TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL +2 PROCO: INTLIGNCIA ORGANIZACIONAL 104 INFORM oporte Físico oporte 08 Informes de Gestión 1 4 Informes Informes estratégicos para Proyección del Centro Informes Informes sobre vigilancia tecnológica Informes PROCDIMINTO oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. PROCO: PLANACIÓN TRATÉGICA 163 PLAN 03 Plan de Acción 1 4 Plan de acción Anual PROCO: DIÑO CURRICULAR 053 DIÑO CURRICULAR 5 5 x Plan Anual de Diseño Curricular Programas de Formación por Redes Resolución Aprobación Programas de Formación Diseño Curricular Acto Administrativo de Aprobación CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectrónico =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectrónico: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CNTRO D FORMACIÓN PROFIONAL Documentos administrativos esenciales. e conservan totalmente, como evidencia del cumplimiento de las funciones en soporte electrónico. Grupo de Formación Integral, Gestión ducativa y Promoción y Relaciones Corporativas 1 e conserva totalmente como evidencia del cumplimiento de la misión institucional. Genera valores secundarios de carácter histórico, como fuente de consulta.

2 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Reporte de Informes de jecución PROCO: JCUCIÓN D LA FORMACIÓN PROFIONAL 170 PROGRAMA oporte Físico oporte 03 Programas de Bienestar 1 9 Programación Divulgación de los Programas Instructivo Regional valuación de Resultados Informe de jecución por Programa PROCDIMINTO Documento de trámite, eliminar una vez cumplido el tiempo de retención ÁRA D INTGRALIDAD D FORMACIÓN Y RVICIO PATORAL 187 RD D CONOCIMINTO 01 Red de Conocimiento de Integralidad 1 4 Área Formativa 1. Programa de Formación en Ética y Proyecto de Vida valuación del evento 2. Programa de Formación Para el Desarrollo Conservar totalmente como evidencia de la aplicación de tecnología en los procesos de formación, es referente de consulta. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectrónico =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectrónico: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CNTRO D FORMACIÓN PROFIONAL Grupo de Formación Integral, Gestión ducativa y Promoción y Relaciones Corporativas 2

3 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte PROCDIMINTO valuación del evento istematización Información ervicio ocial Registro de Proyectos del ervicio ocial Área de Innovación ocial 1. Formación para el Desarrollo Voluntariado NA por Colombia valuación del evento istematización Información servicio ocial Registro de Proyectos de Voluntariado istema Nacional de Liderazgo Agenda de Capacitación valuación del evento istematización de Información Registro de Proyectos de Liderazgo 2. NA Familia CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectrónico =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectrónico: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CNTRO D FORMACIÓN PROFIONAL Grupo de Formación Integral, Gestión ducativa y Promoción y Relaciones Corporativas 3

4 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte PROCDIMINTO valuación del evento istematización de Información Registro de Proyectos de Familias mprendedoras y Reciliencia Lineamientos scuelas de Familia 3. NA Reconciliado y en Paz valuación del evento istematización de Información Registro de Proyectos de Acuerdos de Convivencia y Reconciliación y Defensa de derechos Humanos 4. Juventud y Mundo del Trabajo valuación del evento istematización de Información Registro de Proyectos de conomía alternativa, Trabajo Decente, Ética Aplicada al Trabajo 5. ervicios Pastorales valuación del evento istematización de Información CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectrónico =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectrónico: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CNTRO D FORMACIÓN PROFIONAL Grupo de Formación Integral, Gestión ducativa y Promoción y Relaciones Corporativas 4

