Tramitación n Electrónica del Expediente de Contratación

Transcripción

1 Tramitación n Electrónica del Expediente de Contratación... eficiencia y modernización administrativa. TELEFONICA GRANDES EMPRESAS Febrero 2009

2 Índice 1 Introducción - Contexto y Ámbito: Hacia la modernización administrativa 2 Soluciones y servicios a disposición de las AAPP - Servicios y soluciones ínteroperables 3 La Contratación Electrónica - Ciclo de vida del Expediente de Contratación - Complejidad y Factores Clave 4 Modelado de procesos y adecuación al nuevo entorno - Gestión del Cambio - Reingeniería de Procesos 5 El Valor Diferencial de Telefónica -Nuestra Nuestra experiencia, nuestras capacidades,... 2

3 1. Introducción Contexto y Ámbito: Hacia la modernización administrativa Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos Todos los canales: Internet se convierte en un acceso 7X24 que permitirá a empresas y particulares cumplimentar sus tramites en cualquier momento y desde cualquier lugar. Ley de Contratos del Sector Público Buscar la eficiencia y la transparencia para fomentar la productividad interna y externa. Compras públicas electrónicas y nuevos modelos de relación con los proveedores. Modernización y desarrollo Uso de las TIC por parte de las AAPP con la vocación de ser motores del desarrollo e impulsores de la competitividad empresarial. 3

4 2. Soluciones y servicios a disposición de las AAPP Servicios y soluciones ínteroperables Proporcionar la infraestructura necesaria para el intercambio de información con otros agentes relacionados con la contratación permitiendo la integración de los procesos: ERP de la AAPP Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas (ROLEC) Registro de Contratos Entidades Financieras Otras Administraciones Públicas Otros (DOUE, BOE, ) La interoperabilidad debe abordarse en dos niveles: Interoperabilidad con sistemas externos basada en estándares (ebxml, CODICE, etc.). Integración con sistemas internos de la AAPP. 4

5 3. La Contratación Electrónica Ciclo de Vida del Expediente de Contratación Ley 30/2007 Ley 11/2007 Cierre Ejecución y Facturación Formalización Adjudicación Licitación Aprobación Inicio Información Control Auditoria Seguridad Eficiencia 5

6 3. La Contratación Electrónica Complejidad y Factores Clave El despliegue de soluciones de Contratación Electrónica en el ámbito de las AAPP es un proyecto complejo debido a distintos factores: Carácter regulado y complejidad de los propios procedimientos. Número y diversidad de los actores intervinientes: Órgano de Contratación, Órganos de Publicidad, empresas licitadoras, Intervención, Resistencia al cambio en las personas implicadas: personal de la administración, empresas, Dificultades en el ámbito tecnológico: plataformas, distintos estándares, necesidades de integración con sistemas dispares, Disparidad en la tipología de contratos y en los objetos de la contratación. 6

7 3. La Contratación Electrónica Complejidad y Factores Clave Legislación Organización Consultoría de Procesos de Cont ratación Procesos Sistemas Actuales Ámbito Organizativo Propuesta de cambios organizativos Propuesta de cambios legislativos Nuevo mapa de procesos Plan de Gestión del Cambio Ámbito de Sistemas de Información Plan de Sistemas de Información Planificación del despliegue de soluciones Valoración económica. 7

8 3. La Contratación Electrónica Servicios comunes de eadministración Conjunto de componentes que proporcionan servicios relacionados con procesos y gestiones de la Administración Pública: Notificación Electrónica. Proporciona los servicios para la comunicación oficial con los licitadores. Gestor Documental. Gestiona el ciclo de vida de los distintos documentos relacionados con la contratación. Registro Telemático. Proporciona constancia fiable y legal de la presentación de documentos por parte de los licitadores. Firma Electrónica. Proporciona los servicios necesarios para garantizar el origen, integridad y no repudio de los distintos documentos. Motor de Tramitación. Proporciona el soporte al flujo de trabajo, dirigiendo y coordinando las distintas fases, etapas y tareas que comprende la tramitación del expediente de contratación. 8

