Mapeo de Procesos 2016

Transcripción

1 Mapeo de Procesos 2016

2 Mapeo de Procesos Es una metodología que permite elaborar una representación grafica de un proceso, mostrando la secuencia de tareas que se ejecutan. Favorece el análisis y la comunicación orientada hacia la mejora de los procesos existentes, con el propósito de optimizarlos.

3 Qué se busca identificar con un Mapeo de Procesos? Identificar TODOS los pasos del proceso Todos los pasos del proceso que agregan valor. Todos los pasos del proceso que no agregan valor. Todos los salidas claves del proceso (Y s). Todas las entradas claves del proceso (X s). Los puntos para la recolección de datos. Determinar los KPI s y la forma de reportarlos. La idea principal de un mapa de procesos es crear DUDA o INQUIETUD.

4 Qué debe contener un mapeo de procesos? Salidas del proceso (Especificaciones). Entradas del proceso. Fronteras del proceso, el donde empieza y el donde termina el proceso. (cual es su alcance o límites) Todos los pasos (las actividades) del proceso, deben tener una secuencia lógica. Definir los parámetros importantes de cada operación. Condiciones de operación para factores importantes del proceso.

5 Mapeo de Procesos Un mapa de procesos debe mostrar lo que esta: SUCEDIENDO EN EL PROCESO ACTUAL LO QUE DEBE SUCEDER EN EL PROCESO ACTUAL Quienes deberían estar involucrados? Dueños del proceso Jefes área Supervisores - Técnicos Gerentes de área Directores área Clientes (Internos). Áreas periféricas o Satélite (calidad, Mantenimiento, Diseño, Suajes, Administración, ventas, etc.).

6 (X s) Paso 1: Proveedores - Entradas Procesos - Salidas - Clientes SIPOC PROVEEDOR ENTRADAS PROCESO SALIDAS CLIENTE Suppliers Inputs Process Outputs Customer/Products (Y s) La realización de esta primera etapa se realiza de manera invertida, es decir se inicia definiendo el producto, cliente o servicio que se quiere obtener y posteriormente las salidas, procesos, entradas y proveedores PROVEEDOR ENTRADAS PROCESO SALIDAS CLIENTE Suppliers Inputs Process Outputs Customer/Products Quienes proveen Productos o servicios Para el desarrollo del proceso Proveedores Prestadores de servicios Variables que entran al proceso Materias primas Información SIPOC Pasos o tareas a realizar para lograr el resultado final Se deben definir las variables a ser cntroladas dentro del proceso Resultados esperados del proceso Se debe establece una forma de medir el resultado Cuál es producto, servicio o cliente final del proceso? Quien(es) reciben el resultado del proceso realizado o la definicón del producto terminado

7 Paso 1: Proveedores - Entradas Procesos - Salidas - Clientes Identifique quien es el cliente, quien recibe las salidas. Pueden ser clientes internos y externos. Identificar los principales productos o servicios entregables (Salida / resultados) del proceso.

8 Paso 1: Proveedores - Entradas Procesos - Salidas - Clientes Identifique los pasos o tareas secuenciales que se deben seguir para poder obtener las salidas del proceso Proceso Se refiere a las actividades propias que nos llevaran a dar como resultado el producto o servicio que vamos a ofrecer. Listar de manera secuencial que requiere para lograr el fin deseado.

9 Paso 1: Proveedores - Entradas Procesos - Salidas - Clientes Documente las entradas (insumos) principales que requiere el proceso para poder ser llevado a cabo. Se deben incluir: Materias primas Equipo para realizar el proceso Datos de operación (métodos trabajo, parámetros, etc) Identifique a los proveedores de los insumos (materiales y/o servicios)

10 Paso 1: Proveedores - Entradas Procesos - Salidas - Clientes Identifique a los proveedores de los insumos (materiales y/o servicios) Esta información es de relevancia por: Sabemos quienes deben entregar un producto, servicio o información para el desarrollo de nuestro proceso s ayuda a identificar los canales correctos de información con nuestros proveedores

11 Paso 1: Proveedores - Entradas Procesos - Salidas - Clientes SIPOC PROVEEDOR ENTRADAS PROCESO SALIDAS CLIENTE

12 Paso 2: Diagrama de flujo de un proceso mbología utilizada en los Diagramas de Flujo Inicio Este símbolo se utiliza para indicar solamente el inicio y fin de un proceso. Actividad Toma Decisiones Es un rectángulo dentro del cual se describe brevemente una actividad del proceso. Un diamante de decisión siempre plantea una pregunta sin excepción- y requiere una respuesta positiva o negativa ( sí o no) y el proceso se ramifica para ambas respuestas, a partir de esta decisión.

13 Paso 2: Diagrama de flujo de un proceso Conector Este símbolo se utiliza para establecer en una misma página la continuidad del diagrama y /o para conectar actividades distantes utilizando los números 1,2,3 etc. Las flechas de dirección unen las actividades dándole una secuencia, indican la dirección ó el sentido de éstas.

