Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, IDEP. Estrategia de Comunicación, divulgación y socialización

Transcripción

1 Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico, IDEP Estrategia de Comunicación, divulgación y socialización Componente de Comunicación, socialización y divulgación Bogotá, D. C. 1

2 ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN, DIVULGACIÓN Y SOCIALIZACIÓN Introducción El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico es un establecimiento público adscrito a la Secretaría de Educación, creado en 1994, con el objeto desarrollar actividades de investigación, capacitación y comunicación para mejorar la calidad del sector educativo de la ciudad. 1 La gestión del IDEP para el período se concreta principalmente en el proyecto de inversión No 702, Investigación e innovación para la construcción de conocimiento educativo y pedagógico, cuyo objetivo general es contribuir en la construcción y socialización de conocimiento educativo y pedagógico con docentes, directivos y estudiantes para la materialización del derecho a la educación de calidad y al cumplimiento del Plan Bogotá Humana , mediante la investigación, la innovación y el seguimiento de la política pública del Sector. Los objetivos estratégicos del IDEP son: 1. Producir conocimientos estratégicos en el campo de la educación para la formulación y ejecución de la política en Bogotá D.C. 2. Producir conocimiento pedagógico y material educativo para lograr el aprendizaje pertinente en niños, niñas y jóvenes en las instituciones educativas. 3. Promover la cualificación de docentes, directivos y directivas para mejorar sus capacidades en el ejercicio de la profesión. 4. Generar y socializar conocimientos sobre la vida escolar y la educación ciudadana, a partir del reconocimiento de los actores educativos como sujetos del desarrollo humano en sus dimensiones individuales y colectivas y en relación con los contextos en los que interactúan. 5. Desarrollar acciones que garantice la sostenibilidad y consolidación de una gestión eficaz y transparente. Entre las acciones esenciales del Instituto está la comunicación con los docentes de la ciudad y la divulgación hacia ellos de los proyectos y actividades que desarrolla. Por ello, a lo largo de su existencia ha creado canales de comunicación y divulgación como estrategias para promover un novedoso acercamiento hacia maestros y maestras, investigadores y la comunidad educativa, pero también hacia otras instituciones académicas, sociales y culturales de orden local, nacional e internacional. A través del componente de Comunicación, divulgación y socialización se propone crear y dar continuidad a instrumentos de comunicación y divulgación, con el fin de promover un novedoso acercamiento hacia maestros y maestras, investigadores y la comunidad educativa, pero también hacia instituciones académicas, sociales y culturales de orden local, nacional e internacional ( ). Las actividades del Componente, que se integran en su finalidad, se organizan a su vez en tres ámbitos: publicaciones; canales de comunicación y web; y, comunicación institucional. Para su ejecución se adelantará una estrategia. 1 Las funciones generales las establece el Acuerdo 26 de 1994 y la estructura y funciones detalladas de sus dependencias se encuentran en la Resolución 001 de la Junta Directiva del Instituto. 2

3 En cumplimiento de su misión, y desde su origen, el IDEP ha desarrollado múltiples acciones de comunicación y socialización de sus proyectos y resultados con la comunidad educativa y la ciudadanía, para lo cual ha empleado diversos mecanismos que se han venido consolidando en sus 19 años de historia. El IDEP ha llegado con sus canales de comunicación a 96 ediciones del magazín Aula Urbana, un impreso que se ha posicionado en el sector educativo como un medio novedoso; a 27 ediciones de la revista Educación y Ciudad, como publicación especializada de educación y pedagogía; a posicionar un espacio radial, Aula Urbana Dial Aportes IDEP, con el cual se ha cubierto semanalmente en el transcurso de 9 años la actualidad investigativa y pedagógica del Distrito Capital. Así mismo, ha consolidado un proyecto editorial de alto impacto en la comunidad académica, en tanto ha promovido y difundido el conocimiento educativo y pedagógico de maestros y maestras innovadores e investigadores, y los aportes teóricos de éstos y otros reconocidos académicos, al campo de la educación y la pedagogía; ha innovado en canales de comunicación e información en plataformas informáticas y computacionales; y ha ejecutado acciones de comunicación interna y externa, con Internet, redes sociales, página Web, correos electrónicos, circulares, boletines de prensa internos y externos, mensajes emergentes, redes sociales, monitoreo de noticias. Ha fortalecido los mecanismos de atención al ciudadano, y la promoción de servicios. Se ha ocupado de proponer escenarios de socialización y divulgación del conocimiento educativo y pedagógico producido por maestros y maestras, investigadores e innovadores, a través de congresos y seminarios locales, distritales, nacionales e internacionales. Con lo anterior ha cumplido con sus compromisos misionales. 1. Componente de Comunicación, socialización y divulgación 1.1. Objetivos General Desarrollar una estrategia de comunicación, socialización y divulgación de los procesos y resultados de las actividades institucionales ejecutadas por el IDEP de manera propia o en colaboración con otras entidades Específicos Difundir a través de formatos impresos o digitales documentos con referentes educativos y pedagógicos y/o resultados de estudios, diseños y estrategias, adelantados por el IDEP. Disponer de un conjunto articulado de canales de comunicación con el que se posibilite brindar a las comunidades educativas y académicas de la ciudad y socializar aportes institucionales en los ámbitos regional, nacional e internacional. Diseñar y desarrollar acciones de comunicación institucional interna y externa para la socialización, promoción, difusión, posicionamiento y fortalecimiento institucional. 3

