MANUAL DE GESTIÓN DEL DESEMPEÑO COLABORADORES DE GESTIÓN ACADÉMICA Y ADMINISTRATIVOS

Transcripción

1 MANUAL DE GESTIÓN DEL DESEMPEÑO COLABORADORES DE GESTIÓN ACADÉMICA Y ADMINISTRATIVOS Coordinación de Gestión del Desempeño 01/01/2017

2 I. ALCANCE El presente manual aplica a todos los colaboradores de Gestión Académica y administrativa de UNIMINUTO. II. III. DEFINICIONES PIDD: Es el Plan Individual de desarrollo para el desempeño es la herramienta donde los líderes junto con sus colaboradores planifican actividades y objetivos para ejecutarse en periodos máximos de un año. Actividades de mejoramiento (plan de mejoramiento): Las actividades de mejoramiento son acciones que debe emprender el colaborador con apoyo de la Institución, de su líder inmediato o propio con el fin de fortalecer las competencias del perfil o adquirir un conocimiento descrito en el mismo y requerido para ejercer las funciones del cargo. Objetivos: son las metas que debe cumplir un colaborador de acuerdo a las funciones que realizan y que permitirán medir su desempeño en cuanto a ejecución y eficiencia. PROCESO DE GESTIÓN DEL DESEMPEÑO

3 A. INDUCCION A UNIMINUTO La inducción es el proceso donde se definen el desarrollo de acciones orientadas a la integración y adaptación de cada persona, vinculada o que se vincule a UNIMINUTO en calidad de Colaborador, induciéndolo a la organización y al cargo que desempeñará, mediante actividades de capacitación y entrenamiento, familiarizándolo con el quehacer Institucional y la Obra El Minuto de Dios. UNIMINUTO considera tres momentos de inducción a los Colaboradores: Inducción Individual: corresponde al curso virtual de inducción y es manejado por Unicorporativa. Inducción al Cargo: orientar al reconocimiento y acomodación del nuevo Colaborador en su cargo y lugar de trabajo, brindándole direccionamiento sobre las rutinas, manejo y ubicación de elementos, información específica de su dependencia, funciones y productos respecto a la misión del cargo que va a desempeñar. Es responsabilidad del superior inmediato. Inducción Institucional Grupal: es responsabilidad de los líderes de Gestión Humana de las sedes. A. EVALUACION INICIAL Es la evaluación de las competencias del perfil, la responsabilidad del líder. Se practica previo al vencimiento del periodo de prueba de colaboradores nuevos o a los dos meses para colaboradores que cambien de cargo. La evaluación de las competencias del perfil está sustentada en el manual MA-TH-PLH-01 Perfil por competencias. El líder con base en el desempeño inicial y la evaluación practicada en el proceso de selección, trazan una línea base de la calificación de las competencias del perfil. La evaluación inicial busca precisamente ser el punto de partida en el desarrollo del colaborador dentro de UNIMINUTO y el fortalecimiento de sus competencias y cualificaciones.

4 Esta solamente aplica para los colaboradores administrativos y de gestión académica. Colaboradores que ingresen con un contrato igual o superior a 4 meses. Colaboradores que tengan cambio de cargo, tan pronto cumplan sus dos primeros meses. Aplica también para colaboradores con contratos inferior a 4 meses, en el momento de la primera prórroga. 1. PLANEANDO MI DESEMPEÑO PIDD Es la planeación de lo que va hacer ese colaborador en términos de desarrollo del desempeño. En UNIMINUTO la planeación se realiza a través de la herramienta Plan Individual de Desarrollo para el Desempeño-PIDD. El PIDD es una herramienta que le facilita al líder no solo ver la gestión de los colaboradores, si no la toma de decisiones. El PIDD es obligatorio, dado que se constituye en la fuente de medición de los colaboradores de gestión académica y administrativa. Los PIDD se planifican para periodos máximos de un año. El PIDD se construye con el colaborador en dos partes: Actividades de mejoramiento Las actividades de mejoramiento o plan de mejoramiento se derivan de los seguimientos al PIDD, evaluación de los objetivos y evaluación de las competencias del perfil. Para definir las actividades de mejoramiento tenga en cuenta los requisitos del perfil, incluyendo las competencias de esta forma podrá identificar las áreas de mejoramiento del colaborador a su cargo o las brechas existentes con el perfil del cargo. Con el perfil verifique la oferta de UNICORPORATIVA y planee dentro de los tiempos y el cronograma definido por ellos. Para definir una actividad de mejoramiento tenga en cuenta: 1. Realizarlo con el colaborador, dado que se debe alcanzar el compromiso de este para obtener grandes resultados

