ADMINISTRACION Y GESTIÓN

Transcripción

1 ADMINISTRACION Y GESTIÓN 3.- CONTABILIDAD DEFINICIÓN La contabilidad es un sistema que suministra información fundamental para la toma de decisiones empresariales. Es un conjunto de documentos que reflejan la información relevante, expresada en unidades monetarias, sobre la situación y la evolución económica y financiera de una empresa o unidad económica, con el objeto de que tanto terceras personas interesadas como los dirigentes de dicha empresa puedan tomar decisiones. Podríamos decir que la contabilidad para la empresa es como una brújula para un explorador, sin ella no sabría hacia donde dirigirse. Sin contabilidad no hay información y sin información no sabremos en donde nos encontramos. La información, hoy día, supone el pilar indiscutible de un buen negocio. LA CONTABILIDAD ES INFORMACIÓN Esta información tiene que ser: comprensible, relevante, fiable y oportuna. Comprensible: Todos debemos entender fácilmente su significado. Al igual que una palabra en un idioma tiene su significado, el lenguaje contable debe ser sencillo y claro. Relevante: Debe ser información necesaria sin caer en el exceso de información. Fiable: No deben existir errores significativos que puedan hacernos tomar decisiones erróneas. Oportuna: Debemos recibir la información en el momento adecuado y con la agilidad suficiente que nos permita actuar en consecuencia. OBJETIVOS Generar información útil y oportuna para la toma de decisiones de los diferentes usuarios Controlar todas las operaciones financieras realizadas en las entidades. Informar sobre los efectos que las operaciones practicadas han producido a las finanzas de la empresa 3.1 EL SISTEMA CONTABLE

2 3.2 ESTADOS FINANCIEROS Los Estados Financieros son los documentos que proporcionan informes periódicos a fechas determinadas, sobre el estado o desarrollo de la administración de una compañía, es decir, la información necesaria para la toma de decisiones en una empresa 3.3 ESTRUCTURA ECONOMICA DE LAS EMPRESAS

3 3.4 BALANCE GENERAL ACTIVO: se refiere a todo aquello que le pertenece a la empresa y se clasifican según su grado de liquidez, es decir, la facilidad con la que se pueden convertir en efectivo. Se ordenan según el grado de liquidez, de mayor a menor grado. Se dividen en Activo Corriente y Activo No Corriente. ACTIVO CORRIENTE: son aquellos Activos con mayor grado de liquidez (aquellos que se pueden convertir en efectivo en un período máximo de un año, es decir, el ciclo normal de operación de un negocio). Entre ellos tenemos: Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar, Otras cuentas por cobrar, Inventarios y Gastos Pagados por Anticipado. Caja y Bancos: representa el Efectivo de la empresa (en la misma empresa o en Bancos). Este activo tiene un 100% de liquidez. Cuentas por cobrar: son producto de las ventas al crédito y representan aquellos montos que la empresa va a recibir como pago de sus clientes (deudores). Otras Cuentas por cobrar: son cuentas por cobrar producto de alguna transacción distinta al giro del negocio (alquiler de algún ambiente propiedad del negocio). Inventarios: representan las existencias que tiene la empresa en su almacén, pudiendo ser: insumos, materia prima, productos en proceso y productos terminados, dependiendo del giro del negocio (empresa productora, comercial o de servicios). Gastos pagados por anticipado: representas pagos que la empresa realiza por adelantado por algún producto o servicio que utilizará en el futuro (seguros, alquileres). ACTIVO NO CORRIENTE: son aquellos Activos con menor grado de liquidez (aquellos que se pueden convertir en efectivo en un plazo mayor a un año). Entre ellos tenemos los Activos Fijos (terrenos, inmuebles, maquinarias, equipos) y Depreciación. Activos Fijos: son el Terreno, Edificios (Inmueble), Maquinaria y Mobiliario propiedad de la Empresa. Depreciación: representa el desgaste de los Activos Fijos propiedad de la empresa, por su uso en el tiempo. El único Activo Fijo que no se deprecia es el Terreno. PASIVO: son las obligaciones que tiene la empresa para con terceros (excepto dueños). Se clasifican según el plazo en el cual se tiene que honrar dicha obligación y se dividen en Pasivo Corriente y Pasivo No Corriente.

