INFORME DE EVALUACIÓN MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Y DE CORRUPCIÓN 3º CUATRIMESTRE 2014 GIT DE CONTROL INTERNO

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1 INFORME DE EVALUACIÓN MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Y DE CORRUPCIÓN 3º CUATRIMESTRE 2014 GIT DE CONTROL INTERNO INTRODUCCIÓN El GIT de Control Interno en atención a lo dispuesto en la Ley 87 de 1993, reglamentada por el Decreto 1537 de 2001, Roles del Sistema de Control Interno frente a la valoración del riesgo, en la Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción, reglamentada por el Decreto 2641 de 2012, el Decreto 943 del 21 de mayo de MECI y la Guía de Auditoria para Entidades Públicas DAFP, da cumplimiento al seguimiento y Control de la Estrategia del Plan Anticorrupción a cargo del GIT de Control Interno, para la vigencia 2014, que en Comité SIGI de fecha 24 de febrero de 2014 aprobó la realización de informes cuatrimestrales enfocados a los Riesgos Institucionales y de Corrupción que se identifiquen en la CGN, con el fin de dar cumplimiento a las fechas establecidas por la Norma así: abril 30, agosto 31 y diciembre 31. De conformidad con lo anterior y en cumplimiento a la Política de Administración del Riesgo, y como responsable de la evaluación y seguimiento al Mapa de Riesgos institucional y de corrupción de la CGN, con periodicidad cuatrimestral, se presenta el informe correspondiente al tercer (3) cuatrimestre del año 2014, al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. La metodología adoptada para desarrollar el presente informe consistió en realizar seguimiento al Informe de Riesgos y de Corrupción del 2o cuatrimestre de la vigencia 2014, con el fin de evaluar el cumplimiento de las acciones propuestas en temas como: monitoreo, análisis y evaluación de los riesgos institucionales y de corrupción por proceso e institucionales. 1. Políticas de Administración del Riesgo. Se constató que se ajustó, aprobó y publicó la política de Administración del riesgo, integrando los riesgos de corrupción y alineando los ciclos de seguimiento y evaluación para planeación y control interno en periodos cuatrimestrales. Se verificó la consistencia de la información reportada en el informe anterior acerca de la Política de Administración del Riesgo y se confirmó que se realizaron los ajustes pertinentes en los diferentes ambientes de publicación. 1

2 2. Análisis Riesgos Institucionales de cada Proceso Matriz de Riegos Institucional Ruta: Página CGN / Riesgos/ Reportes en fechas vencidas, casillas de fechas de implementación, en Intranet / SIGI, se comprobó que las matrices presentan la información en la casilla de fechas de implementación. Se identifican 42 riesgos relacionando 100 controles, 58 acciones y 56 indicadores. En las Opciones de manejo de los riesgos, se presenta el siguiente comportamiento: Reducir el riesgo: 12 ítems Asumir o reducir el riesgo: 11 ítems Reducir, evitar, compartir o transferir el riesgo: 8 ítems Evitar o reducir: 5 ítems Asumir el riesgo: 5 ítems Reducir y compartir el riesgo: 1 ítems Matriz de Riesgos de corrupción se identifican 20 riesgos, relacionando 20 Tipo de control - preventivos, 16 administración de riesgo a reducir y 4 a evitar, adicionalmente 21 indicadores. En el tema de Planes de Contingencia, se observó que fue realizada la actualización y aplicación del Plan. 2.1 Procesos Estratégicos Es importante anotar que este informe se fundamenta en el seguimiento realizado por el GIT de Control Interno a las acciones y observaciones detectadas y recomendadas en el segundo informe cuatrimestral al mapa de riesgos institucional y de corrupción entregado a cada líder de proceso. a. Planeación Integral Este proceso informó que durante el tercer cuatrimestre del 2014 se realizó un seguimiento permanente de acuerdo a los controles y acciones establecidas, lo cual originó un nuevo versionamiento de los riesgos de corrupción para el proceso de Planeación integral presentados y aprobados en el Comité SIGI con los ajustes en la acción a ejecutar al cierre del año Por otro lado se observó que los riesgos de gestión, continúan siendo los mismos. b. Comunicación Pública 2

