Registro de operaciones

Transcripción

1 Registro de operaciones Al Diario General se le conoce también como Libro Diario o Libro de Primera Anotación, ya que es el medio en donde se capturan por primera vez las transacciones de una entidad. Irónicamente, al registro de cada una de las operaciones contenidas en este Libro se le conoce también con el nombre de asientos. Existen dos tipos de asientos de diario: 1. Asientos simples. Son aquellos que solo constan de un solo cargo y abono. 2. Asientos compuestos. Son los que involucran varios cargos y abonos, o bien, un cargo y varios abonos o viceversa. El término de un ejercicio contable se realiza un asiento de cierre, que es cargar todas las cuentas acreedoras y abundar todas las cuentas deudoras con el objeto de saldar las, con lo que se cierra la contabilidad del ejercicio así como la posibilidad de registrar cualquier otra operación. El inicio del nuevo año de operaciones, en su primer día, el asiento de cierre mencionado anteriormente se invierte dejando a todas las cuentas utilizadas por la contabilidad con el saldo que tenían antes del asiento de cierre, lo que constituye el asiento de apertura de ese nuevo ejercicio. P á g i n a 1 23

2 1. Se compran mercancías por $30,000, cantidad que se liquida con la firma de varios documentos a su cargo. 2. Se compran mercancías por $25,000, que se pagan con un cheque. 3. Se compran mercancías por $40,000 a crédito. 4. Se paga un proveedor de $10,000 con cheque. 5. Venta de mercancías por $12,000 en efectivo. Su costo de ventas fue de $ Venta de mercancías por $40,000 a crédito. Su costo fue de $18, Venta de mercancías por $130,000. Se reciben pagarés por cobrar. El costo de la venta es de $50, Si adquiere en $130,000 una camioneta para el reparto de mercancías que se paga con la firma de varios documentos. 9. Se liquida en efectivo el servicio de energía eléctrica, ascendió a $4000, de los cuales $2400 corresponden a la tienda $1600 al área administrativa. 10. Se cobran $4000 en efectivo a los clientes. Se les conceda un descuento de $200 por pronto pago. 11. Se adquieren Cetes por $10,000 en efectivo, para invertir temporalmente sus excedentes de Tesorería. P á g i n a 2 23

3 12. Si adquiere un terreno y $60,000 a crédito. 13. Se compra mobiliario de oficina por $10,000, se liquida con un cheque. 14. Se cobran $20,000 a clientes, que se depositan en la cuenta bancaria. 15. Se contrata un local para instalar parte de la tienda. Se paga anticipadamente la cantidad de $15,000 con un equipo que cubre tres meses de renta. 16. Se le prestan a un empleado $1000 en efectivo, a 10 meses, cobrándole intereses anticipados por $ Se pagan $5000 a un proveedor con un cheque. Se obtiene un descuento por pronto pago por $ Se contrata un seguro contra riesgos, a crédito, cuya prima anual asciende a $12, Se pagan $7000 con un cheque por diversos servicios de mantenimiento al equipo de reparto. 20. Se deposita en el banco la cantidad de $3000 en efectivo. 21. Se devuelven mercancías dañadas a proveedores por un total de $1000, cantidad que le pagan devolviéndole un documento que había firmado la empresa y que debía cubrir en el futuro. 22. Se venden mercancías o $60,000 en efectivo, con un costo de $30,000. P á g i n a 3 23

4 23. El importe de la nómina de la empresa fue de $45,000, los cuales $16,000 son del área de ventas y $29,000 el área de administración. Además, se retuvieron $3000 por concepto de cuotas al IMSS. $1500 del fondo de ahorros y $2500 por impuesto sobre la renta. El importe neto, $38,000, fue cubierto con un cheque. 24. El Saldo Inicial del Capital Social es de $560, El saldo de la Utilidad del Ejercicio es de $20, El saldo de Acreedores Diversos es de $30,000 P á g i n a 4 23

