Conceptos básicos de Contabilidad. Contabilidad Básica

Transcripción

1 Contabilidad Básica Objetivo: Al final el tema el alumno conocerá y definirá los conceptos básicos de la contabilidad de uso frecuente en una empresa, así como determinar asientos, esquemas de mayor y pólizas. Conceptos generales A continuación se describen algunos conceptos necesarios para la correcta aplicación y uso de la contabilidad por medio del programa ASPEL COI-Windows, utilizando los términos más comunes en el programa. Contabilidad Es la disciplina que enseña las normas para ordenar, analizar y registrar todas las operaciones efectuadas por las sociedades civiles, mercantiles o de un individuo. Contabilidad Financiera Sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, asi como ciertos acontecimientos económicos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos de la organización. Contabilidad Administrativa Sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración, destinada a facilitar las funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones. Contabilidad Fiscal Sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario: el fisco. Contador Es el profesional preparado para determinar el proceso correcto para el control de la contabilidad. También determina que método dará mejor resultado, por ejemplo: métodos manuales o mecánicos, así como determinar los libros y registros auxiliares en que deben anotarse las operaciones que se efectúan. Anote algunas observaciones sobre la explicación del termino Contabilidad: 1

2 JCL Cuaderno de trabajo de COI Windows Ventajas de la contabilidad La siguiente lista solo muestra algunas de las ventajas que ofrece la contabilidad bien aplicada en una empresa: Establecer un control sobre cada uno de los recursos y obligaciones del negocio. Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones efectuadas por el negocio. Proporcionar en cualquier momento una imagen clara de la situación financiera del negocio. Prever con bastante anticipación las probabilidades futuras del negocio. Servir como comprobante y fuente de información ante terceras personas, de todos aquellos actos de carácter jurídico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a la ley. Auditoria Los despachos de contadores públicos se dedican principalmente a la auditoria. La auditoria consiste en revisar y comprobar los registros financieros de una organización, determinando si se han aplicado las políticas de contables correctas. En las últimas fechas se han incluido especialistas en impuestos, análisis y diseño de sistemas contables. Reglas particulares Las reglas particulares son pronunciaciones de la Comisión de Principios de la Contabilidad que establecen reglas específicas en cuanto la valuación y prestación de cada partida comprendida en los estados financieros. Escriba un listado de los términos más importantes: 2

3 Las 5 cuentas básicas de la contabilidad La siguiente lista de cuentas son definiciones de las cuales se desprenden los movimientos contables, estas cuentas son: 1. Activo 2. Pasivo 3. Capital 4. Ingresos 5. Gastos Activo Es un recurso económico de un negocio, del cual se espera que rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina por el costo real del articulo. Pasivo Representa lo que la empresa le debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores. Los acreedores tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio, antecediendo a los dueños quienes siempre vendrán en último lugar. Capital Es la aportación de los dueños para el inicio de un negocio, expresado en bienes y derechos, existen tres tipos de capital de acuerdo a la forma en que se representa: Tipos de capital Capital Económico: Es el dinero que se encuentra invertido en un bien, para producir riqueza. Por ejemplo: las herramientas de un carpintero representan su capital económico. Capital Financiero: Es aquella inversión que sin ningún esfuerzo produce riqueza, por ejemplo los cobros de intereses, rentas, etcétera. Capital Contable: Es la diferencia entre los bienes y derechos de la empresa, y las deudas y obligaciones. Ejemplo: $ 1,000, Bienes y derechos $ 250, Deudas y obligaciones $ 750, Capital Contable Capital Social: Son los bienes y derechos que aportan los socios para iniciar una empresa. Ingresos Representan los recursos que recibe el negocio para la venta de un producto o servicio, en efectivo o a crédito. Gastos Comprenden activos que se han usado, consumido o gastado en el negocio con el fin de obtener ingresos 3

4 JCL Términos contables Cuaderno de trabajo de COI Windows Transacción Son las actividades o acontecimientos diarios de un negocio. Estas incluyen la venta de un producto o servicio a un cliente o la adquisición de servicios o materiales de un proveedor. Toda operación mercantil traerá consecuencias como aumentar o disminuir una cuenta de Activo o Pasivo según el movimiento. Cuenta Es el registro donde se anotan ordenadamente los aumentos o disminuciones que sufren los valores o conceptos como consecuencia de las operaciones practicadas por el negocio. Catálogo de cuentas Representa la estructura del sistema contable donde se relaciona a los nombres de las cuentas con un número, en forma ordenada de acuerdo a las cinco cuentas básicas. Periodo fiscal Es un resumen de las operaciones mercantiles presentadas al dueño al final de un periodo determinado. Asiento Es el registro de las operaciones o acontecimientos mercantiles en el diario general. Estados Financieros Son los documentos donde se resumen los movimientos o transacciones de la empresa, por ejemplo: Balance General, Estado de Resultados, etcétera. Balance General Es el documento contable que presenta la situación financia del negocio. Estado de perdidas y ganancias Es un documento contable que muestra detallada y ordenadamente la forma en que se ha obtenido la utilidad o perdida del ejercicio. Resulta un auxiliar muy estimable para formar la futura política económica de la empresa. 4