3 No presentó informe para este cuatrimestre 2.2 Procesos Misionales a. Normalización y Culturización Contable. Informó que se revisaron los riesgos del proceso y los riesgos de corrupción, sin presentar cambios de acuerdo a la medición y seguimiento realizados. b. Centralización de la Información Informó que en el monitoreo y seguimiento del tercer cuatrimestre se mantuvo la probabilidad de ocurrencia, por lo tanto no se presentaron hechos que ameritaran cambios en los riesgos. Así mismo, realizaron actividades de control para mitigar los riesgos institucionales evitando su materialización y afectación a la gestión de la Subcontaduría de Centralización de la Información, como es el caso del riesgo Cobertura en la transmisión de la información, toda vez que los funcionarios y colaboradores del GIT de Gestión realizaron actividades de gestión para disminuir el número de entidades omisas en la transmisión de la Información Contable Publica-ICP del corte julio 1 a septiembre 30 de 2014, actividades que permitieron incrementar el número de entidades contables Públicas-ECP que reportaron información. De igual manera se realizaron actividades de control para los riesgos de Inexactitud en el reporte de la información y Asesoría inadecuada, lo cual evidencia que los controles y acciones implementadas han sido eficaces para mitigar la materialización de los riesgos en este proceso. Los riesgos de corrupción del proceso no requirieron ningún ajuste para el tercer cuatrienio. c. Consolidación de la Información Informó que fueron aprobados por parte del comité SIGI, los siguientes riesgos de gestión: demora en la presentación del Balance General de la Nación, Incumplimiento en la entrega de informes diferentes al Balance General de la Nación, Inexactitud en las cifras entregadas, Desacierto o equivocación en el proceso de consolidación y de corrupción del proceso, a los cuales se les han realizado los controles respectivos evitando su materialización. El riesgo de corrupción tráfico de influencia en la expedición de certificaciones, se mantiene toda vez que se debe conservar un inventario de los posibles riesgos así la probabilidad de ocurrencia sea mínima. 3

4 2.3 PROCESOS DE APOYO a. Gestión Humana Informó sobre los siguientes riesgos de corrupción: decisiones ajustadas para modificación al manual de funciones y beneficiar intereses particulares, ejecución de actividades de capacitación sin cumplimiento de requisitos, ejecución del plan de bienestar social sin cumplimiento de requisitos y ejecución del programa de salud ocupacional ; indicando que no se han materializado durante las últimas vigencias, pero sin embargo su materialización es latente y se continúa con el monitoreo y seguimiento de controles y acciones. No presentó información de los demás riesgos. b. Gestión Administrativa No presentó informe para este cuatrimestre. c. Gestión de Recursos Financieros No presentó informe para este cuatrimestre. d. Gestión TIC s Informó que se realizaron cambios en la matriz de riesgos del proceso después de analizados los resultados de los controles, acciones e indicadores evidenciados en los formatos de actualización, cumpliendo con la metodología de actualización de riesgos. Igualmente se observó que continúan realizando reuniones de seguimiento, evaluando el manejo y soporte de la plataforma tecnológica, desarrollo y planeación en el proceso. e. Gestión Jurídica Informó que los riesgos de gestión no presentaron modificaciones; se eliminó el anterior riesgo de corrupción y se incluyó el riesgo denominado proyecto y revisión de actuaciones y actos administrativos con el objetivo de favorecer intereses personales o desviados. Para el tercer cuatrimestre del 2014 realizaron seguimientos a los riesgos del proceso contemplando los controles para su mitigación. 2.4 Proceso de Evaluación Control y Evaluación 4

