Como obtener un código de barras

Transcripción

1 Como obtener un código de barras Índice 1. CODIGO DE BARRAS A. Cómo surge el código de barras? B. Para que sirve un código de barras? 2. BENEFICIOS DEL CODIGO DE BARRAS 3. QUE ES UN CODIGO DE BARRAS? 4. COMO SE FORMAN LOS NUMEROS DEL PRODUCTO? 5. REGLAS DE ASIGNACION DE CODIGO DE PRODUCTO A. Cantidad, peso y tamaño B. Colores, modelos y talla C. Multiempaque D. Promociones 6. PASOS PARA LA REALIZACION DE SU INSCRIPCION 7. COMO SE ASIGNAN LOS CODIGOS DE BARRAS? 8. COMO IMPRIMIR UN CODIGO DE BARRAS? A. Impresión directa B. Etiquetas C. Dimensiones D. Truncamiento E. Colores F. Ubicación del código de barras en el empaque 9. ES IMPORTANTE SABER

2 CAPITULO I CODIGO DE BARRAS A. COMO SURGE EL CODIGO DE BARRAS? En 1977, representantes de la industria y del comercio de doce países europeos tomaron la iniciativa de formar una organización a la cual llamaron EUROPEAN ARTICLE NUMBERING ASSOCIATION" (EAN). Al unírsele poco tiempo después países no europeos, el nombre fue cambiado por el EAN Internacional. El objetivo de esta organización es difundir y administrar el sistema de Códigos de Barras AEN/UPC, así como promover el uso de identificación normalizada o Intercambio Electrónico de Datos (EDI). EAN PARAGUAY es una asociación civil multisectorial que presta un servicio de utilidad pública, sin fines de lucro, constituida en mayo de 1993 y tiene por objeto: promover el sistema EAN para codificar todos los productos industrializados, fraccionados o envasados en el país; promover el desarrollo de un sistema de Intercambio Electrónico de Datos (EDI), para una mejor comercialización con otros países y en especial en el marco del Mercosur. B. PARA QUE SIRVE UN CODIGO DE BARRAS? Con el incremento del uso de las computadoras en la industria y el comercio, se vuelve necesario el uso de códigos de identificación en los productos, para hacer más rápido y preciso el manejo de la información. Los números estandarizados en los artículos de consumo masivo permiten una identificación única en cualquier parte del mundo. Estos números son representados por Códigos de Barras, que a su vez serán leídos por lectores ópticos (scanner) a lo largo de la cadena comercial, proporcionando información oportuna y veraz. Cualquier producto o servicio vendido en el comercio detallista o comercializado entre compañías puede ser identificado de manera ágil y sin error dentro del Código de Barras. CAPITULO II BENEFICIOS DEL CODIGO DE BARRAS Los Códigos de Barras son utilizados de diferente manera a lo largo de la cadena comercial. Las computadoras programadas para procesar la información obtenida de los códigos por medio de lectores ópticos dan como resultado el tipo de informes que la empresa necesita para su toma de decisiones, además de los siguientes beneficios para: El fabricante, quien mejora la comunicación con transportistas y minoristas, mejora el control de inventarios, almacén y distribución, obtiene más y mejor información de la demanda del mercado con lo que puede hacer más cortos los ciclos de pedido y entrega, simplifica el proceso de información y reduce los costos de administración. El mayorista, quien agiliza el proceso de pedido, de recibo y despacho de mercancía, debido a que el sistema facilita el control permanente de inventarios y disminuye los costos de administración. El minorista pues utiliza los códigos de barras para simplificar y agilizar los cambios de precio, ahorro de gastos de etiquetado, obtiene información por producto y sin errores, tanto en recibo como en punto de venta. El uso de un estándar reduce gastos de administración y mejora la comunicación con proveedores. Los datos obtenidos pueden ser utilizados para reducir patrones de ventas y acortar los tiempos de resurtido. El consumidor, quien obtiene un rápido servicio en su paso por el punto de venta, al desaparecer los errores de precio y tecleo y obtiene un ticket pormenorizado de los artículos adquiridos.