14 Paso 2: Diagrama de flujo de un proceso EL paso numero dos es determinar el diagrama de flujo del proceso que se realiza para obtener las salidas Es una representación gráfica donde se detallan paso a paso las actividades que lo constituyen Documente las operaciones actuales del proceso. Se deben incluir todas las operaciones actuales. Donde se documente como se desempeña el proceso actualmente y no como debería de desempeñarse Identifique en cada paso cual o cuales son las métricas o indicadores de desempeño de esa tarea.

15 Paso 2: Diagrama de flujo de un proceso Solicitud de re-embolso de gastos de viaje Inicio Solicita Facturas Verifica CFDI Cumple con la política de gastos? Elabora Solicitud Solicita Firmas de autorización Acepta Solicitante Recibe Reembolso Pasa pago Acepta Envía a Cuentas por pagar para aprobación Acepta Envía Solicitud a Tesorería Para aprobación

16 Paso 3: Factores de proceso Identificación de factores involucrados en el proceso: Lluvia de Ideas Involucre operadores, supervisores, ingenieros, expertos de campo, proveedores Motive a todos los participantes a ser creativos. Ninguna idea es mala Limitar las discusiones Combine y modifique ideas similares La idea es encontrar tantos factores de variación como sea posible

17 Paso 4: Factores de proceso Establezca el nivel actual de los factores identificados Compare los niveles actuales de desempeño contra lo especificado Identifique si se realizan algún tipo de medición actualmente Cual es el tipo de medición que se realiza Frecuencia de esta medición

18 Paso 4: Factores de proceso Solicitud de re-embolso de gastos de viaje Inicio Pago realizado en tiempo Cantidad pagada correcto Solicitante Recibe Reembolso Solicita Facturas Factura correcta Certificado CFDI Pasa pago Verifica CFDI Certificado CFDI Preparar pago Solicitar aprobación de cheque Dar Fecha de pago Acepta Cumple con la política de gastos? Montos vs política Gastos justificados Tiempos de solicitud Correcto Fecha de viaje Justificación Lugar visitado Clasificación de gastos Comprobantes de gasto Envía a Cuentas por pagar para aprobación Cuentas correctas Comprobantes de gasto Certificados CDFI Aprobaciones Fecha viaje Fecha reporte Monto total del gasto Elabora Solicitud Solicita Firmas de autorización Acepta Justificación de viaje Cuentas correctas Comprobantes Monto total del gasto Acepta Envía Solicitud a Tesorería Para aprobación Cuentas correctas Comprobantes de gasto Certificados CDFI Aprobaciones Fecha viaje Fecha reporte Monto total del gasto

19 Paso 4: Factores de proceso Asignar el tipo de factor Factores N Factores de ruido, es decir aquellos que no podemos controlar y que existe dentro de nuestro proceso Factores SOP Aquellos factores que están o pueden ser controlados por un procedimiento o instrucción de trabajo estandarizado

20 Paso 4: Factores de proceso Solicitud de re-embolso de gastos de viaje Inicio Pago realizado en tiempo Cantidad pagada correcto Solicitante Recibe Reembolso Solicita Facturas Factura correcta N Certificado CFDI N Pasa pago Verifica CFDI Certificado CFDI N Preparar pago SOP Solicitar aprobación de cheque SOP Dar Fecha de pago SOP Acepta Cumple con la política de gastos? Montos vs política Gastos justificados Tiempos de solicitud Correcto SOP Fecha de viaje SOP Justificación SOP Lugar visitado SOP Clasificación de gastos SOP Comprobantes de gasto SOP Envía a Cuentas por pagar para aprobación Elabora Solicitud Cuentas correctas SOP Comprobantes de gasto SOP Certificados CDFI SOP Aprobaciones SOP Fecha viaje SOP Fecha reporte SOP Monto total del gasto SOP Solicita Firmas de autorización Acepta Justificación de viaje SOP Cuentas correctas SOP Comprobantes SOP Monto total del gasto SOP Acepta Envía Solicitud a Tesorería Para aprobación Cuentas correctas SOP Comprobantes de gasto SOP Certificados CDFI SOP Aprobaciones SOP Fecha viaje SOP Fecha reporte SOP Monto total del gasto SOP

21 Paso 5: Mejora del proceso Una vez terminado el mapeo de procesos, usted podrá realizar una toma de decisiones de las operaciones o actividades deberán ser modificadas o eliminadas para encausar el proceso hacia los objetivos de su área o negocio.

22 Cuáles son los beneficios del mapeo de procesos? Asegura el entendimiento de los procesos Identificar la necesidad de sistemas de trabajo Oportunidad para eliminar pasos innecesarios de un proceso Identificar puntos las áreas de oportunidad de un proceso. Permite establecer mejores practicas, mejoras así como los puntos de control y monitoreo de un proceso Ayudar a identificar y balancear requerimientos Identificar proveedores y clientes. Verificar las necesidades de recursos. Da claridad en cuanto a los procesos involucrados.

23 Beneficios de un mapa de procesos Establece quien debe participar en el equipo del proceso. Permite identificar las ineficiencias y derivar acciones de corrección. Permite identificar los procedimientos que se requiere documentar. Ayuda a simplificar las actividades del proceso. Permite estandarizar el proceso. Incremento en la productividad y logro de los resultados esperados de los procesos.

24 Mapa de procesos Dudas o Preguntas?

25 Gracias