5 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Registro de Proyectos de Asociados a la Ética Institucional, Proyecto de Vida, Dirección spiritual, Celebración Religiosa oporte Físico oporte 172 PROGRAMACION Programación instructor Programación de la formación 02 Programación de Ambientes de aprendizaje Asignación de acciones de formación 053 DIÑO CURRICULAR Formación Titulada Planeación Definición de Rutas de Aprendizaje Gestión de la jecución Reporte de los instructores al comité de evaluación y seguimiento de la formación profesional Asignación de actividades Asignación de instructor eguimiento a ncuentros Pedagógicos Concertados Asignación de Aprendices Informe Grupal de eguimiento a la tapa Práctica valuación y eguimiento por Aprendiz PROCDIMINTO urtido el trámite de la programación, se elimina porque pierde sus valores administrativos y no genera ningún valor secundario. La programación se actualiza anualmente. e conserva totalmente como evidencia del cumplimiento de la misión institucional. Genera valores secundarios de carácter histórico, como fuente de consulta. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectrónico =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectrónico: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CNTRO D FORMACIÓN PROFIONAL Grupo de Formación Integral, Gestión ducativa y Promoción y Relaciones Corporativas 5

6 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte PROCDIMINTO Hoja de Vida e registra la Información en OFIA PLU Reconocimiento de aprendizajes previos misión de juicios evaluativos Plan de Mejoramiento Actividades Pedagógicas Complementarias Registro de novedad 104 INFORM 08 Informes de Gestión 1 4 oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. Informes Informes sobre Gestión Contrato de Aprendizaje Informe 189 RGITRO 03 Registro Contrato de Aprendizaje 1 4 oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. Registro de Contratos de Aprendizaje PROCO: JCUCIÓN D RVICIO COMPLMNTARIO 172 PROGRAMACION Programación Producción de Centros urtido el trámite de la programación, se elimina porque pierde sus valores administrativos y no genera ningún valor secundario. La programación se actualiza anualmente. Programación 204 RVICIO TCNOLÓGICO 1 4 Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. 01 Asesoría CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectrónico =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectrónico: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CNTRO D FORMACIÓN PROFIONAL Grupo de Formación Integral, Gestión ducativa y Promoción y Relaciones Corporativas 6

7 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO PROCDIMINTO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectrónico =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectrónico: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CNTRO D FORMACIÓN PROFIONAL olicitud del servicio Cotización Orden de ervicio Reporte de supervisión del trabajo Control de entrega del servicio (Trabajo) Factura de Venta valuación del servicio 02 Asistencia Técnica olicitud del servicio Cotización Orden de ervicio Reporte de supervisión del trabajo Control de entrega del servicio 03 Diseño y laboración de Prototipos olicitud del servicio Cotización Orden de ervicio Reporte de supervisión del trabajo Control de entrega del servicio Factura de Venta valuación del servicio 04 Divulgación e Información Tecnológica olicitud del servicio Cotización Orden de ervicio Factura de Venta Grupo de Formación Integral, Gestión ducativa y Promoción y Relaciones Corporativas 7

8 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte PROCDIMINTO valuación del servicio 05 Fabricación de Partes olicitud del servicio Cotización Orden de ervicio Control de recepción del servicio Orden de ervicio Reporte de supervisión del trabajo Control de entrega del servicio Factura de Venta valuación del servicio 06 Investigación Aplicada olicitud del servicio Cotización Orden de ervicio Reporte de supervisión del trabajo Factura de Venta valuación del servicio 07 ervicios de Laboratorio olicitud del servicio Cotización Control de recepción del servicio Orden de ervicio Reporte de supervisión del trabajo Control de entrega del servicio Factura de Venta valuación del servicio CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectrónico =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectrónico: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CNTRO D FORMACIÓN PROFIONAL Grupo de Formación Integral, Gestión ducativa y Promoción y Relaciones Corporativas 8

