Ajustes. Objetivos. Capítulo

Transcripción

1 Ajustes Capítulo 4 Objetivos Al finalizar este capítulo se pretende que el alumno: Relacione el postulado básico de la asociación de costos y gastos con ingresos con el procedimiento de ajustes en las cuentas contables. Comprenda la importancia que tienen los asientos de ajuste en las operaciones de negocios. Identifique los ajustes propios de las cuentas de ingresos. Identifique los ajustes relacionados con las cuentas de gastos. Conozca el concepto de depreciación, propio de los activos fijos, y realice los cálculos de la misma. Aplique el procedimiento para analizar las transacciones de negocios para identificar la necesidad de realizar ajustes. Registre en el diario general, los asientos de ajuste y clasifíquelos en el mayor general. Prepare una balanza de comprobación ajustada. Aplique los conocimientos de este capítulo en un caso demostrativo. Aplique los conocimientos y procedimientos relativos a los ajustes en las transacciones de negocios.

2 108 CAPÍTULO 4 Ajustes Todo lo que sucede en una organización económica debe registrarse en el sistema contable. Así, el diario y el mayor contendrán un historial completo de todas las operaciones mercantiles del periodo. Si no se hubiera registrado una operación o transacción, los saldos de las cuentas no mostrarían la cifra correcta al final del periodo contable y, lo que es peor: las cifras contenidas en los estados financieros estarían distorsionadas. Por ejemplo, cuando se compran materiales de oficina que se utilizarán en el negocio, en general se hace un cargo a la cuenta de activo llamada materiales de oficina. Estos materiales representan un recurso de valor, propiedad del negocio, y se registran como un activo hasta que se usan. A lo largo del periodo contable, el activo disminuye a medida que se utiliza. Si no se hace un ajuste para reflejar la disminución o el gasto al emplear los materiales de oficina en la operación del negocio, los gastos de operación del estado de resultados serán menores que los reales y la cuenta de activo, Materiales de oficina, será mayor de lo que corresponde en el estado de situación financiera. Una vez que se ha realizado una transacción, por ejemplo, la adquisición de algún activo, la recepción del anticipo de un cliente, etc., a medida que pasa el tiempo, algunos tipos de cuentas de activo, pasivo, ingresos y gastos aumentan o disminuyen, por lo cual es necesario ajustarlas al final de cada periodo contable. Los asientos con que se ajustan o actualizan dichas cuentas se llaman asientos de ajuste. Asociación de costos y gastos con ingresos: sustento conceptual de los asientos de ajuste En el capítulo 2 se analizaron los postulados o supuestos básicos de la información financiera. Uno de ellos será el punto de partida para este capítulo: el de asociación de costos y gastos con ingresos. Hay que recordar que el valor de la información está muy relacionado con el factor del tiempo. Por ello, preparar información útil para la toma de decisiones debe ser oportuno y, para mayor facilidad, se hacen cortes frecuentes; a esos cortes se les conoce como periodo contable. En contabilidad, el supuesto de periodo contable asume que las actividades de la organización económica se dividen en periodos: mensual, trimestral, cuatrimestral, semestral o anual. Por lo regular, las organizaciones preparan informes trimestrales y un informe anual. Este último no necesariamente tiene que coincidir con el año calendario del 1 de enero de 200X al 31 de diciembre de 200X+1, sino que puede ser un periodo que comprenda 12 meses, por ejemplo, del 1 de julio de 200X al 31 de junio de 200X+1, lo cual se conoce como año fiscal. Por su parte, el postulado de asociación de costos y gastos con ingresos pretende hacer un adecuado enfrentamiento de unos y otros en el mismo periodo contable. De los dos postulados explicados anteriormente se deriva el proceso de ajustes contables, el cual sólo pretende relacionar o enfrentar los ingresos del periodo con los gastos que ayudaron a generar dichos ingresos. Para saber más Introducción Antes de analizar aspectos detallados de los asientos de ajuste, es primordial que te asegures de que comprendes la necesidad de realizarlos. Quieres ver algunos ejemplos prácticos? Entra a la página de Internet y encontrarás ligas a sitios que muestran información financiera de empresas públicas. Especialmente, fíjate en el estado de resultados. Ahí podrás visualizar las implicaciones que tiene para la toma de decisiones de los usuarios de la información financiera el que la cifra de utilidad esté correcta. También podrás probar cuál es el efecto de ajustes hipotéticos sobre dicha cifra. La necesidad de los asientos de ajuste Los asientos de ajuste se realizan al final de cada periodo contable y tienen como objetivo actualizar las cuentas de ingresos y gastos para que estén adecuadamente enfrentados los ingresos del periodo con todos los gastos que se generaron para la obtención de éste.

