Guía de Adiestramiento Nómina Windows Módulo 0

Transcripción

1 Guía de Adiestramiento Nómina Windows Módulo 0 Gálac Software Urb. Los Palos Grandes, Av. Francisco de Miranda, Torre Mene Grande, Piso 3, Oficina 3-1 y 3-2. Caracas 1062, Venezuela Telfs. : Fax: info@galac.com Marzo 2010

2 Guía de Adiestramiento de Nómina Windows Módulo 0. Configuración - Impresión - Compañías - Tipos de Nómina - Departamentos - Parámetros - Tablas del Sistema - Gacetas de Ley - Respaldar/Restaurar Esta guía le ayudará a conocer el uso del software Nómina, resaltando la información y los procedimientos más usuales que utilizará en el programa. Configuración El sistema de Nómina, efectúa operaciones de cálculos, las cuales para su correcto funcionamiento requieren que ciertas opciones de la configuración regional de Windows se encuentren con los valores adecuados. Para consultar y de ser necesario hacer los cambios, vaya al el botón de inicio de Windows y seleccione la opción Configuración Panel de Control y luego de la ventana que aparece haga doble clic en el icono Configuración regional. Figura 1. Icono Configuración regional en el Panel de Control. En la primera pestaña que aparece activada Configuración regional verifique que el valor sea Español (Venezuela). Figura 2. Ventana Configuración regional. Luego haga clic en el botón Personalizar seguidamente seleccione la pestaña Número y allí verifique y modifique si es necesario los valores de las siguientes opciones: Símbolo decimal:. (punto). Número de dígitos decimales: 2 (dos). Pág.2 Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0

3 Símbolo de separación de miles:, (coma). Separador de listas:, (coma). Figura 3. Pestaña Número de la ventana Configuración regional. Haga clic en la pestaña Moneda y allí verifique y modifique si es necesario los valores de las siguientes opciones: Símbolo de moneda: Bs. (bolívares). Símbolo decimal:. (punto). Número de dígitos decimales: 2 (dos). Símbolo de separación de miles:, (coma). Número de dígitos en grupos: 3 (tres). Figura 4. Pestaña Moneda de la ventana Configuración regional. Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0 Pág.3

4 Proceso Inicial de arranque del Sistema Nómina A continuación presentamos los procedimientos a seguir, para que usted pueda a comenzar a trabajar son su sistema Nómina. Este ciclo consta de 9 sencillos detallados a continuación: 1.- Instale su Programa Listo!!! 2.- Cree la Compañía 9.- Respalde sus datos 3.- Inserte el tipo de Nómina 8.- Solicite los Informes 4.- Parametrice su Programa 7.- Calcule la Nómina 5.- Inserte los Trabajadores 6.- Inserte los conceptos de asignación y deducción Pág.4 Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0

5 Configuración de Impresión El software Nómina Gálac le permite a través de este módulo, establecer ciertos parámetros de cómo se van imprimir los reportes. Vaya al Menú G Configuración de Impresión y haga clic en la pestaña Reportes y configure las siguientes opciones: Pestaña Reportes 1. Imprimir fecha de emisión: esta opción permite qué en los informes se indique la fecha y hora de emisión en que estos sean impresos. Activar esta opción. 2. Imprimir número de página: esta opción permite ver las paginas enumeradas en los informes. Activar esta opción. 3. Presione El botón Grabar para guardar la configuración de impresión. Figura 5. Ventana configuración de impresión. Si es la primera vez que utiliza los programas Gálac, revise el anexo A para conocer el uso de las teclas funcionales y el anexo B donde podrá aprender a realizar un respaldo de su información. A continuación se presentan los pasos a seguir para insertar los datos en el programa: Insertar Compañía Para crear la primera compañía dentro de su programa Nómina Windows siga los siguientes pasos: Desde el <Menú Principal> seleccione el menú Compañía Insertar e incluya la siguiente información como se indica en la Figura 6. Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0 Pág.5

