Página 1 de 6 Herramientas documentales

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1 Página 1 de 6 En la modelización de procedimientos, frecuentemente se precisa contar con una herramienta para representar la lógica y la secuencia de los procesos. El Flujograma es uno de ellas El flujograma es la representación gráfica que muestra: el comienzo y el fin de un proceso de tratamiento de datos, y las operaciones de decisiones necesarias para cumplirlo, en el orden secuencial correspondiente. No hay duda de que de las herramientas tales como los flujogramas, son una excelente forma gráfica de describir fácilmente los detalles procedimentales. Además de la secuencia, el flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso 1, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas (en la cadena cliente/proveedor) El flujograma hace más fácil el análisis de un proceso, por que nos permite: Entender un proceso e identificar las oportunidades de mejora de la situación actual. Diseñar un nuevo proceso, incorporando las mejoras (situación deseada). Facilitar la comunicación entre las personas involucradas en el mismo proceso. Divulgar, en forma clara y concisa, informaciones sobre procesos. Los flujogramas son usados tanto para la documentación física o las interfaces del hardware dentro de un sistema. Un flujograma contiene dos tipos e elementos: Los bloques y las líneas. Los bloques pueden representar acción o decisión. Un bloque de acción representa una actividad: efectuar una operación. Su descripción implica siempre aplicar un verbo (hacer algo): sumar, transferir, borrar, agregar, etc. El nombre de la etapa y de quien la ejecuta se registra en el interior del rectángulo. 1 Recordar que un proceso : pagina 1 de 6

2 Página 2 de 6 Un bloque de decisión: es una forma de expresar una consulta acerca del cumplimiento o no de una determinada condición o alternativa. Según sea la respuesta que se dé a dicha consulta (verdadero o falso) se seguirán diferentes caminos. Las líneas de dirección o flechas comunican los bloques y determinan el orden secuencial en que deben ser considerados. El flujograma puede utilizar además un conjunto de símbolos 2 para representar las distintas posibilidades o etapas del proceso, las personas o los sectores involucrados, la secuencia de las operaciones y la circulación de los datos y los documentos. Por ejemplo: Límites: Este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso Start/Stop Documento: Simboliza al documento resultante de la operación respectiva. En su interior se anota el nombre que corresponda Decisión: (IF)Representa el punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real Simboliza un proceso preestablecido. En su interior se anota la referencia correspondiente 2 Todas ellas las encontramos en la sección autoformas de Word, una vez insertada se cliquea el botón derecho del mouse y aparece la función Agregar texto pagina 2 de 6

3 Página 3 de 6 Input/Output:Se usa para mostrar que hay lectura o escritura Conectores Para unir el flujograma en la misma página o en páginas diferentes Ejemplo de Flujograma: Asignación de mesas y pedido en un restaurante Fin pagina 3 de 6

4 Página 4 de 6 Pasos para la elaboración de un Flujograma 1. Defina el proceso que se va a realizar. Escoja un proceso relacionado con el producto o servicio más importante, desde el punto de vista del cliente. 2. Elabore un flujo del proceso, identificando sus grandes bloques de actividades. 3. Defina detalladamente las etapas del proceso y describa las actividades y los productos o los servicios que resulten de cada una de ellas. 4. Identifique los responsables para la realización de cada actividad identificada. 5. Verifique si el flujograma diseñado corresponde a la forma como se ejecuta el proceso en la práctica, y haga las correcciones que considere necesarias. pagina 4 de 6

5 Página 5 de 6 Ejemplo de Flujograma de recepción de muestras de suero para Brucelosis: Mesa de Entradas Recepcionista Verifica las condiciones de aceptación de la muestra Identificación individual legible Suero no hemolizado Coagulo firme Cumple NO SI No ingresa Planilla de solicitud de análisis Resol 150 Asigna Nº de protocolo Interno SI Legible, completa y firmada? NO Archiva Planilla Da el pase de muestras al sector técnico Fin pagina 5 de 6

6 Página 6 de 6 Si este fuera el flujograma correspondiente a mi procedimiento operativo especifico (POE) de recepción de muestras de suero para el diagnostico de Brucelosis, solo será sustentable, si previamente he definido en los ítem complementarios correspondientes, por ejemplo Organigrama: puesto recepcionista Perfil del puesto: definición, alcance y responsabilidad. Capacitación: constancia verificable de la capacitación en la identificación de las condiciones de rechazo o aceptación de muestras. Ejemplo de Temario de esa capacitación: Concepto de calidad de muestras, hemólisis, refrigeración requerida, volumen mínimo necesario para cumplir con el Procedimiento Normatizado de Trabajo(PNT). Conocimiento, identificación y comprensión del acompañamiento documental requerido y el Marco legal referencial. A su vez debo tener: Evidencia de que el recepcionista cumple con el perfil definido. (a través del currículum actualizado) Evidencia de la capacitación recibida, a través de la firma de conformidad de la persona asignada al cargo. Evidencia fehaciente de su desempeño a través de la definición de un periodo de tiempo durante el cual la tarea se desarrollara en forma tutoreada y un registro con fecha y firma de alta, para la ejecución de la tarea en forma independiente. Compromiso de confidencialidad Políticas de reemplazo Recuerden que en todo momento debemos mantener la coherencia interna del proceso pagina 6 de 6