3 El módulo de ajustes en el ciclo contable 109 Cada asiento de ajuste afecta una cuenta del estado de situación financiera o balance general y una del estado de resultados. En consecuencia, si el asiento no afecta una cuenta de ingresos o de gastos, no se considera un asiento de ajuste. Es sumamente importante tener presente que los montos de los asientos de ajuste están en función del periodo contable de referencia, es decir, un mes, un trimestre o un año. Por ello, es esencial precisar la longitud del periodo contable que maneje una compañía para proceder a efectuar el asiento de ajuste correspondiente. El módulo de ajustes en el ciclo contable En este capítulo analizaremos lo relacionado con los ajustes en las cuentas de ingresos y gastos para asegurar que todas las cuentas contables estén registradas en forma correcta. Al igual que en el módulo de registro de transacciones, el módulo de ajustes comprende cuatro pasos básicos: 1. Análisis de la información. 2. Registro en el diario general. 3. Clasificación en el mayor general. 4. Elaboración de la balanza de comprobación ajustada. El punto de partida del procedimiento de ajustes es la balanza de comprobación antes de ajustes, que se obtiene como producto final del módulo registro de transacciones explicado en el capítulo anterior. Este capítulo está segmentado en dos partes: una ejemplificará el tratamiento de los ajustes a las cuentas de ingresos y la otra será para ajustes en las cuentas de gastos. En las siguientes secciones se ilustrarán los asientos de ajuste típicos, tanto de ingreso como de gasto, que son necesarios realizar en una organización. Los ajustes que se ejemplificarán corresponden a la compañía Office Clean, S.A., cuyo ejemplo se viene manejando desde el capítulo anterior. El punto de partida para la realización de los ajustes es la balanza de comprobación antes de ajustes al 30 de junio del 200X, misma que se muestra a continuación. Balanza de comprobación antes de ajustes Al 30 de junio del 200X Cuenta Debe Haber Bancos $ Clientes Material de limpieza Seguro pagado por anticipado Equipo de transporte Mobiliario y equipo de oficina Proveedores Anticipo de clientes Intereses por pagar 0 ISR por pagar Documentos por pagar a C.P Capital social Dividendos Ingreso por servicios Gasto por sueldos y salarios Gasto por publicidad Gasto por servicios públicos ISR Total

4 110 CAPÍTULO 4 Ajustes Ajustes a las cuentas de ingresos Los ajustes que se realizan a las cuentas de ingresos son necesarios para asegurar que se hayan registrado en la contabilidad todos los ingresos obtenidos en el periodo, con el fin de que la utilidad neta sea expresada en forma correcta en el estado de resultados. Existen dos tipos de ajuste de ingresos: a) Ingresos acumulados no cobrados. b) Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que, cuando se devenguen, se convertirán en ingresos. Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que en el momento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido devengados, requieren de un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos. Veamos con detalle el registro contable de estos dos tipos de asientos de ajuste relativos a los ingresos. A) Ingresos acumulados no registrados Los ingresos pueden ser ganados (devengados) antes de que se reciba efectivo del cliente, o de que se contabilice la operación en los registros contables. Son ingresos que se han ganado, pero que aún no se ha cobrado el efectivo correspondiente. El ajuste por dichos ingresos requiere de un cargo a una cuenta por cobrar (activo) y un abono a una cuenta de ingresos. Algunos ejemplos típicos son las cuentas por cobrar por concepto de servicios realizados y las regalías por cobrar por derechos devengados por publicaciones. EJEMPLO 1. INGRESOS ACUMULADOS NO REGISTRADOS El 1 de junio, Office Clean, S.A. firmó un contrato de prestación de servicios con la empresa Limpia, S.A. Se acordó cobrar $ mensuales, pagaderos con cheque los días 10 de cada mes. Hasta el 30 de junio, Office Clean, S.A. no había registrado ningún asiento contable en sus libros para mostrar los $ mensuales devengados en dicho mes. Análisis de la información Aplicando la metodología de este módulo se analizará dicha transacción: ACTIVO: La cuenta de Clientes, la cual es parte de los activos de la organización, sufre un aumento por lo que debe realizarse un cargo por los $ Recordemos que esta cuenta forma parte de la estructura del estado de situación financiera o balance general. INGRESOS: La cuenta de Ingresos por servicios que, como su nombre lo dice, representa un ingreso, sufre un aumento; por tanto, debe abonarse en $ Esta cuenta se refleja en el estado de resultados. Registro en el diario general El 30 de junio, Office Clean, S.A. deberá realizar el siguiente registro contable, que representa un asiento de ajuste porque afecta a una cuenta de balance y a una del estado de resultados, como se analizó anteriormente: Diario general Hoja 3 Fecha Detalle Referencia Debe Haber Junio 30, 200X Clientes Ingresos por servicios Registro de los ingresos ganados pendientes de cobro el día 10 de julio de 200X.

