FACTURA ELECTRÓNICA 1

Transcripción

1 FACTURA ELECTRÓNICA 1 La factura electrónica (o efactura) es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad. Por eso, la factura electrónica es un fichero que recoge la información relativa a una transacción comercial y sus obligaciones de pago y de liquidación de impuestos y cumple otros requisitos que dependen de la legislación del país en el que se emplea. Aspectos generales La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico. La envía el vendedor al comprador a través de un medio de comunicación para documentar la venta o la provisión del servicio. Está sometida a ciertos requisitos legales por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible remitir electrónicamente las facturas, y, en ese caso, se envía la factura impresa, por correo o mensajería. Los requisitos legales respecto al contenido, afectan tanto a las facturas electrónicas como a las de papel. Los requisitos legales en relación con la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad. Existen algunas normativas internacionales aplicables de forma general a la factura electrónica, aunque las Naciones Unidas, a través de UN/CEFACT han publicado recomendaciones tales como UNeDocs que definen plantillas para las facturas impresas y formatos EDI y XML para las modalidades electrónicas. En Europa, la facturación electrónica se regula en la Directiva 115/2001, que debía ser adoptada en cada país antes del 31 de diciembre de Hoy día la organización GS1 (antes EAN/UCC) a nivel mundial ha organizado comités internacionales de usuarios de 108 países miembro, para conformar las guías de facturación electrónica estándar a nivel mundial. Una factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión. La factura electrónica fomenta que las instituciones dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por una versión electrónica de un documento tributario generado electrónicamente, que tiene la misma validez tributaria que la tradicional y registra las operaciones. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica. En toda Factura se debe agregar también el impuesto al valor agregado o impuesto de valor añadido (I.V.A.), en aquellos países en los que se usa esta forma de impuesto. Entre los países que disponen de normativa de factura electrónica cabe citar los siguientes: Todos los europeos, en función de la adopción de la Directiva 2001/115. Argentina Chile México Costa Rica 1 Extraído de Wikipedia. 1

2 Colombia Australia Beneficios Dependiendo del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administración de facturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran: Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío. Ahorro en el gasto de papelería. Facilidad en los procesos de auditoría. Mayor seguridad en el resguardo de los documentos. Menor probabilidad de falsificación. Agilidad en la localización de información. Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos. Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización. Formatos usados No existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificación de la factura, pero las modalidades más habituales son las siguientes: PDF. Cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME cuyo único interés sea guardar electrónicamente la factura, pero no evitar volver a teclear los datos ya que con este formato no se facilita el ingreso de los datos de la factura en el ordenador de destino. EDIFACT. Sintaxis más usual cuando el envío se realiza de ordenador a ordenador, lo cual quiere decir que el destinatario es una empresa que tiene capacidad tecnológica para tratar de forma automatizada la información recibida, de manera que los datos se ingresan en el ordenador de destino de forma automática. La elaboración de este estándar es desarrollada principalmente por la organización GS1(unión de las antiguas EAN y UCC) para empresas de Gran Consumo, Ferretería y Bricolaje, etc, con la colaboración de Odette para el sector de Automoción. En España, es AECOC (GS1 España) la representante de GS1 y la encargada de desarrollar y velar por el cumplimiento de los estándares EDI. XML. Cuando el envío es de ordenador a ordenador, puede también utilizarse este tipo de sintaxis. Es un lenguaje extendido principalmente en Norteamérica que poco a poco va ganando terreno en Europa. Existen diversas variantes cuya convergencia se espera en el marco de las Naciones Unidas. Las más importantes son UBL respaldado por OASIS y GS1 respaldado por la organización del mismo nombre. En España la variante facturae (procedente de CCI-AEAT), respaldada por el Centro de Cooperación Interbancaria,la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio es la más difundida, y cuenta con sistemas de traducción a y desde UBL. Formatos de la firma electrónica en la factura electrónica Para cada formato existe una forma peculiar de codificar la firma electrónica: XML. El formato de firma electrónica se denomina XAdES y se rige por la especificación TS De las diferentes modalidades previstas por la norma, la más recomendable 2

