COLABORADORES ADMINISTRATIVOS Y DE GESTIÓN ACADÉMICA

Transcripción

1 CÓMO HACER EL PLAN DE DESARROLLO PARA EL DESEMPEÑO DE MIS COLABORADORES A CARGO? COLABORADORES ADMINISTRATIVOS Y DE GESTIÓN ACADÉMICA COORDINACIÓN DE GESTIÓN DEL DESEMPEÑO BOGOTÁ, 2014

2 Quiénes deben realizar el PIDD? El Plan Individual de Desarrollo para el Desempeño lo deben tener todos los colaboradores administrativos y de Gestión Académica. Por ello los líderes que deben hacerlo para el 2014-I son quienes tengan a cargo los siguientes colaboradores: 1. Personas nuevas que hayan ingresado a UNIMINUTO desde el 1 de marzo hasta el 9 de junio y que tengan contratos laborales superiores a tres meses. 2. Personas antiguas que no tengan PIDD registrado en Génesis para el periodo Personas antiguas que hayan cambiado de líder después del 31 de octubre de Aquellos colaboradores a quienes se les haya actualizado el perfil, deben completar la evaluación de competencias del 2013-II

3 Realizar Plan Individual de Desarrollo para el Desempeño 1. Antes de ingresar en el sistema tenga en cuenta: 1.1 Para realizar el Plan Individual de Desarrollo para el Desempeño-PIDD, debe hacerlo retroalimentando a su colaborador. 1.2 Los PIDD se componen de aportes tanto del líder como del colaborador. 2. Ingrese a 3. De clic sobre Ingresar a Área Segura Ingrese con el usuario y la clave con la que realizó la autoevaluación. Si olvido su usuario o contraseña comuníquese con la Coordinación de Gestión Humana de la Sede. 4. Haga clic en la pestaña azul oscura que dice información personal

4 5. Ingrese a Plan Individual de Desarrollo Para el Desempeño para administrativos. 6. Seleccione el centro de costo al cual pertenece. 7. Verifique que todos sus colaboradores a cargo se encuentren el listado. Si existen colaboradores que ya no trabajan con la Institución repórtelo a la Coordinación de Gestión Humana de su Sede. Recuerde que existen colaboradores del mismo centro de costo que le reportan a otro líder.

5 8. Seleccione la persona que va a evaluar e indique el De clic en Plan Individual de Desarrollo para el Desempeño. 10. Cuando ingrese a Plan Individual de Desarrollo para el Desempeño salen 3 procesos para realizar: 10.1 Evaluación Cualitativa 10.2 Actividades de Mejoramiento 10.3 Objetivos del Siguiente Periodo

6 11. La evaluación cualitativa de personas nuevas debe hacerla con base en la selección, ciobn el fin de idenficar oportunidades de mejora que el colaboradore deba emprender para cumplir con el perfil requerido por UNIMINUTO. Para realizar la evaluación cualitativa tenga a la mano el perfil del cargo. Haga clic sobre el botón +. Se desplegará la evaluación de competencias del colaborador Fortalezas: Indique en este espacio las habilidades que sobresalen del colaborador y propenden por el mejoramiento del desempeño del mismo. Ejemplo: nivel alto de cumplimiento y compromiso. 2. Oportunidades de mejora: Indique en este espacio aquellas habilidades requeridas para el desempeño del colaborador que requieren mejoramiento o no se encuentran en el nivel deseado. 3. Competencias del cargo: son las competencias definidas en el Perfil de Funciones que se encuentra en Isolución. Deben seleccionar de la lista desplegable las tres competencias misionales (Compromiso Misional, Espíritu de Servicio e Innovación Emprendedora) y luego seleccionar las tres competencias específicas. Para agregar varias competencias debe dar salvar cada vez que diligencie una línea. De esta forma se abrirá un nuevo espacio.

