Guía de Adiestramiento. Ajuste por Inflación Bajo Ambiente Windows

Transcripción

1 Guía de Adiestramiento Ajuste por Inflación Bajo Ambiente Windows Gálac Software Urb. Los Palos Grandes, Av. Francisco de Miranda, Torre Mene Grande, Piso 3, Oficina 3-1 y 3-2. Caracas 1062, Venezuela Telf. : Fax: info@galac.com

2 Guía de Adiestramiento del Programa AxI - Windows Esta guía le ayudará a conocer el uso del programa del Ajuste por inflación resaltando la información y las funcionalidades más usuales que utilizará en el programa. El presente curso consta de dos partes, la primera parte tiene como finalidad, enseñar al usuario las diferentes funcionalidades del sistema: Donde están ó como se activan, como funcionan y para que se utilizan. La segunda parte esta dedicada a los diferentes informes que ofrece el sistema, en esta etapa se le muestra al usuario donde se encuentran ubicados los informes tanto Fiscales como Financieros, las diferentes modalidades de generación de informes entre otras novedades. Configuración El sistema de Ajuste por Inflación, efectúa operaciones de cálculos, las cuales para su correcto funcionamiento requieren que ciertas opciones de la configuración regional de Windows se encuentren con los valores adecuados. Para consultar y de ser necesario hacer los cambios, vaya al el botón de inicio de Windows y seleccione la opción Configuración Panel de Control y luego de la ventana que aparece haga doble clic en el icono Configuración regional. Figura 1. Icono Configuración regional en el Panel de Control. En la primera pestaña que aparece activada Configuración regional verifique que el valor sea Español (Venezuela). 2 Figura 2. Ventana Configuración regional.

3 Luego haga clic en el botón Personalizar seguidamente seleccione la pestaña Número y allí verifique y modifique si es necesario los valores de las siguientes opciones: Símbolo decimal:. (punto). Número de dígitos decimales: 2 (dos). Símbolo de separación de miles:, (coma). Separador de listas:, (coma). Figura 3. Pestaña Número de la ventana Configuración regional. Haga clic en la pestaña Moneda y allí verifique y modifique si es necesario los valores de las siguientes opciones: Símbolo de moneda: Bs. (bolívares). Símbolo decimal:. (punto). Número de dígitos decimales: 2 (dos). Símbolo de separación de miles:, (coma). Número de dígitos en grupos: 3 (tres). Figura 4. Pestaña Moneda de la ventana Configuración regional. 3

4 Revise la Tabla de los Índices Vaya a la Opción de Menús Tablas Del Sistema, usted podrá listar, consultar e insertar los IPC, está información la suministra mensualmente el Banco Central de Venezuela. Figura 5. Opción Tablas del Sistema en el Módulo Menús. Nota: Verifique siempre que existan todos los IPC del período fiscal que está calculando. Revise los parámetros: Figura 6. Opción Parámetros en el Módulo Menús. Parámetros Generales: Los valores globales son parámetros que afectan a todas las compañías y donde Ud. Podrá indicar aquí usted podrá indicar como desea trabajar con el programa. Figura 7. Ventana de Parámetros Generales. 4

5 Parámetros Compañía: Son parámetros que solo se aplicaran en la compañía indicada. En ellos se podrá indicar como el programa trabajará tanto en ambiente fiscal como financiero. Figura 8. Ventana de Parámetros Compañía. Observación: Son los mismos parámetros que se indican al momento de crear la compañía. Parámetros Del Periodo: los principales datos mostrados en los parámetros del periodo son, entre otros, la base IPC con la que trabajará el periodo y el tipo de depreciación de los activos. Figura 9. Ventana de modificar periodo. 5