4 1.2. Misión y Visión de la comunicación Misión La misión del proceso comunicativo se centra en la articulación de los elementos comunicativos a nivel externo e interno, con el fin de consolidar al Instituto a nivel local, distrital, nacional e internacional. Atendiendo a ésta, se propone visibilizar los aportes del IDEP al desarrollo de la investigación en educación y pedagogía, la formación y el reconocimiento del maestro, y al fortalecimiento de la educación pública Visión La comunicación como elemento primordial dentro de la estructura organizativa del IDEP es, ante todo, la instancia que consolida al Instituto, garantizando su reconocimiento, fundamentalmente, en los ámbitos de la educación, la pedagogía y la investigación; pero además promoviendo el conocimiento ciudadano de sus acciones. Los canales de comunicación internos y externos del IDEP trabajan articuladamente para mostrar la trayectoria del Instituto en la generación de espacios para la investigación educativa y el desarrollo pedagógico, la formación y el reconocimiento del maestro, y el fortalecimiento de la educación pública. Es decir, la tarea de estos canales es evidenciar lo que ha hecho, hace y proyecta Objetivos Objetivos Generales Fortalecer la comunicación institucional de calidad, con los públicos internos y externos a la entidad y, en especial, con la comunidad educativa. Fortalecer a través de estrategias institucionales de comunicación la motivación, cooperación y satisfacción del trabajo de los servidores que integran la entidad. Lograr el reconocimiento de funcionarios, comunidad educativa y, público en general, de los proyectos y acciones institucionales desarrolladas para la transformación y el mejoramiento de la calidad de la educación Objetivos Específicos 1. Promover a través de diferentes estrategias la socialización, comunicación, divulgación e información de los proyectos desarrollados por el IDEP. 2. Promover la participación y el reconocimiento institucional por parte de los servidores públicos y el público externo del trabajo desarrollado. 3. Fortalecer las relaciones con los medios de comunicación, de circulación o emisión masiva, los escolares, comunitarios y/o educativos. 4. Diseñar y consolidar canales de comunicación, divulgación y socialización que promueva e incentiven la relación con el Instituto de maestros, maestras e investigadores en ciencias sociales, educación y pedagogía, maestros del Distrito Capital en ejercicio, maestros en formación, estudiantes universitarios de las ciencias sociales, humanas y de la educación, funcionarios del Sector Educativo de entidades gubernamentales de orden Distrital, Nacional o Internacional, 4

5 1.4. Instancias empleados del Sector Educativo de entidades no gubernamentales y colegios públicos y privados del Distrito. El Instituto ha previsto algunas instancias que orientan y definen los lineamientos comunicativos. Cuando la Dirección General del IDEP lo considere, estas operarán de manera separada o conjunta, con el fin de optimizar los tiempos, medios, recursos y personal. A continuación se describen: Comité de Comunicación En este comité planeará, definirá, aprobará y hará seguimiento a las acciones de comunicación desarrolladas por el Componente. Serán actividades de este Comité: Definir anualmente las actividades estratégicas de comunicación a desarrollar desde el Componente, para el cumplimiento de los objetivos misionales del IDEP. Brindar los lineamientos para el desarrollo de una comunicación institucional, unos canales y unas publicaciones de calidad. Promover entre sus integrantes, y los participantes en los proyectos desarrollados institucionalmente, la generación de aportes académicos para canales de comunicación y publicaciones Comité de publicaciones Este Comité es presidido por la Subdirección Académica y sus integrantes serán definidos por el Comité Académico. Las funciones del Comité son: Definir la estructura y los temas centrales a tratar en el magazín Aula Urbana y programa Aula Urbana Dial. Así como, orientar el tratamiento editorial de cada tema seleccionado, mediante la sugerencia de enfoques de contenidos y autores. Evaluar las producciones comunicativas institucionales. Orientar y hacer recomendaciones en materia de distribución y promoción institucional. Construir y alimentar colectivamente agenda de socialización institucional Comité Revista Educación y Ciudad Este Comité será presidido por la Dirección o su delegado y sus integrantes serán definidos por éste. Así mismo, el Director definirá los integrantes del Comité Científico y sus funciones. El cronograma de reuniones se presentará, en la primera sesión del año. Sus funciones serán: Trazar la política general de la publicación. 5

6 Orientar al Instituto en los lineamientos generales de abordaje de los contenidos de la revista y definición del tema monográfico. Orientar en asuntos relacionados con la consolidación editorial de la Revista Planes de comunicación y medios El plan de comunicación y medios responde a la planificación de medios y actividades, procedimiento que aplica diferentes técnicas para solventar cómo difundir a los públicos objetivos un mensaje de la manera más eficaz Evaluación del proceso comunicativo El Instituto planeará y desarrollará mecanismos para la evaluación y seguimiento del impacto de la Estrategia; para lo cual, dado el alcance e impacto de algunos de sus productos y acciones, dispondrá de recursos Proceso de promoción de la comunicación institucional (interna y externa) Esta estrategia contempla la promoción y fortalecimiento de la comunicación interna y externa, cultura organizacional, dirigida a los todos funcionarios y públicos externos Compromiso de la Alta Dirección El mecanismo empleado para planear y adelantar las acciones comunicativas a desarrollar por el IDEP para alcanzar los objetivos propuestos en la política, así como lo previsto en el Plan de Acción de la vigencia, por la Alta Dirección, y se implementa a través de esta Estrategia de comunicación, divulgación y socialización, la cual describe las actividades y lineamientos, población y personas beneficiarias, información a ser comunicada, frecuencia de la comunicación. La estrategia es la respuesta a la necesidad de llegar al público objetivo y lograr que éste reciba los mensajes. Se lleva a cabo mediante la planificación de líneas estratégicas de trabajo de comunicación y medios, procedimiento que aplica diferentes técnicas para solventar cómo difundir ampliamente un mensaje de la manera más propicia posible. 2. LÍNEAS ESTRATÉGICAS DE TRABAJO 2.1. Comunicación Institucional Comunicación Interna 6