5 2. Identificar la conducta, competencia, requisito del perfil o debilidad que deba fortalecer el colaborador. 3. Identificar las causas que está originando la oportunidad de mejora. 4. Definir las acciones de mejoramiento. 5. Realizar seguimiento a las acciones de mejoramiento. Las actividades de mejoramiento sirven para: 1. Cerrar brechas entre el desempeño esperado y desempeño real del colaborador. 2. Mejorar competencias comporta mentales. 3. Mejorar los procesos en los cuales participe. 4. Superar los objetivos de desempeño planificados. Ejemplo: Competencia: Trabajo en equipo calificada en 65%. Ausencia de las conductas: Identifica los objetivos del grupo y orienta su trabajo en la consecución de los mismos y comparte información de interés para el grupo y para la labor. Causas: los colaboradores del área hacen reprocesos por falta de información y falta claridad en los objetivos de los colaboradores de la unidad. Actividad de mejoramiento: o Realizar una sesión con los colaboradores de la unidad en donde se retroalimenten los PIDD y se deje claridad del rol de cada uno y su objetivo dentro del área. Fecha de cumplimiento: 30-ago o Mensualmente hacer un reporte a todo el equipo del avance de los objetivos y reportar a su superior inmediato para registrarlo en el PIDD. Fecha de cumplimiento: 30-nov Objetivos Los objetivos de los colaboradores deben planificarse con base en el siguiente flujo: Plan de desarrollo institucional Proyectos estratégicos por sede Plan operativo de la sede/unidad Ejemplo: Definición de los objetivos individuales (SMART)

6 Reto estratégico 14: Talento Humano. Línea estratégica: Consolidación y afianzamiento de un modelo de gestión del talento humano. Plan operativo: Resultado esperado 2016: Fortalecer el proceso de Gestión del Desempeño con la herramienta actual. Macroactividad: Concientización del proceso de gestión del desempeño. Objetivo de la coordinadora de gestión del desempeño: Desarrollar e implementar talleres de gestión del desempeño dirigidos a los líderes de las sedes Bello y Principal, para el 30 de agosto de Análisis SMART del objetivo: Sencillos y específicos: Desarrollar e implementar talleres, conlleva a una acción específica que le permite a la coordinadora identificar la actividad y subdividirla en tareas para que se logre la meta. Medibles: Es fácilmente medible en la medida que los talleres se lleven a cabo con los líderes de las sedes definidas. Dentro de las evidencias de realización se encuentran las asistencias, las evaluaciones de los talleres en otros recursos. Alcanzables y Retadores: Alcanzable en cuanto está definido en un tiempo determinado y retador ya que complementa el plan operativo y el cumplimiento de una de las líneas estratégicas del plan de desarrollo. Resultados Relevantes: Sus resultados se podrán evaluar una vez finalice el taller con respecto a la eficacia y el impacto en el proceso de planificación, seguimiento y evaluación del PIDD correspondiente a las dos sedes definidas. Mejorando la cultura del proceso. Tiempos establecidos: Está demarcado el tiempo en el cual se realizará. Ver instructivo de cómo crear un PIDD 2. SIGUIENDO MI DESEMPEÑO Cada líder de Uniminuto con colabores administrativos y de gestión académica a cargo debe realizar seguimiento a los objetivos y actividades planeadas al inicio del periodo. Para realizar los seguimientos los líderes ingresan a génesis modifican o agregan objetivos y actividades de mejoramiento y califican cada ítem en una escala entre el 0% y el 100%

7 Si el líder cambia el PIDD cambia también. El seguimiento se hace trimestral o cuando el líder lo requiera. Ver instructivo seguimiento al PIDD 3. VERIFICANDO LOGROS, FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA Esta etapa corresponde a la evaluación del desempeño. La evaluación de desempeño de los colaboradores de gestión académica y administrativa se compone de los siguientes elementos: a. Autoevaluación: es la etapa donde cada colaborador hace un análisis objetivo de su desempeño durante el periodo. En esta evaluación se evalúan las competencias del perfil del cargo. b. Evaluación del colaborador al líder: en esta evaluación el colaborador evalúa conductas relacionadas con el liderazgo, la comunicación asertiva y las habilidades gerencias de su superior inmediato. c. Evaluación del líder al colaborador: en esta evaluación se realiza primero una valoración de las competencias del cargo y a continuación se hace la evaluación de los objetivos y actividades de mejora dispuestos en el PIDD, con el fin de generar una evaluación integral. Ver instructivo evaluación de desempeño