TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL - DPACHO DL COORDINADOR D APOYO ADMINITRATIVO - oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 010 AUTORIZACION 1 0 x 01 Autorizaciones Contratación Apoyos Administrativos studio de Conveniencia y Oportunidad Certificaciones olicitud de Autorización Autorizaciones Dirección General Instructores studio de Conveniencia y Oportunidad Certificaciones olicitud de Autorización Autorizaciones Dirección General Mantenimiento studio de Conveniencia y Oportunidad Certificaciones olicitud de Autorización Autorizaciones Dirección General 104 INFORM PROCDIMINTO Documentos netamente de trámite, no generan ningún valor secundario, se pueden eliminar cumplidos los tiempos de retención. 08 Informes de Gestión informes 1 4 oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 1 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

2 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Informes Consolidado - TALNTO HUMANO - oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO 001 AA 1 9 x x 08 Actas Comité Convencional La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas Citaciones a Comité Actas a Comité Convencional Anexos al Acta 13 Actas de Comité istema alarial valuación por Meritos Instructores (MI) La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas Acta Comité Regional MI Anexo al Acta Remisión del consolidado a Dirección General 15 Actas Comité vivienda La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas Citaciones a comité Actas a Comité Convencional Anexos al acta 004 AFILIACION 02 Afiliaciones o traslados al Fondo Nacional del Ahorro 3 0 Formulario de Afiliación Comunicación de Aceptación Remisión de Formulario al Fondo Nacional del Ahorro Notificación a Gestión Humana Notificación de Retiro de la ntidad Los documentos se eliminan porque pierde vigencia administrativa y no genera valores secundarios CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 2 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

3 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL olicitud de Retiro total o Parcial de Cesantías Remisión de Novedad a Dirección General oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 009 AUTOLIQUIDACION MNUAL D APORT 1 9 Comprobante de Pago Recibo de Incapacidades P Comprobante de Pago de Pensiones Planilla Resumen Detallado de Pago por ucursal Listado de Pagos P, Pensiones y ARP Reportes de Cajas de Compensación Reportes sobre Diferencias de Nomina y istema de eguridad ocial 066 VALUACIÓN 08 valuaciones istema alarial Por Meritos para Instructores olicitud de reclamaciones Anexo a las reclamaciones Respuesta a reclamaciones HITORIA LABORAL Capítulo I. Trayectoria Laboral- olicitud empleo Formato Ú de Hoja de Vida Copia de la Cédula de Ciudadanía PROCDIMINTO e elimina cumplido el tiempo de retención porque no genera ningún valor secundario. Documentos de trámite, cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. videncia datos estadísticos que están soportados en informes anuales de gestión. e conserva totalmente, como evidencia del proceso de talento humano, genera valores secundarios de carácter legal, fiscal e histórico. Fuente de consulta para garantizar derechos de los ex funcionarios. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 3 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

4 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Fotocopia de Libreta Miliar Constancias de Trabajo Antecedentes Disciplinarios Resultados Concurso olicitud xamen Médico Resultado xamen Médico y Renuncias Médicas Resolución de legibilidad Contrato o Resolución de Nombramiento Comunicación de Aceptación de Nombramiento Acta de Posesión de Nombramiento Resolución de Incorporación a Planta de Personal Adición a Contrato Inscripción en Carrera Administrativa Resolución Inscripción Carrera Administrativa Notificación de Resolución Inscripción Felicitaciones Resoluciones de Ascenso Constancias de ntrega de Dotación Resoluciones MI olicitudes de Traslado Notificación del Traslado Resoluciones de ncargo Acta de Posesión de ncargo Resolución de Terminación de ncargo Resoluciones de Asignación Funciones Resolución de Terminación de Nombramiento Provisional CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 4 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