6 Crear un Usuario Supervisor Todo software Gálac tiene creado el usuario JEFE, mas, se lo requiere puede crear y configurar el o los usuarios de acuerdo a las necesidades de la persona que va a operar el sistema. En este caso crearemos un usuario de tipo supervisor, para ello diríjase a Menús, escoja el módulo Seguridad y cuando este en el escoja la opción de menú Usuario Insertar. El software mostrará la siguiente pantalla: Figura 10. Ventana Insertar Usuarios. Indique los siguientes datos según sus necesidades Nombre (login): ingrese un nombre de acceso al sistema para el usuario que va a agregar. Password: indique el password de acceso para que el usuario ingresar el sistema. Es Supervisor: active esta opción a fin de que el usuario a crear tenga acceso a todas las opciones del software. Nombre y Apellido: ingrese el nombre y apellido completo de la persona que accederá al sistema con este usuario. Cargo: ingrese el cargo que tiene el usuario que va a agregar. indique el correo electrónico de la persona asociada a este usuario. Nota: si se está creando un usuario que tiene activa la opción Es Supervisor, debe activar los módulos a los que tendrá acceso este nuevo usuario. Haga un clic en el botón Grabar o presione la tecla <F6> para guardar. 6

7 Primera Parte A continuación se presentan los pasos a seguir para insertar los datos en el programa: Crear Compañía Vaya al menú de Compañía y seleccione la opción de Insertar y a continuación se mostrara la pantalla principal de compañía: Figura 11. Ventana Insertar Compañía. En esta pantalla debe ingresar los datos solicitados de la compañía que se va a crear. La pantalla muestra en la parte superior un área donde debe ingresar los siguientes datos básicos: Razón Social: Prueba C.A. Nº RIF: J99999 N NIT.: 0. En la parte inferior izquierda de la pantalla muestra las diferentes secciones de datos que deben ser indicadas para la compañía, las cuales están enumeradas del 1 al 8 y a las que se puede acceder haciendo clic en el texto que la identifica. También puede ir a la sección siguiente utilizando el botón anterior usando el botón o ir a la sección 7

8 Secciones Figura 12. Ventana Insertar Compañía. Nota: Para efectos de este ejercicio, en esta sección no cargaremos datos en el Cuadro Datos Generales, ni en el cuadro Contador. A continuación le indicaremos la información que debe ir ingresando en cada una de las secciones. 1. Sección: En esta Sección se parametriza lo relativo a Activo Fijo y presenta la siguientes opciones: Depreciar Activos Fijos a la Fecha de Cierre del periodo: Este parámetro se usa para depreciar aquellos activos adquiridos en la misma fecha de cierre. Usa Fecha de inicio de Uso. Usa Valor de rescate. Vida útil expresada en: Mes, Años o Años y Meses. Para efectos de este ejercicio lo dejaremos con los valores por defecto. 2. Sección: En estos datos se especifican las fechas de apertura y cierre del Periodo fiscal y financiero. A continuación cargue para esta sección la siguiente información: Usada para: las opciones son Ambas, Fiscal o Financiero. Usa Cuentas (Monetarias) con Movimientos. Redondear Decimales IPC Tanto en el cuadro de datos Fiscales como Financieros: Fecha Apertura: 01/01/2009. Fecha de Cierre: 31/12/2009. Únicamente en el cuadro de datos Fiscales: Tipo de Ajuste: Regular. La fecha en la cual fue hecho el ajuste inicial de la Empresa: 31/12/

9 3. Sección: Indique la siguiente estructura para el catálogo de cuentas: Longitud Nombre del Nivel 1 Tipo 1 Sub-Tipo 2 Mayor 3 Detalle 4. Sección: Estos datos definen el esquema general del plan de cuentas de la compañía. A continuación cargue en la matriz la siguiente información: ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO INGRESOS COSTOS EGRESOS Sección Acá se especifican las cuentas de Resultado y Capital, así como las relativas al Ajuste Fiscal, Reserva y Totales Financieros. A continuación cargue en esta sección la siguiente información: Cuentas de Resultado y Capital Capital Social: Del Ejercicio: De Ejercicios Anteriores: Cuentas de Ajuste Fiscal Exclusiones F. al Patrimonio: 3.6 Reajuste por Inflación: 3.8 Actualización de Patrimonio: 3.9 Cuentas de Reserva Reserva Legal: Reserva de I.S.L.R.: Ganancia /Perdida en retiro de Activo Fijo: Diferencia en Cálculo Inventario Inicial Inventario Final Cuentas de totales Financieros: Resultado/Monetario REME: 3.7 Ganancia /Perdida Monetaria Tenencia No Realizada: 3.5 Tenencia Realizada: Por último presione el botón Grabar 9

