Sesión de reflexión estratégica participativa: Visión usuario y Temas Clave a corto y a medio plazo. Visión y Retos 2015

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Gloria Farías Vega
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1 Sesión de reflexión estratégica participativa: Visión usuario y Temas Clave a corto y a medio plazo Visión y Retos 2015

2 Índice Objetivos, Orden del día y Participantes Demandas y necesidades usuarios... 5 Síntesis Reflexión Objetivos Temas y proyectos a corto y medio plazo Obstáculos Anexo: fotografías de los paneles de trabajo

.. 5 Síntesis Reflexión Objetivos... 10 2.

3 Objetivos, Orden del día y Participantes Objetivos de la sesión: Reflexionar en equipo sobre las demandas / necesidades de los usuarios y Proponer los temas o proyectos clave de CIMUBISA a corto y a medio plazo... aprovechando para favorecer el intercambio y la cohesión del equipo Orden del día Demandas y necesidades usuarios Síntesis Objetivos Temas y proyectos a corto y medio Obstáculos 3

4 1. Demandas y necesidades usuarios En el contexto actual, cuales son las demandas o necesidades de nuesros usuarios? Síntesis Reflexión Objetivos Secuencia de reflexión desarrollada 2. Temas y proyectos clave a corto y medio plazo Para aportar valor a nuestros usuarios, proponed 2 o 3 temas o proyectos a cerrar en un año? a cerrar a final del mandato? 3. Obstáculos de avance Cuáles son los obstáculos / cambios quee tendremos que superar en los temas y proyectos? 4

Temas y proyectos clave a corto y medio plazo Para aportar valor a nuestros usuarios, proponed 2 o 3 temas o

5 1. Demandas y necesidades usuarios En el contexto actual, cuales son las demandas o necesidades de nuestros usuarios? 5

6 1. Demandas y necesidades usuarios DEMANDAS/ NECESIDADES POR ÁMBITO MUNICIPAL(1/2) 1. Ámbito de Unidades de apoyo: Intervención, Tramitación electrónica, por ejemplo la factura Mejorar el control interno: gastos e ingresos Obtener información del gasto con una visión del detalle hacia los indicadores de Alcaldía Cumplir la ley de morosidad: factura electrónica y facilitar al proveedor Cohesionar y conectar los sistemas informático del ámbito económico y financiero Soporte a la transparencia 2. Ámbito de Coordinación económica y planificación: Alcaldía, Presupuestos, EyH, RRHH, Bilbao Ekintza, Atención Ciudadana, Alianzas tecnológicas Mayor coordinación entre departamentos de la misma área Cuadros de mando, indicadores, herramientas de análisis Administración electrónica Simplificar/ incrementar la relación entre el ciudadano y la Administración Optimización de recursos. Reducir costes de los servicios. Eficiencia económica Mejora y optimización de los servicios Bilbao Ekintza: apoyo y proactividad 6

los indicadores de Alcaldía Cumplir la ley de morosidad: factura electrónica y facilitar al proveedor Cohesionar y conectar los sistemas informático del ámbito económico y financiero Soporte a la

7 DEMANDAS/ NECESIDADES POR ÁMBITO MUNICIPAL(2/2) 3. Ámbito de Políticas de territorio: Obras y servicios, Circulación y transporte, Seguridad ciudadana, Urbanismo, Medio ambiente, VVMM, Sistemas de información geográfica: escritorio, web, móvil Aparcamientos: nuevos módulos de gestión. Datos web, geo portal Existe coordinación con Áreas Seguridad Ciudadana, Obras y Servicios, Circulación y Bilbao Kirolak y Funicular 4. Ámbito de Políticas sociales: Acción social, Mujer, Cooperación, Salud,... Acción Social: Indicadores(explotación de datos): Quiterian. Gestión de menores(en riesgo de desprotección) Mantenimiento constante y gestión unidades de base social Indicadores del Área de Igualdad Actualización aplicaciones Integración de interoperabilidad con otras administraciones 5. Ámbito de Políticas Culturales, Educación y Ocio: Cultura, Educación, Deportes, Juventud, Fiestas, Euskera Proveedor propio en educación 6. Ámbito de Participación y Distritos Transversalidad 1. Demandas y necesidades usuarios 7

Aparcamientos: nuevos módulos de gestión. Datos web, geo portal Existe coordinación con Áreas Seguridad Ciudadana, Obras y Servicios, Circulación y Bilbao Kirolak y Funicular 4.