5 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Certificaciones laborales Resoluciones de Traslado Actualización Carrera Administrativa Comunicación y Resolución de anciones Llamadas de Atención Resolución Insubsistencia Notificación de Resolución de Insubsistencia Resolución de Aceptación Renuncia Notificación Insubsistencia xamen Médico de greso Paz y alvo Administrativo -Capítulo II. ducación- Capacitación-valuación del Desempeño Certificados de studio y Diplomas Fotocopia de Tarjeta Profesional olicitudes Inscripción Cursos de Capacitación Notificaciones de Resultados de valuación Cartas de Compromiso de Cumplimiento Capacitación Puntaje Acumulado Individual para MI Permisos de Capacitación Resoluciones de Apoyo de Capacitación Pregrado Postgrado Resoluciones de Comisiones de studio olicitudes de Beca de studios valuación del Desempeño Notificación Resultado valuación Recursos Contra valuación del Desempeño Resolución que Resuelve el recurso Acta de Notificación CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 5 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

6 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO olicitud de Impedimento Resolución de Impedimento y Designación de Nuevo valuador Comunicación Remisoria de la Resolución -Capítulo III. Vacaciones-Licencias y Permisos- Resoluciones de Vacaciones Notificación Resoluciones Autorizaciones por Vacaciones Anticipadas olicitudes Licencias Resoluciones de Licencias olicitud de Permisos Autorización de Permisos olicitud de vacaciones pendientes Resolución de Interrupción de Vacaciones Notificación de Resoluciones -Capítulo IV. Pagos y Deducciones- Autorizaciones de Descuento indical olicitud de Cesantías Liquidaciones de Cesantías Resolución de Pago de Cesantías Formularios Declaraciones de Renta Libranza ervicio Médico Afiliación y Retiro eguro ocial o P Afiliación Fondo de Vivienda Afiliación Fondo de Cesantías Afiliaciones cajas de Compensación Afiliación Fondo de Pensión Afiliación Fondo Nacional del Ahorro de Vivienda CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 6 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

7 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Resolución Pago por Bonificación y Prima de Antigüedad olicitudes de mbargo Descuentos por mbargo Levantamientos de mbargo olicitud de cuota parte Pensional Certificados DIAN Respuesta a olicitud de Cuota Parte Pensional -Capítulo V. Bienestar ocial e Incapacidades- Recomendaciones Médicas y Tratamientos speciales Informes Accidentes Laborales Incapacidades Laborales Registros Civiles Funcionarios, Matrimonio e Hijos Resoluciones Auxilio Funerario Resoluciones Préstamos Calamidad Doméstica 141 NOMINA oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 01 Planillas de Nómina 1 4 oportes de Nomina Reporte de Nómina y Recargo Nocturno PROCDIMINTO Conservar totalmente como garante de derechos fundamentales de los ex funcionarios, genera valor secundario de carácter legal, fiscal e histórico, se aplicará el proceso de microfilmación con fines de respaldo y consulta, en concordancia con el Decreto 2527 de 1950 y 3354 de 1954, el Acuerdo 039 de 2002 del AGN. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 7 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

8 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Resoluciones de Nombramiento Provisional y Ordinarios Contratos de Aprendizaje Contratos de Trabajador Oficial Resoluciones de Novedades de personal, Quinquenios, Prima Técnica, Préstamos Calamidad, Vacaciones en dinero Traslado entre Fondos de Pensiones y P Libranzas con ntidades Financieras Libranzas de ervicio Médico Asistencial Autorizaciones de descuento Fondo de Ahorro olicitud de Auxilio ducativo T.O. olicitud de Auxilio para Anteojos de T.O. olicitud de Prima de Nacimiento Planillas de Nóminas olicitud de Prima de Matrimonio mbargos Autorización de Descuento por Préstamos de Vivienda Listado de bonificaciones Novedades de nomina Resolución MI Ascensos T.O Resolución licencias no remuneradas Resolución Auxilio Funerario Primas coordinación Reducciones de suspensiones Auxilio ducativo P CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 8 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

9 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- 165 PRTAMO DOCUMNTAL Resumen de nómina por conceptos Anexos al resumen de nomina por conceptos Listado General de Bancos Relación de Descuentos de Pagos a Terceros Aportes Voluntarios a Pensión Reporte de Pensionados oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 02 Prestamos de Vivienda 1 0 olicitud y Aprobación olicitud de Préstamo (carta y formulario) Notificación de Aprobación Certificación de Aprobación del Crédito studio de Títulos olicitud de avalúo comercial Avalúo Comercial olicitud de Capacidad de Pago Certificación de Capacidad de Pago Certificado de y Libertad studio Jurídico de Títulos istema de amortización del Crédito Autorización de Descuento olicitud de Inclusión en eguros de Incendio Y Vida scritura Pública de Hipoteca al NA PROCDIMINTO Cumplido el tiempo de retención se elimina en el archivo de gestión, porque no genera valores secundarios CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 9 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