5 Ajustes a las cuentas de ingresos 111 Clasificación en el mayor general Después de registrar en el diario general el ajuste, es necesario hacer el traspaso de los movimientos que afectan a cada cuenta: Nombre: CLIENTES CTA. NÚM Saldo antes de ajustes Junio 30, 200X 1 D Saldo ajustado Nombre: INGRESOS POR SERVICIOS CTA. NÚM Saldo antes de ajustes Junio 30, 200X 1 D Saldo ajustado El día 10 del siguiente mes, al cobrarse el adeudo se tendrá que realizar el asiento correspondiente, que no representa ningún ajuste puesto que no cumple con el requisito de afectar a una cuenta del balance general y a una del estado de resultados. Diario general Hoja 3 Fecha Detalle Referencia Debe Haber Julio 10, 200X Bancos Clientes Pago con cheque número 7910 por los servicios prestados durante junio. B) Anticipos de clientes Cuando un cliente paga por adelantado los servicios prestados, se carga la cuenta de efectivo (bancos) y, en general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso aún no se ha ganado. Al finalizar el periodo contable se necesita un asiento de ajuste para disminuir la cuenta de pasivo por el importe de los servicios que se hayan realizado, y reconocer la proporción de ingresos correspondiente para anotar el importe ganado durante el periodo. Algunos ejemplos típicos de anticipos de clientes son ingresos por servicios de reparación y alquileres ganados sobre inmuebles propiedad de la compañía. EJEMPLO 2. ANTICIPOS DE CLIENTES El 31 de mayo, Office Clean, S.A. prestó sus servicios de limpieza a un supermercado. El administrador del supermercado acordó con los dueños de la Office Clean, S.A. que en los próximos seis meses ellos se encargarán de limpiar el local, para lo cual expidió el cheque número 0602

6 112 CAPÍTULO 4 Ajustes por $60 000, cantidad que cubre los seis meses. Se entregó la factura correspondiente y está comprometida a brindar dicho servicio. Al recibir el pago de esos servicios se realizó el siguiente asiento, sin embargo, en junio aún no se ha realizado el registro correspondiente. Diario general Hoja 3 Fecha Detalle Referencia Debe Haber Mayo 31, 200X Bancos Anticipo de clientes Pago con el cheque número 0602 por los servicios pagados por adelantado. Análisis de la información Respecto de la transacción anterior, en junio 30 de 200X se debe reconocer una sexta parte del total de dichos ingresos, es decir, $10 000, que fueron devengados en ese mes; por tanto, el análisis de este asiento de ajuste es el siguiente: PASIVO: La cuenta Anticipo de clientes representa un pasivo puesto que es un servicio que aún no se ha brindado, sin embargo, ha transcurrido un mes y se debe reconocer el ingreso correspondiente. Por ello se debe hacer una disminución a esta cuenta de pasivo mediante un cargo de $ INGRESOS: La cuenta de Ingreso por servicios aumenta con un abono de $ por el reconocimiento de los ingresos del mes. Registro en el diario general Diario general Hoja 3 Fecha Detalle Referencia Debe Haber Junio 30, 200X Anticipos de clientes Ingreso por servicios Reconocimiento de los ingresos durante junio. Clasificación en el mayor general Nombre: ANTICIPOS DE CLIENTES CTA. NÚM Saldo antes de ajustes Junio 30, 200X 2 D Saldo ajustado