7 La comunicación interna se considera en el IDEP como un trabajo estratégico que busca generar un ambiente organizacional efectivo para cumplir con la misión, visión y objetivos del Instituto Características 1. Credibilidad: este componente es fundamental a la hora de mostrar una imagen al exterior. Por ello, se busca estimular entre las personas que laboran en la institución el conocimiento de los procesos desarrollados; la motivación y empatía. Por ello, es necesario: Ampliar la participación de todos los niveles de la Institución en la elaboración de planes y programas que contribuyan en la realización de la visión y misión del IDEP. Ampliar la participación para la producción y divulgación de la información de cada uno de los funcionarios y áreas. Canalizar la información producida por cada una de las dependencias, garantizando el respeto a la información veraz y oportuna. 2. Contexto: para que el mensaje se adapte a las realidades del entorno tiene que existir un diálogo abierto. No se trata de persuadir, sino de asumir lo que los funcionarios esperan de la Institución. 3. Contenido: el contenido de la información publicada en los medios internos debe corresponder a las necesidades de los funcionarios. A la vez requiere crear contenidos que contribuyan al conocimiento de los funcionarios sobre lo que pasa en el sector educativo y en el sector público (normatividad). 4. Claridad: la información que se genera y divulga debe ser clara y veraz, para no dar pie a confusiones, ni malos entendidos. 5. Continuidad y consistencia: se requiere que los procesos comunicativos sean continuos y periódicos. Es necesaria una plena coherencia entre lo que se dice y lo que se hace. 6. Canales: lo más importante es mantener los canales "desbloqueados". Un diálogo permanente con los funcionarios se pone de manifiesto en la manera de conducir las reuniones, escuchar los criterios, hacer circular la información, aceptar iniciativas. Con el público externo, a través de darle respuestas oportunas a sus necesidades, atender quejas, reclamos. 7. Socialización: dar a conocer a los funcionarios las metas, los programas, planes y proyectos, permitiéndoles así una apropiación del trabajo que lleva a cabo la entidad Público: funcionarios del IDEP Objetivos a) Efectuar planes que estimulen el desarrollo de una comunicación organizacional abierta, afectiva, propositiva, entre todas las áreas. b) Incentivar el reconocimiento por el trabajo de cada área y funcionario, estimulando el desarrollo de información y retroalimentación de su gestión. 7

8 c) Diseñar estrategias comunicativas para que los servidores públicos re-conozcan las acciones y proyectos institucionales. d) Diseñar e implementar campañas y planes que mejoren la comunicación, clima y cultura organizacional. e) Implementar el manual de imagen institucional, acorde con los lineamientos distritales. f) Hacer seguimiento la gestión de la comunicación interna y la puesta en marcha de la política de comunicación Estrategia Fomentar la participación y el compromiso (sentido de pertenencia) Generar empatía hacia la organización, con canales internos permanentes. Reforzar la presencia, difusión y conocimiento de la institución. Puntualidad en las presentaciones y talleres. Presentación adecuada de los temas a tratar y sus expositores, etc. Unificar en los medios y herramientas de comunicación interna la imagen institucional, atendiendo a las indicaciones del manual del manejo de la imagen. Editar los soportes varios: documentos, presentaciones, contenidos para que tengan calidad y muestren una imagen de la institución, acorde con documentos oficiales Líneas de Acción Diagnóstico de comunicación, clima y cultura organizacional Diseño de planes de comunicación Desarrollo de planes de comunicación Diagnóstico de comunicación, clima y cultura organizacional Objetivo Medir los resultados de la implementación de la estrategia de comunicación interna, dirigida a los servidores públicos, con el fin ajustar, crear o redireccionar los canales de comunicación. Actividades Diseño, aplicación y sistematización de encuesta Alcances Identificar aspectos de la cultura y clima institucional que permitan el rediseño de estrategias comunicativas favorables para los funcionarios y el Instituto. - Encuesta aplicada a los funcionarios - Diagnóstico y recomendaciones 8

9 Diseño de planes de comunicación Objetivo Diseño y ejecución de de planes de comunicación y de medios orientados a la difusión y promoción de acciones específicas. Actividades - Implementación de herramientas e instrumentos de comunicación. Alcances Implementación de estrategias comunicativas favorables para los funcionarios y el Instituto. - Plan de medios información/comunicación interna Desarrollo de acciones de comunicación interna Objetivos - Brindar información de interés y actualizada a los funcionarios del Instituto. - Generar una cultura informativa y participativa. Actividades - Diseño de campañas institucionales y de otras generadas por la Alcaldía Mayor. Alcances A través de campañas institucionales promover y posicionar una comunicación y cultura organizacional que beneficien a la institución. - Campañas promocionales Equipo y recursos Equipo interdisciplinar de trabajo y asignación de recursos económicos y humanos para la ejecución y seguimiento de la estrategia Medios de comunicación a utilizar (Comunicación Interna): Se utilizarán medios que permitan la recordación del mensaje y el cumplimiento de los objetivos particulares previsto en la estrategia de comunicación Boletín informativo Objetivo 9

10 Brindar a los funcionarios un medio electrónico/digital de fácil consulta (a través de correo electrónico), donde encontrarán la información más relevante de las acciones adelantadas o por adelantar del Instituto. Características de los medios de comunicación: digital, difusión correo electrónico Periodicidad: semanal Mensajes emergentes Objetivo: Persuadir a los funcionarios de hechos o actividades de carácter inmediato. Características de los medios de comunicación: herramienta de uso común. Periodicidad: N.A Correo electrónico Objetivo Difundir entre el público interno información de interés, actividades y acciones de comunicación, discriminadas en los planes de comunicación y medios. Características de los medios de comunicación: mensajes electrónicos. Periodicidad: la requerida Socializaciones institucionales Objetivo Apoyar desde lo comunicativo las actividades institucionales que fortalezcan el clima y la cultura organizacional. Características de los medios de comunicación: NA. Periodicidad: la requerida Posicionamiento de la imagen institucional Objetivos Promover el buen uso y apropiación de la imagen institucional del IDEP, acorde con los lineamientos establecidos en el Manual de Imagen de la Alcaldía Mayor de Bogotá. 10