5 Dic-x-201x DEBE HABER Almacén 30, Documentos por Pagar 30,000 Compra de mercancías con garantía documental 2 Dic-x-201x 1107 Almacén 25, Bancos 25,000 Compra de mercancías con cheque 3 Dic-x-201x 1107 Almacén 40, Proveedores 40,000 Compra de mercancías a crédito 4 Dic-x-201x 2101 Proveedores 10, Bancos 10,000 Pago efectuado a un proveedor con cheque 5 Dic-x-201x 1101 Caja 12, Costo de Ventas 5, Ventas 12, Almacén 5,000 Venta de mercancías en efectivo 6 Dic-x-201x 1104 Clientes 40, Costo de Ventas 18, Ventas 40, Almacén 18,000 Venta de mercancías a crédito 7 Dic-x-201x 1105 Documentos por cobrar 130, Costo de Ventas 50, Ventas 130, Almacén 50,000 Venta de mercancías con garantía documental 8 Dic-x-201x 1205 Equipo de Reparto 130, Documentos por Pagar 130,000 Compra de una camioneta a crédito para reparto 9 Dic-x-201x 5102 Gastos de Venta 2, Gastos de Administración 1, Caja 4,000 SUMA DE CARGOS Y ABONOS 494, ,000 P á g i n a 5 23

6 De la página anterior 494, , Dic-x-201x 1101 Caja 3, Gastos Financieros Clientes 4,000 Cobranza a Clientes con descuento por pronto pago. Dic-x-201x Inversión en Acciones y Valores 10, Caja 10,000 Inversión temporal en CETES 12 Dic-x-201x 1202 Terrenos 60, Acreedores Diversos 60,000 Compra de un terreno a crédito 13 Dic-x-201x 1204 Equipo de Oficina 10, Bancos 10,000 Compra de Mobiliario y Equipo de Oficina con cheque 14 Dic-x-201x 1102 Bancos 20, Clientes 20,000 Cobranza hecha a clientes y depositada en Banco 15 Dic-x-201x 1108 Rentas pagadas por anticipado 15, Bancos 15,000 Pago anticipado de 3 meses de renta Dic-x-201x Deudores Diversos 1, Caja Intereses Cobrados por Anticipado 200 Préstamo en efectivo a un empleado 17 Dic-x-201x 2101 Proveedores 5, Bancos 4, Productos Financieros Dic-x-201x 1202 Primas de Seguros 12, Acreedores Diversos 12,000 Seguro contra riesgos 19 Dic-x-201x 5102 Gastos de Venta 7, Bancos 7,000 Pago con cheque por servicio a Equipo de Reparto SUMA DE CARGOS Y ABONOS 638, ,000 P á g i n a 6 23

7 De la página anterior 638, , Dic-x-201x 1102 Bancos 3, Caja 3,000 Depósito de efectivo en el Banco 21 Dic-x-201x 2103 Documentos por Pagar 2, Almacén 2,000 Devolución de mercancía defectuosa al proveedor a cambio de documento a nuestro cargo. 22 Dic-x-201x 1101 Caja 60, Costo de Ventas 30, Ventas 60, Almacén 30, Dic-x-201x 5102 Gastos de Venta 16, Gastos de Administración 29, Bancos 38, Acreedores Diversos 1, ISR por Pagar 2, IMSS por Pagar 3,000 SUMA DE CARGOS Y ABONOS 778, ,000 P á g i n a 7 23

8 CUENTAS DE ACTIVO 1104 Clientes 1105 Documentos por cobrar 6) 40,000 4,000 (10 7) 130,000 20,000 (14 MD) 40,000 24,000 (MA MD) 130,000 SD) 16,000 SD) 130, Equipo de Reparto 1103 Inversión en Acciones y Valores 8) 130,000 11) 10,000 MD) 130,000 MD) 10,000 SD) 130,000 SD) 10, Terrenos 1108 Rentas pagadas por anticipado 12) 60,000 15) 15,000 MD) 60,000 MD) 15,000 SD) 60,000 SD) 15, Deudores Diversos 1202 Primas de Seguros 16) 1,000 18) 12,000 MD) 1,000 MD) 12,000 SD) 1,000 SD) 12,000 P á g i n a 8 23

9 CUENTAS DE PASIVO 2101 Proveedores 2103 Documentos por Pagar 4) 10,000 40,000 (3 21) 2,000 30,000 (1 17) 5, ,000 (8 MD) 15,000 40,000 (MA MD) 2, ,000 (MA 25,000 (SA 158,000 (SA 2104 Acreed. Diversos 2107 ISR por Pagar 30,000 (S 2,500 (23 60,000 (12 12,000 (18 1,500 (23 103,500 (SA 2,500 (SA 2112 Inter. Cobr. por Anticip IMSS por Pagar 200 (16 3,000 ( (SA 3,000 (SA CUENTAS DE CAPITAL CONTABLE Capital Social Utilidad del Ejercicio 560,000 (S 20,000 (S 560,000 (SA 20,000 (SA P á g i n a 9 23