10 Cuenta (Procesos Básicos y Cálculos) Diríjase el módulo de cuenta, y escoja la opción Insertar, a continuación se mostrara una pantalla en la cual se debe especificar: El Código de la cuenta La Descripción El Nivel: Si el nivel es Detalle se habilita lo relativo a la Partida Fiscal y Financiera. El instructor se va a pasear por cada una de las partidas posteriormente, para efectos de este ejercicio usted solo creara las siguientes cuentas: Cuenta: Circulantes. Código Cuenta: 1.1 Circulantes Nivel de Detalle: Título Cuenta: Banco Provincial. Código Cuenta: Banco Provincial Nivel de Detalle: Detalle Partida Fiscal: Monetaria Partida Financiero: Monetaria Detalle de la Cuenta: Fecha Movimiento: 31/12/2009 Descripción Mov.: Saldos al Monto histórico por el Debe ,00 Cuenta: Banco de Venezuela. Código Cuenta: Banco de Venezuela Nivel de Detalle: Detalle Partida Fiscal: Monetaria Partida Financiero: Monetaria Detalle de la Cuenta: Fecha Movimiento: 31/12/2009 Descripción Mov.: Movimiento Monto histórico por el Debe 2.470,00 Importante: Revise los cálculos Fiscales, Financieros y Resumen en pantalla. 10

11 Cuenta: Cuentas x Cobrar a Accionistas Con Exclusión Fiscal Código Cuenta: Cuentas x Cobrar a Accionistas Nivel de Detalle: Detalle Partida Fiscal: Monetaria Partida Financiero: Monetaria Exclusión Fiscal Marcar Detalle de la Cuenta: Fecha Movimiento: 31/03/2009 Descripción Mov.: Préstamo Nro1 socio Monto histórico por el Debe 1.500,00 Fecha Movimiento: 31/05/2009 Descripción Mov.: Préstamo Nro1 socio Monto histórico por el Debe 2.000,00 Cuenta: Pre-Pagados. Código Cuenta: Pre-Pagados Nivel de Detalle: Título Cuenta: Otras No Monetarias Pre-Pagados. Código Cuenta: Pre-Pagados Nivel de Detalle: Detalle Partida Fiscal: Otras NoMonetaria Partida Financiero: Otras NoMonetaria Mov.1 Fecha Movimiento: 01/01/2007 Fecha Origen 01/01/2007 Descripción Mov.: Mov.1 Monto histórico por el Debe ,00 Mov. 2 Fecha Movimiento: 01/02/2007 Fecha origen: 01/02/2007 Descripción Mov.: Capa 3 Monto histórico Debe 7.540,00 Mov. 3 Fecha Movimiento: 31/12/2009 Fecha origen: 01/01/2007 Descripción Mov.: Capa 3 Monto histórico Haber ,00 Importante: Revise los cálculos Fiscales, Financieros y Resumen en pantalla. 11

12 Crear Cuenta Inventario y sus Auxiliares A continuación vamos a crear auxiliares de Inventario, para esto inserte las siguientes cuentas: Nivel de Tipo Partida Tipo Partida Especificar mas Código Descripción Detalle Fiscal Financiera información 1.3 Inventario Titulo Inv. Materia Escoja la Clase: Materia Detalle Inventario Inventario Prima Prima Diríjase al módulo Inventario, escoja la opción Insertar y cargue la siguiente información: Auxiliar: Laminas Estriadas. Código Cuenta: Auxiliar: Laminas Estriadas Método Fiscal: Monto Método Financiero: N.G.P Pestaña Fiscal Laminas Estriadas Monto Inicial: ,00 Monto final: ,00 Reajuste Acumulado Año Ant.: 5.800,00 Pestaña: Financiero Fecha: 31/12/2009 Lamina1 Monto ,00 Origen Anual Crear Cuenta Activo Fijo y sus Auxiliares A continuación vamos a crear auxiliares de Activo Fijo e Inventario, para esto siga las instrucciones siguientes: 1. Inserte las siguientes cuentas: Código Descripción Nivel de Tipo Partida Tipo Partida Especificar mas Detalle Fiscal Financiera información 1.5 Activo Fijo Titulo Maquinaras Detalle Por IPC Activo Fijo Escoja el Grupo de Activo Fijo: Maquinaria Vehículo Detalle Por IPC Activo Fijo Escoja el Grupo de Activo Fijo: Vehículo 12