11 Actividades - Implementación de manual de imagen de la Alcaldía Mayor de Bogotá. - Adecuación de piezas institucionales al Manual de imagen de la Alcaldía Mayor, que permitan la apropiación y buen uso del Manual de Identidad institucional. - Socialización del Manual de Imagen de la Alcaldía Mayor, y su aplicación a piezas institucionales. Alcances Manejo y posicionamiento de la imagen institucional. o Piezas institucionales adecuadas al Manual de imagen de la Alcaldía Mayor Resguardo de información de comunicación Objetivos Promover la organización de documentos del componente de comunicación, que permitan el conocimiento y acceso ágil a la información. Actividades - Selección, catalogación y clasificación de información. - Ubicación de información en carpeta de Google Drive. Alcances Uso institucional de información y comunicación Carpetas de información institucional, ubicadas en Google Drive, en las cuales se consignen: actas, boletines informativos, etc. Nota: para el caso del manejo de imágenes se debe tener en cuenta para su uso y difusión, las normativas que regulan el uso de imágenes de menores de edad. Objetivo Objetivos Líneas de acción Medio/actividad Frecuencia Características 11

12 Generar desde el Componente de Comunicación, difusión y socialización, condiciones para el fortalecimiento de la comunicación interna. a) Efectuar planes que estimulen el desarrollo de una comunicación organizacional abierta, afectiva, propositiva, entre todas las áreas. b) Incentivar el reconocimiento por el trabajo de cada área y funcionario, estimulando el desarrollo de información y retroalimentación de su gestión. c) Diseñar estrategias comunicativas para que los servidores públicos re-conozcan las acciones y proyectos institucionales. d) Diseñar e implementar campañas y planes que mejoren la comunicación, clima y cultura organizacional. e) Implementar el manual de imagen institucional, acorde con los lineamientos distritales. f) Hacer seguimiento la gestión de la comunicación interna y la puesta en marcha de la política de comunicación. Diagnóstico de comunicación, clima y cultura organizacional Diseño de planes de comunicación Desarrollo de planes comunicación Boletín informativo Mensaje emergentes Correo electrónico Socializaciones institucionales Manejo y posicionamiento de la imagen institucional Envío semanal Ocasional Ocasional De acuerdo con cronograma de actividades. Actualización una vez al año. Socialización una veces al año. Se propone como un medio ágil de comunicación, que promueve el uso de otras herramientas (audio, video, links a nodos informativos que permitan profundizar y conocer más acerca de lo que se introduce en el boletín). Publica información de interés de las dependencias, así como de otras instituciones, cuya información sea relevante que conozcan los lectores. Se proponen persuadir a los funcionarios de hechos o actividades de carácter inmediato. Difundir entre el público interno información de interés, actividades y acciones de comunicación, discriminadas en los planes de comunicación y medios. Propone el desarrollo de acciones de comunicación, que apoyen y dinamicen actividades de socialización propuestas por dependencias del IDEP (campañas). Promover el buen uso y apropiación de la imagen institucional del IDEP, acorde con los lineamientos establecidos en el Manual de Imagen de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Se propone la unificación de 40 reportes de actualización (Imagen semanal de actualización) Aplica dependiendo de campaña Aplica dependiendo de requerimiento institucional. Día de la Mujer Día del Hombre PIGA Gestión institucional Salud ocupacional Aplica dependiendo de campaña 1 reporte de asistencia a socialización. 1 archivo con presentación y piezas institucionales de uso frecuente. 12

13 Resguardo de la información de Comunicación Acción permanente plantillas y documentos institucionales, y actividad de sensibilización para funcionarios. Generar archivos digitales que permitan el resguardo y uso de documentos de comunicación. Incluye banco de imágenes, mediante el cual se conserve la memoria institucional. Archivo Google Drive - Actas - Documento de política de Comunicación - Documento Estrategia de Comunicación - Documento diagnóstico de comunicación interna. - Documentos: lineamientos de política editorial, lineamientos de distribución, manual de digitalización. - Documentos medición de usuarios centro de Documentación. - Informes de gestión Comunicación Externa La comunicación externa es tan vital para la Institución como la comunicación interna. Entre ellas, además, debe existir una alta integración. Como elemento principal es importante mencionar que todos los miembros del IDEP realizan funciones de comunicación externa y de difusión de la propia imagen de la Institución. Al respecto es importante adoptar los lineamientos que la Ley 734 de 2002 plantea sobre los deberes del empleado público, garantizando así que esta comunicación sea eficiente y efectiva para la buena imagen del Instituto. De otra parte, es claro que la unidad e identidad en lo que se comunica es una de las herramientas claves de toda Institución para ser reconocida e identificada. De allí, que se deba adoptar el Manual de Imagen de la Alcaldía Mayor de Bogotá, y su adecuación a las características particulares de la entidad. Una imagen de la Institución como entidad sólida, importante, preocupada por los problemas sociales, por la avance de la investigación en educación y pedagogía, transmite una buena imagen social, incrementándose asimismo su sentimiento de pertenencia. La comunicación externa requiere ante todo de un equipo que conozca la dinámica de la Institución, vinculado a ella mediante procesos de comunicación interna. Su actividad debe estar encaminada a dar y recibir información entre las organizaciones y el público reconocido. 13