6 Figura 6. Insertar Compañía. Datos Iniciales Razón Social: introduzca la razón social (nombre) de la compañía. Código: este campo es automáticamente generado por el sistema (si desea puede cambiarlo) N R.I.F. indique el número de R.I.F. de la compañía. N.I.L. indique el número de N.I.L. de la compañía. (Número de identificación laboral) Manejo cálculo de Nómina: Si al momento de crear la compañía en curso usted desactivo la opción que permite manejar o no el programa como un auxiliar de personal la opción. Día / Mes de cierre: indique el día y mes de cierre fiscal de la compañía. Haga clic en cada una de las pestañas: Datos Generales, Registro / Rep. Legal, Dirección, Minpptrass, Niveles Dpto., Contabilización, Seguridad e ingrese los datos solicitados en cada una de ellas para así completar los datos de la empresa. Pestaña de Datos Generales Porcentajes de Aporte: Debe indicar adicionalmente los porcentajes de aporte al S.S.O, L.P.H. y S.P.F. por parte de la empresa y de los trabajadores. Otros Datos: Código C.I.I.U: ingrese el código de C.I.I.U al cual pertenece la compañía. (de no conocerlo presione * y Enter y el sistema desplegará la lista de códigos). Luego de ingresar los datos solicitados en cada una de las pestañas presione el botón Grabar para guardar los datos. Seguidamente el programa le mostrará una ventana informándole que serán pedidos los datos de la primera nómina, acepte el mensaje y aparecerá la siguiente ventana: Pág.6 Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0

7 Insertar Tipo de Nómina Calidad y Documentación Figura 7. Insertar Nómina. Nota: debe ingresar los datos solicitados en la ventana de lo contrario no podrá continuar. Insertar Tipo de Nómina Para el desarrollo de este ejercicio trabajaremos con 2 (dos) tipos de nómina, por lo que debemos indicar los datos del primer tipo de nómina en la ventana anterior. Luego para ingresar el siguiente tipo de nómina desde el <Menú Principal> seleccione el menú Tipo de Nómina Insertar y complete los datos de la siguiente nómina. (El sistema le mostrará la ventana de la Figura 7). Observaciones: Recuerde que para insertar el segundo tipo de nómina debe presionar previamente el botón Grabar al insertar los datos de la nómina inicial. Nombre de la Nómina Generación Fecha de inicio / Año mes de Inicio Jornada de trabajo Diurna Nocturna Sabatina Medio Tiempo Contar semanas por día de inicio Obreros Semanal Indique la fecha en la cual está trabajando Lunes a Viernes NO NO Figura 8. Cuadro de datos Insertar Nómina. Ingrese los Departamentos Desde el <Menú Principal> seleccione el módulo Tablas del Sistema luego seleccione la Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0 Pág.7

8 opción Departamentos Insertar, e ingrese los departamentos detallados a continuación: Código Departamento 1 Operaciones 2 Administración 3 Mantenimiento Figura 9. Tabla departamentos a insertar. Parámetros Generales Para consultar o modificar los parámetros del sistema, desde el <Menú Principal> escoja el módulo Parámetros luego seleccione el menú Parámetros Generales Modificar. Figura 10. Parámetros Generales. Los salarios máximos de cotización (letras doradas) que se indican al lado derecho de los campos Nº de salarios para cotizar SSO y Nº de salarios para cotizar SPF se modifican automáticamente al actualizar el salario mínimo en el Menú Gacetas de Ley Salario mínimo Insertar El Monto mínimo para imprimir ARC deberá ser actualizado manualmente cada vez que la Unidad Tributaria (UT) sufra modificaciones. Nota: La configuración de los parámetros aplicará a todas las empresas cargadas en el programa. Después de configurar los parámetros debe presionar el botón Grabar Pág.8 Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0