8 1. Demandas y necesidades usuarios DEMANDAS/ NECESIDADES TRANSVERSALES DEL AYUNTAMIENTO(1/2) Disponer de un canal de comunicación claro Usuario- CIMUBISA Conocer y cumplir la forma de comunicarse con CIMUBISA Comunicar las necesidades de cada Área, de forma proactiva por su parte Detectar modelos que funcionan: Existen personas clave que hacen de enlace Esta persona clave del Área tiene capacidad de filtro para detectar y resolver en parte Cambio de mentalidad del usuario: CIMUBISA da servicio informático, no administrativo Gestión autónoma de los procesos productivos Valorar más nuestro criterio Asesoría con proactividad Proactividad. Apoyo y colaboración en la modernización. Asesoría/ vigilancia tecnológica Soporte y ayuda en la coherencia tecnológica e integración de Apps Tema implicación CIMUBISA en nuevos edificios. Plaza Circular Coordinación criterios e intercambio de conocimiento Intercambio de conocimiento: transversalidad Quieren contar con nosotros a priori Integración o coordinación con CIMUBISA Coordinación y reaprovechamiento de ideas y proyectos Unificar criterios funcionales para todo el ámbito municipal Ahorro energético, fotocopiadoras, edificios nuevos, domótica edificios municipales 8

de filtro para detectar y resolver en parte Cambio de mentalidad del usuario: CIMUBISA da servicio informático, no administrativo Gestión autónoma de los procesos productivos Valorar más nuestro

9 1. Demandas y necesidades usuarios DEMANDAS/ NECESIDADES TRANSVERSALES DEL AYUNTAMIENTO(2/2) Sistemas seguros y flexibles Sistemas seguros y flexibles: no dan problemas y son facilitadores Que los sistemas funcionen bien: Correo electrónico, archivo, Inmediatez en la atención Atencióneneldíaadía Otras demandas: Presencia en dispositivos móviles: Relación con la web Aplicaciones modernas, integradoras, fáciles de usar y con reducido time to market ante cambios Soporte integral a empresas municipales 9

archivo, Inmediatez en la atención Atencióneneldíaadía Otras demandas: Presencia en dispositivos móviles: Relación con la web

10 Síntesis Reflexión Objetivos Síntesis de Objetivos / Temas Clave CIMUBISA realizada en base a: Demandas / necesidades usuarios (secuencia de reflexión 1) Documento Objetivos 2012 Reunión anual 21 diciembre 2011 Borrador Plan de Sistemas Sesión participativa equipo CIMUBISA VISIÓN 2015, febrero

reflexión 1) Documento Objetivos 2012 Reunión anual 21 diciembre 2011

11 Síntesis Reflexión Objetivos 1. AyudaralaoptimizacióndeloscostesdelosserviciosdelasÁreas 2. Tecnología y optimización de costes Tecnología, redes, host, servidores, wifis, : actuaciones y criterios 3. Alta disponibilidad y atención al usuario Micro informática, PCs, impresoras, CAU, 4. Atención al cliente : análisis de nuevas necesidades de los clientes Criterios generales: por ejemplo wifi, domótica, Proactividad, asesoría, Canales de comunicación con áreas 5. Desarrollo de aplicaciones usuario y su Sistema de gestión de sociedades Mejora del BackOffice Impulso tecnológico Transparencia e interoperabilidad 11

Alta disponibilidad y atención al usuario Micro informática, PCs, impresoras, CAU, 4.

