Curso de MS Project. Objetivo

Transcripción

1 Curso de MS Project El objetivo de este curso es otorgar al alumno de la formación necesaria que le permita elaborar un plan y un proyecto ayudado del programa Microsoft Project, conociendo con detalle sus posibilidades de trabajo desde la base. El alumno obtendrá los siguientes conocimientos: Conocerá las fases de que consta un proyecto. Aprenderá a crear un plan de trabajo y definir tareas. Conocerá los sistemas de asignación de duraciones a las tareas. Aprenderá a vincular tareas según los tipos existentes. Diferenciará los diferentes tipos de recursos que intervienen en un proyecto. Aprenderá a asignar recursos a las tareas. Aprenderá a optimizar los tiempos. Aprenderá a analizar los costos de los recursos. Aprenderá a elaborar informes del proyecto. Visualizará el proyecto de acuerdo a diferentes vistas. Conocerá los diferentes tipos de filtro que ofrece el programa. Será capaz de realizar un seguimiento del proyecto respecto a lo previsto inicialmente. Dirigido a: Este curso está dirigido a responsables de empresa y administradores de proyectos que deseen aprender a informatizar y optimizar adecuadamente mediante MS Project, toda la información relativa a tareas, recursos, fechas, asignaciones y costos de un proyecto, así como a realizar un seguimiento adecuado y certero de la toda la información que integra un proyecto de empresa. Requisitos: El curso parte de nivel cero, siendo necesarios conocimientos fundamentales de Windows tales como el Explorador de Windows en cuanto a control de carpetas y archivos. PROGRAMA DEL CURSO Curso de MS Project: 1.-Gestión de proyectos. Introducción Capítulo de toma de contacto. Conocer los conceptos y terminología de un administrador de proyectos e ir asimilando ciertos términos de MS Project que describen esas acciones y trabajos fundamentales.

2 1. Capítulo 1 Gestión de proyectos. Introducción 1. Definiciones iniciales. 2. Fases de un proyecto. 3. El triángulo del proyecto. 1. El tiempo. 2. El valor. 3. El ámbito. 4. Duración de las tareas. 4. Gestión de Proyectos con Microsoft Project. 1. Un poco de historia. 2. Demoras. 3. Relaciones entre tareas. 5. Guión de trabajo con MS Project. 1. Datos generales del proyecto. 2. Tareas. 3. Programación de tareas. 4. Asignar recursos. 5. Costos. 6. Revisión del proyecto. 6. Ajustes de la programación. 1. Guardar el Plan. Curso de MS Project: 2.-Introducción a Microsoft Project Familiarizarse con el entorno de trabajo del programa. Conocer que las vistas y tablas son los entornos básicos de trabajo. 1. Introducción a Microsoft Project 1. Generalidades. 2. El entorno de trabajo. 1. Barra de título. 2. Barra de menús y menús contextuales. 3. Barras de herramientas. 4. Gestión de barras de herramientas. 5. Guía de proyectos. 6. Barra de vistas. 7. Zona de vista. 8. Barras de desplazamiento. 9. Barra de estado. 10. Combinaciones de vistas.

3 Curso de MS Project: 3.-Creación de un Proyecto En esta Unidad aprenderemos a crear un archivo de proyecto, revisar sus propiedades e información asociada, a guardarlo, cerrarlo, abrirlo así como protegerlo mediante contraseña (entre otras cosas). También hablaremos de conceptos de Windows fundamentales para el correcto uso de los archivos y también de los archivos de plantilla. 1. Creación de un Proyecto 1. Creación de un archivo de proyecto. 2. Información del proyecto. 3. Propiedades del proyecto. 4. Guardar un proyecto nuevo. Almacenamiento. 5. Abrir un proyecto existente. 6. Guardar los cambios realizados en un proyecto abierto. 7. Crear una dúplica de un proyecto. 8. Creación de un proyecto basado en una plantilla. 9. Guardar un proyecto como plantilla. 10. Cerrar un proyecto. 11. Seguridad al guardar. 12. Guardar un área de trabajo. Curso de MS Project: 4.-Gestión de tareas (primera parte) En esta Unidad organizaremos un proyecto de ejemplo en sus tareas respectivas. Las tareas, como sabemos, son las partes básicas de un proyecto. Las introduciremos en el programa, estableceremos sus duraciones. Aprenderemos a editarlas, moverlas, eliminarlas... En las siguientes unidades sobre tareas aprenderemos a organizarlas en fases y dividirlas. Veremos también como se vinculan o enlazan las tareas. 1. Gestión de tareas (primera parte) 1. Toma de situación. 2. Introducción de tareas. 3. Calendario global del proyecto. 4. Duraciones de las tareas. 5. Estimación de las duraciones. 1. Otro sistema para cálculo de duraciones (Pert). 6. Introducción de las duraciones. 7. La escala temporal. 8. Operaciones básicas con las tareas.