4 PASIVO CORRIENTE: son aquellas deudas que deben honrarse en el corto plazo (un año como máximo). Se tienen: Proveedores, Bancos, Empleados, Estado, entre otros. Proveedores: son las obligaciones que tiene la empresa para con sus Proveedores, por los créditos que estos le hayan otorgado. Bancos: son las deudas que tiene la empresa con los bancos por préstamos de corto plazo que estos le hayan otorgado. Empleados: son las deudas que tiene la empresa con sus empleados (trabajadores) por concepto de sueldos, gratificación, beneficios sociales, entre otros. Estado: son las deudas que tiene la empresa con el Estado por el pago de impuestos. PASIVO NO CORRIENTE: son aquellas deudas que deben honrarse en el largo plazo (más de un año). Se tienen Hipotecas, Tenedores de Bonos, entre otros. Hipotecas: son deudas de largo plazo que tiene la empresa con entidades financieras por algún crédito hipotecario. Tenedores de Bonos: son deudas de largo plazo que tiene la empresa con inversionistas de bonos emitidos por esta. PATRIMONIO: son las obligaciones que la empresa tiene con accionistas. Se tienen: Capital y Utilidades Acumuladas Capital: representa la inversión inicial y aportes posteriores que hayan realizado los dueños o accionistas de la empresa para la constitución y operación de la misma. Utilidades Acumuladas: son las ganancias que la empresa va teniendo en el tiempo las cuáles se van acumulando. Estas se pueden capitalizar (convertirse en Capital) o distribuirse a los dueños a través del pago de dividendos. ASPECTOS ADICIONALES DEL BALANCE Aunque todos los activos se expresan en términos de unidades monetarias, sólo el Efectivo representa dinero real. Las cuentas por cobrar son cuentas adeudadas por terceros a favor de la empresa y los inventarios muestras las inversiones en unidades monetarias que la empresa ha realizado en materias primas, productos en proceso y productos terminados. Los derechos contra los activos pueden ser de dos tipos: pasivo (dinero que adeuda la empresa) y la propiedad de los accionistas. El capital de los accionistas será un residuo que representa la cantidad que recibirán los accionistas si todos los activos de la empresa pudieran venderse a sus valores en libros y si todos los activos pudieran pagarse también en valores. La cuenta Utilidades Retenidas se acumula a través del tiempo a medida que la empresa ahorra o reinvierte una parte de sus utilidades en lugar de pagarla como dividendos. La otra cuenta del Patrimonio, el capital, surge de la emisión de acciones para obtener nuevos fondos de capital. El balance general cambiará todos los días a medida que la empresa va teniendo diversos tipos de transacciones (aumento de inventarios, disminución de préstamos bancarios, entre otros).

5 EJERCICIOS: 1) Con las datos siguientes, confeccione un balance, calcule el valor del capital social y analizar la situación de la empresa, recomendando posibles mejoras. Mobiliario Maquinaria Capital Social? Deudas a largo plazo Proveedores Clientes Reservas Mercaderías Bancos Caja Construcciones ) Con los datos siguientes, confeccione un balance, recomiende posibles mejoras Capital Social 120,000 Deudas a largo plazo 100,000 Deudas a corto plazo 50,000 Mercaderías 80,000 Proveedores 10,000 Caja 30,000 Bancos 60,000 Maquinaria 100,000 Clientes 10,000

6 3.4 ESTADO DE RESULTADOS Muestra la rentabilidad de la empresa durante un período, es decir, las ganancias y/o pérdidas que la empresa tuvo o espera tener. Se conoce también como Estado de Ganancias y Pérdidas. Presenta los resultados de las operaciones de negocios realizadas durante un período, mostrando los ingresos generados por ventas y los gastos en los que haya incurrido la empresa COMPONENTES Ventas: Representa la facturación de la empresa en un período de tiempo, a valor de venta (no incluye el I.V.A.). Costo de Ventas: representa el costo de toda la mercancía vendida. Utilidad Bruta: son las Ventas menos el Costo de Ventas. Gastos generales, de ventas y administrativos: representan todos aquellos rubros que la empresa Requiere para su normal funcionamiento. (pago de servicios de luz, agua, teléfono, alquiler, impuestos, entre otros). Utilidad de operación: Es la Utilidad Operativa menos los Gastos generales, de ventas y administrativos. Gastos Financieros: Representan todos aquellos gastos relacionados a endeudamientos o servicios del sistema financiero. Utilidad antes de impuestos: es la Utilidad de Operación menos los Gastos Financieros y es el monto sobre el cual se calculan los impuestos. Impuestos: es un porcentaje de la Utilidad antes de impuestos y es el pago que la empresa debe efectuar al Estado. Utilidad neta: Es la Utilidad después de impuestos, es aquella sobre la cual se calculan los dividendos. Dividendos: Representan la distribución de las utilidades entre los accionistas o propietarios de la empresa. Utilidades retenidas: es la Utilidad Neta menos los dividendos pagados a accionistas, la cual se representa como utilidades retenidas para la empresa, las cuales luego pueden ser capitalizadas. Ventas (-) Costo de Ventas Utilidad Bruta (-) Gastos Utilidad de Operación (-) Gastos Financieros Utilidad antes de impuestos (-) Impuestos Utilidad Neta (-) Pago de Dividendos Utilidades Retenidas