5 Definición de cuentas Activo Caja. Representa todo las operaciones relacionadas con dinero en efectivo. Aumenta cuando se recibe dinero en efectivo. Disminuye cuando se paga o sale dinero en efectivo. Bancos. Representa todos los movimientos expresados con cheque a cargo o a favor de la empresa. Aumenta cuando se recibe un cheque. Disminuye cuando se paga con un cheque. Mercancías (Inventario). Representa los movimientos del giro principal de la empresa (productos), compras, ventas, etcétera. Aumenta cuando se compran o entran mercancías a nuestro almacén o empresa. Disminuye cuando se venden o salen de nuestro almacén. Clientes. Maneja las cuentas pendientes por cobrar a un cliente al que le vendimos mercancía a crédito. Aumenta cuando vendemos mercancías a crédito (el cliente nos queda a deber mercancía). Disminuye cuando cobramos el monto de esa mercancía. Documentos por cobrar. Son los pagares o letras de cambio por medio de los cuales una persona se comprometió a pagarnos cierta cantidad. Aumenta cuando nos entregan un documento por cobrar. Disminuyen cuando nos pagan el monto del documento. Deudores diversos. Son aquellas personas que nos deben por cualquier concepto menos mercancía, por ejemplo un préstamo. Aumenta cuando nos quedan a deber por no-mercancía. Disminuye cuando nos pagan dicha cantidad. Terrenos. Representa los espacios de tierra o predios sin construcción propiedad de la empresa. Aumenta cuando compramos un terreno. Disminuye cuando los vendemos. Edificios. Representa las casas, edificios propiedad de la empresa. Aumenta cuando se compran. Disminuye cuando se venden. Mobiliario y equipo. Son todos los muebles como sillas, mesas, libreros, etc. Propiedad de la empresa, en la actualidad se divide en dos partes que son, el equipo de oficina y el equipo de computo. Aumenta cuando se compra o se adquiere el mobiliario. Disminuye con el tiempo o con su venta. Equipo de transporte. Son todos los automóviles, motocicletas, camionetas, etcétera propiedad de la empresa, los cuales se utilizan para el transporte de mercancía o empleados. Aumenta cuando se compra algún medio de transporte. Disminuye cuando se venden o desgastan. Maquinaria: Representa todas las maquinas que utiliza la empresa para el diseño, creación o manufactura de la mercancía. Aumenta cuando se compra una nueva maquina. Disminuye cuando se venden o desgastan. 5

6 JCL Cuaderno de trabajo de COI Windows Depósitos en Garantía. Son los pagos anticipados de la empresa, utilizados para recibir un servicio, por ejemplo el teléfono y la luz. Aumenta cuando se realizan dichos pagos. Disminuyen cuando se termina el contrato. Acciones y valores. Son los valores y acciones que compra o vende la empresa. Aumenta cuando se compran. Disminuye cuando se venden. Gastos de Instalación. Son los pagos que hace la empresa por diversas adaptaciones para la mejora de sus edificios, por ejemplo la instalación eléctrica. Aumenta cuando se realizan dichas instalaciones. Disminuye cuando se desgastan. Papelería y útiles. Es la papelería y útiles usados para el desarrollo de las actividades administrativas. Aumenta cuando se compran. Disminuye con el tiempo, conforme se van utilizando. Propaganda y publicidad. Son los gastos en anuncios de TV, radio, periódico, volantes, etcétera. Aumenta cuando se realizan dichos pagos. Disminuyen cuando se termina el contrato o uso total de la propaganda. Primas de Seguros. Es la compra de primas contra incendios, empleados, equipo, etcétera, Aumenta cuando se realizan dichos pagos. Disminuye cuando se utilizan o termina el contrato. Rentas pagadas por anticipado. Son los pagos de rentas mensuales, semestrales o anuales correspondientes al local que ocupa el negocio que aun no están vencidas y se pagan anticipadamente. Aumenta cuando se pagan dichas rentas. Disminuyen cuando se utilizan las rentas. Interese cobrados por anticipado: Son los intereses que se pagan antes de la fecha de vencimiento del crédito. Aumenta cuando se pagan dichos intereses. Disminuye en cuando se termina el servicio. 6