4 1. Insertar tareas. 2. Eliminar tareas. 3. Mover tareas. 9. Introducción de tareas repetitivas. Curso de MS Project: 5.-Gestión de tareas (segunda parte) En esta segunda parte sobre gestión de tareas, vamos a continuar aprendiendo las maniobras más comunes para con estos elementos fundamentales de los proyectos: Las tareas. Nos familiarizaremos definitivamente con la vista diagrama de Gantt y veremos cómo agrupar tareas dividiendo en fases un proyecto. Aprenderemos a vincular tareas dentro del proyecto así como a reconocer los diferentes tipos de dependencias posibles entre tareas. Fijaremos hitos en un proyecto e incluiremos elementos especiales tales como fijación de fechas que delimitan ciertos procesos, así como demoras (bien de posposición o de adelanto). 1. Gestión de tareas (segunda parte) 1. Introducción de más tareas. 2. Esquematización de tareas en fases. 1. Planificación arriba-abajo y planificación abajo-arriba. 2. Números de esquema y tareas de resumen del proyecto. 3. Vinculación de tareas. Dependencias. 1. Tipos de dependencias. 2. Vincular tareas. 3. Desvincular tareas. 4. Posposiciones. 5. Información de una tarea. 6. Notas de tarea. 7. Hipervínculos. 8. Hitos. 1. Tareas como hito. 9. Formato del diagrama de Gantt. Curso de MS Project: 6.-Gestión de tareas (tercera parte) Después de los conceptos aprendidos sobre las tareas, ha llegado el momento de estudiarlas más a fondo, ver cómo repercuten en la duración total del proyecto, que tareas son más cruciales dentro del proyecto... También vamos a conocer conceptos tales como formulario de tareas, ruta crítica, ordenación, delimitaciones y división de tareas. También aprenderemos algunas pautas para optimizar tareas y tiempos dentro de un proyecto.

5 1. Gestión de tareas (tercera parte) 1. Formulario de tareas. 2. Duración del proyecto. Estadísticas. 3. Optimización de tareas. 1. Ordenación de tareas. 2. Imprimir un proyecto en vista diagrama de Gantt. 3. Optimización de tiempos. 4. Optimización de dependencias. 4. La ruta crítica. Tareas críticas. 1. Formato de la ruta crítica. 5. Delimitaciones. 1. Categorías. 2. Tipos. 3. Conflictos con las delimitaciones. 6. Fechas límite. 7. Dividir tareas. 1. Insertar divisiones. 2. Modificar divisiones. 3. Eliminar divisiones. Curso de MS Project: 7.-Gestión de recursos Conocidas a fondo las tareas de un proyecto así como las posibles acciones que llevan asociadas, vamos a conocer los elementos sin los cuales las tareas no se podrían materializar: Los recursos. Veremos los tipos de recursos que existen y cómo se introducen en el programa a través de la llamada hoja de recursos. 1. Gestión de recursos 1. Primeros conceptos. 2. Definir los recursos. 3. Entrada de recursos. 1. Recursos humanos. 2. Recursos de equipamiento. 3. Recursos materiales. 4. Creación de campos personalizados en la tabla de recursos. 5. Más sobre recursos. Curso de MS Project: 8.-Asignación de recursos a las tareas

6 Llegado este punto en el trabajo de gestionar un proyecto, tenemos introducidos en el archivo de proyecto tanto las tareas como los recursos. Es ahora momento de asociar los recursos con sus tareas respectivas y ver cómo esto repercute en el proyecto. Como vemos, vamos avanzando paso a paso hasta una completa gestión de la información que compone el proyecto. Asociaremos ahora, recursos humanos, de equipamiento y materiales a las tareas del proyecto. 1. Asignación de recursos a las tareas 1. Introducción. 2. Asignación de un recurso a una tarea. 3. Asignación de varios recursos a una tarea. 4. Asignación de un recurso a varias tareas. 5. Asignación de un recurso material. 6. Eliminación de una asignación de recurso. 7. Reemplazar un recurso. 8. Cambiar el número de unidades asignadas. 9. Realizar el resto de las asociaciones. 10. Programación condicionada por el esfuerzo. 1. Activada. 2. Desactivada. 11. Introducir cantidad de trabajo a una tarea sin asignar recurso. 12. Imprimir las cantidades de trabajo por tareas. 13. Introducir la cantidad de trabajo por recurso. Curso de MS Project: 9.-Programación de recursos. Sobreasignaciones. Continuamos profundizando sobre los recursos y sus asignaciones a tareas. Conoceremos que existen tres tipos de tareas en virtud de lo cual la programación de recursos se realizará de un modo u otro. También aprenderemos a distribuir los recursos a lo largo de la duración de una tarea de diferentes formas denominadas perfiles de trabajo. Por último, conoceremos cómo se detectan sobreasignaciones, cómo se pueden corregir y cómo poder estudiar la situación derivada de una redistribución de recursos. 1. Programación de recursos. Sobreasignaciones 1. Tipos de tarea. 2. Detalles importantes sobre asignaciones. 3. Retraso del trabajo de un recurso. 4. Visualizar asignaciones de recursos. 5. Visualizar asignaciones de tareas. 6. Gestión de horas extra. 1. Filtrar horas extra. 7. Perfiles de trabajo.

