INSTRUCCIONES. 1. Plan de supervisión y cierre de Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y Proyectos de Capacitación en Calidad del año 2008

Transcripción

1 INSTRUCCIÓN 184/2009 SICALIDAD Dirección General Adjunta de Calidad en Salud Dirección General de Calidad y Educación en Salud Asunto Plan de supervisión y cierre de Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y Proyectos de Capacitación en Calidad del año 2008 y pendientes de 2007 La Dirección General de Calidad y Educación en Salud (DGCES) dentro de las Convocatorias para Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y Proyectos de Capacitación en Calidad, publicadas en febrero del 2008 por medio de la Instrucción 66/2008, plantea que como instancia ejecutora promoverá acciones que impulsen sus componentes, así como las asesorías, consultorías y evaluación que consoliden la implementación de los Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y los Proyectos de Capacitación en Calidad adjudicados en el 2008 publicados en la Instrucción 116/2008. En virtud de lo establecido en las Reglas de Operación de SICALIDAD difundido por la Instrucción 65/2008, aplicables a los apoyos financiados en el año 2008, se establece el Plan de supervisión y cierre, conforme a las siguientes: INSTRUCCIONES 1. Plan de supervisión y cierre de Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y Proyectos de Capacitación en Calidad del año Durante el periodo del 1 de septiembre al 26 de noviembre se llevará a cabo el Plan de supervisión y cierre de Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y Proyectos de Capacitación en Calidad del año El mencionado Plan tendrá como objetivo la comprobación tanto del destino y aplicación de los recursos asignados, como la medición de avances correspondientes a los indicadores y objetivos de los Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y los Proyectos de Capacitación en Calidad Los objetivos del Plan de supervisión y cierre de Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y Proyectos de Capacitación en Calidad del año 2008 son los siguientes: a) Conocer el grado de avance o implantación de los proyectos financiados por la Dirección General de Calidad y Educación en Salud. b) Evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos y resultados comprometidos en el proyecto original. c) Verificar que los bienes adquiridos corresponden con los bienes comprometidos en el proyecto original y que han sido recibidos por la unidad médica. 1

2 d) Comprobar que la documentación que sustenta el financiamiento ejercido cumple los requerimientos legales y reglamentarios de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. e) Apoyar y asesorar a la conducción y medición de avances y continuidad de acciones a favor de la calidad en las unidades que fueron financiadas El plan al que hace referencia la presente instrucción se desarrollará por parte de la DGCES mediante visitas a las Entidades Federativas, según el calendario siguiente: Estado Fechas Jalisco 1-3 Sept. México Sept. San Luis Potosí Quintana Roo 6-8 Oct. 3-5 Nov. Michoacán Nov. Coahuila Nov. Seguimiento de proyectos de financiamiento Acuerdos de Gestión y Capacitación Acuerdos de Gestión y Capacitación Acuerdos de Gestión y Capacitación Acuerdos de Gestión y Capacitación Acuerdos de Gestión y Capacitación Acuerdos de Gestión y Capacitación Monto Monto Monto Monto Asignado Asignado Asignado Asignado CCAG Capacitación CCAG Capacitación $700, $334, $1,210, $400, $500, $393, $600, $400, $300, $346, $179, $400, $400, $210, $300, $390, Monto total $1,420, $579, $2,800, $2,264, El protocolo de supervisión del plan establecido en esta Instrucción se define en el documento Protocolo de Supervisión de Proyectos de Financiamiento, Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y Proyectos de Capacitación en Calidad, mismo que se adjunta Durante la visita de supervisión se utilizará los formatos FS-CCAG para Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y el FS-CC para Proyectos de Capacitación en Calidad, que se anexan a la presente instrucción. 2. Criterios para la visita de supervisión e informe de hallazgos y recomendaciones 2.1. Durante la visita de supervisión en cada Estado en relación a los Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión, la DGCES realizará una revisión en torno a los avances logrados conforme a los compromisos establecidos por las unidades; así como el proceso y tiempos en los que se ejercieron los recursos, en apego a las Reglas de Operación de SICALIDAD y la Convocatorias antes citadas. 2