9 Parámetros de Compañía Desde el <Menú Principal> seleccione el módulo Parámetros luego seleccione el menú Parámetros Compañía Modificar, e indique los parámetros que mejor se ajustan a las operaciones de su Empresa. Cabe destacar que estos parámetros aplican independientemente por cada Compañía. Deberá dirigirse a cada una de las pestaña y seleccionar las opciones que correspondan a las políticas y prácticas establecidas en su empresa. Figura 11. Parámetros Compañía. Debido a su impacto en el cálculo de las prestaciones que el programa realiza, es conveniente destacar las diferencias existentes en cada una de las opciones del parámetro Alícuota Bono Vacacional se incluye. La primera opción Mensualmente le indica al programa que cada mes incorpore la cuota parte del Bono Vacacional anual a los efectos del cálculo del salario integral para prestaciones. Esta es la opción que viene configurada por defecto. La segunda opción En fecha aniversaria del trabajador tiene como resultado que el impacto del Bono Vacacional en el cálculo de las prestaciones ocurre solamente el mes que el trabajador cumple años de servicios en la empresa, independientemente de que disfrute o no de las vacaciones anuales. La última opción Al liquidarse las vacaciones hace que el Bono Vacacional sea Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0 Pág.9

10 incorporado al cálculo del salario integral solamente en el mes en que el trabajador inicia el disfrute del período vacacional anual, el cual debe ser indicado al insertar el pago de las vacaciones. Luego diríjase a la pestaña Auxiliar Laboral. Figura 12. Pestaña Auxiliar Laboral en Parámetros Compañía. Después de configurar los parámetros debe presionar el botón Grabar. Actualizar Tablas Las tablas representan una serie de información precargada en el programa y generada automáticamente con su instalación, esta base de datos puede en algunos casos ser modificada para adaptarla a sus necesidades Tablas LOT Para actualizar las tablas LOT (Ley Orgánica del Trabajo) desde el <Menú Principal> diríjase, al módulo Tablas LOT, una vez allí chequee con la opción Consultar en cada uno de los menús si los datos precargados se ajustan a sus necesidades. Recuerde presionar el botón Grabar para guardar los ajustes. Nota: En caso de que necesite cambiar algunos haga click en el botón Modificar y efectué los cambios. Recuerde nuevamente presionar el botón Grabar para guardar los ajustes. Pág.10 Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0

11 Las tablas que se manejan dentro de este menú son: Intereses sobre prestaciones: En la cual usted debe indicar según sea su tasa el porcentaje correspondiente mes por mes. Antigüedad según la ley de Antigüedad de los artículos 108 y 108 parágrafo primero. Utilidades la cual indica la cantidad de días que se pagaron o pagarán por cada año indicado. Vacaciones donde se indican los valores de los días de disfrute y del Bono, según el tiempo de servicio. Preaviso: según lo establecido en los artículos 104, 107 y 125 de la LOT Ocupación OCEPRE: contempla las diferentes ocupaciones definidas por la Oficina Central de Estadísticas y Presupuesto. Tablas del Sistema Figura 13. Menú Tablas LOT. Para actualizar las tablas del sistema desde el <Menú Principal> diríjase, módulo Tablas del sistema, una vez allí chequee con la opción Consultar en cada uno de los menús si los datos precargados se ajustan a sus necesidades. Nota: En caso de que necesite cambiar algunos haga click en el botón Modificar y efectué los cambios. Recuerde presionar el botón Grabar para guardar los ajustes. Las tablas que se manejan dentro de este menú son: Ciudad Bancos Departamentos Conceptos Fijos Distribución de Monedas Calendario Perpetuo Campos / Funciones País Moneda Moneda local Cargos Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0 Pág.11