10 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Certificación de y libertad de Hipoteca al NA Autorización de Desembolso olicitud de Corrección de scrituras Remisión a Contabilidad para Desembolso Abonos, Pre liquidaciones olicitudes Liquidaciones Documentos oportes Refinanciación olicitud studio socioeconómico y soportes Antecedentes crédito certificación Comunicación aprobación y refinanciación Modificación escritura Cancelación Hipoteca olicitud Paz y salvo Minuta Certificado de tradición y libertad Cambio de Garantía Hipotecaria solicitudes Respuesta a la olicitud Documentos oportes Cobros Actas de Acuerdo de pagos oportes cobro Coactivo CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 10 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

11 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 03 Préstamos sobre Ahorros Fondo Nacional de Vivienda 1 0 olicitudes de Préstamos obre Ahorros olicitud Capacidad de pago Capacidad de pago Certificación de disponibilidad presupuestal Autorización de Descuentos Pagaré Resolución de Préstamo 192 RPORT Orden de viaje 40 CONTRATO Contratos de Trabajadores Oficiales 0 20 Aviso de Traslado Horizontal Listado de elegibles Acta de Inscripciones Hojas de Vida de Aspirantes Inscritos Listado de Admitidos Reclamaciones Respuesta a Reclamaciones Prueba Psicotécnica PROCDIMINTO Cumplido el tiempo de retención se elimina en el archivo de gestión, porque no genera valores secundarios Documento de trámite, eliminar una vez cumplido el tiempo de Cumplido el tiempo de retención se hace una selección cualitativa, de aquellos contratos cuya cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de la misión de la entidad y generan valor secundario como fuente histórica de consulta CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 11 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

12 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Registro de Resultados de aplicación de Pruebas Psicotécnica Prueba de Conocimiento Téc teórico y Practico Lista de Resultados Reclamaciones Respuesta a Reclamaciones Citaciones a ntrevista Formato de Resultados de ntrevista Formato de Calificación de Hoja de Vida Lista de Resultado de la Calificación Informe de Resultados Acta del Concurso Lista de legibles Modificación del Contrato Contrato a termino Indefinido Asensos olicitudes de Ascenso Planillas de valuación de T.O. Modificaciones al Contrato 104 INFORM 08 Informes de Gestión Informes Anexos o oportes 1 4 PROCDIMINTO oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 12 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

13 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO -UNIDAD D CORRPONDNCIA 001 AA 16 Actas de Documentos Actas de liminación Actas Anexos Actas Aclaratorias a la Radicación Actas de Microfilmación Anexos a las Actas Actas Iniciales y es de Microfilmación Planillas de Revelado y Control de Calidad 1 9 La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas. 46 CONCUTIVO Consecutivo de Acuerdos Acuerdos 02 Consecutivo de Resoluciones Resoluciones Actas de Posesión Actas de Notificación 03 Consecutivo de Circulares e conserva totalmente. Refleja decisiones administrativas de obligatorio cumplimiento y genera valores secundarios. e digitaliza certificadamente para facilitar y agilizar la consulta. Circulares 103 INDIC CONCUTIVO 1 9 Documento de control. e elimina cumplido el tiempo de retención porque terminado su valor administrativo, no soporta valores secundarios 04 Índices Consecutivos de Circulares. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 13 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

14 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Índices 05 Índices Consecutivos comunicaciones Producidas Índices Índices Consecutivos comunicaciones 06 Recibidas Índice Diario de Comunicaciones Recibidas 07 Índices Consecutivos Contratos Índices 09 Índices Consecutivos de Resoluciones oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Índice Diario de Resoluciones 036 COMPROBANT 01 Comprobantes de ntrega de Comunicaciones y Otros nvíos Postales 1 1 Controles de ntrega Planilla por s, Regionales y Medio xterno olicitudes de nvíos speciales, Reclamaciones y Perdida Reclamos Respuestas 189 RGITRO 02 Registros del ervicio de Información y consulta 1 0 olicitud de Información Formatos de Consulta olicitud de Préstamo Formato de Préstamo PROCDIMINTO e elimina porque no genera valores secundarios. olamente soporta la gestión.. Documento de trámite. Cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 14 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

