentos desiguales. Reducir el trabajo de un recurso. Reasignar trabajo a otro recurso. Retrasar una tarea. Cambiar los días y las horas laborables de un recurso. Nivelación de Recursos. Técnicas de Nivelación. CLASE 6.- SUBPROYECTOS EN MS-PROYECT Definir un proyecto principal. Definir subproyectos individuales. Vincular subproyectos al proyecto principal. Modificaciones en el proyecto principal y los subproyectos. Utilización de recursos entre varios proyectos. Análisis de costos de proyectos individuales y del principal. Consolidar los proyectos. Diagrama de Gantt. Actualización de proyecto principal y secundarios. Gestión de recursos compartidos. CLASE 7.- COMPARTIR LA INFORMACIÓN DE UN PROYECTO CON OTROS PROGRAMAS. Copiar y pegar con MS Project. Abrir otros formatos de archivos. Guardar en otros formatos de archivos. Copiar la información del proyecto como imagen GIF. Exportar información del proyecto hacia y desde Excel y Visio.