14 2.2.1 Características Tanto la comunicación interna como la externa del IDEP debe contar con un equipo encargado del área que planee y desarrollé acciones encaminadas a proyectar al Instituto en la comunidad, garantizar la buena imagen de la misma y organizar una comunicación integral que beneficie la gestión de la Institución como generadora de conocimiento en educación y pedagogía para la ciudad, la región, el país y el mundo Público Docentes y directivos docentes del sector educativo oficial. Investigadores del Distrito, el país y mundo. Facultades de educación. Centros de investigación. Otros integrantes de la comunidad educativa de la Ciudad. Ciudadanos y ciudadanas. Medios de Comunicación Objetivo Adelantar acciones de comunicación encaminadas a la divulgación y socialización de los servicios y proyectos del IDEP, a través de los canales y medios institucionales, así como de los medios de comunicación masivos y alternativos, que permitan el posicionamiento de la imagen del IDEP entre el público directamente beneficiado, los periodistas, las entidades estatales y otros integrantes de la ciudadanía Objetivos Disponer y gestionar canales de información permanente y efectiva con diversos medios de comunicación (masivos, especializados en educación, alternativos y/o comunitarios), para la difusión publicación y emisión- de estrategias, proyectos, estudios desarrollados por el Instituto. Establecer relaciones públicas relaciones públicas interinstitucionales que promuevan la difusión de estrategias, proyectos, estudios desarrollados por el Instituto, y posiciones su accionar (contempla acciones locales, distritales y nacionales). Disponer de un conjunto articulado de canales de comunicación con el que se posibilite brindar a las comunidades educativas y académicas de la ciudad y socializar aportes institucionales en los ámbitos regional, nacional e internacional. Promover canales y medios institucionales: Página Web, redes sociales, Magazín Aula Urbana, Aula Urbana Dial, Centro de Documentación, Centro Virtual de Memoria, Revista Educación y Ciudad, con contenidos de calidad que muestren el trabajo efectuado en los proyectos misionales y en el sector. Unificar en los medios de comunicación externa la imagen institucional, atendiendo a las indicaciones del manual del manejo de la imagen de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Divulgar a través de formatos análogos o digitales documentos con referentes educativos y pedagógicos y/o resultados de estudios, diseños y estrategias, adelantados por el IDEP, labor 14

15 desarrollada por el Centro de Documentación del IDEP y el Centro Virtual de Memoria en Educación y Pedagogía. Fortalecer la difusión de servicios institucionales y los mecanismos de atención al ciudadano Equipo de comunicación Para el cumplimiento de los objetivos de la estrategia el Instituto ha dispuesto como instancia organizadora y gestora el componente de Comunicación, difusión y socialización, que operará mediante un equipo de personas que en coordinación ejecutarán las actividades en ella previstas Otros profesionales El Instituto cuenta con otros profesionales que participan en el componente de comunicación. Es el caso de la gestión de contenidos y administración del sitio Web y las redes sociales, el apoyo al desarrollo de la comunicación interna y externa, la edición de publicaciones; el diseño y gestión del Centro Virtual de Memoria Otros actores que participan en las dinámicas comunicativas El Instituto promoverá la corresponsabilidad de los actores de la institución con lo comunicativo. En ese sentido se trata, por un lado, de funcionarios del IDEP autorizados, por la Dirección, la Subdirección Académica y Administrativa, para reportar información que se espere poner a circular externamente. Así mismo, en las dinámicas de trabajo desarrolladas con colectivos de maestros, se trata de apoyar el trabajo de comunicación y difusión que estos harán; es decir, deben tener el acompañamiento y aprobación institucional Condiciones generales del proceso comunicativo Producción y divulgación de mensajes En este aparte se consideran algunas características de los mensajes emitidos, deben ser: Ciertos De interés, no sólo para el emisor sino también para las audiencias (público objetivo de interés y trabajo del IDEP). Debe tener las cualidades técnicas del mensaje periodístico: bien redactado, extensión adecuada, actualidad, adecuado al medio. Debe utilizar las fuentes informativas y citarlas con claridad, la información emitida debe estar respaldada. Líneas de Acción 3.2. Canales de Comunicación 15

16 El Instituto cuenta con importantes canales de comunicación que, en su mayoría, han sido creados hace más de 19 años. En este lapso han logrado un amplio reconocimiento entre la comunidad educativa y académica de la ciudad, el país y otras latitudes. Entre ellos, están: el Magazín Aula Urbana, el programa Aula Urbana Dial, la página Web y las redes sociales. La estrategia de comunicación propuesta en el marco del Plan de gobierno para la Bogotá Humana, mira estos canales como herramientas que deben fortalecerse, y proyectar los desarrollos institucionales de las comunidades académicas para el mejoramiento de la calidad de la educación Página Web Objetivo Dar a conocer de manera oportuna y en condiciones de calidad adecuadas al medio, al público visitante de la página la información que se genera institucionalmente, en relación con: servicios, mecanismos de visibilización y transparencia de la gestión (contratación y rendición de cuentas), atención al ciudadano; socialización y acceso de productos educativos y pedagógicos (Centro de Documentación, Centro Virtual de Memoria, Aula TIC, Red Nova, producción audiovisual institucional); difusión de acciones académicas (en sus diferentes etapas), utilizando lenguajes y formatos renovados (video, audio, publicación digital, etc.). Características del medio de comunicación: virtual Información básica a difundir: Información sobre proyectos por desarrollar, en curso o realizados por el IDEP, en el marco de los componentes Escuela, currículo y pedagogía; Educación y políticas públicas; Cualificación Docente; y Comunicación, difusión y socialización. Documentos que en cumplimiento de las normativas de transparencias de la gestión institucional, sean generados por el IDEP. Información (estática) actualizada, de acuerdo con las características institucionales. Otros que considere pertinente el Comité de Publicaciones/Comunicación pertinente, o aquellos orientados por la alta dirección. Tipos de comunicación: utilización de los diversos géneros informativos: fundamentalmente la noticia, pero también puede explorar la crónica, reportaje, y artículo de opinión, se podrán emplear formatos escritos, audiovisuales (miniclips), auditivos. Periodicidad: semanal (o cuando se requiere para mantener la actualidad). Responsable. Subdirección Académica Sistemas. Dirección, Subdirección Administrativa y Financiera, Planeación, Control Interno, Jurídica. Actividades 16