7 En el caso de los colaboradores que no tienen un perfil aprobado se deben seleccionar solo las tres competencias misionales. Una vez se complete el perfil del cargo se deberán evaluar las competencias específicas. 4. Nivel Objetivo: corresponde al nivel deseado para el cargo. Se indica el nivel que sale en el perfil del cargo. Para los colaboradores que no tienen perfil de su cargo, en las competencias misionales se indica como nivel deseado el nivel Alto. 1.6 COMPETENCIAS DEL CARGO MISIONALES Competencia Nivel (*) Compromiso Misional B Espíritu de Servicio Innovación Emprendedora ESPECÍFICAS DEL CARGO (**) Competencia Nivel (*) Habilidad Gerencial A B B Conocimiento del entorno y del Gobierno Corporativo Negociación Habilidad Social A A A (*) Nivel requerido, según el diccionario de Competencias (**) Ver Diccionario de Competencias (Perfil por competencias) 5. Línea Base: es la calificación de la persona respecto a las competencias seleccionadas. Se califica en los niveles Alto (A), Bueno (B), Mínimo (M) e Insatisfactorio (I). Para calificar las competencias evalúe cuantas conductas asociadas ve que su colaborador tiene respecto a cada competencia. Según el número indique la calificación. Ejemplo el Colaborador Juan Diego presenta 4 conductas de compromiso misional, esto quiere decir que está en nivel B.

8 12. Una vez finalicen la evaluación cualitativa, continúen con las actividades de mejoramiento. Para definir las actividades de mejoramiento tenga en cuenta primero las oportunidades de mejora y la brecha existente entre la evaluación de competencias del colaborador y el nivel objetivo deseado para el cargo Tipo de actividad: seleccione de la lista desplegable si requiere una actividad de mejoramiento con apoyo de UNICORPORATIVA, es decir una capacitación o formación. Tenga en cuenta que las capacitaciones se ejecutan siguiendo el debido procedimiento. Si no requiere apoyo de UNICORPORATIVA debe seleccionar la opción Individual o en el área. 2. Competencia: es la competencia que se espera mejorar o potencializar de acuerdo a la evaluación. En caso tal que la actividad de mejoramiento no haga referencia a una competencia seleccione de la lista desplegable no aplica. 3. Descripción de la actividad: es la descripción de la actividad de mejoramiento. 4. Fecha de cumplimiento: es la fecha en la cual se espera ejecutar la actividad de mejoramiento. 5. Para agregar más actividades de mejoramiento deben dar clic en salvar. Automáticamente aparecerá un nuevo campo. 6. Seguimiento a las actividades de mejoramiento: esta etapa no se desarrolla en este momento. Se realiza directamente en los seguimientos durante el La etapa final es objetivos del siguiente periodo.

9 Logros del periodo: son los objetivos que se le definan al colaborador para el Se deben definir entre 3 o 5 objetivos medibles y verificables. Tenga en cuenta que son objetivos alineados completamente al área y a la institución. 2. A qué resto del Plan de Desarrollo aporta?: en este espacio seleccione a que reto u objetivo estratégico de sede aporta el objetivo del colaborador. En caso tal que el objetivo no aplica a un tema estratégico, al final de la lista desplegable encontrará las opciones mejoramiento de la operación, para objetivos que porten al mejoramiento de las actividades del área y mantenimiento de la operación, para objetivos enfocados en las tareas y funciones. 3. Fecha de realización: fecha en la cual el colaborador alcanzará el objetivo. 4. Para agregar más objetivos deben dar clic en salvar. Automáticamente aparecerá un nuevo campo. 5. Seguimiento de objetivos: esta parte se realizará durante los seguimientos del 2014.