9 3. La Contratación Electrónica Portal de Contratación Electrónica Centraliza el intercambio de información entre la AAPP y sus proveedores. Mecanismo de publicación de la información relacionada con la contratación de la AAPP con efectos legales (perfil de contratante) de acuerdo a la Ley 30/2007. Funcionalidad para la recepción de ofertas y la notificación de adjudicaciones. Registro de empresas licitadoras. 9

10 4. Modelado de Procesos y adecuación al nuevo entorno Gestión del cambio ( para qué) Para documentar, no sólo para que la Organización sepa cómo se hacen las cosas, también para mejorar la forma de hacer las cosas. Cuando un proceso es modelado, pueden apreciarse con facilidad: Las interrelaciones existentes entre distintas actividades. Definir los puntos de contacto con otros procesos. Identificar los subprocesos comprendidos. Los problemas existentes pueden ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora. Diagramar permite establecer una representación visual de los procesos y subprocesos, lo que permite la elaboración del Mapa de Procesos de la compañía. También hace posible la distinción entre aquellas que aportan valor añadido de las que no lo hacen, es decir que no proveen directamente nada al cliente del proceso o al resultado deseado. 10

11 4. Modelado de Procesos y adecuación al nuevo entorno Gestión del cambio (mejora continua) Organización Planificar Tecnología Actuar Ejecutar Procesos Comprobar Proveedores Empleados 11

12 4. Modelado de Procesos y adecuación al nuevo entorno Reingeniería de procesos Normalizar y homogeneizar los procedimientos de contratación. Documentar los procedimientos. Estandarizar los documentos. Mejorar en la eficiencia y agilización los procesos: Proponiendo y validando los cambios organizativos necesarios. Optimizando los procesos. Eliminando los errores derivados de procedimientos manuales mediante una automatización. Definir el alcance y calendario del despliegue de la solución completa con el fin de garantizar que se cubren los objetivos con el mínimo riesgo posible. La Mejora de Procesos sistematiza la identificación de puntos de ineficiencia y el establecimiento de soluciones, mediante la utilización de técnicas específicas que permiten optimizar los tiempos empleados en ello y asegurar que la solución propuesta es la que necesita la compañía. 12

13 5. El Valor Diferencial de Telefónica Capacidades y Casos de Éxito Dónde estamos? Ayuntamiento de Málaga Solución global: ciudadanos, empresas y diferentes administraciones: ayuntamientos, diputaciones, universidades, etc. Tecnología modular basada en SW libre Consultoría de procedimientos Posibilidad de modo servicio desde la Red. Multicanal Alineado con el Esquema Nacional de Interoperabilidad 13

14 05 5. El Valor Diferencial de Telefónica Nuestra experiencia, nuestras capacidades,... Conocimiento y Experiencia Capacidad y Solvencia Técnica Profesionales y Metodología Socios y Alianzas 14

15 05 5. El Valor Diferencial de Telefónica Nuestra experiencia, nuestras capacidades,... La implantación de la Tramitación Electrónica requiere mucho más que la implantación de un sistema. Se debe traducir la lógica de actuar de los Agentes frente a un expediente en los sistemas informáticos de tramitación. I II III IV Plataforma Inventario Descripción Racionalización tecnológica/ procedimientos Procedimientos componentes V Gestión del Cambio Análisis situación de partida 15

16 5. El Valor Diferencial de Telefónica Nuestra experiencia, nuestras capacidades,... Empresas Portal de Compras Interoperabilidad Otros Sistemas Tramitación del Expediente de Contratación Empleados AAPP Motor de Tramitación Firma Electrónica Registro Telemático Gestión Documental Notificación Telemática Expediente de Contratación Servicios Comunes de eadministración 16

17 5. El Valor Diferencial de Telefónica Nuestra experiencia, nuestras capacidades,... Licitación Gestión Aprovisionamiento Facturación y Pago Tareas Herramientas Selección de proveedores. Asegurar los mejores precios y SLAs Seleccionar el mejor acuerdo. Subastas Licitación Electrónica Evaluación de Ofertas Revisar los Selección de bienes contratos y servicios. existentes. Generación y envío Controlar y valorar de pedidos. el desempeño de los proveedores. Gestionar las recepciones Renegociar contratos Marketplaces Gestión de Contratos Webs Proveedores eprocurement Gestión Integrada de la Información Recepción de facturas. Liberar el pago. efactura ERPs Pasarela de Pagos 17

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