17 - Rediseño del mapa de navegación y la imagen de la web, de acuerdo con Manual Alcaldía Mayor de Bogotá. - Revisión y ajustes de los mecanismos de servicio propuestos en la web. - Seguimiento y recopilación de las estadísticas de consulta a la web. - Actualización periódica. - Archivo de información reportada periódicamente (notas, piezas gráficas, etc.) - Página web rediseñada. - Actualización de contenidos estáticos. - Reportes estadísticos. Documentos: - Actas reuniones. - Documento lineamientos para la gestión de contenidos y administración del sitio Web. - Formato de aprobación de publicación de información Redes sociales Objetivo Difundir, informar y generar el conocimiento entre el público objetivo de trabajo, del quehacer del IDEP y hacer visible su importancia en el ámbito educativo distrital, nacional e internacional. Objetivos Específicos Comunicación Externa Fortalecer la presencia institucional en el público objetivo 2, a través de la difusión de mensajes claves que permitan proyectar la labor del IDEP. Comunicación Interna Reforzar la identidad institucional mediante la circulación de información y acciones que contribuyan con el sentido de pertenencia para buscar el esfuerzo común hacia el logro de los objetivos IDEP. Características del medio de comunicación: virtual Información básica a difundir: información institucional (actividades, eventos, campañas) que se produzca en desarrollo de los proyectos e aquella de entidades afines al IDEP. Así mismo, apoyar la 2 Público definido en la estrategia de Comunicaciones IDEP: maestros e investigadores del Distrito, maestros e investigadores del país, maestros e investigadores de Latinoamérica, maestros e investigadores del mundo, medios de comunicación, centros de investigación, facultades de educación, otros integrantes de la comunidad educativa de la ciudad y ciudadanos y ciudadanas. 17

18 difusión de acciones de entidades del sector educativo distrital, y aquellas relacionadas con entidades partes. Tipos de comunicación: mensajes cortos, precisos y sugerentes, cuyos lenguajes se ajusten a las características comunicativas de las redes sociales. Periodicidad: la requerida en desarrollo de las acciones institucionales. Responsable. Subdirección Académica - Sistemas Actividades Actualización y seguimiento Facebook: Facebook es una herramienta que facilita acceder a nuevos seguidores mediante la actualización de información presentada en diferentes formatos: texto, imágenes, audios y videos. La actualización debe ser una tarea constante, con el objetivo de cautivar una audiencia que a todo momento requiere gran flujo de información. Actualización y seguimiento Twitter: el envío frecuente de mensajes cortos y precisos, permitirá establecer una relación directa con los seguidores del IDEP, pero a la vez ampliar su radio de influencia. - Documento lineamientos Plan de Comunicación- Redes sociales. - Archivo de información gestionada. - Reporte estadístico de usuarios Canal audio-visual Objetivo Explorar el uso de recursos audiovisuales (miniclips, transmisión en directo) y auditivos que permitan la difusión del conocimiento educativo y pedagógico que genera el IDEP, en cumplimiento de su misión. Características del medio de comunicación: producción (audiovisual y auditiva) Información básica a difundir: avances y resultados de proyectos, desarrollados en el marco de los componentes misionales; pronunciamientos generados de acuerdo la coyuntura educativa; y difusión de actividades académicas. Tipos de comunicación: programa Aula Urbana Dial, cápsulas Aportes IDEP, miniclips noticiosos, enlaces a videos ubicados en Canal Youtube a través de los cuales se acceda a archivos audiovisuales de presentaciones académicas. Periodicidad: Aula Urbana Dial (semanal) miniclips (de acuerdo con actividades institucionales), acciones académicas (previstas de acuerdo con socializaciones de proyectos). 18

19 Responsable. Subdirección Académica Sistemas Actividades - Diseño y producción de audiovisuales/audios, y ubicación en web. - Difusión de producciones a través de medios y canales de comunicación institucional (Programa Radial, WEB, boletín informativo institucional, boletín informativo externo). - Videos Miniclips - Audios - Producciones académicas Aula Urbana Dial Objetivo: Divulgar los programas y proyectos pedagógicos y educativos desarrollados por el Instituto, en el marco del proyecto Investigación e innovación para la construcción de conocimiento educativo y pedagógico. Objetivos: Divulgar las propuestas que desarrolla el IDEP en el marco de proyecto Investigación e innovación para la construcción de conocimiento educativo y pedagógico. Promover la participación de maestros y maestras, y demás integrantes de la comunidad académica de la ciudad en los diferentes proyectos y eventos que desarrolle el IDEP y las demás instituciones vinculadas al sector educativo. Informar a la comunidad académica los avances y desarrollo en los componentes de: investigación, innovación, evaluación de políticas públicas, pedagogía ciudadana y comunicación. Características del medio de comunicación: Aula Urbana Dial es una propuesta radial que forma parte de la estrategia de Comunicación Educativa del IDEP. Aula Urbana registra las investigaciones que desarrollan tanto los colegios como los y las docentes en su acción transformadora de la enseñanza y la escuela. De igual manera, divulga las innovaciones y experiencias pedagógicas. Información básica a difundir: Información de convocatorias, desarrollos y/o resultados del proyecto Investigación e innovación para la construcción de conocimiento educativo y pedagógico. Información generada dentro o fuera del IDEP, sobre la temática del mismo. 19