12 Figura 14. Menú Tablas del sistema. Gacetas de Ley Consultar / Insertar / Modificar y Eliminar Unidad Tributaria. El programa de nómina Windows le permite consultar /insertar / modificar y eliminar las Unidades Tributaria (UT) que hayan sido cargadas con anterioridad, para llevar a cabo esto desde el <Menú Principal> seleccione el módulo Gacetas de Ley luego seleccione el menú Unidad Tributaria y escoja la opción que necesite. Consultar / Insertar / Modificar y Eliminar Salario Mínimo. El programa de Nómina Windows le permite consultar / insertar / modificar y eliminar el valor del Salario Mínimo cargado con anterioridad. Para llevar a cabo este proceso, diríjase al <Menú Principal> seleccione el menú Gacetas de Ley, luego seleccione el submenú Salario Mínimo e inserte la información requerida. Consultar / Insertar / Modificar y Eliminar C.I.I.U. El programa de nómina Windows le permite consultar /insertar / modificar y eliminar los códigos C.I.I.U. que hayan sido cargados con anterioridad, para llevar a cabo esto desde el <Menú Principal> seleccione el módulo Gacetas de Ley luego seleccione el menú C.I.I.U. y escoja la opción que necesite. Figura 15. Menú Gacetas de Ley Respaldar / Restaurar Pág.12 Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0

13 Por efectuar un respaldo entendemos la operación de trasladar los datos acumulados en su disco duro durante la operación del programa de Nómina a otro medio de almacenamiento (disquetes, CD Unidad de Red, etc.), dependiendo de sus necesidades y de los dispositivos de almacenamiento que disponga. Por recuperar un respaldo entendemos la operación de trasladar los datos respaldados a su base de datos de trabajo. Es conveniente, para su seguridad, realizar periódicamente la operación de Respaldar, ya que es la única manera de recuperar el trabajo efectuado en caso de que se presente una pérdida de Información en su disco duro. Además se recomienda hacer mas de un respaldo y en más de un medio de almacenamiento, pues esto le garantiza que si uno falla o el respaldo es defectuoso, siempre puede ir al respaldo anterior, o sea, puede realizar respaldos diarios. Respaldar Para llevar a cabo el proceso de respaldo desde el <Menú Principal> escoja el módulo Mantenimiento, luego escoja el menú Respaldo Respaldar El programa mostrará la ventana de Respaldo donde el programa pide los siguientes datos: Figura 16. Opciones del Menú Respaldar / Restaurar. Tipo de Respaldo: seleccione una opción en la lista desplegable, si usted desea realizar el respaldo de: Una sola Compañía: la cual será, en la que se encuentra trabajando (ver en la parte inferior izquierda de la pantalla, el nombre de la compañía activa). Todas las Compañías: esta opción crea un archivo comprimidos con todos los datos de todas las compañías. Tanto el respaldo automático como la reestructuración de la base de datos se hacen bajo este criterio. Nombre del Archivo: el programa sugiere un nombre para el archivo, usted lo puede modificar y colocar el nombre que desee. Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0 Pág.13

14 Ruta del Respaldo: aquí aparece el camino donde será guardado el archivo del respaldo. Haga clik en el botón Buscar Carpeta para seleccionar donde se almacenaran los datos. Haga clic en el botón Grabar y debe esperar hasta que aparezca el siguiente mensaje: Figura 17. Mensaje de proceso exitoso. Restaurar Si tiene que recuperar la información de las Compañías, debe primero desde el <Menú Principal> escoger el Menú G Activar Modo Avanzado, y luego diríjase al módulo Mantenimiento seguidamente escoja el menú Respaldo Restaurar. Figura 1. Opciones del Menús Respaldar / Restaurar. El programa le mostrará la ventana de Restaurar, donde el programa automáticamente coloca la fecha, y el directorio donde se grabaron los respaldos. Si usted realizó el respaldo en otra ruta podrá modificarla. Haga clic en el botón Continuar. Figura 2. Ventana Restaurar. Pág.14 Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0