7 Descripción de cuentas Pasivo Proveedores. Son las personas a las que les quedamos a deber por compra de mercancías a crédito. Aumenta cuando quedamos a deber por mercancía. Disminuye cuando cubrimos la deuda. Documentos por pagar. Son los pagares o letras de cambio por medio de los cuales adeudamos cierta cantidad. Aumenta cuando firmamos un documento por pagar. Disminuye cuando pagamos el monto del documento. Acreedores diversos. Son aquellas personas a las que les debemos por cualquier concepto menos mercancía. Aumenta cuando adeudamos por no-mercancías. Disminuye cuando pagamos el adeudo. Disminuye cuando pagamos el adeudo. Hipotecas por pagar o Acreedores Hipotecarios: Son los contratos garantizados con las escrituras de algún inmueble. Aumenta cuando se garantiza el contrato con las escrituras. Disminuye cuando pagamos el adeudo parcial o totalmente el adeudo. Documentos por pagar a largo plazo. Son los pagares o letras de cambio por medio de los cuales adeudamos cierta cantidad a un plazo mayor de un año. Aumenta cuando firmamos un documento por pagar. Disminuye cuando pagamos el monto del documento. Rentas cobradas por anticipado: Son los pagos de rentas mensuales, semestrales o anuales que aun no están vencidas y se cobraron anticipadamente. Aumenta cuando se cobran dichas rentas. Disminuyen cuando se devengan las rentas. Intereses cobrados por anticipado: Son los intereses pagados anticipadamente por un servicio. Aumenta cuando se cobran dichos intereses. Disminuye cuando se termina el servicio. NOTA: todas las cuentas del activo y pasivo tienden a subir o bajar según el movimiento o transacción realizada, la forma en como deben de acomodarse es la siguiente: Aumenta Disminuye Activo Cargo/Debe Abono/Haber Pasivo Abono/Haber Cargo/Debe Capital Abono/Haber Cargo/Debe 7

8 JCL Clasificación de Activo y Pasivo Cuaderno de trabajo de COI Windows El Activo y Pasivo se dividen en tres grupos de cuerdo a su movimiento, a esta división se le conoce como clasificación, que es la que se muestra a continuación: Activo Bienes y derechos propiedad de la empresa. Circulante Bienes y derechos que están en rotación o movimiento constante y de fácil conversión en dinero en efectivo. Fijo Bienes y derechos que tienen cierta permanencia o fijeza, adquirirlos con el propósito de usarlos y no venderlos. Diferido Gastos pagados por anticipado, por los cuales se espera recibir un servicio aprovechable posteriormente. Caja Bancos Mercancías Clientes Documento por cobrar Deudores diversos Terrenos Edificios Mobiliario y equipo Equipo de transporte Maquinaria Depósitos en garantía Acciones y valores Gastos de instalación Papelería y útiles Propaganda y publicidad Primas de seguros Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado Circulante o Flotante Deudas y obligaciones que venzan en un plazo menor de un año. Proveedores Documentos por pagar Acreedores diversos Pasivo Deudas y obligaciones a cargo del negocio. Fijo o Consolidado Deudas y obligaciones con vencimiento mayor a un año, a partir de la fecha del Balance. Hipotecas por pagar o Acreedores HP. Documentos por pagar (a largo plazo) Créditos Diferidos Cantidades cobradas anticipadamente por las que se tiene la obligación de proporcionar un servicio y que son convertibles en utilidad conforme pasa el tiempo. Rentas cobradas por anticipado Intereses cobrados por anticipado. 8

9 Esquemas de Mayor Esquemas de mayor: es donde se representan los cargos y los abonos de cada cuenta para determinar la perdida o ganancia en la misma. También es conocida como T de mayor. Ejemplo: Número de asiento en el que interviene el monto Para resaltar el total se traza un corte doble. Monto con el que interviene en el movimiento. Si el total de los movimientos deudores es mayor al acreedor se determina que de ese lado aparecerá el saldo y que será deudor, de lo contrario, se toman en cuenta las mismas características para determinar saldo acreedor. M.D. = Movimiento Deudor, es la suma de todos los cargos. M.A. = Movimiento Acreedor, es la suma de todos los abonos. S.D. = Es la diferencia entre Movimiento Deudor y Acreedor, surge cuando el Movimiento Deudor es mayor. S.A. = Es la diferencia entre Movimiento Acreedor y Deudor, surge cuando el Movimiento Acreedor es mayor. NOTA : Si el total de cargo y el total de abonos es igual se declara como CUENTA SALDADA. 9

10 JCL Cuaderno de trabajo de COI Windows Pólizas La póliza es un documento contable en el que se agrupan los movimientos de acuerdo a la importancia de las cuentas que intervienen en cada movimiento, existen 3 tipos de pólizas distintas las cuales se clasifican de la siguiente manera: Póliza de Ingresos: Son las pólizas donde intervienen cajas y bancos, aumentando. Póliza de Egresos: Son las pólizas donde intervienen cajas y bancos, disminuyendo. Póliza de Diario: Son las pólizas donde no intervienen cajas y bancos. Cta SubCta Descripción Debe Haber Totales iguales * Una partida es un renglón de una póliza o documento contable. Anote un ejemplo de cada tipo de póliza: 10

11 Evaluación del tema 1. Qué es la Contabilidad? 2. Cuál es la importancia de llevar la contabilidad correctamente? 3. Cuáles son las 5 cuentas básicas? 4. Describa brevemente las 5 cuentas básicas: 5. Escriba el nombre de los grupos de las cuentas de Activo y Pasivo 6. Cuántos tipos de pólizas existen y cómo se identifican? 7. Para que se utiliza el esquema de mayor? 8. Al momento de registrar los asientos En qué columna se registra el aumento del Activo? PD: CHARS FC: 10IV00 RV: JCL 11