TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 Hoja No ACTAS DEL COMITÉ DE EXPERTOS Agenda Reunión ACTAS SESIONES CREG Agenda CREG RESOLUCIONES RESOLUCIONES REGULATORIAS Citación a Sesión Sesión CREG Resolución Documento Soporte Citación a Notificación Notificación Edicto CIRCULARES CIRCULARES Circular COMUNICACIONES COMUNICACIONES Entrante Interna INFORMES INFORMES A ENTES DE CONTROL INFORMES DE CALIDAD Ejecutivo de Actividades totalmente y digitalizar por posibles solicitudes o consultas 2 20 X X X Es un documento de carácter Histórico que posee valores 2 5 X X X Una vez terminado el tiempo de retención en archivo central se digitaliza y el soporte en papel se elimina X X X Seleccionar el 10% de los informes para transferir al archivo 1 15 X X X Seleccionar el 10% de los informes para transferir al archivo

2 Hoja No PLANES DE COMUNICACIONES Anual de Gestión Anual MEDIOS DE COMUNICACIÓN MEDIOS DE COMUNICACIÓN Formato de Atención a Periodistas Formato de Monitoreo de Prensa MATERIALES APOYO Programa de Televisión Audio Video Aviso de Prensa Disco Compacto EVENTOS INSTITUCIONALES REGISTROS Registro de Asistencia a Eventos Institucionales Fotografía Arte Final de Pendones DIVULGACIÓNES DIVULGACIÓNES Cartilla Folleto Invitación Presentación PLANES ANUALES DE GESTIÓN Estudio de Gestión Interno s de Gestión Externo Formato de Seguimiento Avance Plan Operativo Institucional 1 0 X X Una vez finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestión se selecciona y se hace la transferencia al Centro de Documentación de la Entidad. 1 2 X X Una vez finalizado el tiempo de retención en el archivo central 1 0 X X Una vez finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestión se selecciona y se hace la transferencia al Centro de Documentación de la Entidad.

3 Hoja No MATRICES MATRICES DE CUMPLIMIENTOS DE REQUISITOS MECI Matriz MATRICES DE RIESGO Instructivo Matriz PROYECTOS PROYECTOS DE INVERSIÓN Anteproyecto Proyecto PROYECTOS DE PRESUPUESTO Anteproyecto Proyecto ACTAS DE PLANIFICACIÓN Formato Acta de Planificación de Cambio ACTAS DE REUNIÓN ACTAS DE REVISIÓN de Revisión por la Dirección 2 8 X X X Una vez terminado el tiempo de retención en archivo central se digitaliza y el soporte en papel se elimina 2 8 X X X Una vez terminado el tiempo de retención en archivo central se digitaliza y el soporte en papel se elimina X X Una vez finalizado el tiempo de retención en el archivo central INDICADORES INDICADORES DE GESTIÓN 1 2 X X Una vez finalizado el tiempo de retención en el archivo central Indicador INFORMES INFORMES A ENTES DE CONTROL INFORMES DE ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO INFORMES DE AUDITORIA Auditoria Externa

4 Hoja No. 4 Auditoria Interna ACTAS DE PLANIFICACIÓN Formato Acta de Planificación de Cambio ACTAS DE REUNIÓN Reunión de Apertura y Cierre de Auditoria PLANES DE ACCIÓN Cronograma de Actividades PLANES DE AUDITORIA de Auditoria Interna de Auditoria Externa PLANES DE MEJORAMIENTO Formato de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora PROGRAMAS PROGRAMAS Programa de Auditoria Interna Programa de Auditoria Externa MANUALES MANUALES DE OPERACIONES O S Manual NORMOGRAMAS Normograma Institucional EVALUACIONES EVALUACIONES Formato Evaluación del Sistema de Control Interno Formato Evaluación del Sistema de Control Interno Contable REPORTES 2 10 X X Una vez finalizado el tiempo de retención en el archivo central 1 1 X X Una vez finalizado el tiempo de retención en el archivo central

5 Hoja No REPORTES DE AUDITORIA INTERNA Formato Reporte REPORTES DE INDICADORES DE GESTIÓN Formato Reporte Indicadores de Gestión de Calidad MAPAS MAPAS DE RIESGO Mapa de Riesgos Institucional Mapa de Riesgos Procesos de Evaluación Mapa de Riesgos Procesos de Soportes Mapa de Riesgos Procesos Estratégicos Mapa de Riesgos Procesos Misionales SGC SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SGC Formato Entrega de Documentos SGC Lista Distribución de Documentos SGC Lista de Verificación SOLICITUDES SOLICITUDES Solicitud Acciones de Mejora Solicitud Elaboración, Modificación y/o Anulación de Documentos