15 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 212 TRANFRNCIA DOCUMNTAL 1 9 Formato de Inventario de Transferencias Primarias Formato de Inventario es por 104 INFORM Informes de Gestión 1 4 Informes Anexos o oportes - ÁRA D PRUPUTO - AINTO DIARIO D INFORMACIÓN PRUPUTAL Asientos Diarios Información Presupuestal Actas de cancelación de Reservas Presupuestales Actas de Liquidación de Contratos de Prestación de ervicios Actas de uspensión de Contratos de Prestación de ervicios Actas de Reanudación de Contratos de Prestación de ervicios Adiciones y Modificaciones de Contratos 1 4 PROCDIMINTO Herramienta archivística de permanente actualización, oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. e microfilma según lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de liminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 15 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

16 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO PROCDIMINTO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Contratos Adquisición de Bienes o ervicios Contratos de Prestación de ervicios Personales Cuentas de Cobro Cuentas de Pago de ervicios Públicos Cuentas del ervicio Médico Relación de Cuentas del ervicio Médico Pago al Fondo Nacional de Vivienda Ordenes de Viaje y Anticipo de Viáticos Ampliaciones de Comisión Resolución de Asignación de Cajas Menores Rembolso mensual de Caja Menor Reintegro Definitivo de Caja Menor Resolución Comisión de studios al xterior Comisión de ervicios al xterior Cuenta de Cobro de Pasajes Acta de Asignación Presupuesto Vivienda olicitudes de Disponibilidad Presupuestal Certificados de Disponibilidad Presupuestal Resoluciones de Préstamo de Calamidad Domestica Certificados de Registro Presupuestal Certificados de xistencia y representación Copia de Rut Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 16 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

17 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Copia de cédula de Ciudadanía de Contratista Resoluciones de Modificación Presupuestal Certificaciones bancarias de Contratistas Relación de Gastos de Desplazamiento de Consejeros Regionales Resolución de Reconocimiento y Pago de Prestaciones ociales Relación de Pago Por entencias Judiciales Relación de Nómina Pago a eguridad ocial y Pensiones Informe de jecución Presupuestal de Gestión por de Funcionamiento e Inversión 104 INFORM oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 08 Informes de Gestión 1 4 Informes Anexos o oportes - ÁRA D CONTABILIDAD AA 14 Actas de Comité ostenibilidad Contable Convocatorias Acta 036 COMPROBANT 1 9 PROCDIMINTO oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 17 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

18 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 02 Comprobantes Diarios de Contabilidad 1 4 Comprobantes de Contabilidad Informes Ahorro Fondo Nacional Vivienda Asiento de Ajustes y Análisis Financieros Ajustes y Reclasificación de Cuentas Comprobantes de ajustes y reclasificaciones Consolidado de Cesantías Cuenta de Cobro y Comprobante de Pago Legalización Ordenes Viaje Anticipo Viáticos Informe de Cartera de Ahorro Informe de Cartera de Vivienda Cruce de Cuentas por Vivienda y Prestaciones ociales Cruce de Cuentas con Terceros Notas de Cuenta Interna Crédito Notas de Cuenta Interna Débito Notas de ntrada al Almacén Cuente Interna Relación de Gastos de Caja Menor Ordenes de Viaje Relación de Prestaciones ociales Resolución de Liquidación de Aportes PROCDIMINTO e microfilma según lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de liminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 18 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

19 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Notas de Conformación de Traspasos Actas de Responsabilidad Fiscal Justes y reclasificaciones Contables Depreciación de Propiedad Planta y quipo Actas de Avance de Obras Informe de Interventoría 038 CONCILIACION 5 0 e elimina cumplido el tiempo de retención. 01 Conciliaciones Bancarias xtractos Bancarios olicitudes de Aclaración a Movimientos Pendientes Aclaraciones a Movimientos Pendientes Conciliaciones Bancarias 02 Conciliación de Cuenta Interna Conciliación de Cuenta Interna olicitudes de Aclaración a Cuenta Interna Aclaraciones a Cuenta Interna 03 Conciliaciones Financieras Conciliación Regional Contable stados Contables Regionales olicitudes a Aclaraciones a stados Contables Aclaraciones a stados Contables 104 INFORM CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 19 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