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4 Protocolo de Supervisión de Proyectos de Financiamiento Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y Proyectos de Capacitación en Calidad Para dar cumplimiento a lo establecido en el apartado número cinco, referente a Auditoria, control y supervisión de las Reglas de Operación vigentes de Sicalidad, así como a lo estipulado en las convocatorias para el financiamiento de Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y Proyectos de Capacitación en Calidad. La Dirección General de Calidad y Educación en Salud promoverá acciones de evaluación de la aplicación de los recursos y el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron asignados, de manera directa y a través de acciones convenidas con los servicios estatales de salud, a efecto de dar seguimiento y ponderar los avances de Sicalidad en relación a los objetivos planteados. Se establece el siguiente protocolo. OBJETIVO DE LA SUPERVISIÓN: Objetivo general: Dar seguimiento a los proyectos de financiamiento de SICALIDAD: Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y Proyectos de Capacitación en Calidad, a través de acciones de supervisión de los recursos y el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron asignados; en apego a las Reglas de Operación vigentes de SICALIDAD. Objetivos específicos. 1. Conocer el grado de avance o implantación de los proyectos financiados por la Dirección General de Calidad y Educación en Salud. 2. Evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos y resultados comprometidos en el proyecto original. 3. Verificar que los bienes adquiridos corresponden con los bienes comprometidos en el proyecto original y que han sido recibidos por la unidad médica. 4. Comprobar que la documentación que sustenta el financiamiento ejercido cumple los requerimientos legales y reglamentarios de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. 5. Apoyar y asesorar a la conducción y medición de avances y continuidad de acciones a favor de la calidad en las unidades que fueron financiadas ENFOQUE El enfoque de la supervisión se basa en la recolección de la evidencia objetiva, la cual puede obtenerse por medio de la observación a través de la visita de campo a la unidad médica y la revisión documental de informes, reportes, indicadores, facturas, licitaciones, listas de asistencia, etc. DOCUMENTOS Y NORMAS DE REFERENCIA Reglas de operación del Programa Sistema Integral de Calidad en Salud (SICALIDAD), DOF 30 de Diciembre de Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Convocatorias de Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y Proyectos de Capacitación en Calidad Instrucciones 31, 44 y 116. Referentes a la adjudicación de proyectos de financiamiento Instrucciones que regulan la estrategia SICALIDAD Proyectos originales enviados por la entidad federativa. DATOS DEL EQUIPO DE SUPERVISIÓN Lic. José Antonio Álvarez Belaunzarán Director de Mejora de Procesos Lic. María de Jesús Santiago Martínez Líder de Proyecto de Acuerdos de Gestión Lic. Marcela Sánchez Zavala Líder de Proyecto de Capacitación en Calidad Personal de la DGCES - Líderes de proyecto de líneas de acción de Sicalidad

5 Protocolo de Supervisión de Proyectos de Financiamiento Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y Proyectos de Capacitación en Calidad AGENDA 1.- Reunión de apertura con Responsable Estatal de Calidad en los Servicios Estatales de Salud Presentación del equipo de supervisión de la DGCES Objetivo de la visita Entrega del Plan de Supervisión Diseño de ruta de la visita a las unidades médicas 2.- Revisión documental técnico financiera de los proyectos de financiamiento en oficinas centrales Técnica: Expediente o carpeta con la información que respalde el seguimiento por parte del Responsable Estatal de Calidad a dichos proyectos.(consultar formatos FS-CCAG y FS-CC) Financiera: Comprobación del recurso asignado, respaldado con facturas originales, hojas de entrega recepción. (Consultar formatos FS-CCAG y FS-CC) 3.- Visita a unidades médicas seleccionadas con acompañamiento del Gestor de Calidad Entrevista con el Responsable de la unidad y Gestor de Calidad Revisión técnica del proyecto Revisión de bienes en la unidad Cierre con el Responsable de la unidad y Gestor de Calidad 4.- Reunión de trabajo del equipo de supervisión: Informe provisional Hallazgos relevantes Observaciones y comentarios generales Hallazgos destacados en la visita de supervisión Compromisos que se adoptan en relación con los hallazgos Elaboración de informe provisional 5.- Informe provisional de resultados y cierre de la visita Reunión con el Responsable Estatal de Calidad y/o directivos de los servicios estatales de salud y equipo de calidad en oficinas centrales. Entrega y lectura del informe provisional de hallazgos Observaciones y comentarios Firma del Informe provisional 6.- Envío del Informe definitivo al Secretario de Salud Estatal y al Responsable Estatal de Calidad Elaboración del Informe de hallazgos y recomendaciones Envío al Secretario de Salud Estatal y el Responsable Estatal de Calidad por la DGCES Cierre y archivo del expediente