10 Cómo calificar las Competencias Para conocer las conductas asociadas a cada competencia revise las siguientes tablas según el nivel en el cual se encuentra el cargo del colaborador que se está evaluando: COMPETENCIAS MISIONALES COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS A B M I Estudia y conoce los principios y Misión institucionales. COMPROMISO MISIONAL ESPÍRITU DESERVICIO Responde a las exigencias del entorno de manera coherente con la filosofía y valores de UNIMINUTO. Siente como propias las circunstancias que afectan el quehacer institucional. Genera un clima de armonía y reconciliación en sus acciones diarias. Se identifica como parte de un Sistema. Identifica cada situación como parte de la cadena de valor y del Sistema Universitario. Identifica la solicitud del cliente como una necesidad que requiere una respuesta oportuna y de calidad. Se convierte en un agente de servicio en cada contacto con el cliente. Considera las necesidades del cliente al momento de diseñar proyectos o planes de acción. Desarrolla acciones de servicio que trascienden las funciones asignadas. Se adelanta al conocimiento de las necesidades de los clientes. Presenta una actitud de escucha activa y empática hacia el otro. Propone diversos canales de comunicación con el cliente para escucharlos de manera funcional y responder eficazmente a sus requerimientos. Genera mecanismos novedosos y funcionales de servicio. Verifica a través de seguimiento la satisfacción del cliente. Responde con amabilidad y cortesía hacia los requerimientos de las otras personas. Ofrece opciones alternativas ante los problemas cotidianos. Propone nuevos procedimientos y busca tecnologías novedosas INNOVACIÓN EMPRENDEDORA Plantea acciones para superar obstáculos y alcanzar metas Extrae elementos positivos de situaciones de conflicto.

11 COMPETENCIAS NIVEL 1 (Directivos) COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS A B M I Analiza las circunstancias internas y externas que afectan la gestión. Fija las directrices para el funcionamiento de sus procesos. HABILIDAD GERENCIAL CONOCIMIENTO DEL ENTORNO y DEL GOBIERNO CORPORATIVO CAPACIDAD DE LIDERAZGO PLANEACIÓN Asigna los recursos de manera eficiente Adelanta las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de planes, programas y proyectos. Establece parámetros para ampliar la cobertura, oportunidad y efectividad del servicio prestado. Mide, analiza y mejora sus procesos. Realiza seguimiento permanente a los indicadores, resultados, procesos y productos. Es ejemplo de cumplimiento, planeación y servicio. Facilita el desarrollo integral de su equipo. Analiza el entorno y lo toma como referente para la toma de decisiones. Se informa permanentemente sobre normas, parámetros o directrices que afectan la gestión. Establece las alianzas y contactos estratégicos para la gestión Respeta el modelo de gobierno corporativo. Fomenta la comunicación clara y directa. Establece los objetivos del grupo de forma coherente y equilibrada Incentiva los procesos creativos y la participación del personal. Garantiza que el personal cuente con la información necesaria para la gestión Genera credibilidad. Ejemplifica con su comportamiento lo que solicita a su grupo Anticipa con acierto situaciones y escenarios futuros. Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles. Distribuye el tiempo con eficiencia. Establece planes de acción alternativos

12 TOMA DE DECISIONES DIRECCIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL ANÁLISIS Y SOLUCION DE PROBLEMAS HABILIDAD SOCIAL Decide bajo presión. Escoge alternativas adecuadas en situaciones de alta complejidad e incertidumbre. Efectúa los cambios necesarios para responder a las modificaciones del entorno. Asume la responsabilidad de sus decisiones. Toma decisiones basado en hechos, datos e información Identifica y atiende las necesidades de capacitación del personal. Permite niveles de autonomía e iniciativa entre sus colaboradores. Delega de manera efectiva, asumiendo siempre la responsabilidad de las acciones. Crea y mantiene espacios de reconocimiento y retroalimentación con el grupo. Mantiene relaciones de respeto. Promueve el desarrollo de personal dentro de su equipo Mantiene una actitud de observación atenta. Identifica los elementos y causas generadores del problema. Asigna acciones para eliminar las causas con responsables y fechas de entrega Demuestra una conducta propositiva. Relaciona, evalúa y concluye. Ejecuta las acciones tendientes a la resolución del conflicto. Evalúa efectividad y oportunidad de las soluciones aplicadas. Maneja una comunicación clara y asertiva. Comparte información para el establecimiento de lazos. Utiliza sus contactos para el logro de objetivos. Tiene acercamientos empáticos y orientados. Cuenta con capacidad argumentativa. Posee capital relacional y lo coloca el servicio de su equipo. Genera relaciones de confianza y construcción en su grupo y en interacciones con otros grupos Evita las fricciones con otras áreas