12 2. Temas y proyectos a corto y medio plazo Para aportar valor a nuestros usuarios, detectar 2 o 3 temas o proyectos clave 1. a cerrar en un año? 2. a cerrar a final del mandato? 12

13 1.Acerrarenunaño(1/2) 2. Temas y proyectos a corto y medio plazo Herramientas de comunicación con el usuario Aplicación de incidencias y solicitudes Implantar y consolidar el gestor de incidencias Help Desk Administración electrónica Despliegue del expediente electrónico Digitalización de documentos Notificaciones electrónicas Factura electrónica Transparencia e Indicadores Soporte a la transparencia Cuadro de mando de indicadores(acción social: Menores) Soporte a Sociedades Municipales Homogeneizar los sistemas de gestión de sociedades Interoperabilidad entre administraciones Interoperabilidad: proyecto piloto con el Gobierno Vasco Intercambio de información con la DGT. DEV Dirección Electrónica Vial 13

Desk Administración electrónica Despliegue del expediente electrónico Digitalización de documentos Notificaciones electrónicas Factura electrónica Transparencia e Indicadores

14 2. Temas y proyectos a corto y medio plazo 1.Acerrarenunaño(2/2) Otros proyectos/ temas clave: Segundo CPD VOZJPLYNC Aumentar la fiabilidad de los sistemas reduciendo costes operativos Sistemas de información geográfica: web(nuevas funcionalidades) y móvil(primeros pasos) Aparcamientos(fase 2) Automatización procesos productivos: pago de la nómina, Automatización cash flow 14

de los sistemas reduciendo costes operativos Sistemas de información geográfica: web(nuevas

15 2.Acerrarafinaldemandato(1/2) 2. Temas y proyectos a corto y medio plazo Administración electrónica Procedimientos de administración electrónica más eficientes Administración electrónica: avanzar y consolidar Acabar expedientes y subir a web más trámites Arquitectura tecnológica Evolución plataforma micro W8(con debate) Renovación HW Migración Host Indicadores y Transparencia Detalle del gasto e indicadores Herramientas DN Data mining Optimización de recursos transparencia Modernización/ renovación sistemas de gestión Modernización total de los procesos de gestión Tasas, EyHen general, SAC, Padrón SAD Servicios Asistencia Domicilio(renovación total) 15

consolidar Acabar expedientes y subir a web más trámites Arquitectura tecnológica Evolución plataforma micro W8(con debate) Renovación HW Migración Host Indicadores

16 2.Acerrarafinaldemandato(2/2) 2. Temas y proyectos a corto y medio plazo Herramienta relacional Implantar herramienta relacional(portavoces, gestores de conocimiento) Ejemplo multidisciplinar CIMUBISA CRM Acción Social Autonomía Área AS gestión de clientes(renovación total, con módulo CRM) Integración total área de seguridad ciudadana Integración expedientes con aplicaciones de gestión de negocio Evolución aplicativos EEHH a nuevo entorno(sap) Impulso tecnológico(área de intervención) 16

conocimiento) Ejemplo multidisciplinar CIMUBISA CRM Acción Social Autonomía Área AS gestión de clientes(renovación total,

17 3. Obstáculos Cuáles son los obstáculos / cambios que tendremos que superar en los temas y proyectos? 17

18 3. Obstáculos Cuáles son los obstáculos / cambios que tendremos que superar en los temas y proyectos? Resistencia al cambio en las áreas (p.e. Despliegue de expedientes) Involucrarles, acompañarles y comunicación des de el momento cero Identificar usuarios clave Falta de definición: Qué quiere el área? Procedimentar la parte comercial Visitas con usuarios a buenas prácticas Falta interlocutor único y con liderazgo en área Clarificar relación con área de SSGG: hay recorrido de mejora FuncionaOKen:EyH,Intervención,CyT,RRHH).A mejorar:a.social,oys,educaciónyc,ssgg Capacitación tecnológica del equipo humano CIMUBISA Sesiones de formación potentes + tutoría de soporte Obstáculo Acción CIMUBISA Comentario adicional: El tema económico no es el principal problema, aunque el presupuesto 2013 bajará, y la motivación del equipo es buena 18

FuncionaOKen:EyH,Intervención,CyT,RRHH).A mejorar:a.

19 ANEXO: FOTOGRAFÍAS DE LOS PANELES DE TRABAJO 19

20 Orden del día 20

21 1. Demandas y necesidades usuarios 21

22 Síntesis Reflexión Objetivos 22

23 2. Temas y proyectos a corto y medio plazo 23

24 3. Obstáculos 24

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