20 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 03 Informes a Organismos de Control 1 9 Informe Anexos al Informe 08 Informes de Gestión 1 4 Informe Anexos al Informe - ÁRA D CONTRATACIÓN CONTRATO Contratos de Adquisición de Bienes y ervicios (Compraventa, uministro, Mantenimiento, Obra: Licitación, Convocatoria Pública e Invitación Pública, selección Abreviada, Concurso de Meritos, Contratación Directa y Mínima Cuantía) tapa Preparatoria olicitud Necesidad de la Contratación PROCDIMINTO Conservar en soporte electró, como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque genera valor secundario. l soporte papel se elimina y se debe dejar constancia en Acta de liminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. Cumplido el tiempo de retención se hace una selección cualitativa, de aquellos contratos cuya cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de la misión de la entidad y generan valor secundario como fuente histórica de consulta CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 20 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

21 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Certificación verificación Plan Anual de Compras o Programas Mantenimiento, adecuaciones y construcciones Autorización Previa Anexo 6. studio y documentos Previos de Conveniencia Oportunidad Modificación studio y documentos previos Certificado de Disponibilidad Presupuestal Aviso de Convocatoria Modificaciones studios y Documentos Previos Invitación Pública Acto Administrativo que justifica la contratación Directa Proyecto de Pliego de Condiciones Observaciones Proyecto e Pliego de Condiciones Respuesta a las Observaciones Proyecto Pliego de Condiciones Manifestaciones para Limitación de Convocatoria a My Pimes Constancia Pública de las Observaciones y de las respuestas a las observaciones tapa Precontractual Acto de Apertura al Proceso de elección Acto de uspensión del Proceso Pliego de Condiciones Definitivo CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 21 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

22 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO PROCDIMINTO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Constancia Publicaciones COP Pliego de condiciones Definitivo Adedas Acta de Audiencia para Precisar Contenido y Alcance de Pliego de Condiciones Acta de Audiencia para Revisión y Asignación de Riesgos Manifestación de Interés en Participar Resolución Mediante la cual Conforma la Lista corta Acta de Audiencia para Notificar la Conformación de Lista Corta Invitación a Precalificados para Presentar Oferta Conformación lista Posibles Oferentes y Acta Audiencia de orteo Constancia Publicación secop de la Lista Oferentes Acta o Informe de Cierre de Proceso y Constancia de Recepción de Propuestas Ofertas Presentadas Constancia Designada del Comité valuador de Propuestas de la Comunicación a sus Integrantes Acta de Apertura de Urna xpedición de Aceptación de Ofertas Publicación de la Invitación en Pagina Web ena Informe de valuación de las Propuestas: Jurídica; Técnica, conómica, Financiera Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 22 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

23 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Cuadro Comparativo de Ofertas Informe del Comité valuador sobre la valuación de las Propuestas Publicación COP Informe valuación de Propuestas y de traslado del Informe según el caso. Constancia Verificación Interna sobre cumplimiento pago de Aportes Parafiscales y Contratación de Aprendizaje Observaciones a Informe Comité valuador Acta de Audiencia de Adjudicación Resolución de Adjudicación Notificación de Resolución de Adjudicación Oferta tapa Contractual Contrato Radicado o carta de Acentación Certificado de Registro Presupuestal Recibo de Pago Publicación del Contrato Recibo de Pago de Impuesto de Timbre Póliza de Garantías xigidas Adiciones, Modificaciones, Aclaraciones, Prorrogas, Otro si al Contrato Pólizas de Garantía con Ocasión de Adiciones o Prorrogas al Contrato Acta de Inicio del Contrato Cuando se Requiere CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 23 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