10 CUENTAS DE RESULTADOS De Ingresos 4101 Ventas 4102 Productos Financieros 12,000 (5 100 (17 40,000 (6 130,000 (7 60,000 (22 242,000 (SA 100 (SA De Costos y Gastos 5101 Costo de Ventas 5102 Gastos de Venta 5) 5,000 9) 2,400 6) 18,000 19) 7,000 7) 50,000 23) 16,000 22) 30,000 SD) 103,000 SD) 25, Gtos de Admón Gastos Financieros 9) 1,600 10) ) 29,000 SD) 30,600 SD) 200 Balanza de Comprobación. Es el documento contable que se elabora el término de cada periodo de operaciones, por lo general el término de cada mes, con la finalidad de comprobar en el registro de cada una de las operaciones practicadas se respetó la técnica de la partida doble. Este documento debe estar integrado por los siguientes datos: 1. Nombre de la entidad. 2. Indicación de ser Balanza de Comprobación. 3. Folios de las cuentas de mayor. P á g i n a 10 23

11 4. Nombre de las cuentas. Movimiento deudor y acreedor de las cuentas. 5. Saldo deudor y acreedor de las cuentas. La presentación de las cuentas dentro de este documento se hace con base en el folio contenido en el catálogo de cuentas, comenzando las cuentas de activo, pasivo, capital contable, ingresos y costos y gastos. Dentro de la balanza de comprobación no se incluyen aquellas cuentas que están saldadas. Siempre las sumas de los méritos deudores y acreedores deberán ser iguales. Los importes de los saldos deudores y acreedores también deben reportar la misma cantidad. Si no fuese así habría errores, por ejemplo: 1. Haber efectuado mal las sumas de los movimientos de la balanza de comprobación. 2. Haber sumado equivocadamente los movimientos de alguna cuenta del libro mayor. 3. Haber asentado en el libro diario un registro sin que sean iguales la suma de los cargos y abonos. 4. Haber afectado en las cuentas del libro mayor cargos y abonos cantidades distintas a las contabilizadas en el libro diario, o inversión de cantidades, cifras con un cero de más o de menos, etc. P á g i n a 11 23

12 5. De registrado en las cuentas de mayor solo el registro parcial de un asiento ya sea un cargo o un abono. La balanza de comprobación es un documento valioso para preservar el control interno del registro de las operaciones. Existen errores en la balanza no puede detectar, como: 1. Haber registrado en el libro mayor un pago o abono a una cuenta indebida. 2. Haber omitido en el libro mayor el pase completo de algunas ciento del libro diario. Debido a que estos errores no violan la igualdad en el registro de las operaciones, pasan desapercibidos para la balanza de comprobación, aunque basta cotejar que la suma de los movimientos de la balanza sean iguales a la suma de las columnas del debe y haber del libro diario. Estados financieros. Una vez que se han registrado en los libros diario mayor todas las operaciones practicadas por la empresa, se procede a determinar los resultados. Para ello se cancelan las cuentas de costos, gastos e ingresos. Una cuenta concentradora que se llama pérdidas y ganancias y cuyo movimiento es el siguiente: P á g i n a 12 23

13 PÉRDIDAS Y GANANCIAS Se carga: Por el importe del saldo de la cuenta de costo de ventas. Por el importe del saldo de la cuenta de gastos de venta. Por el importe del saldo de la cuenta de gastos de administración. Se abona: Por el importe del saldo de la cuenta de ventas. Por el importe del saldo de la cuenta de productos financieros Por el importe del saldo de la cuenta de otros productos Por el importe del saldo de la cuenta de gastos financieros. Por el importe del saldo de la cuenta de otros gastos. MD) total de los egresos. Total de los ingresos (MA Como la cuenta de pérdidas y ganancias no aparece en el balance general, en el Estado de resultados, debe cancelarse mediante un asiento de traspaso (T) de utilidad del ejercicio o en su caso pérdida del ejercicio, las cuales durante el ejercicio acumularán los resultados obtenidos. 1. Si la cuenta de pérdidas y ganancias presenta un saldo acreedor se obtuvo utilidad. P á g i n a 13 23

