Metodología para la gestión de proyectos informáticos para PYMES bajo el enfoque PMI. Sara María Romero Septiembre 20, 2013

Transcripción

1 Metodología para la gestión de proyectos informáticos para PYMES bajo el enfoque PMI Sara María Romero Septiembre 20,

2 Agenda Desarrollo de la Metodología para la gestión de proyectos informáticos para PYMES bajo el enfoque PMI 2

3 Desarrollo de la Metodología para la gestión de proyectos informáticos para PYMES bajo el enfoque PMI ACTA CONSTITUTIVA IDENTIFICACIÓN DE INVOLUCRADOS PROCESO DE INICIO ALCANCE EDT CRONOGRAMA ESTIMACIÓN DE RECURSOS PRESUPUESTO FLUJO DE CAJA RIESGOS REQUISICIONES PROCESO DE PLANEACIÓN ASEGURAMIENTO CALIDAD ACTAS DE REUNIÓN INFORMAR EL DESEMPEÑO SOLICITUD DE CAMBIOS PROCESO DE EJECUCIÓN CONTROL DEL ALCANCE CONTROL DEL CRONOGRAMA CONTROL DE LOS COSTOS CONTROL DE LA CALIDAD CONTROL DE RIESGOS PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL INFORME DE CIERRE ACTA DE ACEPTACIÓN LECCIONES APRENDIDAS PROCESO DE CIERRE 3

4 DIAGNÓSTICO REALIZADO EN PYMES DE SAN JOSÉ DE CÚCUTA, COLOMBIA El 90% de las empresas trabajan bajo la filosofía de Procesos y el 10% en Administración de Proyectos. Menos del 60% del personal del Departamento de Sistemas está capacitado en Administración de Proyectos. El 100% de los Departamentos de Sistemas no tiene definida ninguna metodología para el desarrollo de los proyectos informáticos y la documentación para el desarrollo del producto no es accesible para su consulta. El 100% de las empresas no elaboran Acta de Constitución para formalizar el Inicio del proyecto. 4

5 DIAGNÓSTICO REALIZADO EN PYMES DE SAN JOSÉ DE CÚCUTA, COLOMBIA Se detectó que el Alcance y el Tiempo son los factores en los que se ha presentado mayor dificultad para cumplir exitosamente los proyectos de software. El 100% de las empresas sólo documenta el Alcance del proyecto. El 100% de las empresas no dispone de un Plan de Capacitación y/o Actualización de los miembros del equipo del proyecto. El 100% de las empresas no documentan las Lecciones Aprendidas durante la ejecución de los proyectos. 5

6 PROCESO DE INICIO EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS INFORMÁTICOS Acta Constitutiva Identificación de Involucrados Inicio del Proyecto 6

7 PROCESO DE INICIO: ACTA DE CONSTITUCIÓN Selecciona al Patrocinador Establece Fechas de reunión Designa al Director del Proyecto Ventajas Permite identificar los Involucrados, las Restricciones y/o Limitaciones Establece duración de las actividades Determina los objetivos y alcance del proyecto 7

8 PROCESO DE INICIO: ACTA DE CONSTITUCIÓN Entradas.1 Enunciado del trabajo del proyecto.2 Caso de negocio.3 Contrato (cuando corresponda.4 Factores ambientales de la empresa.5 Activos de los procesos de la organización Técnicas y Herramientas.1 Juicio de expertos Salidas.1 Acta de constitución del proyecto 8

9 PROCESO DE INICIO: IDENTIFICACIÓN DE INVOLUCRADOS INVOLUCRADO PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA IMPORTANCIA EN EL PROYECTO 9

10 PROCESO DE INICIO: IDENTIFICACIÓN DE INVOLUCRADOS IDENTIFICACIÓN DE INVOLUCRADOS INVOLUCRADO PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA IMPORTANCIA 10

11 PROCESO DE PLANIFICACIÓN ALCANCE REQUISI CIONES EDT RIESGOS CRONO GRAMA FLUJO DE CAJA ESTIMACIÓN DE RECURSOS PRESUPUES TO 11