5 Se verificó que se realizó durante el tercer cuatrimestre del 2014 un seguimiento permanente de acuerdo a los controles y acciones establecidas, sin presentarse cambios en los riesgos. Por otro lado el riesgo de corrupción, continuó siendo el mismo. 3 RIESGOS DE CORRUPCIÓN Se verificó que se realizaron los monitoreos de los Riesgos de Corrupción para la vigencia fiscal 2014, de acuerdo con los informes remitidos al GIT de Control Interno. A la fecha de realización del presente informe no se encontró cargada la información en el sistema SIGI, situación que se recomienda ser objeto de evaluación en el próximo informe de riesgos. 4 CONCLUSIONES Los procesos que enviaron el informe de riesgos Institucionales y de Corrupción, presentaron conclusiones acerca de cómo ha sido el monitoreo y análisis de acuerdo a los resultados obtenidos, aunque cabe mencionar que no se observó la medición completa de todos los indicadores en los informes de los procesos correspondientes a : Normalización y Culturización Contable, Consolidación de la información, Gestión Jurídica, Gestión Humana, Planeación integral y Gestión TICs, situación que debe ser de cumplimiento por parte de los procesos porque son los parámetros que permiten evaluar los resultados de las actividades operativas diarias. 5 RECOMENDACIONES De acuerdo a lo informado por los procesos y lo observado en ellos, se presenta un monitoreo y análisis del riesgo, de los controles y las acciones, pero como a la fecha de este informe no se ha finalizado el proceso de cargue de la información en el Sistema SIGI incluyendo los resultados de los indicadores correspondientes, se recomienda por parte de este GIT, continuar con el constante monitoreo de lo definido, desde la visión de verificar los riesgos propios de cada proceso y establecer los controles y acciones que permitan mitigarlos. Igualmente se recomienda confrontar el resultado de la evaluación de los riesgos con los controles identificados y así realizar el desplazamiento en la Matriz de calificación, evaluación y respuesta a los riesgos, que permita tomar decisiones frente al tratamiento del riesgo, tendientes a evitar, reducir, compartir o asumir el riesgo. Adicionalmente se deben incluir los resultados de los indicadores tanto en el sistema SIGI como en el informe. 5

6 En relación a la columna de responsable de las matrices de riesgo, se recomienda incluir solamente el cargo y no el nombre, esto teniendo en cuenta que cuando se realizan cambios de responsable implica el cambio de todos los documentos que incluyen nombres propios. Con base en lo señalado en el presente informe se invita a los procesos, a revisar y monitorear la caracterización de los riesgos de su proceso y la valoración de los indicadores, de tal forma que le permitan al GIT de Control Interno evaluar en el informe del próximo cuatrimestre los resultados de las acciones realizadas frente a la gestión de sus riesgos, basado en los resultados de los indicadores. Se recomienda implementar una directriz clara que establezca fechas límite de entrega de información al GIT de Planeación o de carga en el sistema, de los indicadores relacionados con los riesgos, teniendo en cuenta que en los informes enviados al GIT de Control Interno solo se reportaron algunos de estos como se menciona en el presente informe. De igual manera se recomienda evaluar la redacción de los controles y acciones establecidos en las matrices, por cuanto en algunos casos se interpreta el control como una acción, como actualmente sucede en el GIT de Planeación que se cita a modo de ejemplo: RIESGO CONTROLES ACCIONES Incumplimiento en el Seguimiento al Implementar un sistema reporte re la cronograma de cortes de de gestión integrado que información necesaria envío de información. facilite la entrega y para generar planes, programas, proyectos Gestión Telefónica y por correo electrónico. genere alertas tempranas e informes de Envío de comunicación seguimiento. interna a los procesos. Asesoría personal para el cumplimiento de plazos De lo anterior basado en la Guía para la administración del Riesgo del DAFP se sugiere tener en cuenta lo relacionado a continuación para ser evaluado: RIESGO CONTROLES ACCIONES Incumplimiento en el Aplicativo que permita Elaboración de reporte re la mediante alarmas cronogramas con fechas información necesaria controlar las fechas límite de corte para generar planes, para envío de Implementar un sistema programas, proyectos información, manejo de de gestión integrado que e informes de gestión telefónica, correo facilite la entrega y seguimiento. electrónico y envío de comunicaciones genere alertas tempranas 6

7 Es importante resaltar que tanto la Política de Administración de Riesgos como la resolución 273 de 2010, debe ser actualizada y ajustada a las nuevas normas expedidas por el Gobierno Nacional en materia de Control Interno, tales como: decretos 103 y 106 de enero 20 y 21 de 2015, acuerdo 03 de febrero de 2015, entre otros. Finalmente, es preciso aclarar que en la página 41 de la guía mencionada, se encuentra un ejemplo que fue tomado como base para dicha recomendación. ELKIN ORLANDO ANGEL MUÑOZ Coordinador GIT de Control Interno Proyectó: Martha Zornosa Guerra Apoyó: Adriana Milena Ospina Arias Revisó: Elkin Orlando Ángel. Febrero de