7 Ajustes a las cuentas de gastos 113 Nombre: INGRESOS POR SERVICIOS CTA. NÚM Saldo antes de ajustes Junio 30, 200X 1 D Saldo ajustado Junio 30, 200X 2 D Saldo ajustado (b) En este segundo ejemplo, las repercusiones serán en el estado de resultados, que mostrará los $ de ingresos por servicios y, en el estado de situación financiera o balance general, donde aparecerá la cuenta de anticipos a clientes con un saldo de $ ($ $10 000). Ajustes a las cuentas de gastos Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo en espera de que fueran devengados, requieren de un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo. A continuación se muestran tres tipos de ajustes de gastos: a) Gastos devengados (devengar quiere decir desquitar, incurrir) que aún no se han registrado o pagado. b) Gastos pagados por anticipado que se registraron como un activo cuando se pagaron. c) Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil mediante el proceso de depreciación. Para saber más Quieres practicar? Entra a la página de Internet y encontrarás una amplia gama de ajustes que normalmente efectúan los negocios, para que analices el impacto que tienen sobre la información financiera, especialmente sobre la cifra de utilidad o pérdida de una organización. Ahí encontrarás algunos ejemplos totalmente resueltos, mientras que otros lo están parcialmente para que procedas a la verificación de resultados. En seguida se detalla el registro contable de los tres tipos de asiento de ajuste relativos a los gastos. A. Gastos devengados no registrados Este ejemplo de ajuste está enfocado a registrar los intereses de un préstamo bancario. EJEMPLO 1 Office Clean, S.A. requiere de un financiamiento a corto plazo (menos de tres meses). Tiene como opción principal pedir un préstamo bancario. El préstamo tiene un costo que se conoce como interés y contablemente se considera un gasto. En este caso, el interés se va acumulando conforme transcurre el tiempo, pero el pago de la cantidad obtenida en préstamo más el interés se efectúa hasta la fecha de vencimiento del préstamo. El préstamo que requiere Office Clean, S.A. es de $ ; lo otorgó Scotlandbank el 31 de mayo del 200X y la fecha de liquidación es el 31 de agosto del 200X. El interés es de 18% anual,

8 114 CAPÍTULO 4 Ajustes que también será pagado al vencimiento. Aun cuando Office Clean, S.A. no haya pagado ningún interés, en los 30 días que han transcurrido desde la firma del pagaré (del 31 de mayo al 30 de junio) se ha acumulado (devengado) un interés de $1 800($ * 0.18 * 1/12). Es necesario registrar un asiento de ajuste para reconocer el monto del gasto de interés del periodo, y registrar el importe del interés acumulado que se pagará hasta el día en que venza el préstamo, 31 de agosto de 200X. A continuación se analizará este ajuste, se registrará y se clasificará: Análisis de la información GASTOS: Aumenta la cuenta de Gasto por interés por el monto que corresponde a los intereses devengados en junio. PASIVO: Aumenta la cuenta de intereses por pagar por concepto de los intereses que se deben en junio. Registro en el diario general Diario general Hoja 3 Fecha Detalle Referencia Debe Haber Junio 30, 200X Gasto por interés Intereses por pagar Intereses acumulados durante junio sobre el pagaré bancario que vence el 31 de agosto de 200X. Clasificación en el mayor general Nombre: INTERESES POR PAGAR CTA. NÚM Saldo antes de ajustes 0 Junio 30, 200X 3 D Saldo ajustado Nombre: GASTO POR INTERÉS CTA. NÚM Saldo antes de ajustes 0 Junio 30, 200X 3 D Saldo ajustado B) Gastos pagados por anticipado Un gasto pagado por anticipado es un activo que se produce cuando se efectúan erogaciones que abarcan uno o más periodos contables futuros. Cuando el pago se hace antes de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido, por lo general se hace un cargo a la cuenta de activo Gastos pagados por anticipado, debido a que representa un costo no devengado, el cual se empleará en periodos futuros para producir ingresos. Son muchos los tipos de pagos que realiza un negocio, que abarcan periodos contables futuros. Algunos de los ejemplos más comunes de gastos pagados por adelantado son los seguros y alquileres.

9 Ajustes a las cuentas de gastos 115 EJEMPLO 2 Office Clean, S.A. decidió el 31 de mayo de 200X adquirir una póliza de seguro por un año y debe pagar la prima total que asciende a $ Para ello la compañía de seguros le expidió una factura que ampara el pago correspondiente, el cual se hizo mediante el cheque número A continuación se muestra el asiento que en esa fecha registró Office Clean, S.A.: Diario general Hoja 3 Fecha Detalle Referencia Debe Haber Mayo 31, 200X Seguro pagado por anticipado Bancos Pago de la prima de seguro por un año amparando el equipo de transporte. Hasta el 30 de junio ha transcurrido un mes desde que se adquirió la póliza y, por ello, se debe registrar el asiento para reconocer el gasto por seguro y disminuir el activo donde el importe es una duodécima parte de los $54 000, es decir, $ En seguida se aplicará la metodología estudiada: Análisis de la información GASTOS: Aumenta la cuenta de Gasto por interés por el monto que corresponde a los intereses devengados en junio, es decir, $ ACTIVO: Disminuye la cuenta de Seguro pagado por anticipado, por ello se debe hacer un abono de $ Registro en el diario general Diario general Hoja 3 Fecha Detalle Referencia Debe Haber Junio 30, 200X Gasto por seguro Seguro pagado por anticipado Registro del costo del seguro por el mes de junio. Clasificación en el mayor general Nombre: SEGURO PAGADO POR ANTICIPADO CTA. NÚM Saldo antes de ajustes Junio 30, 200X 4 D Saldo ajustado

