Análisis y presentación de datos

Transcripción

1 Contenido Elementos básicos de la interfaz gráfica de Excel... 2 Organización... 2 Desplazamiento en la hoja de cálculo... Generar, guardar y recuperar información... Introducción y edición de datos... Desplazar, copiar o cortar datos... Trabajar con Hojas, Filas y Columnas... 4 Presentación de datos... 4 Aplicar formato... 4 Formato condicional... 4 Fórmulas y Funciones... 5 Argumentos de las funciones... 5 Utilización de las funciones... 5 Referencias a celdas... 6 Gráficos... 7 El asistente para gráficos... 7 Modificación de un gráfico existente... 8 Personalización de un gráfico... 9 Bibliografía de Referencia... 9 Tabla de Ilustraciones Interfaz gráfica... 2 Rangos de celdas... 2 Atajos de teclado... Insertar filas y columnas... 4 Asistente de funciones Asistente de funciones Asistente para gráficos Asistente para gráficos

2 El Software de Hoja de cálculo fue diseñado para organizar y analizar datos, de modo que su prioridad es preservar su integridad y no su formato. Por lo general integran capacidades de cálculo, presentaciones gráficas y de base de datos. Elementos básicos de la interfaz gráfica de Excel Barra de título Barra de Menús Barra de Herramientas Estándar Barra de Fórmulas Barra de Formato Barra de etiquetas Barras de Desplazamiento Interfaz gráfica Organización El libro de trabajo se compone de varias hojas, accesibles por etiquetas disponibles en la parte inferior del área de trabajo, cada hoja de cálculo posee una estructura tabular, formada por filas identificadas por números y columnas identificadas por letras. La intersección de una fila y una columna forma una celda y se identifica con letra y número (A1; B4; C7). Los datos, texto (cadena alfanumérica), número, fórmula o función, se almacenan en las celdas y para operar con ellos se hace referencia a la dirección de celda o rango que los contiene. Un rango es un conjunto de celdas que Excel trata como unidad y se indica mediante las direcciones de las celdas de los extremos, separadas por dos puntos. Puede estar formado por: 2 Rangos de celdas

3 Celdas adyacentes en una fila (A2:D2) Celdas adyacentes en una columna (A4:A7) Celdas en bloque (C4:E8) Desplazamiento en la hoja de cálculo Atajos de teclado Generar, guardar y recuperar información Desde este menú se puede crear un libro nuevo, abrir uno existente, guardar, configurar, visualizar e imprimir una hoja de cálculo. Introducción y edición de datos La introducción o edición de datos se realiza celda a celda, a partir de una celda activa, para lo cual simplemente se debe posicionar el cursor en la celda deseada, escribir y al concluir, presionar Enter para desplazarse hacia abajo, Tab para el costado, cualquier tecla de dirección o hacer clic con el mouse en la celda deseada, validando así el dato ingresado. Para modificar datos ya ingresados se debe activar la celda y presionar F2 o hacer doble clic con el mouse, de lo contrario el contenido anterior será reemplazado. Desplazar, copiar o cortar datos Para cualquiera de estas operaciones primero se debe seleccionar la celda o celdas deseadas. Desplazamiento: posicionando el puntero sobre uno de los bordes de la selección, al transformarse en una flecha de cuatro puntas, se puede desplazar la selección a su nueva posición. Copiar contenido en celdas adyacentes: al posicionar el puntero en el vértice inferior derecho de la celda, el puntero se transforma en una cruz (indicador de Autorrelleno), permitiendo copiar el contenido vertical u horizontalmente.

4 Copiar o cortar datos: Hacer clic en las opciones copiar o cortar y desplazar las celdas seleccionadas a su nuevo destino, presionar Enter para pegar una sola copia o utilizar la opción pegar para varias copias. Seleccionar un rango de celdas no adyacentes: Seleccionar el primer rango de celdas, presionar la tecla CTRL y mantenerla presionada mientras se selecciona el siguiente rango, soltar al finalizar la selección. Trabajar con Hojas, Filas y Columnas Estos elementos pueden agregarse o eliminarse, para ello sólo hay que posicionarse en los respectivos encabezados o etiquetas y desplegar el menú con el botón secundario del mouse y elegir la opción deseada, o bien desde el menú Insertar para agregar y del menú Edición para eliminar una hoja. Las Filas y Columnas también pueden ocultarse y volverse a mostrar en cualquier momento, basta con seleccionarlas y elegir ocultar desde el menú contextual del mouse. También puede Insertar filas y columnas modificarse el alto de filas y el ancho de columnas, posicionando el mouse en la línea que separa los encabezados de filas y columnas y sin soltar el mouse, desplazar hasta obtener el alto o ancho deseado. Si en lugar de arrastrar el mouse, hacemos doble clic, el ancho de columna se ajustará automáticamente al texto más largo que hayamos introducido en dicha columna. Presentación de datos Aplicar formato Un formato siempre irá aplicado a una celda o rango de celdas y puede aplicarse antes o después de introducir datos. Para ello, pueden utilizarse los comandos del menú Formato, los comandos del menú contextual o bien los botones de las barras de herramientas para formato. Tanto en el menú Formato como en el menú contextual encontramos el comando Formato de celdas, que es el que se utilizará más a menudo, ya que posee diferentes pestañas que permiten realizar acciones como: alineación de texto, combinar celdas, ajustar el texto a la selección, todo lo referente a la fuente, aplicar bordes, color de relleno, modificar la visualización de los números (porcentaje, moneda, etc.), o bien proteger o bloquear las celdas para que no sufran modificaciones. Formato condicional Se puede dar formato a las celdas dependiendo de determinadas condiciones. Podemos resaltar los resultados de una fórmula que deseemos supervisar y podremos identificar con facilidad celdas concretas mediante la utilización de este tipo de formato. Para seleccionar Formato condicional, debe activar la celda que le interesa y seleccionar el comando Formato condicional del menú Formato. Las condiciones se pueden aplicar tanto a las fórmulas como a los valores en las celdas y que el formato que se puede definir es tanto para el tipo de letra como para los bordes y las tramas. Cuando se necesita más de una condición para conseguir los formatos adecuados, debe hacer clic en el botón Agregar>> 4