13 Defina los grupos de activos fijos que ajustan por IPC Vaya al módulo Menús Grupos de Activos, seleccione el menú Grupo Aj. IPC Modificar y agregue las cuentas correspondientes a Depreciación Acumulada y Gastos Depreciación en los Grupos indicados a continuación: Grupo Depreciación Acumulada Gastos Depreciación Vehículo Maquinaria Diríjase al módulo Activo Fijo, escoja la opción Insertar y cargue la siguiente información: Auxiliar: Maquinaria Pesada I. Código Cuenta: Maquinaria Pesada I Auxiliar: Descripción Mov.: Para Despacho Fecha de Movimiento: 01/01/2000 Monto de Adquisición: ,00 Vida Útil: 10 Años Auxiliar: Maquinaria Pesada II. Código Cuenta: Maquinaria Pesada II Auxiliar: Para Uso Interno Fecha de Movimiento: 01/02/2009 Monto de Adquisición: ,00 Vida Útil: 8 años Auxiliar: Vehículo de Carga. Código Cuenta: Descripción Vehículo de Carga Auxiliar Descripción Vehículo de Despacho Fecha de Movimiento 15/06/2002 Monto de Adquisición ,00 Vida Útil 6 Año Cuenta: Obras en Proceso. Código Cuenta: 1.6 Obras en Proceso Nivel de Detalle: Título 13

14 Cuenta: Construcción de Anexo Edif. Principal. Código Cuenta: Construcción de Anexo Edif. Principal Nivel de Detalle: Detalle Partida Fiscal: Obra en Proceso Partida Financiero: Obra en Proceso Capa1 Fecha Movimiento: 01/01/2004 Fecha origen: 01/01/2004 Descripción Mov.: Capa 1 Monto histórico 5.690,00 Capa 2 Fecha Movimiento: 01/02/2004 Fecha origen: 01/02/2004 Descripción Mov.: Capa 2 Monto histórico ,00 Capa 3 Fecha Movimiento: 01/03/2004 Fecha origen: 01/03/2004 Descripción Mov.: Capa 3 Monto histórico 7.540,00 Importante: Revise los cálculos Fiscales, Financieros y Resumen en pantalla. Cuentas - Procesos Especiales (Capitalización, Retiros y Reverso) A continuación, verifique que tiene el modo avanzado activado (o actívelo desde el menú G Activar Modo Avanzado), diríjase al módulo de Cuenta y escoja la opción: Capitalización a Activo Fijo: Escoja de la lista de cuentas la cuenta de obra en proceso: Construcción de Anexo Edif. Principal. Se mostrara en la pantalla toda la información de la cuenta , luego presione el botón grabar y el sistema mostrará la pantalla de Cuenta Capitalizar a Activo Fijo, allí cargue la siguiente información: En el cuadro Activo Fijo: Cuenta: Auxiliar: Capitalización AF Vida Útil: 10 Años Presione el botón Grabar. Diríjase al módulo Activo Fijo y consulte la Obra terminada que se generó en el en el proceso de capitalización anterior. Diríjase al módulo de cuenta y consulte la obra en proceso