13 Fomenta la comunicación eficiente y asertiva en su equipo y en las interacciones con otros grupos PROACTIVIDAD Prevé situaciones y adelanta propuestas que orienten en la toma de decisiones. Reconoce y hace viables las oportunidades Propone mecanismos novedosos y creativos. Es práctico en sus decisiones y recursivo en sus acciones. Hace que las cosas pasen Genera nuevo conocimiento y formas de hacer las cosas Busca opciones que permitan establecer situaciones gana gana, cediendo cuando sea necesario para el beneficio de la Institución. Escucha activamente NEGOCIACIÓN Mantiene las negociaciones dentro de los límites deseables. Busca y mantiene información actualizada que lleva siempre a los escenarios de diálogo. Genera construcción colectiva frente a las posibles negociaciones Genera acuerdos en beneficio de la Misión Institucional. Posee y utiliza un lenguaje verbal apropiado. Cuenta con capacidad argumentativa y expone de manera clara sus posiciones. HABILIDAD COMUNICACIONAL Usa información adecuada y veraz para coordinar la ejecución de las acciones competentes. Tiene capacidad para dirigirse a colectivos numerosos y diversos. Capacidad para desarrollar una escucha activa y empática en diferentes situaciones. Utiliza la realimentación sistemáticamente. COMPETENCIAS NIVEL 2 (Subdirectores- coordinadores) COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS A B M I Analiza de un modo sistemático y racional los aspectos del trabajo, basándose en la información relevante. EXPERTICIA PROFESIONAL Apoya a las directivas en la coordinación y ejecución de las políticas y planes trazados. Emite conceptos y aporta elementos de juicio para la toma de decisiones

14 Planea, organiza y ejecuta múltiples tareas tendientes a alcanzar resultados institucionales. Aporta sugerencias, ideas y opiniones. Se mantiene actualizado en los temas de su área profesional. Prepara y presenta informes y estadísticas oportunos con análisis, sobre las actividades asignadas. Aporta a la optimización de los recursos empresariales. Establece un puente de comunicación entre los niveles de decisión y los de ejecución. Lidera las acciones y procesos de su área de competencia. Asiste al nivel directivo en la adecuada aplicación de las normas y procedimientos propios de su ámbito de acción. CAPACIDAD DE EJECUCIÓN Coordina, hace seguimiento y evalúa el desarrollo de las actividades del personal a cargo. Propone e implanta los procedimientos e instrumentos para mejorar la prestación de los servicios del Área Realiza informes solicitados y los que normalmente se presentan acerca de la gestión del área de desempeño. Vela por la adecuada aplicación de las normas que regulan el accionar del área de competencia. Posee y utiliza un lenguaje verbal apropiado y asertivo. HABILIDAD COMUNICACIONAL Cuenta con capacidad argumentativa. Usa información adecuada y veraz para coordinar la ejecución de las acciones competentes. Usa la retroalimentación Maneja auditorios. Utiliza la retroalimentación sistemáticamente Posee y utiliza un lenguaje verbal apropiado y asertivo. HABILIDAD COMUNICACIONAL RELACIONES INTERPERSONALE S Cuenta con capacidad argumentativa. Usa información adecuada y veraz para coordinar la ejecución de las acciones competentes. Usa la retroalimentación Maneja auditorios. Utiliza la retroalimentación sistemáticamente Aplica adecuadamente los mecanismos de negociación y conciliación. Genera empatía y confianza. Controla sus emociones, tolera la crítica y tiene fortaleza de carácter

15 APRENDIZAJE CONTÍNUO INICIATIVA Y PROACTIVIDAD Cuenta con una actitud receptiva. Retroalimenta adecuadamente su entorno. Aprende de la experiencia de otros y de la propia. Se actualiza permanentemente en tendencias, novedades y teorías de su área de desempeño. Está abierto a la asimilación de contenidos novedosos. Aplica acertadamente las innovaciones propias de su campo profesional Reconoce las propias limitaciones y las necesidades de mejorar su preparación. Cuenta con recursividad y sentido práctico. Propone alternativas originales para la consecución de metas y la resolución de conflictos. Adelanta diagnósticos de situación y propone acciones de prevención. Coopera en diversas situaciones y comparte la información ,5 0 1 TRABAJO EN EQUIPO Y COLABORACIÓN Aporta sugerencias, ideas y opiniones. Expresa expectativas positivas del equipo y de sus miembros. Establece diálogo directo y claro con los miembros del equipo. Respeta criterios dispares y opiniones diferentes a la propia Establece y explica objetivos de forma clara y equilibrada. LIDERAZGO Asegura el entendimiento del grupo en los planes, programas y proyectos del Área. Facilita la colaboración con otras áreas y dependencias Escucha y tiene en cuenta las opiniones. Escoge alternativas de solución efectivas y suficientes para atender los asuntos encomendados. TOMA DE DECISIONES Establece prioridades para el trabajo. Asume posiciones concretas para el manejo de temas o situaciones. Efectúa cambios y ajustes cuando detecta dificultades en la ejecución de las acciones. Asume las consecuencias de las decisiones adoptadas