14 2. Si la cuenta de pérdidas y ganancias presenta un saldo deudor se obtuvo pérdida. BALANZA DE COMPROBACIÓN Núm de MOVIMIENTOS SALDOS Cuenta Nombre de la Cuenta de Mayor DEUDOR ACREEDOR DEUDOR ACREEDOR 1101 Caja 85,800 17,800 68, Bancos 263, , , Inversión en Acciones y Valores 10,000 10, Clientes 40,000 24,000 16, Documentos por cobrar 130, , Deudores Diversos 1,000 1, Almacén 395, , , Rentas pagadas por anticipado 15,000 15, Terrenos 60,000 60, Equipo de Oficina 70,000 70, Equipo de Reparto 130, , Primas de Seguros 12,000 12, Proveedores 15,000 40,000 25, Documentos por Pagar 2, , , Acreed. Diversos 103, , IMSS por Pagar 2,500 2, ISR por Pagar 3,000 3, Int. Cob. por Anticipado Capital Social 560, , Utilidad del Ejercicio 20,000 20, Ventas 242, , Productos Financieros 5101 Costo de Ventas 103, , Gastos de Venta 25,400 25, Gtos de Admón. 30,600 30, Productos Financieros Sumas iguales 1,388,000 1,388,000 1,114,100 1,114,300 P á g i n a 14 23

15 Cuentas de Resultados Deudoras y Acreedoras. Objetivo del estudio: Emplear adecuadamente los tecnicismos de la cuenta: debe, haber, cargo, abono, movimiento deudor, movimiento deudor y saldo. Utilizar cuentas de activo, pasivo y capital. Usar cuentas de resultados deudoras y acreedoras. Ocupar catálogos de cuentas. Diferenciar entre activos y gastos. Preparar balanzas de comprobación por movimientos y saldos. El uso de la cuenta de Capital. La cuenta de capital se encuentra restringida para los siguientes usos: Los cargos significan reducciones a las aportaciones de los dueños, ya sea porque los socios de la empresa disminuyen sus aportaciones o porque alguno de ellos se retiran de la sociedad. Los abonos significan incrementos a la aportación de los dueños, ya sea porque los socios y existentes aumentan sus aportaciones o porque se aceptan nuevos socios. Cuentas de resultados acreedoras. P á g i n a 15 23

16 En realidad el usuario esta libertad de utilizar los nombres que desee para denominar a estas cuentas, pero tradicionalmente se han establecido nombres concretos que facilitan su aprendizaje, a saber: 1. Ventas o ingresos. 2. Productos financieros o producto integral de financiamiento. 3. Otros productos u otros ingresos. La cuenta de ventas e ingresos es la más importante en cualquier organización, siendo su naturaleza acreedora, es decir, sus abonos y su movimiento acreedor, serán mayores que los cargos y el movimiento deudor tanto en número como el monto en pesos. Se carga esta cuenta por lo general una cancelación de una venta o por corregir un error. Dentro de las cuentas acreedoras que significan productos financieros están: 1. Intereses ganados. 2. Ganancia en cambios. 3. Descuentos por pronto pago. Dentro de las cuentas de resultados acreedoras (ganancias) están las ganancias excepcionales derivadas de actividades no fundamentales de la empresa. Cuentas de resultados deudoras. P á g i n a 16 23

17 Respecto de las cuentas de resultados deudoras, las principales son cinco: 1. Costo de ventas. 2. Gastos de venta. 3. Gastos de administración. 4. Gastos financieros o costo integral de financiamiento. 5. Los gastos. Cuentas de resultados acreedoras (pérdidas). Gastos financieros: 1. Intereses causados. 2. Pérdida en cambios. 3. Descuentos concedidos por pronto cobro. Otros gastos: 1. Pérdidas excepcionales derivadas de actividades no fundamentales. En gastos financieros se registran los gastos por intereses causados, es decir, los intereses de los pagarés que firmamos en favor de nuestros proveedores o cualquier otra persona que se devengan con el transcurso del tiempo. Además, se registran los descuentos concedidos por pronto cobro, es decir, P á g i n a 17 23

18 cuando la empresa ofrece la reducción en el monto de alguna deuda por cobrar por pronto cobro. Esta circunstancia se aprovecha y genera un monto mayor ($1000 por ejemplo) es cobrado con un monto de efectivo menor ($950), provocando una pérdida ($50). Finalmente, el manejo de la moneda extranjera de generar pérdidas debido a las cotizaciones fluctuantes de las divisas. En otros gastos registramos pérdidas por operaciones poco frecuentes, como la venta de un activo fijo, indemnizaciones otorgadas, etcétera, o aquellas que tienen que ver con actividades que no son propias del negocio, como son los donativos. Actualmente se considera que la participación de los trabajadores en las utilidades debe ir a esta cuenta. Existen dos cuentas que están relacionadas con las dos funciones operativas principales del negocio, que son vender y administrar. Cuentas de resultados deudoras (pérdidas). Gastos de venta. Son aquellos en que incurre la entidad en sus esfuerzos para comercializar bienes o servicios. Sueldos, comisiones, rentas, publicidad, cuotas al IMSS, honorarios, seguros, mantenimiento, energía eléctrica, etc. Gastos de administración. Son aquellos en que incurre la administración general de las operaciones. Sueldos, renta, papelería, teléfonos, cuotas IMSS, honorarios, seguros, mantenimiento, energía eléctrica, etc. P á g i n a 18 23