12 PROCESO DE PLANIFICACIÓN DEFINICIÓN DEL ALCANCE Define Riesgos, las causas y los planes de mitigación Plantilla 12

13 PROCESO DE PLANIFICACIÓN CREACIÓN DE LA EDT En la EDT del proyecto deben quedar definidos todos los entregables, actividades, productos e informes del Acta de Constitución. En la LA EDT Genérica del producto asociado al proyecto, se desarrolla teniendo en cuenta las actividades de cada entregable en las diferentes fases de acuerdo al ciclo de vida del producto hasta lograr una descomposición completa de las mismas. 13

14 PROCESO DE PLANIFICACIÓN EDT DEL PRODUCTO 14

15 PROCESO DE PLANIFICACIÓN CRONOGRAMA Definirlas Establecer fecha de inicio y fin Actividades Secuenciar las Estimar la duración 15

16 PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS Este proceso permite determinar los costos probables de los recursos que se necesitan para completar las fases del proyecto. En la plantilla se agrupan por cada Fase, los recursos que se utilizarán en el desarrollo de cada uno de los entregables. Al finalizar de registrar los recursos de las actividades de cada entregable y de elaborar el cálculo del Costo Total para todas las actividades, debe sumar todos los valores de la columna Costo Total para obtener el Costo del Entregable. 16

17 PROCESO DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTO Este proceso implica realizar la sumatoria de los costos estimados por tipos de recurso permitiendo así determinar los fondos autorizados para la ejecución del proyecto. El formato que se propone agrupa los costos estimados para cada tipo de recurso para realizar posteriormente la sumatoria de los totales; además, teniendo en cuenta que los presupuestos implican cierta parte de predicción se contempló que un porcentaje del total (en este caso el 10%) se reserve en caso de imprevistos. 17

18 PROCESO DE PLANIFICACIÓN FLUJO DE CAJA Es el proceso de programar la disposición en el tiempo, de los recursos financieros del proyecto y obtener una proyección de la forma de pago o erogaciones más probable. Posterior al Presupuesto se debe elaborar el Flujo de Caja del Proyecto distribuyendo los rubros que se ejecutarán en cada periodo, tanto de la entidad ejecutora como de la entidad financiadora. 18

19 PROCESO DE PLANIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN Y RESPUESTA DE RIESGOS En este proceso se identifican, documentan las características de aquellos eventos que en caso de ocurrir impactarían negativa o positivamente cualquier fase del proyecto y no solo su ejecución y se da respuesta a los mismos. Para el diligenciamiento de la columna Categoría del Riesgo se hará uso de la RBS (Risk Breakdown Structure) ó EDR (Estructura Desglosada del Riesgo) propuesta por el PMI, la cual es una descripción jerárquica de los riesgos del proyecto, identificados y organizados por categoría y subcategoría de riesgo, que identifica las distintas áreas y causas de posibles riesgos. 19

20 PROCESO DE PLANIFICACIÓN REQUISICIONES DEL PROYECTO Este proceso implica documentar las decisiones de compra para el proyecto. Cada empresa tiene un procedimiento para realizar las adquisiciones necesarias para el desarrollo del mismo. 20

21 PROCESO DE EJECUCIÓN ASEGURA MIENTO CALIDAD SOLICITUD DE CAMBIOS EJECUCIO N DEL PROYECTO ACTAS DE REUNIÓN INFORMAR EL DESEMPEÑO 21

22 PROCESO DE EJECUCIÓN ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD En este proceso se auditan los criterios definidos en el Plan de Calidad y los resultados obtenidos a partir de las medidas de control de la calidad, todo esto con el objetivo de garantizar que se utilicen normas de calidad adecuadas para el proyecto en desarrollo. 22

23 PROCESO DE EJECUCIÓN REGISTRAR ACTAS DE REUNIÓN Las Actas de Reunión permitirán registrar los temas de cada sesión de trabajo y los compromisos adquiridos por los miembros del equipo. 23

24 PROCESO DE EJECUCIÓN INFORMAR EL DESEMPEÑO Durante este proceso el Director del Proyecto hará un seguimiento al desempeño de los miembros del equipo del proyecto y realizará la evaluación a cada miembro del equipo, una vez terminado cada entregable. Se utilizará la siguiente simbología: E (Excelente), B (Bueno), A (Aceptable), I (Insuficiente) 24

25 PROCESO DE EJECUCIÓN SOLICITAR CAMBIOS El Solicitante registrará la solicitud del cambio en el documento Solicitud de Cambios, especificando: Nombre de la persona(s) que solicita(n) la modificación y fecha. Tipo de cambio Razón del cambio Descripción y Responsable del Cambio Una vez generada la solicitud, será enviada al Director del Proyecto, quien se encargará de estudiar la viabilidad de la misma. 25