7 ESTADO DE RESULTADOS DE CPG Ventas Costo de los bienes vendidos (110.0) Utilidad Bruta 90.0 Gastos generales, de ventas y administrativos (30.0) Utilidad de Operación 60.0 Gastos financieros (21.0) Utilidad antes de impuestos 39.0 Impuestos (15.6) Utilidad Neta 23.4 Asignación de dividendos (10.0) Utilidades Retenidas 13.4

8 3.6 LAS CUENTAS Para llevar el control de las operaciones realizadas se hace necesario registrar de forma independiente el movimiento de cada una de las magnitudes (bienes, derechos, deudas, ingresos, gastos, etc.) que intervienen en la actividad empresarial. Existen cuentas de activo, cuentas de pasivo y del patrimonio. Para poder reflejar los distintos hechos económicos que se producen en la empresa, necesitamos de otras cuentas que representan gastos e ingresos a fin de poder determinar el beneficio o pérdida que se produce en un ejercicio económico habitualmente un año). Por lo tanto podemos decir que las cuentas se clasifican en: Cuentas del activo Cuentas del pasivo Cuentas del patrimonio Cuentas de gastos Cuentas de ingresos Se representa esquemáticamente por una T, que se divide en dos partes: - La parte de la izquierda se llama debe. - La parte de la derecha se llama haber. A la acción de registrar una operación en el DEBE se le llama CARGAR A la acción de registrar una operación en el HABER se le llama ABONAR La suma de los cargos se llama DEBITOS La suma de los abonos se llama CREDITOS EL SALDO de una cuenta es la diferencia entre la suma del debe y la suma del haber Pueden existir tres tipos de saldo: 1.- Saldo Deudor: cuando la suma del DEBE es mayor que la del HABER 2.- saldo Acreedor: cuando la suma del HABER es mayor que la suma del DEBE 3.- CERO: cuando la suma del DEBE y HABER son iguales, se conoce como cuenta saldada REGLAS Cuentas de Balance Las cuentas de Activo aumentan cuando se registra en el DEBE, es decir con un cargo, pero disminuyen si se registra en el HABER o se hace un abono. Las cuentas de PASIVO Y CAPITAL aumentan con un registro en el HABER o con un abono, disminuyen con un cargo 8

9 Cuentas de resultados Lo más importante es que la suma de los importes del haber, coinciden con la suma de los importes del debe. De esta forma siempre estaremos en equilibrio. A este hecho se le conoce como PARTIDA DOBLE y es el fundamento teórico más importante de la contabilidad. 9

10 3.6.2 PARTIDA DOBLE EJEMPLOS 1.- Los socios aportan a la empresa $ 6000 que se depositan en el banco x 2,- Se pide un préstamo por el que se firma un pagaré por $ que se deposita en el banco 10

11 3.6.4 PLAN DE CUENTAS El Plan de Cuentas se estructura en 6 grupos (ver formato excel) Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa. Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolución de la empresa. Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificación numérico de las cuentas, de manera que sea fácil su identificación por grupos LIBROS Los registros de movimientos de las cuentas se pueden realizarse de dos formas: 1. Por medio de asientos o registros en Diario y 2. En esquemas de mayor o cuentas T DIARIO Consideraciones 1. Se utilizan cuatro columnas: fecha, concepto, cargo y abono 2. Deberá llevar el número de asiento o registro 3. La fecha de registro 4. Primero se anota la cuenta de Cargo y luego la de Abono dejando un pequeña sangría con respecto a la cuenta de cargo 5. Una pequeña redacción de la operación que se está registrando MAYOR Consideraciones: 1. Una vez que se ha realizado el registro en Diario se abre una cuenta T por cada una de las cuentas que intervienen en las operaciones 2. Cada registro que se realice deberá identificarse con el número de registro del diario 3. La cuenta que se cargó en el diario deberá cargarse en el mayor y si tuvo un abono deberá abonarse en la cuenta T, es decir hacer un registro en el lado derecho de la cuenta 4. Al final deberán sumarse por cada cuenta el lado derecho y el lado izquierdo y sacer el saldo de la cuenta, ya sea deudor o acreedor 11