24 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO PROCDIMINTO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Actas de uspensión y Reanudación del Contrato Certificación del upervisor y/o Interventor sobre Recibo a atisfacción para Pago Informes Periódicos del upervisor y/o Interventor de Contrato Facturas, Cuentas de Cobro, del Contratista Comprobantes de ntrada a Almacén; Órdenes de Pago y Comprobantes de greso Actas de Instalación y Puesta en Funcionamiento de los Bienes Comprobante de greso de Anticipo Carta Contratista sobre Información Bancaria para Transferencias lectrónicas Resolución de Incumplimiento y Multas Constancia de Notificación de la Resolución Recursos contra la Resolución Resolución por la cual se Decide Recursos Interpuestos Comprobantes de Pago y soportes - tapa Pos Contractual - Acta de Liquidación junto con los oportes Requeridos 02 Contratos de Prestación de ervicios Personales - tapa Preparatoria - olicitud de Contratación olicitud de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal - tapa Precontractual - Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 24 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

25 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Autorización Regional studio de Conveniencia y Oportunidad Certificado de Talento Humano olicitud de Autorización a Dirección General Autorización de la Dirección General Constancia de Publicación en la Pagina Web del ena Convocatoria y Acta de elección Cotización y/o Oferta de ervicios Formato Ú de Hoja de Vida Diplomas y Certificaciones de studio Certificaciones de xperiencia Laboral Formato Ú de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas Fotocopia de cédula de Ciudadanía Fotocopia Libreta Militar Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Capacidad Idoneidad Certificado de Antecedentes Disciplinarios Certificado de Antecedentes Judiciales Fotocopia del Rut Documentos de Afiliación a alud y Pensiones -tapa Contractual - Contrato Firmado y Radicado Registro Presupuestal CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 25 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

26 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Póliza Aprobada Recibo de Publicación en el Diario Ú de Contratación xtracto Ú de Publicación Comunicación de Designación de upervisor y/o Interventor Constancia de Afiliación a A.R.P Registro de Información Tributaría Pagos y oportes de Pago Adiciones, Modificaciones y Prorrogas del Contrato olicitudes de Cesión Cesiones del Contrato Actas de uspensión del Contrato Actas de Reanudación del Contrato -tapa Pos -Contractual - Acta de Liquidación y/o Terminación Informe del Interventor Relación de Pagos al Contratista Certificación de Cumplimiento a atisfacción el Objeto del Contrato oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 104 INFORM 1 4 PROCDIMINTO oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. 08 Informes de Gestión Informe - ÁRA D TORRÍA - CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 26 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

27 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO 038 CONCILIACION 01 Conciliaciones Bancarias 5 0 e elimina cumplido el tiempo de retención. xtractos Bancarios Conciliaciones Bancarias 104 INFORM Informe Diario de Tesorería Informe diario de Tesorería para Caja, Bancos e Inversiones Comprobante de Contabilidad Autoliquidación Mensual de Aportes a Fondos de Pensiones Auxiliar de Bancos Auxiliares de Caja Reporte de Carga Automático Certificaciones de Recibo a atisfacción para Pago Certificados de Disponibilidad Presupuestal Certificados de Registro Presupuestal Recibos de consignación Asignación de Cupos e microfilma según lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de liminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 27 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

28 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Reversión de Cupos Planillas de Pago al istema de eguridad ocial Contratos de Bienes O prestación de ervicios Contratos Facturas de Proveedores Notas Crédito Bancarias Notas Débito Bancarias Órdenes de Pago Ordenes de Viaje Paz y alvos de la DIAN Recibos de Caja Flujo de Caja Relación de Pago a Contratistas olicitud de Reintegro por xcedentes Comprobantes de greso Relación de Pago de Honorarios a Consejeros Resolución de Cuotas Partes Pensiónales Relación de Pago de Nomina por Bancos oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 08 Informes de Gestión 1 4 Informes Anexos al Informe PROCDIMINTO oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 28 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

29 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Informe Operaciones fectivas de Caja Informes Anexos Comunicaciones a Organismos de Control - ÁRA D ALMACÉN INVNTARIO - oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 021 BAJA D BIN Baja de Bienes Inmuebles Acta del Comité de Bajas Conceptos Técs Resolución de Bajas Contrato de Donación o Venta 02 Baja de Bienes Muebles Acta Comité de Baja Conceptos Técs Resolución de Baja scritura de Donación o por Cesión o Venta 104 INFORM PROCDIMINTO eleccionar una muestra cualitativa del 10% de acuerdo con la producción documental anual. A los documentos seleccionados se debe aplicar el proceso de Microfilmación según lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de Los documentos que no hayan sido objeto de microfilmación, deben eliminarse. e debe dejar constancia en Acta de liminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 29 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