26 PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Control del Alcance Control del Cronograma Control de los Costos Control de la Calidad Control de Riesgos 26

27 PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: CONTROL DEL ALCANCE Es de vital importancia monitorear el estado del alcance del proyecto, enfocándose en los cambios a la línea base del alcance (la declaración del alcance del proyecto y la EDT) Se propone el formato PS-01, el cual permitirá al director del proyecto controlar el estado de los entregables y de los cambios que han sido aprobados, facilitando así detectar la necesidad de aplicar acciones correctivas y la consecuente modificación de la planeación del alcance del proyecto. 27

28 PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: CONTROL DEL CRONOGRAMA Se recomienda controlar el cronograma cada 25% de avance en cada fase del proyecto y si hay un porcentaje de atraso mayor al 10%, el director del proyecto deberá establecer acciones correctivas urgentes que permitan nivelar el tiempo programado para desarrollar la fase. 28

29 PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: CONTROL DE COSTOS En este proceso se hace un seguimiento al estado del proyecto, registrando los costos reales que se han invertido hasta la fecha permitiendo así actualizar el presupuesto del mismo y realizar, en caso de ser necesario, cambios a la línea base de costo. El formato propuesto (PS-03) permitirá controlar los costos teniendo como referencia el método Análisis del valor ganado. 29

30 PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: CONTROL DE COSTOS Costo Total Presupuestado (CTP). Sumatoria del costo de todos los paquetes de trabajo (actividades de los entregables). Costo Presupuesto Acumulado (CPA). Línea base que se utilizará para analizar el desempeño del costo del proyecto. Costo Real (CR). lo representan los fondos realmente gastados durante la ejecución del Proyecto. Costo Real Acumulado (CRA). es la cantidad que ya se ha gastado realmente para lograr todo el trabajo realizado hasta un punto específico en el tiempo. Valor Devengado Acumulado (VDA). Es el valor del trabajo realmente realizado hasta un punto específico en el tiempo. 30

31 PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: CONTROL DE LA CALIDAD En este proceso se monitorean y registran los resultados de la ejecución de las actividades de calidad, con el fin de evaluar el desempeño y recomendar cambios necesarios. Para realizar el control de calidad se utilizará la Plantilla PE 01: Aseguramiento de la Calidad y se realiza una vez se finalice cada entregable del proyecto. 31

32 PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: CONTROL DE LOS RIESGOS El Director del proyecto hará un seguimiento quincenal de los riesgos del proyecto, con el fin de rastrear los riesgos identificados, evaluar la efectividad de las acciones establecidas, y establecer acciones secundarias si las principales no fueron suficientes para neutralizar la amenaza. La plantilla utilizada es la PP 08: Identificación y respuesta a los riesgos. 32

33 PROCESO DE CIERRE ACTA DE ACEPTACIÓN LECCIONES APRENDIDAS INFORME DE CIERRE 33

34 PROCESO DE CIERRE: INFORME DE CIERRE Durante este proceso se culminan todas la actividades a través de todos los grupos de procesos de dirección de proyectos para consumar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre del proyecto el Director del proyecto quien a su vez desempeñará un rol de auditor, examinara toda la información anterior procedente de los cierres de las fases previas para cerciorarse de que todo el trabajo del proyecto esté completo y de que el proyecto ha alcanzado tanto sus objetivos específicos como su objetivo general. 34

35 PROCESO DE CIERRE: ACTA DE ACEPTACIÓN Documento mediante el cual el Patrocinador da el Visto Bueno a la entrega del proyecto. 35

36 PROCESO DE CIERRE: LECCIONES APRENDIDAS En este documento se registran las experiencias negativas y las acciones correctivas realizadas, que se presentaron durante la ejecución del proyecto. Se recomienda documentar las lecciones aprendidas cada vez que finalice una Fase del proyecto.. 36

37 Preguntas y Respuestas 37

38 Sara María Romero Información de Contacto Cargo: Coordinadora Programa de Ingeniería de Sistemas Udes, Cúcuta Teléfono Contacto: (057) sa.romero@mail.udes.edu.co saramariaromero@gmail.com 38