5 Fórmulas y Funciones Una fórmula es una secuencia formada por valores, nombres, referencias a celdas, funciones u operadores, que permite analizar datos y devolver un resultado. Puede escribirse en una celda o en la barra de fórmulas y siempre debe comenzar con el signo =. Los distintos tipos de operadores son: ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos: + - * / TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto: & RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación: < > = <= >= <> % ^ REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas: A1:G5 Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas: A1,G5 Las funciones, son fórmulas predefinidas que operan sobre uno o más valores y pueden ser de diferentes tipos. Para cumplir su cometido, necesitan datos que se denominan argumentos. La sintaxis de cualquier función es: =nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumenton) Van siempre precedidas del signo igual y, a continuación, el nombre de la función seguido de un paréntesis que contendrá todos los argumentos separados por punto y coma (;). Los paréntesis son imprescindibles, incluso si la función no lleva argumentos. En caso de que alguno de ellos falte, Excel avisará con un mensaje de error. =SUMA(A1:A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A2+A+A4+A8 =SUMA(A1;A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A4+A8 Argumentos de las funciones Como argumento de las funciones podemos usar los siguientes: Números: SUMA(4;56;45) Rangos: SUMA(A1:A24) Texto: MAYUSCULAS( jesús ) Nombres: PRODUCTO(Cantidad;Dólar_peseta) Valores lógicos: SI(A1<2;89;A1) Referencias: MAX(A1:A4) Matrices: SUMAPRODUCTO(A1:10;B1:B10) Otras funciones: SUMA(MAX(A1:A4);B1:B4) Utilización de las funciones Para introducir una función en una celda, se puede escribir directamente el nombre de ésta precedido del símbolo igual (=) y con los argumentos o puede hacerse 5 Asistente de funciones 1

6 clic en el botón (Asistente de funciones) que aparece en la barra de herramientas Fórmula. En este caso, aparecerá un cuadro de diálogo, en el que se podrá seleccionar la fórmula deseada. Este cuadro de diálogo presenta a la izquierda, las funciones agrupadas en categorías, y en la parte derecha, las funciones que corresponden a la categoría seleccionada. En la parte inferior se puede ver la función seleccionada con los argumentos que emplea y una pequeña descripción de su resultado. Una vez seleccionada la fórmula, hacer clic en el botón Aceptar, aparecerá un nuevo cuadro en el que se deberán introducir los argumentos de dicha función, escribiendo un valor o haciendo clic en la celda correspondiente de la hoja. En la parte inferior de este cuadro de diálogo aparecerá el resultado que la función devolverá a medida que se vayan añadiendo o modificando argumentos. Por último, hacer clic en Aceptar y aparecerá el valor en la celda seleccionada. Asistente de funciones 2 En la barra de herramientas existe el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida. Referencias a celdas Los diferentes tipos de referencias a celdas son: RELATIVAS: Si copiamos una fórmula con referencias relativas, la fórmula cambiará dependiendo de donde vamos a copiarla. Supongamos el ejemplo: A B =A1+2 0 Si ahora copiamos la celda A2 en B, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2. Lo que variará es la referencia a celda A1, al copiarla una 6