15 Reverso de Capitalización a Activo Fijo: Este proceso consiste en eliminar la obra terminada creada a partir de la capitalización, además también de eliminaran la(s) capa(s) de capitalización en la obra en proceso, quedando nuevamente disponible la obra en proceso. Para realizar este proceso haga lo siguiente: Diríjase al menú de cuenta, escoja la opción Reversar, se mostrará una pantalla con la información de los procesos de capitalización que se hayan realizado en esa Obra en proceso Escoja la capitalización a reversar y presione el botón Grabar. Consulte la obra en proceso, y verifique que ya las capas de capitalización no existan. Consulte que no exista el auxiliar de Activo Fijo que surgió en la capitalización. Activo Fijo Insertar Mejora Existen dos formas de insertar un movimiento de mejora a un activo fijo, una es a través de la opción de modificar y la otra mediante la opción de Insertar una Mejora. A continuación escoja a la opción Insertar Mejora, seleccione un Auxiliar de Activo Fijo, presione el botón Nuevo que se encuentra en el detalle del auxiliar y allí cargue la siguiente información: Mejora 1 Fecha de Movimiento: 31/12/2004 Monto: ,00 Vida Útil: 10 Años Haga clic en el botón Grabar. Activo Fijo - Procesos Especiales (Retiros y Reverso) En cuanto a los retiros de Activo Fijo, existen dos formas de realizar retiros: Por fecha y por Movimiento. Retiro x Fecha Este proceso consiste en especificar los movimientos hasta la Fecha: xx/xx/xx, por defecto coloca la fecha de cierre del periodo actual, es decir que el máximo monto a retirar es equivalente a la suma de los movimientos cargados hasta la fecha de cierre actual. Por ejemplo: Mov: Plataforma, Mov: Aire Acondicionado, Mov: Cava Refrigerada Fecha: 01/01/2004 por 100 Bs, Fecha: 15/03/2004 por 200 Bs y Fecha: 11/06/2004 por 500 Bs 15

16 y quiere retirar hasta la fecha 31/03/2004, e monto máximo a retirar será de 300 Bs y el movimiento de Junio no será tomado en cuenta para este retiro. Ejercicio: Diríjase al menú de Activo Fijo, escoja la opción Retiro x Fecha, a continuación le aparece una lista de activos con estatus vigente, seleccione uno estos activos, seguidamente debe aparecer la pantalla de Retiro x Fecha, deje la fecha que esta por defecto y haga clic en el botón Retirar. Luego vaya y consulte el activo que acaba de retirar. Retiro x Movimiento Este proceso consiste en especificar el Movimiento a retirar, es por esto que en la pantalla de retiro aparece una lista con los movimientos del activo seleccionado para ser retirado, por tanto el monto máximo a retirar seria el monto del movimiento seleccionado. Ejercicio: Diríjase al menú de Activo Fijo, escoja la opción Retiro x Movimiento, a continuación le aparece una lista de activos con estatus vigente, seleccione uno estos activos, seguidamente debe aparecer una pantalla, seleccione un movimiento a retirar y oprima Click sobre el Botón Retirar. Luego vaya y consulte el activo que acaba de retirar. Reverso Este proceso consiste en eliminar los movimientos de retiro y en cambiar de status al Activo Fijo. Ejercicio: Diríjase al menú de Activo Fijo Reverso, escoja uno de los activos retirados y ejecute el proceso de reverso. Luego vaya y consulte el activo al cual se le reverso el retiro. Cuentas - Nominales Cuenta: Ingresos. Código Cuenta: 4.1 Ingresos Nivel de Detalle: Título Cuenta: Ventas Código Cuenta: Ventas Nivel de Detalle: Detalle Partida Fiscal: Monetaria Partida Financiero: Monetaria Origen Anual Detalle de la Cuenta: Fecha Movimiento: 31/12/2009 Descripción Mov.: Ventas Monto histórico por el Haber ,00 16