3 es la ES-XL que incluye información sobre el tiempo en el que se llevó a cabo la firma electrónica e información sobre la validez del certificado electrónico cualificado que la acompaña. EDIFACT. La firma se lleva a cabo mediante las cabeceras y pies de seguridad, aunque existe un mensaje EDI específico para ello, de ser necesario (AUTACK). La firma es un mensaje CMS (derivado de PKCS#7). En rigor, si la factura es EDIFACT, no es precisa la firma según una de las posibilidades que ofrecen el RD 1496/2003 y la Directiva 2001/115. PDF. El formato de firma de Adobe (derivado de PKCS#7) queda embebido dentro del formato PDF y permite asociar una imagen, por lo que es uno de los más adecuados para su visualización. La especificación del formato es la 1.6 y para la visualización se emplea Acrobat Reader v7 o Foxit PDF Reader. La apariencia de la firma es muy visual, ya que es posible asociar a la misma un gráfico como una firma digitalizada o un sello de empresa. EN ARGENTINA SÍNTESIS DEL RÉGIMEN FISCAL VIGENTE 2 En Argentina, se aplican las Resoluciones Generales 2177 y 2485 de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), que incluye y hace obligatoria a la Resolución General 1361 de registración electrónica. Esta última norma obliga a la registración de las compras en un formato especial. Por otra parte la AFIP no establece el contenido, formato, o medio de intercambio electrónico de las facturas, y esto lo deja librado a criterio de cada relación cliente/proveedor. Por este motivo la Cámara Argentina de Comercio Electrónico (CACE), por medio de la comisión de Factura Electrónica ha elaborado una recomendación de mejores prácticas donde se define un documento XML para el intercambio electrónico, actualmente en su versión La AFIP modificó el Régimen de emisión y almacenamiento electrónico de comprobantes originales respaldatorios de las operaciones comerciales, efectuadas en el mercado interno. La medida fue dispuesta mediante la Resolución General Esta modificación implementa dos sistemas para la emisión de comprobantes: Régimen de Emisión de Comprobantes Electrónicos (R.E.C.E.). Cuyas solicitudes podrán realizarse mediante el programa aplicativo AFIP DGI RECE Régimen de emisión de comprobantes electrónicos, mediante web service o mediante el servicio con clave fiscal Comprobantes en línea, este último siempre y cuando no superen los 100 comprobantes mensuales. Régimen de Emisión de Comprobantes Electrónicos en Línea (R.C.E.L.). Cuyas solicitudes deberán gestionarse mediante el servicio con clave fiscal denominado Comprobantes en línea, el cual hace las veces de un facturador en línea, emitiendo el comprobante en el momento para poder ser impreso y entregado al cliente. Las actividades que se encuentran comprendidas dentro del presente Régimen de emisión y almacenamiento son las enumeradas en los Anexos I y II de la Resolución mencionada. La incorporación al presente régimen para los nuevos sujetos obligados y aquellos que deseen optar por el mismo deberá realizarse a partir del 1 de octubre de 2008 y podrán comenzar a emitir sus comprobantes originales electrónicamente desde el 1 de noviembre Para confeccionar los comprobantes electrónicos originales, se deberá solicitar por Internet la autorización de emisión pertinente. 2 Más información en la página Web de AFIP ( 3