6 Protocolo de Supervisión de Proyectos de Financiamiento Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión y Proyectos de Capacitación en Calidad REQUERIMIENTOS DE LOGÍSTICA PARA LA VISITA DE SEGUIMIENTO El Responsable Estatal de Calidad y el Gestor de Calidad acompañará al equipo de supervisión de la DGCES durante la visita de seguimiento. Solicitar que en las unidades médicas a visitar se encuentre presente el Responsable de la unidad, Responsable de Almacén y Responsable del proyecto a supervisar. Facilitar un espacio de trabajo al equipo de supervisión y el acceso a computadora e impresora para la integración de los informes finales de resultados Apoyar en el traslado del equipo de supervisión a las unidades médicas a visitar

7 Entidad: Fecha: SUBSECRETARÍA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD COMPROMISOS DE CALIDAD EN ACUERDOS DE GESTIÓN Tipo de unidad: FS-CCAG Servicios Estatales de Salud Jurisdicción Sanitaria Hospital Centro de Salud 1.- Revisión documental técnico financiera de los Compromisos de Calidad en Acuerdos de Gestión en oficinas centrales (CCAG) Reactivo Técnica SI NO Evidencia documental El responsable estatal dio seguimiento a los CCAG, en Expediente de los proyectos de cumplimiento a la convocatoria y financiamiento: las Reglas de Operación o lo Programa de trabajo y/o delegó en el Gestor de Calidad? supervisión Hallazgo de cumplimiento o incumplimiento El REC cuenta con evidencia documental del cumplimiento de los objetivos, metas y resultados de los proyectos o lo delegó en el Gestor de Calidad? Informes de seguimiento (FT- CCAG-01) Informes, oficios, minutas, indicadores, tableros de control. El responsable estatal supervisó la aplicación y entrega adecuada de recursos en tiempo y forma o lo delegó en el Gestor de Calidad? En caso de encontrar desviaciones en la aplicación del recurso o en el cumplimiento de objetivos de los proyectos El REC tomó acciones al respecto? Informes de avances, oficios, entrega de bienes, participación en licitaciones, hojas de entrega recepción, etc. Comprobación financiera (FF-CCAG-01) Oficios, visitas, informes, etc. Pag. 1

8 COMPROMISOS DE CALIDAD EN ACUERDOS DE GESTIÓN FS-CCAG 2.- Visitas a las unidades médicas Unidad Gestor de calidad Reactivo Existe evidencia documental del desarrollo o implantación de los CCAG, así como del cumplimiento de los objetivos y las metas planteadas en el proyecto original? Técnica y entrevista Expediente o carpeta con la información que sustente el desarrollo del proyecto. Informes, indicadores, Fotografías, etc. EVALUACIÓN TÉCNICA SI NO Evidencia documental Hallazgo de cumplimiento o incumplimiento Se cuenta con un proceso estandarizado del proyecto? y entrevista Diagrama de flujo, procedimientos, manuales, etc. Existe evidencia del impacto obtenido con la estandarización del proceso y/o está en proceso de medición? y entrevista Encuestas Indicadores Pag. 2

9 El personal que interviene en el proceso lo conoce? SUBSECRETARÍA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD COMPROMISOS DE CALIDAD EN ACUERDOS DE GESTIÓN Entrevista FS-CCAG Aplican el monitoreo y análisis de indicadores y utilizan la información para la toma decisiones? y entrevista Indicadores, análisis de problemas, proyectos de mejora, actas del comité de calidad, etc. Existe evidencia de que los indicadores siguen mejorando o se mantienen en lo logrado? Tendencia de indicadores Los bienes entregados a la unidad, corresponden a lo solicitado en el proyecto? (en caso negativo son bienes asimilables que logran el objetivo planteado?) Si los bienes adquiridos no corresponden con el proyecto original, existe documento que lo justifique? (en caso negativo, solicitar su elaboración) Se comprobó que los bienes adquiridos con el financiamiento se encuentran en la unidad médica y en uso por el personal de salud? EVALUACIÓN FINANCIERA y entrevista Proyecto original Hojas entrega recepción y entrevista Oficio, informe, autorización, etc. Observación y entrevista Fotografías de los bienes Pag. 3

10 COMPROMISOS DE CALIDAD EN ACUERDOS DE GESTIÓN FS-CCAG ESTABLECIMIENTO DE COMPROMISOS EN RELACIÓN CON LOS HALLAZGOS Nombre de los evaluadores Firma Responsable Estatal de Calidad Firma Pag. 4