17 Cuenta: Costos Código Cuenta: Compras Nivel de Detalle: Detalle Partida Fiscal: Monetaria Partida Financiero: Monetaria Origen Anual Detalle de la Cuenta: Fecha Movimiento: 31/12/2009 Descripción Mov.: Compras Monto histórico por el Debe ,00 Cuentas de Patrimonio A continuación escoja la opción Modificar del módulo de Cuenta, escoja la cuenta de capital social y agregue los siguientes movimientos: Detalle de la Cuenta: Mov. 1: Fecha Movimiento: 31/12/2004 Descripción Mov.: Aporte Inicial Monto histórico por el Haber ,00 Monto a Re expresar: Mov. 2: Fecha Movimiento: 31/12/2004 Descripción Mov.: Mov2 Monto histórico por el Debe ,00 Esta opción se utiliza cuando se quiere iniciar a raíz de un movimiento re expresado y se le da la opción calculo especial Importante: Revise los cálculos Fiscales, Financieros y Resumen en pantalla. A continuación escoja la opción Modificar del módulo de Cuenta, escoja la cuenta de Resultado del Ejercicio y agregue los siguientes movimientos: Detalle de la Cuenta: Mov. 1: Fecha Movimiento: 31/12/2009 Descripción Mov.: I.S.L.R Monto histórico por el Haber 1.000,00 En esta opción se esta realizando en este caso se le debe tildar la opción Reserva de ISLR El apartado de ISLR 17

18 Mov. 2: Fecha Movimiento: 31/12/2009 Descripción Mov.: Reserva Legal Monto histórico por el Debe 1.000,00 De igual forma que el movimiento anterior, en este caso se está realizando un apartado de reserva legal, para esta opción se debe tildar que es un asiento de cierre Modulo Período Este módulo permite realizar los siguientes procesos sobre un determinado Periodo: 1. Escoger (Cambiar de Período Actual). 2. Consultar los parámetros que rigen en el periodo consultado. 3. Cerrar Periodo: Proceso en el cual se traslada cierta información al siguiente periodo a partir del actual. Estos cierres son de dos tipos Pre-Cierre y Definitivo. 4. Abrir Periodo: Este proceso únicamente se muestra activo si el periodo actual tiene cierre definitivo. 5. Únicamente cuando esta activo el Modo Avanzado, se muestran en el menú las siguientes opciones: Eliminar, Insertar Periodo anterior, Modificar (estos procesos permiten modificar algunos valores, otros valores deben modificarse en los parámetros del periodo). Ejercicio: Diríjase al módulo período, escoja la opción cerrar y ejecute el proceso. Figura 13. Ventana de Cerrar Periodo. 18

19 Segunda Parte: En esta etapa del curso se va a crear una compañía con los parámetros necesario para cuadrar los estados financieros, por tal motivo a continuación se le están suministrando una información la cual usted tendrá que incluir. Cursos C.A RIF J Balance General Histórico Al 31/12/2009 Expresado en : Bolívar fuerte 1 - ACTIVOS ACTIVOS CIRCULANTES Efectivo en Caja , Banco Provincial Cta Ctte , Corp. Banca 6.760, IVA crédito Fiscal 2.995,26 TOTAL ACTIVOS CIRCULANTES , Inventarios Inventario de Mercancía ,00 TOTAL INVENTARIOS , Propiedades Plantas y Equipos Equipos Varios , Dep. Acum. Equipos Varios (11.566,11) TOTAL PROPIEDADES PLANTAS Y EQUIPOS ,89 TOTAL ACTIVOS ,55 PASIVOS 2 - PASIVO Circulantes Cuentas por Pagar ,00 TOTAL CIRCULANTES , Retenciones e Impuestos Retenciones y Contribuciones 218,69 TOTAL RETENCIONES E IMPUESTOS 218, Otras Cuentas por Pagar Otras cuentas por Pagar 6.200,00 TOTAL OTRAS CUENTAS POR PAGAR 6.200,00 TOTAL PASIVO ,69 PATRIMONIO 3 - CAPITAL CAPITAL SOCIAL CAPITAL SOCIAL ,00 19