10 116 CAPÍTULO 4 Ajustes Nombre: GASTO POR SEGURO CTA. NÚM Saldo antes de ajustes 0 Junio 30, 200X 4 D Saldo ajustado C) Depreciación El gasto por depreciación constituye una partida virtual porque no representa un desembolso real de dinero. Sin embargo, tiene que considerarse, pues de no hacerlo el estado de resultados no reflejaría la utilidad correcta. Cada final de mes las empresas deben registrar la depreciación de sus activos fijos, sin considerar los terrenos debido a que éstos, a través del tiempo, no pierden valor. EJEMPLO 3 El 10 de abril del 200X, Office Clean, S.A. compró a una agencia de automóviles una camioneta pick-up para integrarla a su equipo de transporte. La camioneta tuvo un costo de $ y para ello se expidió el cheque número 2610 de BBVA. Dicha camioneta tiene una vida útil de tres años sin valor de rescate. También se debe calcular la depreciación del mobiliario de oficina cuyo valor es de $ y tiene una vida útil de dos años sin valor de rescate. Considerar sólo los registros contables de junio de 200X. Análisis de la información Antes de proceder al registro contable es importante aclarar algunos conceptos relacionados con el cálculo del gasto por depreciación por un periodo determinado. La depreciación consiste en reconocer que con el paso del tiempo y el uso que se le da a determinado tipo de activos, van perdiendo o disminuyendo su valor. Por ello debe registrarse en la contabilidad de las organizaciones económicas este ajuste para reconocer el desgaste que sufren los activos fijos. Cada activo fijo tiene su contracuenta llamada Depreciación acumulada, en la cual se va registrando el desgaste que estos activos presenten. Por ser una contracuenta de activo hay que recordar que el registro es contrario al de las cuentas de activo (se carga para disminuir y se abona para aumentar). Es conveniente señalar que los terrenos son un activo fijo que nunca se debe depreciar. La fórmula para calcular el gasto por depreciación de un periodo es: Gasto por depreciación = (Costo de adquisición Valor de rescate)/vida útil En relación con los elementos que forman parte de la fórmula anterior, es importante mencionar que el costo de adquisición no incluye IVA, que el valor de rescate es la cantidad estimada que se podría obtener al vender un activo al final de su vida útil y que esta última es una estimación del tiempo durante el cual se piensa utilizar un activo en una organización. Ahora se detalla un ejemplo del registro de este tipo de asientos de ajuste: GASTOS: Aumenta la cuenta de gasto por depreciación de equipo de transporte en un monto total de $5 000($ /36 meses). Asimismo, aumenta la cuenta de gasto por depreciación de mobiliario de oficina por un valor de $6 250($ /24 meses). ACTIVO: Este movimiento de aumento en el activo se hará con un abono, debido a que las cuentas de Depreciación acumulada de equipo de transporte y Depreciación acumulada de mobiliario de oficina son complementarias de cuentas de activo y se utilizan para no alterar el valor con el que se registró inicialmente la adquisición del mismo. Por ello se debe registrar un abono a las cuentas antes mencionadas.

11 Ajustes a las cuentas de gastos 117 Registro en el diario general Diario general Hoja 3 Fecha Detalle Referencia Debe Haber Junio 30, 200X Gasto por depreciación de equipo de transporte Depreciación acumulada de equipo de transporte Registro de la depreciación del equipo durante junio. Diario general Hoja 3 Fecha Detalle Referencia Debe Haber Junio 30, 200X Gasto por depreciación de mobiliario de oficina Depreciación acumulada de mobiliario de oficina Registro de la depreciación del mobiliario durante junio. Clasificación en el mayor general Nombre: DEPRECIACIÓN ACUM. DE EQUIPO DE TRANSPORTE CTA. NÚM Junio 30, 200X 5 D Saldo ajustado Nombre: DEPRECIACIÓN ACUM. DE MOBILIARIO DE OFICINA CTA. NÚM Junio 30, 200X 5 D Saldo ajustado Nombre: GASTO POR DEP. DE EQUIPO DE TRANSPORTE CTA. NÚM Junio 30, 200X 4 D Saldo ajustado Para saber más Quieres practicar? Entra a la página de Internet y encontrarás una amplia gama de ajustes que normalmente efectúan los negocios, para que analices el impacto que tienen sobre la información financiera, en especial sobre la cifra de utilidad o pérdida de una organización. También encontrarás algunos ejemplos totalmente resueltos, mientras que otros están parcialmente resueltos para que procedas a la verificación de resultados.

