INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DCMI-01

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Enrique Miguel Cortés Luna
hace 5 años
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Administrativa Dirección de Calidad y Modernización

1 H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ACAPULCO DE JUÁREZ Contraloría General, Transparencia y Modernización Administrativa Dirección de Calidad y Modernización Administrativa INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS

2 1.- Objetivo Lograr la estandarización de los diagramas de flujo, utilizados para representar gráficamente, los macroprocesos y procedimientos de soporte del H. Ayuntamiento Constitucional de Acapulco de Juárez. 2.- Alcance Este instructivo, contempla todos los macroprocesos y procedimientos de soporte del Sistema de Gestión de la Calidad, del H. Ayuntamiento Constitucional de Acapulco de Juárez. 3.- Actividades 3.1 Definición Un diagrama de flujo, para el Sistema de Gestión de la Calidad del H. Ayuntamiento Constitucional de Acapulco de Juárez, es una gráfica, que representa el flujo y la secuencia de las actividades de los macroprocesos y/o procedimientos de soporte, por medio de símbolos. Tienen la ventaja, de indicar la secuencia del macroproceso y/o procedimiento de soporte en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de la ejecución. Los diagramas de flujo, forman parte de la Planeación de la Calidad de los Macroprocesos, de los Mapeos de Procedimiento de Soporte y sus procedimientos operativos, por lo que deben incluirlos al final del procedimiento operativo, tal como lo establece el Procedimiento Emisión y Control de Documentos DCMP-01, y el Formato para Elaborar Documentos del Sistema DCMR Características de los Diagramas de Flujo Deben ser sintéticos, de manera que quedan resumidas las actividades mencionadas tanto en los procedimientos de soporte como los operativos. Los diagramas extensos, dificultan su comprensión y asimilación; por lo tanto, dejan de ser prácticos. Deben aplicar la simbología adecuada, evitar anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación. Ver tabla I. Los Diagramas de Flujo en la Planeación de la Calidad de los Macroprocesos y los Mapeos de Procedimiento de Soporte, deberán ser de manera horizontal. 2/5

3 Los Diagramas de Flujo en los Procedimientos Operativos, deberán ser de preferencia de manera vertical; es decir, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo, pero si se considera necesario, hacerlos de manera Horizontal es válido, siendo el flujo o la secuencia de izquierda a derecha. Mediante los Diagramas de Flujo, podremos comprender rápidamente el macroproceso y/o procedimiento de soporte en su totalidad, facilitando así su análisis, para modificarlo y mejorarlo. No deben exceder en el uso de conectores y cruce de flechas, que dificulte la compresión y lectura del Diagrama de Flujo. Los Diagramas de Flujo, deben ser entendibles por cualquier persona. Invariablemente, los Diagramas de Flujo ya sea horizontal o vertical, deberán iniciar con la figura de Inicio y Fin, indicando en ésta únicamente dichas palabras. No debe haber más de un inicio y un fin, ya que esto no deja en claro el diagrama de flujo en su totalidad. No debe haber actividades que no tengan salida, o que tengan un tope, siempre deben de fluir llegando hasta el final de los diagramas; es decir, ninguna figura puede quedar sin una flecha o conector que lleve al flujo de las actividades hasta el fin. En caso de que realicen una actividad la cual no se encuentre incluida en las figuras del presente instructivo podrán utilizar otra figura siempre y cuando se especifique al final de cada uno de los procedimientos operativos. (Diagrama de Flujo o FLujograma). 3.3 Diagramas de Flujo Horizontales. Los Diagramas de Flujo Horizontales, deberán tener las siguientes características: La diagramación se traza en sentido horizontal, descendente de izquierda a derecha. Incluye tantas columnas como puestos, unidades u organismos diferentes, que intervengan en el macroproceso o procedimiento de soporte, indicando el nombre de los mismos, en la parte superior de la columna respectiva. Cada una de las columnas, deberá registrar la actividad que le toque ejecutar al organismo, puesto ó área. Podrán utilizar cuantas hojas sean necesarias, debiendo usar el conector de página. 3/5

Podrán utilizar cuantas hojas sean necesarias, debiendo usar el conector de página. I.

4 3.5 Diagramas de Flujo Verticales. Los Diagramas de Flujo Verticales, deberán tener las siguientes características: Se debe describir descendentemente, paso a paso, las actividades del macroproceso o procedimiento de soporte. Podrán utilizar cuantas hojas sean necesarias, debiendo usar el conector de página. I. Figuras a utilizar en los Diagramas de Flujo FIGURA SIGNIFICADO Límites (Inicio o Final): identifica el principio o el final de un proceso o procedimiento. Debe llevar invariablemente en el interior, las palabras Inicio o Fin. Operaciones: identifica una actividad o tarea en el proceso o procedimiento que modifica un insumo. En este caso, deberá llevar siempre un verbo indicando la actividad o acción a realizar. Almacenamiento: identifica un resultado almacenado. Puede ser almacenamiento de materiales, o que algo se archiva cuando se trate de documentos. Decisiones: designa un punto de decisión o división del flujo del proceso. Debe anotarse invariablemente en su interior la cuestión a decidir, identificar cada ruta que surge del punto de decisión con la resolución, como: Sí o No. Documento: indica que el resultado de una actividad se registra en un medio impreso. En el interior se anota el nombre del documento. En el caso de realizar varias copias, se podrá empatar la misma figura en la parte posterior las veces que sea necesario. Base de datos: indica cuando la salida de una actividad se almacena en un medio electrónico. Es importante que en el interior se anote el nombre del archivo o base de datos. Conector: representa una entrada para otro, o bien cuando se necesite unir información aislada. Se anota una letra en el interior que denota una salida o entrada. Si la punta de la flecha señala el interior, representa una entrada, si marca hacia el exterior ilustra una salida. NOMBRE DE LA FIGURA EN AUTOFORMAS DE OFFICE Proceso alternativo y/o rectángulo redondeado Proceso y/o rectángulo Combinar y/o triángulo isósceles Decisión y/o rombo Documento Disco Magnético Conector 4/5

5 Demora: representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento, distancia o por espera de alguna provisión, por parte de otro departamento, área o persona. Conector de Página: indica la conexión del diagrama de una página a otra. Flechas: indica la secuencia y dirección del flujo de un proceso, y por lo general, representa la transferencia del resultado de una actividad a la siguiente. Al utilizar las flechas, se deberá indicar si el flujo te lleva a una entrada o salida. Inspección: identifica cuando algo debe esperar, o ser sometido a una evaluación. Retraso Conector Fuera de Página Flecha Conector En este caso, se utiliza la misma autoforma que un conector, sólo que la figura deberán hacerla más grande. 4.- Referencias DCMP-01 Procedimiento Emisión y Control de Documentos. DCMR-01 Formato para Elaborar Documentos del Sistema. 5.- Control de Cambios Revisión Fecha /5

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