20 TOTAL CAPITAL SOCIAL , DEL EJERCICIO DEL EJERCICIO , DE EJERCICIOS ANTERIORES ,84 TOTAL DEL EJERCICIO ,86 TOTAL CAPITAL ,86 TOTAL PASIVO + PATRIMONIO ,55 Cursos C.A - RIF J Estado de Resultado Histórico Al 31/12/2009 (Expresado en Bolívar fuerte) INGRESOS 4 - INGRESOS Ingresos por Ventas Ventas ,65 TOTAL INGRESOS POR VENTAS ,65 TOTAL INGRESOS ,65 TOTAL SECCIÓN INGRESOS ,65 COSTOS 5 - COSTOS Costo de Ventas INVENTARIO INICIAL , Compras ,52 TOTAL COSTO DE VENTAS , INVENTARIO FINAL INVENTARIO FINAL ( ,00) TOTAL INVENTARIO FINAL ( ,00) TOTAL COSTOS 7.007,52 EGRESOS 6 - GASTOS Sueldos de Personal 4.082, Gastos de Depreciación - Equipos Varios Gastos de Depreciación - Equipos Varios ,11 TOTAL GASTOS DE DEPRECIACIÓN - EQUIPOS VARIOS ,11 TOTAL GASTOS ,11 TOTAL SECCIÓN EGRESOS ,11 RESULTADO DEL EJERCICIO ,02 20

21 Fecha Adq. Grupo Vida Útil (Meses) Equipos Varios Activo Fijo Histórico - Vigentes - Detallado Registradora Aclas CRD68AF 31/12/2009 Descripción Activo / Movimiento Monto Histórico Dep. Mensual Dep. Periodo Hist. Dep. Acum. Hist. Valor Neto 18/06/ ,00 65,00 455,00 0, ,00 Equipos de Computación 3.900,00 65,00 455,00 0, ,00 01/05/ , , ,11 0, ,89 Total Equipos Varios , , ,11 0, ,89 Información Adicional: 1. El Aporte de Capital Social es de Fecha 01/05/ La utilidad acumulada es proveniente del ejercicio El Inventario Inicial y final es el que refleja el estado de resultado 4. El reajuste del año anterior es de Para el ambiente fiscal se trabajara con la base IPC Caracas, para el financiero con el INPC. 21

22 Respaldar / Restaurar Por efectuar un respaldo entendemos la operación de trasladar los datos acumulados en su disco duro durante la operación del programa de Ajuste por Inflación a otro medio de almacenamiento (disquetes, CD Unidad de Red, etc.), dependiendo de sus necesidades y de los dispositivos de almacenamiento que disponga. Por recuperar un respaldo entendemos la operación de trasladar los datos respaldados a su base de datos de trabajo. Es conveniente, para su seguridad, realizar periódicamente la operación de Respaldar, ya que es la única manera de recuperar el trabajo efectuado en caso de que se presente una pérdida de Información en su disco duro. Además se recomienda hacer mas de un respaldo y en más de un medio de almacenamiento, pues esto le garantiza que si uno falla o el respaldo es defectuoso, siempre puede ir al respaldo anterior, o sea, puede realizar respaldos diarios. Respaldar Para llevar a cabo el proceso de respaldo desde el <Menú Principal> escoja el módulo Mantenimiento, luego escoja el menú Respaldo Respaldar El programa mostrará la ventana de Respaldo donde el programa pide los siguientes datos: 22 Figura 14. Opciones del Menú Respaldar / Restaurar. Tipo de Respaldo: seleccione una opción en la lista desplegable, si usted desea realizar el respaldo de: Una sola Compañía: la cual será, en la que se encuentra trabajando (ver en la parte inferior izquierda de la pantalla, el nombre de la compañía activa). Todas las Compañías: esta opción crea un archivo comprimidos con todos los datos de todas las compañías. Tanto el respaldo automático como la reestructuración de la base de datos se hacen bajo este criterio.

23 Nombre del Archivo: el programa sugiere un nombre para el archivo, usted lo puede modificar y colocar el nombre que desee. Ruta del Respaldo: aquí aparece el camino donde será guardado el archivo del respaldo. Haga clik en el botón Buscar Carpeta para seleccionar donde se almacenaran los datos. Haga clic en el botón Grabar y debe esperar hasta que aparezca el siguiente mensaje: Restaurar Figura 15. Mensaje de proceso exitoso. Si tiene que recuperar la información de las Compañías, debe primero desde el <Menú Principal> escoger el Menú G Activar Modo Avanzado, y luego diríjase al módulo Mantenimiento seguidamente escoja el menú Respaldo Restaurar. Figura 1. Opciones del Menús Respaldar / Restaurar. El programa le mostrará la ventana de Restaurar, donde el programa automáticamente coloca la fecha, y el directorio donde se grabaron los respaldos. Si usted realizó el respaldo en otra ruta podrá modificarla. Figura 2. Ventana Restaurar. 23