9 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- 104 INFORM DOCUMNTAL oporte Físico oporte 08 Informes de Gestión 1 4 Informes Anexos al Informe Informes de Producción y venta de servicios Informes Anexos al Informe PROCO: NORMALIZACIÓN, VALUACION Y CRTIFICACION D COMPTNCIA LABORAL 001 AA 18 Actas Mesa ectoriales 1 9 Actas Anexos de las actas Actas de Asamblea de Mesas ectoriales Actas Anexos de las actas 127 MA ORIAL 01 studios de caracterización ocupacional 5 0 studios 02 Productos quipos Técnicos 5 0 Convocatoria Cronograma de Actividades PROCDIMINTO oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas e conserva totalmente. videncia funciones misionales de la entidad, genera valor secundario Documento de trámite, cumplido el tiempo de retención se elimina. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectrónico =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectrónico: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CNTRO D FORMACIÓN PROFIONAL Grupo de Formación Integral, Gestión ducativa y Promoción y Relaciones Corporativas 9

10 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO PROCDIMINTO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectrónico =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectrónico: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CNTRO D FORMACIÓN PROFIONAL Actas con sus anexos Acuerdos de voluntad (F02-003) Comunicaciones 03 Mapas Funcionales Informe de verificación técnica y consulta pública (F02-013), con sus anexos Verificación metodológica (F02-12), con sus anexos Mapas funcionales (F02-009) Titulaciones y Normas de Competencia Laboral Informe de verificación técnica y consulta pública (F02-013), con sus anexos Verificación Metodológicas Norma de competencia laboral (F02-15) 066 VALUACIÓN 02 valuaciones Certificación de Competencias Laborales olicitud Respuesta Acta de apoyo mutuo y de confidencialidad Actas de seguimiento olicitud de auditoria Informe de auditoria misión de juicio Documento de trámite, cumplido el tiempo de retención se elimina Grupo de Formación Integral, Gestión ducativa y Promoción y Relaciones Corporativas e conserva totalmente. videncia funciones misionales de la entidad, genera valor secundario Documentos de trámite, cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. videncia datos estadísticos que están soportados en informes anuales de gestión.

11 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Novedades Comunicaciones PROCO: MJORA CONTINUA 001 AA oporte Físico oporte 09 Acta de Comité de Gestión de Calidad 1 9 Actas 008 AUDITORÍA 01 Auditorías Internas de Calidad 1 4 Programa de Auditoría Plan de Auditorías Lista de chequeo valuación del auditor Acciones Preventivas Acciones Correctivas 104 INFORM 05 Informes de Auditoria 1 4 Informe 163 PLAN PROCDIMINTO La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas Como un componente de la gestión de la calidad, los programas de auditoría se conservan como evidencia del cumplimiento de las acciones preventivas y correctivas, como fuente de consulta por el tiempo que tangan vigencia administrativa, después de eliminan. Conservar como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia, genera valor secundario. l soporte papel se elimina y se debe dejar constancia en Acta de liminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectrónico =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectrónico: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CNTRO D FORMACIÓN PROFIONAL Grupo de Formación Integral, Gestión ducativa y Promoción y Relaciones Corporativas 11

12 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL 202 UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte 03 Planes Operativos Anuales 1 4 x Plan de acción del GC Gestión Ambiental ITMA D MJORA CONTINUA INTITUCIONAL 01 Administración de Riesgo Documento Guía Matriz de Riesgos Mapa de Riesgos 02 Cadena de Valor 03 Manual de Calidad Manual 04 Manual de Procesos y Procedimientos Caracterización del Proceso Procedimientos Formatos Nomograma 104 INFORM Informes de Gestión 1 4 Informe PROCDIMINTO Documentos administrativos esenciales. e conservan totalmente, como evidencia del cumplimiento de las funciones en soporte electrónico. Como componente del istema de Calidad, generan valor secundario, son fuente de consulta, se conservan totalmente ya que sus características representan un desarrollo dinámico y de continua actualización. on un referente del valor histórico institucional oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectrónico =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectrónico: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CNTRO D FORMACIÓN PROFIONAL Grupo de Formación Integral, Gestión ducativa y Promoción y Relaciones Corporativas 12