2. DIAGRAMAS DE REPRESENTACIÓN

Transcripción

1 2. DIAGRAMAS DE REPRESENTACIÓN Las herramientas gráficas utilizadas por los cursos de la cátedra que se presentan a continuación permiten asegurar: Sencillez. Es tal vez el requisito fundamental, tanto para la persona que modela el proceso como para el lector o usuario. Nivel de Información. Debe contener un justo nivel de información para permitir una primera visión del proceso en su totalidad, de manera tal que no sea escaso (para brindar la información que se requiere conocer) pero que, al mismo tiempo, no sea excesivo. Estandarización. Los objetos o simbología deben ser estándares para evitar confusiones o interpretaciones disímiles. Soporte / Respaldo. La herramienta debe encontrarse sustentada en bibliografía pertinente y actualizada y en una utilización extendida en el mercado laboral y/o académico. Intuición. Los objetos o símbolos deben facilitar la interpretación del diagrama para que no distraigan, ni dispersen al usuario. Consistencia. No debe tener zonas grises, ni puntos débiles, asegurando su claridad. Alineación con la cultura de la organización. Debe ser comprensible y aplicable en función de la realidad organizacional vigente: docentes, alumnos y la comunidad educativa en general. 2.1 Comparación entre Un mismo proceso, en virtud del grado o nivel de detalle con el cual se lo desee analizar, puede ser modelado con los 3 (tres) diagramas que componen esta propuesta metodológica: DIAGRAMA DE BLOQUE + ZOOM DIAGRAMA DE INTERDEPENDENCIA + ZOOM SECTORIAL DIAGRAMA DE PROCESOS La diferencia entre los tres diagramas, que son plenamente complementarios, radica básicamente en el zoom (o grado de detalle) con el cual se analizan los procesos por ellos representados, brindando un adecuado y efectivo tratamiento a un tema tan esencial para nuestra materia como lo son los procesos. El análisis comparativo permite destacar las siguientes ventajas y desventajas de cada diagrama en particular: Diagrama de Bloque Es una herramienta suficientemente difundida y utilizada; Es razonablemente simple de comprender y no requiere de más simbología que unos cuadros de base. 4

2 Es muy poderosa para identificar el comienzo y finalización de cada proceso, mediante la individualización de las entradas y salidas. Identifica los archivos y documentos que participan del proceso, sin especificación de originales y copias. No permite apreciar el flujo de las tareas de un proceso, si bien las mismas se enumeran en el diagrama. No permite identificar a los sectores intervinientes Diagrama de Interdependencia Sectorial Es una herramienta suficientemente difundida y utilizada. Es muy simple de comprender, su simbología es mínima y se encuentra estandarizada. Muestra con claridad los sectores intervinientes en el Resulta útil para exhibir el comienzo y finalización de cada Indica de modo intuitivo el flujo de las principales tareas de un No proporciona información sobre controles y decisiones. No brinda información respecto de las copias de los documentos que participan del Diagrama de Procesos Es una herramienta que está ganando amplia difusión en el mercado, basada en el estándar BPMN (Business Process Model and Notation). Posee una precisa estandarización de su simbología (que no es extensa) y de los modos para graficarlo. Muestra con claridad los sectores intervinientes en el Resulta útil para exhibir el comienzo y finalización de cada Indica de modo intuitivo el flujo de las principales tareas, controles y decisiones de un Permite reflejar los documentos que se utilizan a lo largo del proceso, aunque no brinda información sobre la cantidad de copias y su distribución. No proporciona información directa y detallada sobre los datos de tales documentos. Dado que tanto el Diagrama de Bloque como el de Interdependencia Sectorial se encuentran incluidos actualmente en la bibliografía de nuestra asignatura, no se detallan en este documento. En cambio, dado su carácter novedoso, a continuación se presentarán la notación y pautas utilizadas para el diseño de Diagramas de Procesos. 5

3 3. DIAGRAMA DE PROCESOS 3.1 Notación BPMN Carriles Los Carriles representan las áreas de responsabilidad que participan del proceso, sean parte del subsistema en cuestión o no. Carriles Los carriles son particiones (horizontales o verticales) para organizar y categorizar las actividades. NOMBRE X NOMBRE Y Objetos de flujo Los Objetos de flujo representan eventos o situaciones que ocurren durante el trascurso del Afectan el flujo y generalmente tienen un disparador o un impacto (resultado). Comienzo Intermedio El de Comienzo indica dónde empieza un proceso en particular. El Intermedio sucede entre uno de Comienzo y otro de Finalización. Representa típicamente una espera o demora. Afecta el flujo pero no concluye directamente el circuito. Finalización Actividad El de Finalización indica dónde culmina un Es un nombre genérico para las tareas que una organización realiza. 1 BPMN: Business Process Model and Notation. Versión 1.2. Enero