12 EJERCICIOS: 1) Con los datos siguientes, confeccione el diario, mayor, estado de resultados y balance final. BALANCE INICIAL ACTIVOS ACTIVOS CORRIENTES CAJA-BANCOS 6000 CONSTRUCCIONES EN PROCESO CTS X COBRAR 3500 IVA EN COMPRAS ACTIVO FIJO EDIFICIOS EQUIPO DE COMPUTACION 4200 MOBILIARIO DE OFICINA 1250 TOTAL ACTIVO PASIVOS PASIVO CORRIENTE CTS X PAGAR 3000 SUELDOS POR PAGAR 500 COMISIONES POR PAGAR 1200 IVA POR PAGAR 340 PASIVO NO CORRIENTE DOCUMENTOS POR PAGAR TOTAL PASIVOS: TRANSACCIONES PATRIMONIO CAPITAL TOTAL PATRIMONIO Compro 200 qq cemento para una obra (2000 dólares más iva) 2. Pago servicios básicos por 70 dólares 3. Facturo a un cliente por unos planos 3600 dólares más iva (me paga la mitad en efectivo y el resto me debe a 60 días) 4. Facturo y Cobro por una remodelación 5400 dólares más iva 5. Reconozco el costo de la remodelación por Pago a 1 dibujante 280 dólares 12

13 2) Con los datos siguientes, confeccione el diario, mayor, estado de resultados y balance final. BALANCE INICIAL ACTIVO Corrientes Caja bancos Obras en proceso Cts x cobrar IVA en compras 2300 Fijo Edificios Equipos Computación 6900 Equipos Oficina 7200 TOTAL ACTIVO PASIVO Corriente Cts x pagar IVA en ventas 4600 Largo plazo Documentos x pagar TOTAL PASIVO PATRIMONIO Capital Utilidad acumulada 8000 TOTAL PATRIMONIO TRANSACCIONES 1. Facturo y cobro planos (8300+iva) 50% contado y 50% 15 días 2. Pago cts x pagar a ferretería (4000) 3. Pago internet Cobro ( IVA) por una remodelación (70% contado 30% 60 días) 5. Cobro lo que me adeudan transacción 1 6. Pago dibujante (700) 7. Costo de remodelación (14000) 13

14 3) La Compañía ABC inicia operaciones el 1 de enero de 2016 con los siguientes saldos: Bancos $ , almacén $ , mobiliario y eq. De oficina Durante el año realiza las siguientes operaciones: 1. Se compraron $ de mercancías y se quedaron a deber 2. Se vendieron $ de mercancías 50% de contado y 50% a crédito 3. con un costo de $ se pagaron $ al proveedor, se entrega un equipo de oficina con valor de $ que nos reciben en $ y el resto se paga en efectivo 5. Le prestamos a un empleado $ Se compró equipo de cómputo por $ a crédito 7. Se contrata un nuevo local por 12 meses a razón de $ mensuales que se pagan con cheque 8. paga la nómina por $ , retiene $ de Impuestos y $ del préstamo al empleado. Por la diferencia paga con cheque 9. Se compra a un inventor una patente por la que se paga $ , con una vida útil de 5 años. 10. Se obtiene un préstamo por $ a seis meses por el cual paga intereses anticipados de $50000 el banco le deposita la diferencia a. Realice los asientos de diario correspondientes b. Haga los registros en mayor c. Elabore el Estado de resultados d. Elabore el balance general 4) La empresa RR & Asociados Cia. Ltda. En el año 2015 inicio sus operaciones con un aporte de los socios de $150000, realizando las siguientes transacciones: Compra una oficina en $50000, compro herramientas menores a crédito por $10000, realizó un crédito bancario por $ para la compra de un edificio para remodelar en $ Adquirió equipos de computación por IVA pagando 50% al contado y el resto a 60 días. Compro un rodillo en $10000, pagando 30% de contado y el resto a 60 días. Cancelo el saldo de la adquisición de las computadoras, Vendió un taladro en $4000 que le costó $3000, pago $100 por servicios básicos. En el año 2016, ejecuto las siguientes transacciones: Compro concreteras en IVA, pagando el 40% a contado y el esto a 60 días. Vendió en concreteras + IVA (30% al contado y el resto a 60 días). Reconozco el costo de venta de las concreteras en $ Pago $2500 en sueldos, $120 en servicios básicos y $500 por alícuotas de la oficina. Se pide realizar el estado el estado de resultados y el balance general al