12 118 CAPÍTULO 4 Ajustes Nombre: GASTO POR DEP. DE MOBILIARIO DE OFICINA CTA. NÚM Junio 30, 200X 5 D Saldo ajustado Balanza de comprobación ajustada Después de registrar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se debe preparar una balanza de comprobación ajustada para verificar la exactitud de los saldos de las cuentas del mayor, antes de preparar y actualizar los estados financieros de fin de periodo. Este procedimiento se realiza de la misma forma que la balanza de comprobación antes de ajustes, sólo que con los nuevos saldos del mayor, es decir, los saldos que se obtienen incorporando los asientos de ajuste (saldos ajustados). Balanza de comprobación ajustada al 30 de junio del 200X Cuenta Debe Haber Bancos Clientes Material de limpieza Seguro pagado por anticipado Equipo de transporte Depreciación equipo de transporte Mobiliario y equipo de oficina Depreciación mobiliario y equipo de oficina Proveedores Anticipos de clientes Intereses por pagar ISR por pagar Documentos por pagar a C. P Capital social Dividendos Ingreso por servicios Gasto por sueldos y salarios Gasto por publicidad Gasto por servicios públicos ISR Gasto por depreciación equipo transp Gasto por depreciación mobiliario de oficina Gasto por seguro Gasto por interés Total

13 Caso demostrativo: ajustes 119 Caso demostrativo: ajustes Con el objetivo de aclarar la aplicación del segundo módulo del ciclo contable, correspondiente a ajustes, en esta sección se hará referencia al ejemplo mostrado en la última parte del capítulo anterior; el punto de partida es la balanza de comprobación antes de ajustes. Balanza de comprobación antes de ajustes Al 31 de mayo de 200X Cuenta Debe Haber Bancos Clientes Materiales de oficina Productos químicos Renta pagada por anticipado Equipo de transporte Mobiliario y equipo de oficina Proveedores Acreedores diversos ISR por pagar Anticipos de clientes Documentos por pagar a largo plazo Capital social Dividendos Ingresos por servicios Gasto por publicidad Gasto por sueldos y salarios Gasto por servicios Gasto por mantenimiento ISR Totales De igual forma se presenta la siguiente información adicional: Se deberán reconocer los gastos incurridos en renta e intereses, así como los ingresos devengados al cierre de junio. Se realizó un inventario de los almacenes de productos químicos y se calculó que al cierre del mes el valor de éstos era de $ También se realizó un inventario de los materiales de oficina y se cuantificó un valor de $ La vida útil estimada del equipo de transporte es de seis años sin valor de rescate. Se estimó una vida útil para el mobiliario de oficina de cinco años y se considera que tendrá un valor de rescate final de $ Para saber más Podrás darle seguimiento a la solución de este ejemplo visitando podrás utilizar el sistema de contabilidad ContaFin. Efectivamente, si utilizas el módulo de ajustes del sistema ContaFin podrás verificar la solución al caso de la Compañía Servi-Mant, S.A. El análisis, registro y clasificación de los asientos de ajuste, así como la elaboración de la balanza de comprobación ajustada, se presentan en seguida:

14 120 CAPÍTULO 4 Ajustes Análisis de la información En esta sección se analizará el efecto que cada asiento de ajuste tiene sobre la ecuación contable básica. Ajuste 1 El 25 de mayo, Servi-Mant, S.A. recibió un anticipo por los servicios que se realizarán durante los 60 días siguientes a esa fecha. Hasta el 31 de mayo se han prestado servicios por seis días y se debe reconocer el ingreso correspondiente. Las cuentas afectadas serían: PASIVO: La cuenta de Anticipo de clientes se debe disminuir porque se reconoce el ingreso correspondiente a los siete días de servicios brindados al cliente Gaseoductos, S.A. Se hará un cargo por $4 000 ($ * (6/60)). INGRESOS: Aumenta la cuenta de Ingreso por servicios debido a que se reconocen los ingresos de los siete días de mayo. Se registra un abono por $ Ajuste 2 Al inicio de mayo, Servi-Mant, S.A. pagó la renta por adelantado de los siguientes tres meses. Al final de mayo se utilizó el primer mes de renta y por ello debe reconocerse el gasto correspondiente. Las cuentas afectadas se muestran a continuación: GASTOS: Aumenta la cuenta de Gasto por renta para reconocer la renta devengada durante mayo. Se deberá cargar la cuenta por $ ($50 000/5). ACTIVO: La cuenta de Renta pagada por anticipado que representa un activo para Servi- Mant, S.A. debe abonarse por $ para disminuirla por la renta que se devengó durante mayo. Ajuste 3 El 15 de mayo se recibió un préstamo bancario, se deben reconocer los intereses generados hasta el final de mes; por ello se debe hacer un ajuste en el que las cuentas afectadas son: GASTOS: Aumenta la cuenta de Gasto por intereses para registrar los intereses generados hasta el 31 de mayo. Se deberá registrar un cargo de $200, el cual representa los intereses de 15 días (($ * 12%)/(15/360)). PASIVO: Aumenta con un abono a la cuenta de Intereses por pagar en la cual se deberán registrar los intereses que causa el préstamo. El abono será también por $200. Ajuste 4 Los materiales de oficina tienen un saldo antes de ajustes de $5 000, sin embargo, al realizar un conteo físico se comprobó la existencia de $4 500, por lo que hay que hacer un asiento de ajuste que modifique esa cuenta: GASTO: Aumenta la cuenta de Gasto por materiales de oficina con un cargo por $500 ($5 000 $4 500). ACTIVO: La cuenta de Materiales de oficina debe disminuirse con un abono de $500 para que el saldo quede correctamente registrado. Ajuste 5 De igual forma que el ajuste anterior, se debe registrar un ajuste de productos químicos en el almacén, ya que se tiene un saldo antes de ajustes de $ mientras que el conteo físico indica que el inventario de estos productos está valuado en $ GASTO: Aumenta la cuenta de Gasto por productos químicos con un cargo por $ ($ $53 000). ACTIVO: La cuenta de Productos químicos debe disminuirse con un abono de $ para que el saldo quede correctamente registrado.

15 Registro en el diario general 121 Ajuste 6 Con los activos fijos, como el camión que adquirió Servi-Mant, S.A. y el mobiliario de oficina, se debe reconocer un gasto que no genera salida de efectivo y que precisamente por ello se considera una partida virtual, que se conoce como depreciación. En seguida se registran dichos asientos de ajuste: GASTO: Aumenta la cuenta de Gasto por depreciación de equipo de transporte con un cargo. Para calcular el monto del gasto se debe tomar en cuenta la siguiente fórmula: Costo Valor de rescate Depreciación por periodo Vida útil Aplicando la fórmula anterior se obtiene el monto de la depreciación mensual del equipo de transporte: de depreciación mensual 6 * 12 Por lo tanto, el Gasto por depreciación de equipo de transporte es de $3 750, que es la cantidad por la que debe registrarse un cargo. ACTIVO: La contracuenta de Depreciación acumulada de equipo de transporte, al tener un comportamiento contrario al de las cuentas de activo, aumentará con un abono de $ Ajuste 7 Al igual que el ejemplo anterior, se debe registrar la depreciación del mobiliario de oficina; sin embargo, en este asiento existe una variante en el cálculo de la depreciación del periodo, puesto que se tiene un valor de rescate para el mobiliario de oficina. A continuación se presentan las cuentas afectadas en este asiento de ajuste: GASTO: Se debe registrar un cargo a la cuenta de Gasto por depreciación de equipo de oficina. En seguida se presenta el cálculo para obtener el monto por el cual debe hacerse el ajuste contable: Aplicando la fórmula que se presentó en el ejemplo anterior se obtiene que el cargo que debe hacerse a la cuenta es de para registrar la depreciación del mes de mayo de depreciación mensual 5 * 12 ACTIVO: La contracuenta de Depreciación acumulada del mobiliario de oficina debe aumentarse con un abono de $ Registro en el diario general A continuación se presenta el registro en el diario de los asientos de ajuste analizado anteriormente: Diario general Hoja 4 Mayo 31, 200X Anticipo de clientes Ingreso por servicios Asiento de ajuste para registrar los ingresos ganados por la prestación de servicios. (continúa)

16 122 CAPÍTULO 4 Ajustes (continuación) Mayo 31, 200X Gasto por renta Renta pagada por anticipado Asiento de ajuste para registrar el gasto por renta de mayo. Mayo 31, 200X Gasto por intereses Intereses por pagar Asiento de ajuste para registrar los intereses generados en mayo. Diario general Hoja 5 Mayo 31, 200X Gasto por materiales de oficina Materiales de oficina Asiento de ajuste para registrar el gasto de material de oficina utilizado en el mes. Mayo 31, 200X Gasto por productos químicos Productos químicos Asiento de ajuste para registrar el gasto de productos químicos del mes. Mayo 31, 200X Gasto por depreciación del equipo de transporte Depreciación acumulada de equipo de transporte Asiento de ajuste por la depreciación del equipo de transporte del mes de mayo. Mayo 31, 200X Gasto por depreciación del mobiliario de oficina Depreciación acumulada de mobiliario de oficina Asiento de ajuste por la depreciación del mobiliario de oficina durante mayo. Clasificación en el mayor general Una vez registrados los asientos de ajuste en el diario general, se realizan los pases a cada cuenta del mayor general. A continuación, se ponen las cuentas de mayor que resultaron modificados por algún ajuste. Nombre: MATERIALES DE OFICINA CTA. NÚM Mayo 11, 200X 7 D Saldo antes de ajustes Mayo 31, 200X 4 DA Saldo ajustado Nombre: PRODUCTOS QUÍMICOS CTA. NÚM Mayo 11, 200X 7 D Saldo antes de ajustes (continúa)