3 CAPITULO III QUE ES UN CODIGO DE BARRAS? El Código de Barras es un símbolo que utiliza barras claras y oscuras de diferente grosor para representar caracteres (números). Un scanner (lector) "leerá" estas barras por medio de un rayo que pasará a través de todas y cada una de ellas; el reflejo de cada barra será entendido por el scanner como un sistema binario (1,0) para posteriormente traducirlo al carácter correspondiente. Es importante, por lo tanto, que el contraste entre barras claras y oscuras sea el correcto, y que no exista deformación en la impresión de las barras (muy anchas o muy delgadas). Nota: A las barras oscuras se las conoce como "Barras" y a las barras claras como Fondo : CAPITULO IV COMO SE FORMAN LOS NUMEROS DE PRODUCTOS? Los sistemas de numeración de productos son internacionales y empezaron en Estados Unidos con el UPC, posteriormente en Europa con el EAN y hoy en día se emplea en una gran cantidad de países donde es posible el uso de este sistema. Cualquier país que quiera hacer uso del sistema de numeración de artículos tiene que inscribirse a la EAN, la que asignará una clave de país (para Paraguay es 784). EAN 13 Formado por 13 dígitos. EAN 13 Formado por 13 dígitos. EAN 8 Formado por 8 dígitos. Es utilizado en artículos muy pequeños donde, por su tamaño y sistema de impresión, no se aplica un EAN-13.

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5 CAPITULO V REGLAS DE ASIGNACION DEL CODIGO DE PRODUCTO A. Cantidad, peso, tamaño Cada vez que cambie el sabor, color, peso, tamaño y contenido de un mismo producto, cambiará su código. Ejemplo: Una empresa de yogur código 784 (número de país Paraguay asignado por EAN INTERNATINAL), 1234 (numero de clave de empresa asignado por EAN PARAGUAY), podría manejar sus códigos de la siguiente manera:

6 B. Colores, modelos y tallas. Cada vez que cambie la talla o el color en un mismo producto, cambiará su código. Ejemplo: C. Multiempaque Cuando se crea un multiempaque, este deberá codificarse con código de producto diferente. Ejemplo:

7 D. Promociones Una promoción deberá codificarse con código de producto diferente: Cuando el producto de la promoción se venda a un precio diferente de la unidad estándar. Cuando el producto de la promoción difiera en volumen o peso de la unidad estándar. Cuando en la promoción aparece un regalo extra. CAPITULO VI PASOS PARA LA REALIZACIÓN DE SU INSCRIPCIÓN 1. Las empresas y distribuidoras son las que deben inscribirse en EAN PARAGUAY (generalmente corresponde a los fabricantes de los productos). Las empresas que importen o sean distribuidoras de productos deben respetar los códigos de origen, si los productos carecen de códigos, deberán contactar con la empresa dueña de la presentación final para punto de venta y solicitarlos. 2. Si una empresa en Paraguay desea obtener los códigos para sus productos, puede hacer el registro directamente en la oficina de EAN PARAGUAY: Departamento Administrativo. 3. Solicitar el formulario de inscripción en la oficina de EAN o pedir su envío por fax. 4. Presentar el formulario con los datos requeridos, firmado por el presidente de la empresa o un representante legal. En caso de duda, solicitar informaciones en el Departamento Administrativo de EAN PARAGUAY. 5. Inscripción de Empresa: Las categorías de empresas para la fijación de la tarifa anual son las siguientes: Categoría Facturación Anual(G) Tarifa(US$) A. Empresas Grandes mas de millones 600 B. Empresas Medianas de 331 a millones 400 C. Empresas Pequeñas de 86 a 330 millones 300 D. Microempresas 85 millones 100 Las MICROEMPRESAS tienen un régimen especial que facilita su inscripción. Para ser considerada microempresa es necesario que sus ventas anuales no superen los G Para acceder a este régimen especial se deberá presentar un comprobante que demuestre un nivel de actividad que no supere anualmente el monto de ventas antes indicado. 6. Inscripción de Productos: Listar los productos que desea inscribir y presentarla a EAN PARAGUAY. Usted puede asignarles 5 dígitos y dejar la codificación a cargo de EAN. Se debe efectuar el pago para la inscripción de los productos. Las microempresas están exentas de inscripción de productos. CAPITULO VII

8 COMO SE ASIGNAN LOS CODIGOS DE BARRAS 1. Una vez inscripta la empresa, se le asignarán 7 dígitos: 3 correspondientes al país (784) y 4 correspondientes a la empresa. 2. Posteriormente la empresa le asignará 5 dígitos a cada una de las diferentes presentaciones de sus productos, con posibilidades del al El paso siguiente es la adquisición del Film Master, que podrá obtenerse directamente del fabricante o EAN PARAGUAY podrá realizar esa gestión. 4. Este código de producto no deberá ser cambiado ni duplicado en otro producto. 5. Es necesario dar aviso a EAN PARAGUAY de los códigos de productos. Se deberán dar de alta los diferentes códigos conformados (país, empresa, producto) a sus socios comerciales. Nota: Es importante dar de baja con sus socios y con EAN PARAGUAY a aquellos productos y códigos que desaparezcan del mercado, en favor de una depuración constante de las bases de datos. Aquellos códigos de productos ya utilizados deberán permanecer sin uso por lo menos 3 años después de su último envío. 6. Finalmente, el dígito verificador será calculado por EAN PARAGUAY. En caso de artículos muy pequeños (previo análisis), los números son asignados por EAN PARAGUAY: 3 correspondientes al país (784) y 4 correspondientes al producto; el 8 es el dígito verificador. Este tipo de código se denomina EAN 8. CAPITULO VIII COMO IMPRIMIR EL CODIGO DE BARRAS Una vez que se haya conformado el Código de Barras de acuerdo al estándar indicado (EAN 13 o EAN 8), el siguiente paso será traducirlo al símbolo de Código de Barras correspondiente según la norma, para posteriormente fijarlo al producto. Hay dos posibilidades en general, de fijar el Código de Barras al producto: A. Impresión directa El Código de Barras puede ser impreso como parte de la cara comercial del producto utilizando cualquier sistema de impresión convencional (offset, serigrafía, fotograbado, flexografía, litografía, etc.); para esto se necesita de una "película maestra" para que el impresor pueda hacer su trabajo. Película Maestra (Film Master): Se denomina así al positivo o negativo del Código de Barras utilizado en la generación de placas y clichés para impresiones. EAN PARAGUAY proporciona una lista donde se puede adquirir la "película maestra" para cada uno de sus códigos de productos, o le realizará la gestión. Nota: Es importante remitirse al Manual de Normas de Codificación o consultar con el Departamento Técnico de EAN PARAGUAY. Para imprimir los códigos de barras en las etiquetas o en el envase usted necesitará un Film Master. Para solicitarlo, hay algunos requisitos que se deberán tener en cuenta: tamaño del código, sistema de impresión en el cual va a ser impresa la etiqueta (flexo grafía, offset, serigrafía, etc.), material donde ésta va a ser impresa (papel, cartón, plástico, etc.). Con relación a los tamaños o magnitudes del código, podrá obtener esta información en el manual de normas técnicas de EAN o directamente podrá llevar sus envases o etiquetas donde le confeccionarán un informe técnico. Las informaciones acerca del sistema de impresión y material a ser impreso deberán ser obtenidas directamente del impresor o diseñador y proveídas a

9 EAN PARAGUAY. Provisoriamente se podrá utilizar etiquetas autoadhesivas para identificar sus productos. Una vez hechas las primeras impresiones, se deberán llevar muestras de los envases o etiquetas al Departamento Técnico de EAN a fines de averiguar la calidad de impresión antes de proceder a la impresión de una cantidad importante de envases o etiquetas. B. Etiquetas Si no se desea que el Código de Barras sea impreso como parte del empaque, este puede ser fijado en una etiqueta (autoadhesiva, colgante, cosida, etc.), generalmente las etiquetas son impresas en transferencia térmica o láser. Estos sistemas no requieren de una película maestra.

10 C. Dimensiones Los códigos EAN 13 y EAN 8 pueden ser impresos en diferentes tamaños, dependiendo del área del producto y del tipo de impresión. Para asegurar que el código se leerá en cualquier scanner del mundo, deberá estar entre los tamaños que aparecen en la siguiente tabla: Los tamaños mínimos recomendados para cada sistema de impresión son: SISTEMA MAGNITUDES - Offset factor Tipografía factor Flexografía factor Serigrafía factor 1.2 OJO: En el cuadro de DIMENSIONES CAMBIAR 1 por "1,00" y 2 por 2,00" D. Truncamiento Es reducir la altura del código. No se recomienda, a menos que sea totalmente necesario y siempre de acuerdo a las normas de truncamiento (consultar el Departamento Técnico de EAN PARAGUAY). Observación: Nunca truncar magnitudes abajo de 1,0. E. Colores La lectura del Código de Barras se hace por el alto contraste entre las barras y el fondo (barras claras).los lectores ópticos emiten luz roja para la lectura del código de barra; luego, existen limitaciones de colores a ser utilizadas para las barras oscuras y el fondo. Los colores recomendables son: Barras: Negro, verde, azul, azul violeta y marrón oscuro.

11 Fondo: Blanco, amarillo, naranja, rojo y beige. Debe observarse la utilización correcta de los colores: los colores indicados para las barras solamente podrán ser combinados con los colores indicados para el fondo. No aconsejamos utilizar colores metálicos para el fondo o para las barras, sobreposición de colores o retículas. La impresión debe hacerse siempre con colores puros. F. Ubicación del código de barras en el empaque El Código de Barras debe ser ubicado en el empaque de acuerdo a las especificaciones que aparecen en el Manual de Normas de Codificación de EAN Paraguay (consultas al Departamento Técnico de la entidad), de tal manera que permita un fácil manejo del producto por parte del operario a la hora de pasar el código por el scanner. Algunas de las recomendaciones claves las veremos son las siguientes:

12 CAPITULO IX ES IMPORTANTE SABER 1. Infórmese en EAN PARAGUAY sobre las recomendaciones técnicas para la aplicación del símbolo en sus productos. 2. Defina la prioridad de la implantación del símbolo en los productos de su empresa y obtenga sus respectivos códigos EAN en forma definitiva. 3. Defina la responsabilidad de terceros en el proyecto, como: agencia de publicidad, diseño artístico, proveedores de envase y otros. 4. El fabricante del Film Master es responsable por la calidad de la película. 5. El detalle técnico acerca de los asuntos aquí abordados puede ser encontrado en el Manual de Normas EAN que puede ser adquirido en EAN PARAGUAY o puede ser consultado gratuitamente en el Departamento Técnico de la misma. 6. Todos los símbolos impresos en este material son ilustrativos. 7. Las unidades de despacho (caja de cartón, containers o palets) son registrados por otra estructura de codificación. 8. Solicite a su proveedor de envases o imprenta las especificaciones técnicas de la impresión para poder solicitar la confección del FILM MASTER. 9. Mantenga un programa de control de calidad para los símbolos ya impresos mediante EAN PARAGUAY que le ofrece -sin costo adicional- la verificación de muestras de impresión y de envases ya impresos, en su preocupación de lograr una alta calidad de impresión que asegure la correcta lectura por cualquier tipo de instalación de scanners en cualquier país del mundo. 10. Para asegurar la calidad y el retorno sobre la inversión, es importante que todos los involucrados en el proceso de implementación del código (agencias de publicidad, proveedores de envases y de Film Masters) conozcan las normas EAN. 11. EAN PARAGUAY posee servicios para ayudarle. La atención al asociado incluye informaciones técnicas, charlas didácticas, orientación para la obtención de los códigos EAN y UCC. 12. Siga correctamente los pasos de implementación para obtener la calidad deseada. Usted solo gana con eso!!!