19 P á g i n a 19 23

20 5101 Costo de Ventas 5) 5,000 6) 18,000 7) 50,000 22) 30,000 SD) 103, ,000 (T Gastos de Venta 9) 2,400 19) 7,000 23) 16,000 SD) 25, (T3 9) 1,600 23) 29, Gtos de Admón. SD) 30, (T Gastos Financieros 10) 200 SD) (T Ventas 12,000 (5 40,000 (6 130,000 (7 60,000 (22 T1) ,000 (SA 4102 Productos Financieros 100 (17 T6) (SA PÉRDIDAS Y GANANCIAS T2) ,000 (T1 T3) (T6 T4) T5) 200 MD) ,100 (MA 82,900 (SA P á g i n a 20 23

21 Como puede observarse, después de haber efectuado los traspasos a la cuenta de pérdidas y ganancias, las cuentas de ingresos, costos y gastos quedan saldadas. El movimiento deudor de la cuenta concentradora representa la suma de los costos y gastos, $139,200 mientras que su movimiento acreedor señala la totalidad de los ingresos $242,100 El saldo acreedor de Pérdidas y ganancias de $82,900 es la utilidad del mes de diciembre. Por último, se salda la cuenta de pérdidas y ganancias contra la cuenta de utilidad del ejercicio. Este registro deja sin saldo de pérdidas y ganancias. La integridad del ejercicio incrementa su saldo de $20,000 a $102,900 del individuo a la utilidad del mes de diciembre UTILIDAD DEL EJERCICIO 20,000 (S 82,900 (T6 102,900 (MA 102,900 (SA P á g i n a 21 23

22 ACTIVO PASIVO CIRCULANTE 683,100 CIRCULANTE (CORTO PLAZO) 292,200 Caja 68,000 Proveedores 25,000 Bancos 153,100 Documentos por Pagar 158,000 Inversión en Acciones y Valores 10,000 Acreed. Diversos 103,500 Clientes 16,000 IMSS por Pagar 2,500 Documentos por cobrar 130,000 ISR por Pagar 3,000 Deudores Diversos 1,000 Int. Cob. por Anticipado 200 Almacén 290,000 Rentas pagadas por anticipado 15,000 TOTAL DE PASIVO 292,200 NO CIRCULANTE 272,000 CAPITAL CONTABLE 662,900 Terrenos 60,000 CONTRIBUIDO Equipo de Oficina 70,000 Capital Social 560,000 Equipo de Reparto 130,000 GANADO Primas de Seguros 12,000 Utilidad del Ejercicio (antes ISR) 102,900 TOTAL DE ACTIVO 955,100 TOTAL DE PASIVO Y CAPITAL 955,100 P á g i n a 22 23

23 ESTADO DE VARIACIONES DEL CAPITAL CONTABLE Datos para la elaboración del EVCC Saldo al 31 de diciembre del Aumento de Capital Social en efectivo Decreto de Dividendos en Acciones Reducción del Capital Social en efectivo Capitalización de un adeudo con un Proveedor Creación de la Reserva Legal Pérdidas acumuladas Traspaso de la Utilidad del Ejercicio Decreto de Dividendos en Efectivo Utilidad del Ejercicio Pérdida del Ejercicio UTILIDADES UTILIDAD CONCEPTO CAPITAL RESERVA (PÉRDIDAS) (PERDIDA) Cifras a miles de pesos. SOCIAL LEGAL ACUMULADAS DEL EJERCICIO TOTAL Saldo al 31 de diciembre del , Aumento de Capital Social en efectivo Traspaso de la Utilidad del Ejercicio Creación de la Reserva Legal Decreto de Dividendos en Efectivo Decreto de Dividendos en Acciones Reducción del Capital Social en efectivo Capitalización de un adeudo con un Proveedor Pérdida del Ejercicio Saldo al 31 de diciembre del , , P á g i n a 23 23