11 Entidad: Fecha: Proyecto(s): SUBSECRETARÍA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD PROYECTOS DE CAPACITACIÓN EN CALIDAD Tipo de unidad: Servicios Estatales de Salud Jurisdicción Sanitaria Hospital Centro de Salud FS-CC 1.- Revisión documental técnico financiera de los proyectos de Capacitación en Calidad en oficinas centrales SI NO Evidencia documental Hallazgo de cumplimiento Reactivo Técnica o incumplimiento El responsable estatal dio seguimiento a los proyectos de financiamiento, en cumplimiento a la convocatoria y las Reglas de Operación o lo delegó en el Gestor de Calidad? Expediente de los proyectos de capacitación en calidad. Programa de trabajo y/o supervisión El REC cuenta con evidencia documental del cumplimiento respecto a la cobertura planteada en el proyecto original o lo delegó en el Gestor de Calidad? Listas de asistencia (cargos acorde a proyecto: operativo, mando medio, directivo). Cronograma de la capacitación. Material o carpeta de trabajo. Programa. El REC cuenta con evidencia documental del cumplimiento de los objetivos, metas y resultados comprometidos en el proyecto original o lo delegó en el Gestor de Calidad? Informes de seguimiento (FAPF01 y PFCC-IF) Informes, oficios, minutas Indicadores, tableros de control, proyectos de mejora por unidad implantación y/o desarrollo Pag. 1

12 PROYECTOS DE CAPACITACIÓN EN CALIDAD FS-CC El REC cuenta con evidencia documental del impacto del proyecto de Capacitación en Calidad en las unidades médicas o lo delegó en el Gestor de Calidad? Relación de unidades impactadas Tipo de unidad (Hosp. o CS) Cuántas personas por unidad Proyectos de mejora por unidad El REC cuenta con evidencia documental del impacto del Proyecto de Capacitación en las diferentes líneas de acción de SICalidad? Registros de indicadores Calidad técnica Calidad percibida Institucionalización de la calidad El responsable estatal supervisó la aplicación y entrega adecuada de recursos en tiempo y forma o lo delegó en el Gestor de Calidad? Informes de avances, oficios, entrega de bienes, participación en licitaciones, hojas de entrega recepción, etc. Comprobación financiera (FF-CCHE-01) En caso de encontrar desviaciones en la aplicación del recurso o en el cumplimiento de objetivos de los proyectos El REC tomó acciones al respecto? Oficios, visitas, informes, etc. Pag. 2

13 2.- Visitas a las unidades médicas SUBSECRETARÍA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD PROYECTOS DE CAPACITACIÓN EN CALIDAD FS-CC Unidad Gestor de calidad Reactivo Técnica SI NO Evidencia documental El personal que interviene Entrevista en el proceso tuvo conocimiento del proyecto de capacitación? Hallazgo de cumplimiento o incumplimiento Con la capacitación recibida adquirió los conocimientos, herramientas, habilidades, aptitudes y/o actitudes que le permitan un mejor desempeño en sus funciones? De que manera se ve reflejado el impacto de la capacitación? Derivado de la capacitación se mejoró algún proceso en su unidad? La capacitación recibida cubrió sus expectativas, en cuanto a calidad, cantidad y el tipo de personal que participó? Entrevista Entrevista Entrevista Entrevista Pag. 3

14 PROYECTOS DE CAPACITACIÓN EN CALIDAD FS-CC SOLO EN CASO DE HABER DESARROLLADO UN PROYECTO DE MEJORA, APLICAR LOS SIGUIENTES REACTIVOS Existe evidencia documental y entrevista del desarrollo o implantación Expediente o carpeta con la de los proyectos, así como información que sustente el del cumplimiento de los desarrollo del proyecto. objetivos y las metas Informes, indicadores, planteadas en el proyecto fotografías, etc. original? Se cuenta con un proceso estandarizado del proyecto? y entrevista Diagrama de flujo, procedimientos, manuales, etc. Existe evidencia del impacto obtenido con la estandarización del proceso? y entrevista Encuestas Indicadores Aplican el monitoreo y análisis de indicadores y utilizan la información para la toma decisiones? Existe evidencia de que los indicadores siguen mejorando o se mantienen en lo logrado? y entrevista Indicadores, análisis de problemas, proyectos de mejora, actas del comité de calidad, etc. Tendencia de indicadores Pag. 4

15 PROYECTOS DE CAPACITACIÓN EN CALIDAD ESTABLECIMIENTO DE COMPROMISOS DERIVADOS DE LOS HALLAZGOS FS-CC Nombre de los evaluadores Firma Responsable Estatal de Calidad Firma Pag. 5