7 8. Imprimir las asignaciones de recursos. 9. Sobreasignaciones. 1. Ejemplos de sobreasignaciones. 10. Solucionar problemas de sobreasignaciones. Redistribuciones. 11. Gantt de redistribución. 12. Borrar una redistribución. 13. Asignación de recursos a calendarios. 14. Disponibilidad de un recurso en diferentes horarios. Curso de MS Project: 10.-Costos y recursos Veremos en esta Unidad, cómo las tasas de costo pueden ser variables en virtud del periodo de tiempo en el que el recurso sea utilizado (un recurso puede cambiar su precio con el tiempo), o bien como la tasa (el precio en definitiva) puede variar en función de la tarea que desarrolle un recurso. Estos aspectos son verdaderamente interesantes. Los costos constituyen, como ya hemos visto, uno de los lados del triángulo del proyecto y por lo tanto suele representar un factor fundamental en el alcance del proyecto. Introducidos los datos de costos en el archivo de proyecto, se podrá realizar un estudio presupuestario detallado tanto antes como después de comenzado el seguimiento del trabajo. 1. Costos y recursos 1. Costos de recursos. 2. Introducción de un costo fijo asociado a una tarea. 3. Introducción de costos de recursos. 1. Estudio. 4. Tasas variables aplicadas a los recursos. 1. Tasas variables por cronología. 2. Tasas variables por trabajo o actividad. 3. Aplicación de tablas de recursos a tareas. 5. Notas de recurso. 6. Información adicional sobre recursos. 1. Ver resúmenes de recursos. 2. Ver recursos agrupados. 3. Distribución de recursos. 4. Imprimir flujos de caja. 5. Gráfica de gastos por recurso. 6. Visualizar la tabla con valores acumulados. Curso de MS Project: 11.-Seguimiento de un proyecto (primera parte)

8 En esta Unidad vamos a aprender a ubicarnos en las vistas y tablas que nos permiten tanto ver, como introducir los datos reales del proyecto asociados a trabajo, tiempos y costos (básicamente los tres lados del triángulo del proyecto). También estudiaremos cómo acceder a los paneles (cuadros de diálogo) que nos permiten actualizar los datos de la evolución real del proyecto. 1. Seguimiento de un proyecto (primera parte) 1. Introducción. 2. 1º. Definir la línea de base. 3. Seguimiento del proyecto según lo planificado. 4. Introducción del progreso real. 5. Introducción de un porcentaje de tarea completada. 6. Introducción de fecha real de inicio y final para una tarea. 7. Introducción de duraciones reales y restantes para una tarea. 8. Introducción del trabajo real y restante. Curso de MS Project: 12.-Seguimiento de un proyecto (segunda parte) Continuamos recorriendo las herramientas de que disponemos en MS Project para poder seguir de cerca el progreso de nuestro proyecto comparando datos reales que se introducen por parte del administrador del proyecto y los datos que inicialmente se habían planificado. Aprenderemos a hacer un seguimiento de costos, así como acceder a las diferentes vistas y paneles y diagramas que nos permiten estudiar el proyecto haciendo comparaciones. 1. Seguimiento de un proyecto (segunda parte) 1. Introducción de costos reales y costos restantes. 2. Actualización del resto del proyecto. 3. Almacenamiento de un plan provisional. 4. Definición de nuevas vistas. 5. Comparación de las líneas base respecto a datos reales. 1. Para estudio de fechas. 2. Para estudio de tareas. 3. Para estudio del trabajo. 4. Para estudio de costos. 5. Para estudios generales. 6. Filtros. 1. Autofiltros. 2. Filtros interactivos. 3. Filtros personalizados. 4. Detalles finales sobre filtros. 7. Estadísticas.

9 8. Gantt de seguimiento. 9. Líneas de progreso. Duración del curso: 6 clases de dos horas cada una. Vacantes limitadas: solo 6 alumnos.