17 Registro en el diario general 123 (continuación) Mayo 31, 200X 5 DA Saldo ajustado Nombre: RENTA PAGADA POR ANTICIPADO CTA. NÚM Mayo 2, 200X 2 D Saldo antes de ajustes Mayo 31, 200X 2 DA Saldo ajustado Nombre: DEPN. ACUM. DE EQUIPO DE TRANSPORTE CTA. NÚM Mayo 31, 200X 6 DA Saldo ajustado Nombre: DEPN. ACUM. DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA CTA. NÚM Mayo 31, 200X 7 DA Saldo ajustado Nombre: INTERESES POR PAGAR CTA. NÚM Mayo 31, 200X 3 DA Saldo ajustado 200 Nombre: ANTICIPOS DE CLIENTES CTA. NÚM Mayo 25, 200X 12 D Saldo antes de ajustes Mayo 31, 200X 1 DA Saldo ajustado Nombre: INGRESO POR SERVICIOS CTA. NÚM Mayo 20, 200X 10 D Saldo antes de ajustes Mayo 31, 200X 1 D Saldo ajustado

18 124 CAPÍTULO 4 Ajustes Nombre: GASTO POR PRODUCTOS QUÍMICOS CTA. NÚM Mayo 31, 200X 5 D Saldo ajustado Nombre: GASTO POR DEPN. DE EQPO. DE TRANSPORTE CTA. NÚM Mayo 31, 200X 6 D Saldo ajustado Nombre: GASTO POR RENTA CTA. NÚM Mayo 31, 200X 4 D Saldo ajustado 500 Mayo 31, 200X 2 D Saldo ajustado Nombre: GASTO POR DEPN. DE MOB. Y EQPO. DE OFICINA CTA. NÚM Mayo 31, 200X 7 D Saldo ajustado Nombre: GASTO POR INTERESES CTA. NÚM Mayo 31, 200X 3 D Saldo ajustado 200 Balanza de comprobación ajustada Después de obtener los saldos ajustados de cada cuenta del mayor general se elabora la balanza de comprobación ajustada, lo anterior se hace vaciando los saldos de cada cuenta. Balanza de comprobación antes de ajustes Al 31 de mayo de 200X Cuenta Debe Haber Bancos Clientes Materiales de oficina Productos químicos Renta pagada por anticipado (continúa)

19 Resumen 125 (continuación) Equipo de transporte Depreciación de equipo de transporte Mobiliario y equipo de oficina Depreciación de mobiliario y equipo Proveedores Acreedores diversos Intereses por pagar ISR por pagar Anticipos de clientes Documentos por pagar a largo plazo Capital social Dividendos Ingresos por servicios Gasto por publicidad Gasto por productos químicos Gasto por depn. de equipo de transporte Gasto por sueldos y salarios Gasto por materiales de oficina Gasto por renta Gasto por servicios públicos Gasto por depreciación de mobiliario y equipo de oficina Gasto por mantenimiento Gasto por intereses ISR Totales Con la información presentada en esta balanza de comprobación ajustada se procede a la elaboración y al análisis de los estados financieros, que son: Estado de resultados. Estado de variaciones en el capital contable. Estado de situación financiera o balance general. Estado de cambios en la situación financiera. Resumen Las transacciones que realiza una entidad económica diariamente son registradas; sin embargo, algunas cuentas de activo, pasivo, ingresos y gastos aumentan o disminuyen por determinados eventos o por el tipo de transacciones; por ello, al final del periodo contable se requiere ajustar dichas cuentas para mostrar su saldo real. Los asientos con que se actualizan estas cuentas se conocen como asientos de ajuste. Existen dos postulados básicos o principios contables que son aplicables al proceso de ajuste; el de periodo contable y el de realización. Ambos son la base de la que deriva el procedimiento de ajuste con el cual se busca relacionar o enfrentar los ingresos del periodo con los gastos que ayudaron a generar dichos ingresos.