20 Información sobre la Historia del IDEP, su trayectoria y proyección. Información sobre las actividades y proyectos que desarrolle el Instituto en convenio con otras entidades. Tipos de comunicación: utilización de los diversos géneros informativos: crónica, reportaje, noticia y entrevista. Periodicidad: semanal (de acuerdo con lo propuesto en contrato de realización). Responsable. Subdirección Académica Sistemas Comité de Publicaciones. Actividades - Planeación de contenidos. - Producción y emisión de programas. - Difusión de producciones a través de medios y canales de comunicación institucional (WEB, boletín informativo institucional, boletín informativo externo, Magazín Aula Urbana, piezas comunicativas). - CD Programas de radio Magazín Aula Urbana Objetivo: Visibilizar los programas, proyectos y acciones proyectados y adelantados por el IDEP en desarrollo de su actividad misional. Objetivos: Difusión de experiencias e innovaciones pedagógicas desarrolladas por los maestros y los colegios distritales, en contexto de las acciones adelantadas por los componentes misionales. Visibilizar las producciones de artículos de maestros y maestras, vinculados a proyectos adelantados desde los diferentes componentes y que den cuenta de (avances y resultados). Difundir los servicios, canales y medios institucionales con los que cuenta el público lector para reconocer la labor institucional. Información básica a difundir: 1) Investigaciones y proyectos realizados desde cada componente. 2) Información aportada por otras entidades locales, nacionales e internacionales, vinculadas a la educación, la pedagogía y la cultura (pertinente a la misión y de acuerdo con definiciones del Comité de Publicaciones). 3) Información de servicios, publicaciones, campañas adelantadas por el IDEP. 20

21 Tipos de comunicación: utilización de los diversos géneros informativos: crónica, reportaje, noticia, opinión, ensayo y entrevista. Además, de géneros narrativos, y una propuesta iconográfica que busca el reconocimiento de los actores escolares. Periodicidad: trimestral. Responsable: Subdirección Académica Comité de Publicaciones. Actividades: - Definición de contenidos (Comité de Publicaciones) - Producción editorial, diseño, impresión y distribución. - Difusión de publicación. - Magazín Aula Urbana (impreso y digital) Nota: las características del Magazín, técnicas y de contenido, serán definidas por el Comité de Publicaciones y quedarán plasmadas en el documento de lineamientos de publicaciones. Estos lineamientos se evaluarán y ajustarán cuando la Dirección del IDEP y/o el Comité lo considere pertinente Publicaciones En desarrollo de esta actividad se ha contemplado la producción de la Revista Educación y Ciudad y los libros que se publiquen con resultados de los componentes y acciones institucionales Revista Educación y Ciudad Objetivo: Difundir la producción académica generada en torno a temáticas de interés educativo y pedagógico, definidas por el Comité Editorial de la Revista. Objetivos: Divulgar y socializar la investigación e innovación educativa y pedagógica que de acuerdo con el tema monográfico propuesto por el Comité Editorial, se genere en el IDEP, entidades pares y demás comunidades académicas locales, distritales, nacionales e internacionales. Adelantar acciones para la presentación de la revista en agencias de indexación (nacional e internacionales), y hacer seguimiento a este proceso. Adelantar acciones para el desarrollo de un aplicativo que permita aumentar la visibilización de la revista. Información básica a difundir: 21

22 Artículos académicos que aporten a procesos de indexación nacional e internacional. Información sobre las publicaciones realizadas por el IDEP. Información básica para suscripción y canje. Información sobre proceso de realización y evaluación y arbitraje de artículos. Entrevista que aporte al desarrollo del tema monográfico. Difusión de experiencias de maestros y maestras que se desarrollen y aporten al tema central, y/o al ámbito de la educación y la pedagogía. Tipos de comunicación: a. Artículo de investigación científica y tecnológica. Documento que presenta, de manera detallada, los resultados originales de proyectos terminados de investigación. La estructura generalmente utilizada contiene cuatro apartes importantes: introducción, metodología, resultados y conclusiones. b. Artículo de reflexión. Documento que presenta resultados de investigación terminada desde una perspectiva analítica, interpretativa o crítica del autor, sobre un tema específico, recurriendo a fuentes originales. c. Artículo de revisión. Documento resultado de una investigación terminada donde se analizan, sistematizan e integran los resultados de investigaciones publicadas o no publicadas, sobre un campo en ciencia o tecnología, con el fin de dar cuenta de los avances y las tendencias de desarrollo. Se caracteriza por presentar una cuidadosa revisión bibliográfica de por lo menos 50 referencias. d. Artículo corto. Documento breve que presenta resultados originales preliminares o parciales de una investigación científica o tecnológica, que por lo general requieren de una pronta difusión. e. Reporte de caso. Documento que presenta los resultados de un estudio sobre una situación particular con el fin de dar a conocer las experiencias técnicas y metodológicas consideradas en un caso específico. Incluye una revisión sistemática comentada de la literatura sobre casos análogos. f. Revisión de tema. Documento resultado de la revisión crítica de la literatura sobre un tema en particular. g. Cartas al editor. Posiciones críticas, analíticas o interpretativas sobre los documentos publicados en la revista, que a juicio del Comité editorial constituyen un aporte importante a la discusión del tema por parte de la comunidad científica de referencia. i. Traducción. Traducciones de textos clásicos o de actualidad o transcripciones de documentos históricos o de interés particular en el dominio de publicación de la revista. j. Documento de reflexión no derivado de investigación. k. Reseña bibliográfica. l. Experiencias. Periodicidad: semestral. Acciones adicionales: actualización de datos de cada edición con miras a la Indexación, de requerirse. Responsable: Subdirección Académica Comité de Publicaciones Comité Editorial Revista Educación y Ciudad. Actividades: 22