4 Decisión Se usa para controlar y reflejar alternativas que tienen lugar durante la ejecución de un Objetos de Conexión Son los elementos gráficos que permiten hilvanar y dar continuidad a la secuencia de objetos de flujo. Conexión por Flujo de Secuencia Conexión por Asociación Conector de Página Artefactos Se usan para mostrar el orden en que las actividades son llevadas a cabo durante un Se utilizan para asociar información con Objetos de Flujo. Se utiliza para indicar el lugar en dónde el gráfico deja una página para luego continuar en otra. Los Artefactos son elementos gráficos de soporte, que agregan y proveen datos complementarios sobre los objetos, para dotar de mayor riqueza informativa a los diagramas. Objetos de Datos (Formularios) Estos artefactos no tienen un efecto directo en la secuencia del flujo del proceso, pero proveen información respecto de qué necesita una actividad para llevarse a cabo, o qué es lo que producen. Anotación Complementaria Es un mecanismo para proveer información adicional al usuario de los diagramas. Anotación de Texto 7

5 3.2 Pautas Prácticas para el Diseño de Diagramas de Procesos Las Pautas para el Diseño del Diagrama de Procesos (DP) se encuadran bajo la estandarización BPMN. A continuación se presenta una serie de buenas prácticas que contribuyen a obtener Diagramas más claros, fluidos y armónicos. El primer paso para la confección del diagrama consiste en la determinación de la cantidad de carriles, es decir las áreas de responsabilidad que participan del proceso, sean parte de la organización o no (tales como proveedores, clientes, Bancos, entre otros). La ubicación de los carriles debe considerar que las áreas de responsabilidad externas al subsistema en cuestión deben ubicarse en los extremos izquierdo o derecho, asegurando la secuencia fluida del Es recomendable dibujar en los carriles centrales del Diagrama a aquellos sectores con mayor protagonismo dentro del Como principio general, el flujo de tareas se grafica de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. No obstante, cuando por razones de practicidad o de fluidez en la diagramación resulte conveniente apartarse de dicho esquema, se podrá disponer de libertad suficiente para tal acción. Minimizar, dentro de lo posible, la cantidad de objetos en tanto se garantice una correcta y completa interpretación de las actividades, decisiones, controles, documentos y otros objetos que forman parte del La regla principal consiste en preservar la simpleza y claridad. Minimizar los cruces entre los conectores, de modo de mantener una apariencia visual amigable para el usuario / lector. En los casos en que sea imposible evitarlos, los mismos se reflejarán con una pequeña pancita (similar al puente en la técnica del cursograma). Los formularios se dibujan una sola vez, en el momento en que se reciben o se emiten, sin necesidad de representar las copias. Las Anotaciones Complementarias pueden resultar muy útiles para dejar reflejados, en el diagrama, los datos o salidas del circuito bajo análisis que pudieran ser requeridos por otros procesos o para el uso posterior por parte de analistas. Si se acompaña del Diagrama de Bloque y/o del Intersectorial debe garantizarse, como mínimo, que se respeten y reflejen las mismas actividades que fueron dibujadas en ellos. Para reflejar la existencia de tareas paralelas (o bifurcaciones), es decir cuando un flujo se divide en dos o más pasos paralelos, simplemente se presentan las actividades concatenadas con los conectores por flujo de secuencia, de la siguiente manera: 8

6 Para reflejar la combinación de dos o más tareas en una sola (lo que se denomina integración o merging ) se realiza el procedimiento inverso al mencionado en el punto anterior. Es decir, se presentan las múltiples actividades confluyen en una única, siendo concatenadas por flujos de secuencia (flechas), según se grafica a continuación: Es importante destacar que, independientemente de las pautas antes mencionadas, al igual que en cualquier diagrama de representación, en su realización influye el criterio profesional de quien modela los procesos. 3.3 Herramientas informáticas La notación internacional BPMN, utilizada para la representación de los Diagramas de Procesos, ha ganado amplio terreno en el mercado, siendo actualmente una de las notaciones estándar más difundidas, lo cual garantiza la solidez y robustez de la misma. Gracias a ello, es posible integrar la exposición de con herramientas informáticas que permitan al alumno lograr una ventaja competitiva respecto de profesionales de áreas informáticas o de los distintos tipos de ingeniería. Para ello, se sugiere la presentación de herramientas de uso gratuito y de libre descarga desde Internet, como ser: BizAgi Process Modeler. ARIS Express. EDraw. BOC Adonis Community Edition. 9