16 COMPETENCIAS NIVEL 3 (Profesionales- analistas) COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS A B M I Comprende los aspectos técnicos y los aplica con calidad al desarrollo de los procesos en los que está involucrado. Sugiere alternativas de manejo y mejoramiento de los procesos propios de su campo laboral. EXPERTICIA TÉCNICA TRABAJO EN EQUIPO Brinda asistencia técnica de acuerdo con las instrucciones recibidas. Prepara y presenta informes de carácter técnico sobre las actividades asignadas. Responde por el mantenimiento y buen uso de los equipos e instrumentos propios de su labor. Identifica y resuelve problemas utilizando los conocimientos técnicos de su especialidad, garantizando indicadores y estándares establecidos. Identifica los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos. Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales. Comparte información de interés para el grupo y para la labor. Sigue las instrucciones impartidas por los líderes, respetando el conducto regular ,95 1 DISCIPLINA RELACIONES INTERPERSONALES HABILIDAD COMUNICACIONAL CAPACIDAD DE ATENCIÓN Y CONCENTRACIÓN Cumple la normatividad vigente en UNIMINUTO. Demuestra responsabilidad y oportunidad en el desarrollo de las tareas asignadas. Aprecia en la otra persona un ser humano e interactúa con él o ella a ese nivel. Es respetuoso Controla su carácter y tolera la crítica. Cuenta con una actitud receptiva. Genera confianza. Demuestra paciencia y asertividad en sus interacciones. Posee y utiliza un lenguaje verbal correcto y apropiado. Cuenta con capacidad argumentativa. Usa información adecuada y veraz para el desarrollo de su labor. Demuestra capacidad de trabajo y dedicación en desarrollo de jornadas prolongadas. Capta la información importante. Discierne y encuentra los puntos de interés. Lleva a efecto todas las etapas prevista para el desarrollo de su labor , ,

17 COMPETENCIAS NIVEL 4 (Asistentes-auxiliares-mantenimiento y servicios generales) COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS A B M I MANEJO DE LA INFORMACIÓN DISCIPLINA ADAPTACIÓN AL CAMBIO RELACIONES INTERPERSONALES Evita temas que indagan sobre información confidencial. Recoge la información necesaria para el desarrollo de sus funciones. Organiza y guarda la información a su cuidado, bajo las normas legales e institucionales. No hace pública información laboral o personal de los colaboradores. Transmite información oportuna y objetiva. Cumple con las actividades, siguiendo las instrucciones recibidas. Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo. Acepta la supervisión constante. Realiza funciones orientadas a apoyar la acción de otros miembros de la organización. Cumple la normatividad vigente en la empresa. Acepta y se adapta fácilmente a los cambios. Responde al cambio con flexibilidad. Promueve el cambio constructivo Ve en el cambio oportunidades de crecimiento. Es respetuoso con superiores, pares y público en general. Controla su carácter y tolera la crítica. Cuenta con una actitud receptiva. Genera confianza. Demuestra paciencia en sus interacciones. Tiene disposición para el trabajo en equipo COLABORACIÓN Y TRABAJO EN EQUIPO CAPACIDAD DE ATENCIÓN Y CONCENTRACIÓN Articula sus acciones con las de los demás. Cumple los compromisos que adquiere. Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo. Demuestra capacidad de trabajo y dedicación en desarrollo de jornadas prolongadas. Capta la información importante. Discierne y encuentra los puntos de interés. Lleva a efecto todas las etapas prevista para el desarrollo de su función ,