4 Comprobantes alcanzados: Están alcanzados por las disposiciones del presente régimen, los siguientes comprobantes: Facturas o documentos equivalentes clase A, A con la leyenda PAGO EN C.B.U. INFORMADA y/o M. Facturas o documentos equivalentes clase B. Notas de crédito y notas de débito clase A, A con la leyenda PAGO EN C.B.U. INFORMADA y/o M. Notas de crédito y notas de débito clase B. Facturas o documentos equivalentes clase C. Notas de crédito y notas de débito clase C. Sujetos obligados: Para los Responsables Inscriptos en I.V.A., que desarrollen las actividades previstas en el Anexo I la obligación alcanza a las facturas o documentos equivalentes, notas de crédito y notas de débito clase A. Debiendo seleccionar el sistema R.E.C.E. (CON ADECUACIONES) Para los Responsables Inscriptos en I.V.A., que desarrollen las actividades previstas en el Anexo II, la obligación alcanza a las facturas, documentos equivalentes, notas de crédito y notas de débito clase A, A con la leyenda PAGO EN C.B.U. INFORMADA y/o M. Pudiendo seleccionar únicamente el sistema R.C.E.L. Los sujetos que desarrollen la actividad de Servicios profesionales, deberán considerar lo siguiente: Se encuentran obligados, en tanto los montos facturados en el año calendario inmediato anterior sean superiores a $ e inferiores a $ Quedan obligados también a emitir electrónicamente las facturas, documentos equivalentes, notas de crédito y notas de débito clase B, cuando el importe de los mismos sea igual o superior a $ UTILIZACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA 3 Qué cambia en la práctica diaria el uso de la factura electrónica? Básicamente, la implementación de la facturación electrónica tiene por objetivo el reemplazo de comprobantes manuales, es decir, del tradicional soporte papel. La obligatoriedad en la emisión de comprobantes electrónicos comenzó a regir desde el año pasado, de acuerdo a un cronograma sujeto a actividades económicas. La idea es hacerlo extensivo de forma tal que todos los contribuyentes, tarde o temprano, emitan facturas en forma electrónica. Simplifica el trabajo del contador? 3 LEMA, Norberto - P/ Aplicación Tributaria S. A 4

5 Si, y en gran medida. Los contadores podrán llevar un registro de manera organizada de todos los comprobantes (facturas, notas de crédito y débito) de sus clientes. Evitarán contar con múltiples talonarios manuales, ya que podrán tener almacenado los comprobantes electrónicos por tipo de documento y por cliente. A su vez, al generarse el comprobante electrónico (factura electrónica autorizada por A.F.I.P.) se podrá enviar al cliente vía en forma inmediata. Esta implementación tecnológica requerirá de programas especiales para poder realizar las facturas? Dado que las facturas electrónicas requieren de un código de autorización electrónica (CAE) que las hace válidas y el mismo es suministrado por la A.F.I.P., se necesita contar básicamente con un software que esté en comunicación con los servidores de la A.F.I.P. para obtener las autorizaciones en cada una de las operaciones que se realicen y por ende, cada uno de los comprobantes electrónicos asociados. Para las grandes empresas que cuentan con software propio de gestión, la solución es adaptar dichos programas. En el caso de pequeñas y medianas empresas, al igual que los contadores que llevan el registro de comprobantes de sus clientes, la facturación electrónica se podrá realizar a través de un software sencillo e intuitivo como el que comercializamos en Localizar-T. Esta facturación se realizará on line? Efectivamente, el pedido de autorización de los comprobantes electrónicos se realiza on line y en forma automática. Cuando la A.F.I.P. envía el código de autorización electrónica (CAE) correspondiente a cada comprobante, se registra la operación, adquiriendo así validez el mismo. De ser así, quienes vivan en el interior y no tengan un acceso rápido a internet se encontrarán en desventaja? No necesariamente. En estos casos, es posible realizar la carga de comprobantes gradualmente y luego autorizar todo el conjunto cuando se conecten por única vez a internet y realicen el pedido de autorización a la A.F.I.P. para cada uno de los comprobantes almacenados. Qué ventajas y desventajas tiene este sistema? Sus principales ventajas son: La disminución de los gastos de librería derivados de la utilización de papel. El ahorro en los costos de envío de documentación (correo). Mayor celeridad en el envío de la documentación, ya que se eliminan las distancias geográficas. La reducción de los costos de almacenamiento (archivo de las facturas). Cómputo oportuno del crédito fiscal (en el caso de operaciones concretadas en fecha cercana a fin de cada mes). Como desventaja podríamos mencionar la dependencia de la disponibilidad de la comunicación a los servidores de la A.F.I.P.. En situaciones de contingencia cuando no sea posible dicha comunicación, deberá realizarse facturación tradicional. En menor medida, podemos mencionar como desventaja la resistencia al cambio. Si bien el funcionamiento es sencillo, muchas personas lo consideran un cambio radical en la operatoria diaria. 5