15 Figura 3. Mensaje de confirmación del proceso restaurar. Una vez terminado el proceso de restaurar respaldo el programa debe cerrar para garantizar la consistencia de los datos, por tanto aparece el siguiente mensaje: Configuración de Respaldo El software Gálac permite ser configurado de forma que realice periódicamente respaldo de los datos. Para hacer los cambios necesarios de acuerdo a sus necesidades active modo avanzado desde al menú G Activar Modo Avanzado y acepte el mensaje de advertencia. Luego vaya de nuevo al menú G Configuración de Respaldo y en la ventana que aparece modifique las siguientes opciones: 1. Active la opción Respaldar Automáticamente la Base de Datos. Recuerde que esta opción respalda la Base de Datos al entrar al sistema cada x cantidad de días, según se indique en la siguiente opción. 2. Indique Ejecutar respaldo cada un (1) día. 3. Ruta del respaldo automático puede seleccionar cualquier directorio disponible en su PC (incluyendo unidades lógicas), deje la ruta por defecto. 4. Según los pasos anteriores la configuración debe quedar como en la figura Presione el botón Grabar para guardar la configuración. Anexo A Teclas de comandos comunes Figura 4. Ventana de Configuración del Respaldo. F2: utilizada en las operaciones de búsqueda, permite ir al registro inmediato anterior al actual. Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0 Pág.15

16 Cuando se está modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al registro anterior para también ser modificado. F3: utilizada en las operaciones de búsqueda,, permite ir al registro inmediato siguiente al actual. Cuando se está modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al registro siguiente para también ser modificado. F6: es la tecla funcional de la acción. Se utiliza para grabar un registro, eliminarlo, imprimir un reporte y una vez que realiza cualquiera de estas acciones sale de la subpantalla (volver a la pantalla anterior). F7: le permite escoger, desde la pantalla principal, la Empresa con el cual se desea trabajar. F10: permite el acceso al menú horizontal ubicado en la parte superior de la pantalla. F12: permite el insertar asientos en los comprobantes contables. Teclas Específicas Ctrl: ubicada en la parte inferior izquierda y derecha del teclado. Presionándola sola no realiza ningún proceso, pero conjuntamente con otra si. Ejemplo: Ctrl. + Q: permite salir del programa Ctrl. + Home: en la opción listar, coloca el cursor en la primera línea de la primera página del listado. Ctrl. + End: en la opción listar, coloca el cursor en la última línea de la última página del listado. Ctrl. + C: copia un trozo de texto en un área de texto. Ctrl. + V: pega un trozo de texto en un área de texto, previamente copiado o cortado. Delete: suprimir, borrar. End: (Fin). En un campo: Coloca el cursor al final del texto o número que se está ingresando. Home: (inicio). En un campo: Coloca el cursor al inicio del texto o número que se está ingresando. Tab: avanza al siguiente campo cuando se están insertando o modificando datos en una subpantalla. Shift Tab: retrocede al campo anterior cuando se están insertando o modificando datos en una subpantalla. Pág.16 Guía de Adiestramiento Nómina Windows. Módulo 0

17 Esc: ubicada en la parte superior izquierda de su teclado, le permite salir de las ventanas y del programa. *: permite realizar búsquedas. Opciones especiales Su programa, cuenta con una serie de funciones especiales que sólo podrán ser utilizadas con una instrucción específica. Estas opciones son, por lo general, de uso reservado para el usuario del programa y su acceso debe ser restringido, pues en algunos casos puede causar DAÑOS IRREVERSIBLES a los datos registrados en el programa. Si desea utilizarlos comuníquese con el Departamento de Soporte Técnico de Gálac Software. Para tener acceso a las opciones especiales usted debe entrar al programa con clave de acceso total, ir al menú de la letra G seleccione la opción Activar Modo Avanzado, y haga clic en el botón Aceptar. Guía de Adiestramiento Nómina Windows Módulo 0 Pág de Julio de 2007