24 Haga clic en el botón Continuar. Figura 3. Mensaje de confirmación del proceso restaurar. Una vez terminado el proceso de restaurar respaldo el programa debe cerrar para garantizar la consistencia de los datos, por tanto aparece el siguiente mensaje: Configuración de Respaldo El software Gálac permite ser configurado de forma que realice periódicamente respaldo de los datos. Para hacer los cambios necesarios de acuerdo a sus necesidades active modo avanzado desde al menú G Activar Modo Avanzado y acepte el mensaje de advertencia. Luego vaya de nuevo al menú G Configuración de Respaldo y en la ventana que aparece modifique las siguientes opciones: 1. Active la opción Respaldar Automáticamente la Base de Datos. Recuerde que esta opción respalda la Base de Datos al entrar al sistema cada x cantidad de días, según se indique en la siguiente opción. 2. Indique Ejecutar respaldo cada un (1) día. 3. Ruta del respaldo automático puede seleccionar cualquier directorio disponible en su PC (incluyendo unidades lógicas), deje la ruta por defecto. 4. Según los pasos anteriores la configuración debe quedar como en la figura Presione el botón Grabar para guardar la configuración. Figura 4. Ventana de Configuración del Respaldo. 24

25 Anexo A Teclas de comandos comunes F2: utilizada en las operaciones de búsqueda, permite ir al registro inmediato anterior al actual. Cuando se está modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al registro anterior para también ser modificado. F3: utilizada en las operaciones de búsqueda, permite ir al registro inmediato siguiente al actual. Cuando se está modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al registro siguiente para también ser modificado. F6: es la tecla funcional de la acción. Se utiliza para grabar un registro, eliminarlo, imprimir un reporte y una vez que realiza cualquiera de estas acciones sale de la subpantalla (volver a la pantalla anterior). F7: le permite escoger, desde la pantalla principal, la Empresa con el cual se desea trabajar. F10: permite el acceso al menú horizontal ubicado en la parte superior de la pantalla. F12: permite el insertar asientos en los comprobantes contables. Teclas Específicas Ctrl: ubicada en la parte inferior izquierda y derecha del teclado. Presionándola sola no realiza ningún proceso, pero conjuntamente con otra si. Ejemplo: End: (Fin). Ctrl. + Q: permite salir del programa Ctrl. + Home: en la opción listar, coloca el cursor en la primera línea de la primera página del listado. Ctrl. + End: en la opción listar, coloca el cursor en la última línea de la última página del listado. Ctrl. + C: copia un trozo de texto en un área de texto. Ctrl. + V: pega un trozo de texto en un área de texto, previamente copiado o cortado. Delete: suprimir, borrar. En un campo: Coloca el cursor al final del texto o número que se está ingresando. 25

26 Home: (inicio). En un campo: Coloca el cursor al inicio del texto o número que se está ingresando. Tab: avanza al siguiente campo cuando se están insertando o modificando datos en una subpantalla. Shift Tab: retrocede al campo anterior cuando se están insertando o modificando datos en una subpantalla. Esc: ubicada en la parte superior izquierda de su teclado, le permite salir de las ventanas y del programa. *: permite realizar búsquedas. Opciones especiales Su programa, cuenta con una serie de funciones especiales que sólo podrán ser utilizadas con una instrucción específica. Estas opciones son, por lo general, de uso reservado para el usuario del programa y su acceso debe ser restringido, pues en algunos casos puede causar DAÑOS IRREVERSIBLES a los datos registrados en el programa. Si desea utilizarlos comuníquese con el Departamento de Soporte Técnico de Gálac Software. Para tener acceso a las opciones especiales usted debe entrar al programa con clave de acceso total, ir al menú de la letra G seleccione la opción Activar Modo Avanzado, y haga clic en el botón Aceptar. 26