30 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 4 Informes de Almacén 1 4 Informe Diario de Movimientos de Almacén Baja de lementos devolutivos Actas comité de Baja Resolución de Baja de lementos Comprobantes de ntrada al Almacén Notas de greso Pedidos Facturas Actas de Recibo a atisfacción Contratos Traspaso entre s Traspasos Recibidos Anulaciones 08 Informes de Gestión 1 4 Informes Anexos al Informe RVICIO MÉDICO AITNCIAL 001 AA 17 Actas Junta Administradora del ervicio Médico Asistencial (MA) 1 9 Citaciones PROCDIMINTO e microfilma según lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de liminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 30 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

31 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Agenda de la Reunión Actas Anexos del Acta oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 004 AFILIACION 01 Afiliaciones Beneficiarios ervicio Médico Asistencial (MA) 3 0 x olicitud de afiliación Registro civiles de nacimiento Registro civil de matrimonio Declaraciones extrajuicio Certificados de estudio Actualización de información juramentada Fotocopia de documento de identidad Autorización atención en otra Regional 091 HITORIA CLINICA x Historias Clínicas Médicas Formato de apertura de Historia Hoja de seguimiento Resúmenes de especialistas picrisis (cierre expediente) Fórmulas médicas Ordenes de atención con especialistas Ordenes de laboratorio xámenes para clís Resumen de atención médica PROCDIMINTO Los documentos se eliminan porque pierde vigencia administrativa y no genera valores secundarios Conservar totalmente, como evidencia de la atención medica dada a los funcionarios de la entidad, genera valor secundario. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 31 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

32 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Certificados de salud Autorización de prestación de servicios 02 Historias Clínicas Odontológicas Formato de apertura de Historia Odontograma de evaluación de pacientes Resúmenes de especialistas picrisis (cierre expediente) Fórmulas odontológicas Ordenes de Atención con especialistas Ordenes de laboratorio Resumen de Atención Médica Certificados de salud Autorización de prestación de servicios 104 INFORM oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 07 Informe de jecución Presupuestal 1 4 x Informe de xcedentes del ervicio Médico Informe de xcedentes de Funcionarios Reintegros Pendientes de Cancelar 08 Informes de Gestión 1 4 Informes de seguimiento PROCDIMINTO Conservar en soporte electró, como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque genera valor secundario. l soporte papel se elimina y se debe dejar constancia en Acta de liminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 32 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima

33 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO PROCDIMINTO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Anexos al Informe GURIDAD Y ALUD PARA L TRABAJO 001 AA Actas Brigada mergencia Citaciones a Reunión Actas de Reuniones 11 Actas Comité Paritario de alud Ocupacional (COPAO) Citaciones a Reunión Actas de Reunión del Comité Anexos al Acta Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 33 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima 063 TADITICA OCUPACIONAL 5 0 Reportes de Ausentismo Reportes a Accidentalidad 065 TUDIO x 5 5 x 04 studios de eguridad y alud en el Trabajo Planes de mergencia Programas de eguridad y salud en el Trabajo Panorama de Riesgos 091 HITORIA CLINICA 1 9 x 03 Historias Médicas Ocupacionales Formato de Apertura de la Historia La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. No genera valores secundarios. Documentos de trámite, cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. videncia datos estadísticos que están soportados en informes anuales de gestión. Conservar totalmente, como evidencia de la atención medica dada a los funcionarios de la entidad, genera valor secundario

34 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Valoraciones médicas especializadas Ordenes de xámenes de Laboratorio Resultados de xámenes Remisiones a.p. oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 170 PROGRAMA 08 Programa de eguridad y alud en el Trabajo 1 9 x Invitación a Funcionarios Relación de Participantes valuación del Programa 104 INFORM Informes de Gestión Informe Anexos al Informe PROCDIMINTO eleccionar una muestra cualitativa de aquellos programas, que por sus características hayan marcado un hito histórico en la entidad. oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo DIRCCIÓN RGIONAL Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 34 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012. VO. Bo. dgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima