Objetivo. Introducción

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3 CONTENIDO Índice Objetivo 2 Introducción 2 Retos 3 Solución 3 Importancia de los estándares globales 3 Asignación de prefijo de compañía (No. Base) 4 Asignación del código de barras GTIN 4 Cálculo del dígito verificador 6 Administración de números asignados en base de datos 6 Selección del símbolo de código de barras 8 Selección de las dimensiones del código de barras 8 Selección de combinación de colores para impresión del código de barras 9 Selección de la ubicación y orientación del código de barras 10 Selección de proveedores de tecnología para impresión del código de barras 11 El Código de Barras en el Punto de Venta (POS) 13 Beneficios 14 Glosario de términos y definiciones de estándares GS1 16 Abreviaturas GS1 16

4 Objetivo Tiene como finalidad proporcionar a los usuarios, fabricantes y distribuidores los pasos a seguir en la asignación y administración del código de barras que les permitirá crear y homologar un idioma de comunicación para toda la cadena de suministro, enfocando las mejores prácticas estandarizadas en los procesos para optimizar y hacer más eficiente la operación en el ciclo comercial. Introducción A principios de la década de los 70 s, a solicitud de los fabricantes y minoristas de productos, se crearon organizaciones como UCC y EAN Internacional y su tarea fue la introducción de los códigos de barras denominados UPC y EAN en un esfuerzo por crear una solución para la identificación de productos. Actualmente son denominados GS1 más el nombre del país. Las industrias de productos de consumo y minoristas han usado este sistema de identificación de productos durante más de 35 años como la base fundamental para identificar los productos (unidades de consumo (artículo unitario) y unidades de expedición (cajas y tarimas) a lo largo de la cadena de suministro a todos los niveles empaques. El código de barras también forma la base para los procesos del negocio de administración de categorías que están establecidos actualmente. Creemos que sería imposible la administración de un negocio de manera efectiva sin el uso de los códigos de barras UPC/EAN. Estos códigos de barras han sido una de las tecnologías más transformadoras del último siglo, beneficiando a ambos, consumidores y negocios. 2

5 Los retos en el mercado mexicano En la actualidad, la industria y el comercio enfrentan numerosos retos para la operación efectiva de su cadena de suministro. Ante todo, está la necesidad de una identificación irrepetible de los productos para identificar de manera única a los fabricantes y los artículos específicos. Otro reto común, es la necesidad de obtener la información en tiempo y forma en el punto de venta que le permita al consumidor, fabricante o cadena tener la referencia completa del producto. La Solución Recomendamos la adopción del estándar de identificación para la cadena de suministro. Específicamente, cada producto debe ser identificado con un GTIN que contenga el Prefijo de Compañía asigando por el organismo GS1 del país. Importancia de los estándares globales Para que las compañías se comuniquen efectivamente y no se pierda el significado en la traducción, deben hablar el mismo idioma. Esto aplica al uso del número de identificación de productos estándar cuando se tienen comunicaciones acerca de los productos. El estándar recomendado para la identificación de productos es el GTIN (Número Global de Artículo Comercial). En términos sencillos, un comprador debe poder ver el artículo o caja en cuestión, encontrar el número de artículo o caja, llamar al fabricante y hacer referencia a ese número para aislar el producto del que se trata. Este número debe incluirse en los mensajes electrónicos del ciclo comercial como: alineación y sincronización de información (ASI), orden de compra (ODC), aviso anticipado de embarque (DESADV), recibo anticipado de embarque (RECADV) y factura electrónica (FE). Esto permite una identificación irrepetible del producto, identificando de manera única al fabricante y el artículo específico. GS1 México ofrece un sistema de numeración estándar que satisface esta necesidad particular. La Asociación utiliza un prefijo de compañía GS1, requerido para crear los números de identificación que son únicos a nivel global y reservado para ser usado por una sola compañía. Este prefijo de compañía GS1 aunado a un número de referencia de artículo asignado por el dueño del prefijo de compañía GS1, relaciona de manera única a ese artículo con ese fabricante en cualquier parte del mundo. Por ello, cada vez que se hace referencia a ese número, será atribuido específicamente al dueño de ese prefijo de compañía GS1. Si la industria quiere ganar con el uso de las tecnologías de la cadena de suministro, éstas deben utilizarse de manera que se puedan beneficiar todos los socios comerciales. Por tal motivo, esto requiere la colaboración entre los compradores, vendedores y de todos aquellos en los puntos intermedios. Es necesario que los integrantes de la cadena de suministro lleguen a un acuerdo acerca de qué información se espera y que trabajen juntos en la implementación de esta tecnología para asegurar uniformidad en los protocolos utilizados para todos los socios comerciales que usan las mismas tecnologías. De esta forma se obtendrán los resultados operativos y económicos esperados. A continuación se detalla el proceso de asignación y administración del código de barras en el proceso comercial. ABC de Código de Barras 3

6 Asignación del Prefijo de la Compañía (No. Base) Antes de que una empresa inicie el proceso de identificación con código de barras, se debe crear el número que va dentro del código. Los códigos de barras son asignados localmente pero son únicos a nivel mundial. Esto se logra a través de la asignación de prefijos que en el caso de México es 750 y los códigos de compañía que asignan cada asociación como GS1 México. Estos prefijos y códigos de compañía forman conjuntamente el prefijo de compañía que les permite a las empresas iniciar con el proceso de asignación de códigos de barras para sus productos. El prefijo de compañía es asignado por GS1 México a cada empresa usuaria del sistema. La longitud del prefijo depende del número total de referencias que el fabricante necesita identificar. Para obtener el prefijo de la compañía contrate el Servicio Básico (código de barras) de GS1 México. Asignación del código de barras GTIN Después de recibir el prefijo de la compañía por parte de GS1 México, el fabricante está listo para iniciar la asignación de números de los artículos (productos o servicios), para identificar la entidad legal, ubicaciones, unidades logísticas, etc. La asignación de los códigos de barras se debe realizar de forma individual proporcionándole un número único e irrepetible al producto, lo cual evitará problemas en la cadena de suministro. Para la asignación del código de barras se debe considerar lo siguiente: 4

7 1. Obtener el No. Base y conocer su longitud 2. Enlistar el total de productos a identificar 3. Iniciar la numeración del código de producto e identificar los artículos comenzando por 01 y terminando en 00 ABC de Código de Barras 5

8 4. Calcular el dígito verificador por código asignado Es el resultado único de un cálculo y su propósito es evitar errores en la lectura del código de barras por defectos de impresión o por tecleo en forma manual. Para realizar el cálculo del dígito verificador puede acceder a la siguiente liga org.mx/amece/calculo_digito_verificador.php 5. Administrar números asignados en una base de datos que le permita resguardar la información de forma segura y realizar consultas de códigos y productos disponibles en el mercado El GTIN (Número Global de Artículo Comercial es el número global de identificación, único que permite identificar los artículos comerciales (productos y servicios) que se venden, almacenan, entregan y facturan. Un GTIN tiene una estructura de datos global única de 8, 12, 13 o 14 dígitos. El GTIN es representado en las bases de datos para unificar las diferentes simbologías de código de barras que conviven en ambientes físicos y electrónicos del ciclo comercial. La apariencia de un GTIN en la base de datos varía de acuerdo con la estructura de datos utilizada, pero debe contener 14 dígitos en total para registrar el formato del GTIN. 6

9 Si el GTIN tiene menos de 14 dígitos, la base de datos se llena con ceros a la izquierda para completar los 14 dígitos. A continuación se presenta la estructura de los GTIN expresada en las bases de datos. La reasignación de los códigos de barras a productos podrá aplicar siempre y cuando, el producto original se encuentre descontinuado y dado de baja de la cadena comercial. El periodo de reutilización de un código de barras que fue dado de baja o descontinuado es de 48 meses. ABC de Código de Barras 7

10 6. Selección del símbolo de código de barras La selección del código de barras es primordial para la implementación. A continuación se presenta la selección y simbología: Si el código de barras del artículo comercial va a ser escaneado en el punto de venta, debe usar la simbología EAN-13, EAN-8 o UPC-A. mínimo es un 80% al tamaño nominal y la medida máxima es del 200%. A continuación se muestran el tamaño mínimo 80%, nominal 100% y máximo 200% para la impresión de un código de barras para un artículo de consumo GTIN. Para adicionar información variable de los productos en cuestión como: número de lote, fecha de caducidad, número de proveedor, número de localización, etc., debe usar la simbología GS1-128 ó GS1 Data Bar. Por excelencia hemos determinado que para el mejor manejo de las cajas o unidades de expedición se utilice la simbología ITF-14, conocida como GTIN- 14 (DUN-14 o ITF) para identificar un determinado grupo de productos en una caja. 7. Selección de las dimensiones del código de barras: Después de elegir el código de barras con la información a codificar, el diseño del código de barras inicia su proceso. El tamaño y el diseño dependen de las especificaciones del símbolo en base al lugar donde el símbolo será usado y como será impreso. Los códigos de barras para las unidades de consumo tienen un tamaño mínimo y un tamaño máximo. Al tamaño patrón o código al 100% se le conoce como Factor de Magnificación 1 el cual se toma como base para los porcentajes permitidos. El tamaño 8

11 Para conocer las dimensiones del símbolo de código de barras GTIN-14 (ITF/DUN-14): Si requiere mayor información consulte la guía de código GTIN-14 (ITF/DUN-14) ubicada en la siguiente liga: 8. Selección de combinación de colores para la impresión Una vez que se haya conformado el código de producto de acuerdo al estándar indicado GTIN, el siguiente paso será traducirlo como símbolo en barras correspondiente, según el estándar que se tenga, para posteriormente fijarlo al producto ya sea con una etiqueta o como parte de la etiqueta comercial. La buena lectura de un código es en base al contraste que existe entre las barras y los espacios por lo que como regla general se deberán utilizar barras obscuras sobre fondo claro. Existen diferentes tipos de combinaciones de colores y tonalidades en las que se puede imprimir un código de barras. GS1 México cuenta con una tabla de combinaciones que pueden utilizarse para imprimir el código. Además de los colores, es importante el sustrato sobre el cual el código será impreso (el sustrato puede hacer que un amarillo a la vista del hombre sea negro para el lector de código de barras o scanner). El símbolo de código de barras, no es parte del diseño del empaque o envase del producto, por lo tanto es recomendable realizar el diseño utilizando fondo blanco y las barras de color negro. Esto permitirá al lector o scanner detectar y descifrar con facilidad el significado de las barras, arrojando lecturas favorables que contribuyan al uso de dicho estándar. ABC de Código de Barras 9

12 9. Selección de ubicación/ orientación del código de barras La orientación del símbolo de código de barras está determinada principalmente por el proceso de impresión, considerando las diferentes formas de los envases y empaques se contemplan 2 tipos de orientaciones según el tipo de envase: Orientación en forma vertical o valla.- las barras del símbolo de código de barras deben ser perpendiculares a la superficie sobre la cual se apoya el envase en su posición de exhibición normal. Por lo tanto, los caracteres humanos legibles deben leerse de izquierda a derecha. La orientación vertical aplica cuando el envase o empaque del artículo tiene superficies planas en donde se pueda expresar completamente el símbolo y su lectura pueda ser completada por el lector. Orientación en forma horizontal o escalera.- el texto y la orientación del símbolo en forma de escalera puede leerse de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba. La orientación horizontal aplica cuando el envase o empaque no cuenta con zonas planas, es decir, la superficie es curva. Si el código no se orienta en forma horizontal es probable que los extremos del símbolo desaparezcan alrededor de la curva y le impidan al lector leer completo el código. Nota: las especificaciones y dimensiones de ubicación/orientación para las unidades de consumo consultar la guía estándar de GTIN-14 y la guía estándar de GS

13 10. Selección del proveedor de tecnología para impresión del código de barras: Para iniciar debe usted decidir qué está codificando y si el código de barras contendrá información estática o dinámica, es decir, información estática como el GTIN en una bolsa de jabón o información dinámica como la impresión de número serializado en los productos. Si lo que desea es tener información estática y necesita un gran volumen de las etiquetas, entonces es recomendable pedirle al proveedor de impresión de código de barras que imprima sus etiquetas. Si necesita un volumen pequeño de etiquetas o necesita imprimir etiquetas con información dinámica sería más conveniente obtener el equipo de impresión para realizar dicha operación. Para seleccionar el equipo de impresión, GS1 México posee una relación de proveedores de tecnología de código de barras, cuyo objetivo es ayudar y brindar asesoría a los usuarios, fabricantes y distribuidores para incrementar su productividad y eficiencia. Esto se logra a través de productos, servicios y soluciones tecnológicas enfocados a los estándares promovidos y difundidos por la Asociación. Los puntos clave que debe considerar y revisar el impresor para diseñar el código de barras son los siguientes: 1. Selección de colores, fondo claro y barras oscuras que proporcionen el contraste de símbolo que necesita el lector para reconocer el código y arrojar una lectura precisa Guía para la correcta verificación preliminar de medidas y contrastes de colores en códigos de barras 2. Definir las dimensiones del código de barras, es decir, se debe seleccionar el factor de ampliación o tamaño total del código, esto nos permitirá obtener el alto y ancho para el código de barras 3. Contemplar los márgenes externos del código, conocidos como zonas mudas o zonas de silencio 4. Considerar la ubicación y posición del código de barras 5. Imprimir una muestra muy parecida a la final en cuanto a diseño se refiere y tipo de material de impresión 6. Solicitar al fabricante (cliente) que acuda con la muestra a GS1 México para revisar y verificar la calidad del código de barras y corregir errores de impresión 7. Obtener los reportes de verificación del fabricante emitidos por GS1 México donde se especifica que el código de barras cumple con los parámetros establecidos por GS1 México 8. Corregir errores indicados en el reporte de verificación y realizar una última revisión de impresión 9. Si la muestra cumple con los parámetros, el impresor puede imprimir el tiraje solicitado por su cliente 10. Impresión final y directa sobre el producto para su comercialización ABC de Código de Barras 11

14 La finalidad de considerar los puntos mencionados anteriormente, es evitar fallas, errores y rechazos de todos los involucrados en la cadena de suministro, ya que una mala impresión, defectos en el diseño y, mala estructura en el código de barras, puede repercutir en sanciones directas para el fabricante, confusiones y retardos en el envío de productos, sustanciales pérdidas de ventas e ineficiente y lento servicio para clientes en el punto de venta al no poder adquirir el producto. Si requiere más información sobre la asignación del código de barras, atributos, características y/o ejemplos puede consultar la siguiente liga: Estandares_Identificacion.php 12

15 El Código de Barras en el Punto de Venta (POS) La rápida evolución de las funciones en la cadena de suministro, los nuevos canales de distribución, los patrones de demanda cambiantes y las mayores expectativas en el área de servicios han contribuido a incrementar la importancia de la tecnología de informática en los procesos comerciales, así como la Identificación y Captura Automática de Datos (AIDC). Muchas compañías están expandiendo sus canales de distribución hacia mercados y clientes que tal vez no sean los tradicionales para ellos y que se encuentran en otros sectores de la industria o que necesitan satisfacer requerimientos específicos. Algunas operaciones que son esenciales para la eficiencia del comercio y la optimización de la cadena de suministro y demanda, dependen de la precisión alcanzada al identificar los productos intercambiados, los servicios prestados y/o localizaciones (ubicaciones) involucradas. De esta forma, el código de barras se convirtió en una de las herramientas pioneras para la automatización en diferentes puntos de control en la cadena de suministro. Uno de los puntos de control más importantes en la actualidad para el comercio formal, es el punto de venta (POS) de cualquier establecimiento, ya que es el último punto de recorrido por el consumidor final para poder adquirir los artículos comerciales identificados con un símbolo de código de barras, destinado a realizar la función de cobro, registro de mercancía y agilidad a través del código de barras y una lectora o escáner responsable de interpretar el símbolo para habilitar la compra del usuario final y hacer el registro operativo de salida de la mercancía del establecimiento. Los establecimientos formales o tiendas comerciales requieren controlar la mercancía que exhibirán en el piso de venta, dicho registro lo realiza el fabricante o proveedor de mercancía, identificando cada uno de sus artículos comerciales con código de barras. En este proceso de cobro y registro de mercancía el gestor principal es el lector o escáner de código de barras que habilita la interpretación y lectura del símbolo destinado por producto. Características del escáner: Hay escáner de mano y fijos, cada uno cumple con funciones de acuerdo a modelos de operación, por ejemplo: De mano.- son dispositivos con laser de pistola, ligeros, de fácil manejo y manipulación para realizar la lectura de un código de barras ubicado en posiciones inalcanzables por un lector fijo Fijo.- son dispositivos con laser omnidireccional que registran los códigos de barras orientados en cualquier sentido. La infraestructura es robusta y no puede moverse de un lado a otro Estos dispositivos tienen varios medios de conexión: USB, puerto serial, wifi, bluetooth incluso directamente al puerto del teclado por medio de un adaptador, cuando pasa un código de barras por el escáner es como si se hubiese escrito en el teclado el número de código de barras. La función del escáner es leer el símbolo de código de barras y proporcionar una salida eléctrica a la computadora, correspondiente a las barras y espacios del código. Sin embargo, es el decodificador el que reconoce la simbología del código, la analiza y transmite los datos a la computadora en un formato de datos tradicional para imprimir un ticket de compra con una breve descripción del producto. Actualmente, existe una oferta muy amplia de escáneres para código de barras, debido al uso e incremento para optimizar y automatizar procedimientos a través de un simple símbolo de barras claras y oscuras. Estos dispositivos tecnológicos son creados para satisfacer diversos puntos de control, su adopción e implementación puede ser fácil, siempre y cuando se conozcan las características del equipo y su funcionalidad. Por lo tanto, GS1 México sugiere como mejor práctica consultar al proveedor de tecnología para conocer a detalle los equipos y sus beneficios. ABC de Código de Barras 13

16 Beneficios del uso correcto del código de barras: Fabricante: Mejora la comunicación con el transportista y detallista Mejora el control de inventarios, almacén y distribución Obtiene más y mejor información de la demanda del mercado con lo que puede hacer más cortos los ciclos de pedido y entrega. Simplifica el proceso de información y reduce los costos de administración Identificación automática de artículos, cajas y tarimas Permite la exactitud de los inventarios Optimiza el control y minimiza el tiempo de entrega Estandariza el lenguaje para procesos del ciclo comercial Mejora la competitividad Mayorista: Agiliza el proceso de pedido, recibo y despacho de mercancía, debido a que el sistema facilita el control de inventarios permanente. Disminuye los costos de administración Mejora el control de inventarios Control de distribución y rastreo Control del almacén 14

17 Detallista: Obtiene información por producto y sin errores, tanto en recibo de mercancía como en el punto de venta Reduce gastos de administración Mejora la comunicación con proveedores Los datos obtenidos pueden ser utilizados para predecir patrones de ventas y acotar los tiempos de resurido Mayor aprovechamiento de espacio por medio de un mejor control de la rotación por producto Disminución de faltantes de productos en el anaquel Mayor y mejor servicio al consumidor Consumidor Obtiene un rápido servicio en su paso por el punto de venta Desaparecen los errores de precio por tecleo Obtiene un ticket pormenorizado de los artículos adquiridos Obtiene más información del producto ABC de Código de Barras 15

18 Glosario de términos y definiciones de estándares GS1 Término Definición Identificador de Aplicación Dígito Verificador Número Base GTIN-8 GTIN-12 GTIN-13 GTIN-14 SSCC Zona Muda Punto de Venta Unidad de Consumo Unidad Logística Escáner El campo de dos o más caracteres al comienzo de una cadena de elementos que define en forma singular su formato y significado. Dígito calculado a partir de los dígitos de una cadena de elementos, utilizado para verificar que los datos han sido compuestos correctamente. Componente del prefijo de compañía GS1. Asignación del prefijo de compañía GS1 a entidades que administran la asignación de números de identificación del sistema GS1. Clave de identificación GS1 de 8 dígitos compuesta por un prefijo GS1-8, referencia de artículo y dígito verificador, utilizada para identificar artículos comerciales. Clave de identificación GS1 de 12 dígitos por un prefijo de compañía UPC, referencia de artículo y dígito verificador, utilizada para identificar artículos comerciales. Clave de identificación GS1 de 13 dígitos por un prefijo de compañía UPC, referencia de artículo y dígito verificador, utilizada para identificar artículos comerciales. Clave de identificación GS1 de 14 dígitos compuesta por un dígito indicador (1-9), prefijo de compañía GS1, referencia de artículo y dígito verificador, utilizada para identificar artículos comerciales. Clave de identificación del sistema GS1 de 18 dígitos que comprende un dígito de extensión, prefijo de compañía GS1, referencia seriada y dígito verificador, utilizada para identificar una unidad logística Espacio claro que no contiene marcas legibles por máquina, que precede al carácter inicial de un símbolo de código de barras y sigue carácter final. Se refiere a la caja de pago de detallistas en la que generalmente se escanean los símbolos de códigos de barras Artículo comercial que ha de ser vendido al consumidor final en un punto de venta minorista. Se le identifica mediante GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13, utilizando la simbología EAN/UPC. Un artículo comercial de cualquier composición establecido para transporte Dispositivo electrónico utilizado para leer símbolos de códigos de barras y convertirlos en señales eléctricas comprensibles para un dispositivo informático. 16 Abreviaturas GS1 AI: Identificador de aplicación AIDC: Identificación y Captura Automática de Datos EAN: EAN International ahora GS1 GTIN: Número Mundial de Artículo Comercial GLN: Número de Localización Mundial SSCC: Código Seriado de la Unidad de Embarque UCC: Uniform Code Council ahora GS1 US No. Base: Prefijo de compañía POS: Punto de Venta ASI: Alineación y Sincronización de Información ODC: Orden de Compra DESADV: Aviso Anticipado de Embarque RECADV: Recibo de Embarque FE: Factura Electrónica

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