7 columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2, resultado =B2+2. Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de la celda superior. ABSOLUTAS: Si copiamos una fórmula con referencias absolutas, la fórmula no variará. Supongamos el ejemplo: A =$A$1+2 0 Si ahora copiamos la celda A2 en B, aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B pondrá =$A$1+2. MIXTAS: Si copiamos una fórmula con referencias mixtas, la fórmula cambiará la columna o la fila que no tiene el signo $ delante dependiendo de donde vamos a copiarla y no variará la que sí tiene el signo $ delante. Supongamos el ejemplo: A =$A1+2 0 Si ahora copiamos la celda A2 en B, como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2. Supongamos el ejemplo: A =A$1+2 0 Si ahora copiamos la celda A2 en B, como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a la derecha la columna cambiará por B en vez de A y el resultado será =B$1+2. B B B Gráficos El asistente para gráficos Asistente para gráficos 1 El primer paso para la generación de un gráfico es la elección de los datos que se quieren representar. El Asistente para gráficos es un conjunto de cuadros de diálogo que permiten la realización de un gráfico paso a paso. Hay dos maneras de llamar al Asistente para gráficos, seleccionando el comando Gráfico del menú Insertar, o a través del botón herramientas. que se encuentra en la barra de 7

8 El primer cuadro que aparece, muestra todos los gráficos y subtipos disponibles. Una vez elegido el gráfico, hacer clic en el botón Siguiente para continuar con el proceso de elaboración del gráfico Una vez hecho esto, Excel presenta un nuevo cuadro de diálogo. Bajo la lengüeta Rango de datos, se ve la apariencia del gráfico, así como el rango de celdas marcado en la hoja de cálculo. Desde la lengüeta Serie, pueden comprobarse las series que forman parte del gráfico. El siguiente paso del Asistente muestra un cuadro de diálogo con 6 lengüetas diferentes, cada una de ellas hace referencia a alguno de los elementos del gráfico. En la primera ficha, Títulos, se puede definir el título que tendrá el gráfico y los títulos para los ejes de abscisas y ordenadas. En el caso de haber seleccionado alguno de los gráficos en tres dimensiones, se puede definir el título de cada uno de los tres ejes. Asistente para gráficos 2 Desde la ficha Eje, se pueden definir los ejes que se quieren o no mostrar en el gráfico y si se quieren incluir Líneas de división que ayuden a ver los valores que alcanzan los datos. La Leyenda es otro de los elementos fundamentales en un gráfico y puede elegirse su inclusión así como definir su posición en el gráfico. La ficha Rótulos de datos, ayuda a una mejor comprensión de los datos representados y puede elegirse que junto a las series aparezca el valor que representan. Si en la última ficha Tabla de datos, se activa la casilla Mostrar tabla de datos, aparecerá, en la parte inferior del gráfico, una tabla con los datos que han dado origen al mismo. Una vez seleccionadas todas las opciones adecuadas, hacer clic en el botón Siguiente, llegando al último paso que ofrece la posibilidad de situar el gráfico como un objeto en la misma hoja de cálculo, o como una hoja independiente del libro de trabajo. Seleccione una de las dos opciones y hacer clic en Terminar. Modificación de un gráfico existente En la barra de menús aparece un nuevo Gráfico. Al hacer clic sobre él, aparecen cuatro comandos agrupados en la parte superior, que se corresponden con los vistos anteriormente. Si, al decidir la ubicación del gráfico, se selecciona la opción Como objeto en la hoja activa, puede verse que el gráfico aparece delimitado por una línea continua. Para activar el gráfico, hacer clic una vez sobre él, aparecerán unos pequeños cuadrados negros en las esquinas de la línea que delimita el gráfico y en el punto central de las mismas. Si se hace clic en ellos y se arrastra, se puede cambiar el tamaño del gráfico dentro de la hoja de cálculo. Para agregar una nueva serie al gráfico, es suficiente seleccionarla en la hoja de cálculo, copiarla y pegarla en el gráfico. Para eliminar una serie puede seleccionarse del gráfico y apretarse la tecla <Supr> del teclado. Si se quiere ver el gráfico incrustado en la hoja de cálculo como una ventana independiente, basta con activarlo y seleccionar el comando Ventana de gráfico del menú Ver. 8

9 Personalización de un gráfico Cada uno de los elementos que forman parte del gráfico, puede modificarse. Basta con desplazar el mouse sobre el gráfico y seleccionar las opciones que aparecen en los recuadros de la zona elegida, que llevan a distintos cuadros de diálogo con una o varias fichas, según el elemento seleccionado Otra manera de dar formato a uno de los elementos del gráfico es, una vez seleccionado, hacer clic en el botón que aparece junto a la lista desplegable de los elementos del gráfico. En el Área del gráfico se pueden modificar la fuente, los bordes y el relleno, o bien mediante la ficha Propiedades, determinar si el gráfico se moverá y cambiará de tamaño al hacerlo las celdas sobre las que está situado y si se va a imprimir con la hoja de cálculo. Por defecto, se mueve y cambia de tamaño con la hoja y siempre se imprime con ella. Bibliografía de Referencia Curso básico para maestros y alumnos en el uso de Microsoft Office 200. Jerry Joyce, Marianne Moon. Mac Graw Hill, Introducción a las Computadoras y a los Sistemas de Información. Larry Long, Nancy Long. Pearson Education S.A Tecnologías de la Información y la Comunicación. Gobierno de la Provincia de Buenos Aires Dirección de Cultura y Educación, Imágenes: Captura realizada con el programa WinSnap. 9