23 - Definición de contenidos (Comité de Editorial) - Producción editorial, diseño, impresión y distribución. - Difusión, socialización o presentación de publicaciones. - Gestión indexación revista. - Diseño, clasificación de información y gestión aplicativo manejo de información Revista Educación y Ciudad. - Revista Educación y Ciudad (impreso y digital) - Reporte gestiones de indexación. - Aplicativo gestión de información y contenidos de la Revista Educación y Ciudad. Nota: las características de la Revista, técnicas y de contenido quedarán plasmadas en el documento de lineamientos de publicaciones. Estos lineamientos se evaluarán y ajustarán cuando la Dirección del IDEP y/o el Comité lo considere pertinente Publicaciones (libros impresos y digitales) Con la finalidad de generar espacios de socialización y discusión de los procesos y resultados de la investigación y su apropiación por la comunidad educativa e investigativa, el IDEP ha diseñado desde su creación, en 1994, una propuesta editorial que promueve la visibilización del conocimiento producido por maestros, maestras y académicos. Las publicaciones del Instituto se enmarcan dentro de la política institucional dirigida a promover la conformación de una comunidad académica en educación integrada por todos aquellos docentes, investigadores y especialistas. El Instituto ha realizado más de 150 publicaciones, entre colecciones editoriales, series, libros, Cd -rom y videos, con las que se han creado y consolidado escenarios y estrategias para dar a conocer y comunicar los avances, resultados y procesos de las investigaciones, sus metodologías, la construcción de nuevos saberes y su validación y, por ende, de fomento a la investigación en el fortalecimiento de la comunidad de investigadores, como aporte a la construcción social del conocimiento educativo y pedagógico. Objetivo: Desarrollar una estrategia editorial institucional con lineamientos de publicación unificados que permitan la producción de materiales de calidad que promuevan el conocimiento educativo y pedagógico desarrollado producido desde el IDEP. Objetivos: Visibilizar las producciones académicas de comunidades académicas, vinculadas a proyectos adelantados o promovidos desde los diferentes componentes y que den cuenta de avances y resultados. 23

24 Difundir desarrollo académicos, de investigación e innovación educativa y pedagógica, que se generen por el IDEP en alianza con entidades. Socializar documento de lineamientos editoriales. Información básica a difundir: 1) Investigaciones y proyectos realizados desde cada componente. 2) Información aportada por otras entidades locales, nacionales e internacionales, vinculadas a la educación, la pedagogía y la cultura (pertinente a la misión y de acuerdo con definiciones del Comité de Publicaciones). 3) Información de servicios, publicaciones, campañas adelantadas por el IDEP. Tipos de comunicación: Periodicidad: según planeación anual. Responsable: Subdirección Académica Comité de Publicaciones Actividades: - Definición de contenidos (Comité de Publicaciones) - Producción editorial, diseño, impresión. - Distribución de publicaciones. - Difusión, socialización o presentación de publicaciones. - Socialización de lineamientos de publicaciones y de distribución. - Lineamientos de publicaciones - Lineamientos de distribución - Libros editados. - Reporte de acciones de difusión y/o socialización Centro Virtual de Memoria Objetivo: El Centro Virtual de Memoria en Educación y Pedagogía se constituye en un proyecto estratégico del IDEP, una acción colaborativa entre la Universidad Pedagógica Nacional y su Museo Pedagógico. El CVMEP contribuye a mantener viva la memoria del saber pedagógico, el intercambio y difusión de documentación relacionada con la escuela, los maestros, la infancia y la pedagogía a través de diversos momentos de la historia educativa de Bogotá y de Colombia, además de propiciar un vínculo con redes especializadas y con la comunidad de maestros en ejercicio, de maestros en formación y con la comunidad virtual interesada en temas relacionados con la historia de la educación y la pedagogía. 24

25 Objetivos: Rediseñar la página web del Centro Virtual de Memoria en Educación y Pedagogía. Actualizar la base de datos de las colecciones del Museo Pedagógico de material a ser publicado en el CVMEP. Actualizar y desarrolla un plan de socialización y posicionamiento del CVMEP. Información básica a difundir: historia de la pedagogía, del maestro, de la escuela y de la educación de nuestro país, a través de ilustraciones, fotografías, manuales, cartas y otro tipo de documentos escritos y audiovisuales de diferentes archivos y periodos históricos. También, investigaciones de expertos que han analizado la importancia que tiene y ha tenido ésta historia en la vida nacional y en experiencias pedagógicas que vienen forjando la memoria educativa de la ciudad. Tipos de comunicación: comunicación audio-visual y escrita. Periodicidad: mensual (o cuando el medio lo requiera) Responsable: Subdirección Académica Componente de Escuela, Currículo y Pedagogía. Actividades: - Rediseño de la página web del Centro Virtual de Memoria en Educación y Pedagogía rediseñada. - Actualización de base de datos de las colecciones del Museo Pedagógico de material a ser publicado en el CVMEP. - Diseño de plan de socialización y posicionamiento del CVMEP - Reporte de acciones adelantadas en desarrollo del plan de socialización. Página web del Centro Virtual de Memoria en Educación y Pedagogía rediseñada. Base de datos de las colecciones del Museo Pedagógico de material a ser publicado en el CVMEP. Plan de socialización y posicionamiento del CVMEP, y reporte de acciones adelantadas Comunicación interna y externa Centro de Documentación El Centro de Documentación del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP, es la unidad de información que principalmente gestiona, conserva y difunde el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y audiovisual producido al interior del Instituto. Así mismo, reúne bibliografía académica relacionada con la misión y objetivos del instituto como soporte al desarrollo educativo y pedagógico de la ciudad. 25