UNIVERSIDAD AUTONOMA CHAPINGO SISTEMA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA PARA LAS UBPP S CONCOR MANUAL DEL USUARIO

Transcripción

1 UNIVERSIDAD AUTONOMA CHAPINGO SISTEMA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA PARA LAS UBPP S CONCOR MANUAL DEL USUARIO 1

2 Índice TEMA PAGINA Objetivo del sistema 3 Entrada al sistema 4 Cambiar la Clave de entrada al sistema 4 y 5 Claves generales del sistema 7 Catálogo de departamentos 9 Catálogo de personas 11 Alta de correspondencia 13 Modificar correspondencia 15 Eliminar correspondencia 17 Consultar correspondencia 19 Ejemplo 1 de búsqueda 20 Ejemplo 2 de búsqueda 22 Reportes del sistema 25 2

3 OBJETIVO DEL SISTEMA El objetivo del Sistema de Control de Correspondencia (CONCOR) es llevar un control de los diferentes documentos que llegan a su ubpp, y poder identificar y buscar de una manera rápida y eficaz cualquier documento en la base de datos de oficios. Llevando controles o reportes por: Reporte general de correspondencia de una fecha a otra, puede ser un día, una semana, un mes, etc. Reporte de correspondencia por remitente Reporte de correspondencia por departamento Reporte de correspondencia por destinatario Todo esto de una manera fácil y amigable, con ventanas tipo windows claras y accesibles. 3

4 Entrada al sistema Para poder acceder al sistema se le pedirá que se identifique con su palabra clave, la primera ventana del sistema nos permite identificarnos. Teclee la palabra ninguna sin las comillas, después de clic con el Mouse sobre el botón Aceptar para entrar al sistema o de clic con el Mouse sobre la crucesita para cerrar y salir del sistema. Para cambiar la palabra clave de entrada al sistema de clic en la opción Herramientas del menú principal y luego de clic en la opción Cambiar clave de entrada al sistema 4

5 Al escoger Cambiar clave de entrada al sistema le aparecerá la siguiente ventana en la cual deberá teclear la palabra clave anterior y dos veces la nueva clave que desea, después haga clic con el Mouse sobre el botón Aceptar para efectuar el cambio o haga clic con el Mouse sobre el botón Cancelar si por algún motivo no desea hacer el cambio. 5

6 Catálogos: Lo primero que hay que hacer antes de empezar a capturar la correspondencia es revisar que los diferentes catálogos que utilizará estén dados de alta en los catálogos del sistema, para hacer esto entre a Catálogos (haga clic con el Mouse en la opción Catálogos del menú principal del sistema) y escoja el catálogo que necesite. Los catálogos son: Departamentos: Este catálogo viene precargado con las ubpp s que integran la UACH, si necesita otros departamentos o áreas necesitará darlos de alta. Personal: Catálogo de personas o funcionarios que envían oficios. Claves generales: En este catálogo se da de alta el nombre de su ubpp. 6

7 Para cambiar el nombre de la ubpp que sale en los reportes, escoja la opción Catálogos del menú principal y después escoja la opción Claves generales del sistema. Al escoger la opción de Claves generales del sistema se le mostrará la siguiente ventana: Si desea modificar la ubpp que trae por defecto el sistema de clic con el mouse sobre el botón Modificar, si desea salir de esta ventana de clic con el mouse sobre el botón Salir. 7

8 Al dar clic sobre el botón Modificar se activará el cuadro donde está el nombre de la ubpp para que lo pueda cambiar, después haga clic en el botón Guardar para guardar la nueva ubpp o de clic en el botón Revertir para dejar como estaba. 8

9 Catálogo de Departamentos: Si necesita dar de alta o modificar el catálogo de departamentos que envían oficios, escoja la opción Catálogos del menú principal y después escoja la opción Departamentos. Al escoger la opción Departamentos se le mostrará la siguiente ventana: Los botones Siguiente, Anterior, Primero y Ultimo nos sirven para movernos en nuestro archivo de departamentos. Siguiente: avanza un registro hacia delante Anterior: retrocede un registro hacia atrás Primero: se coloca rápidamente en el primer registro de nuestro archivo Ultimo: se coloca rápidamente en el último registro de nuestro archivo Para agregar un departamento a nuestro archivo de clic con el mouse sobre el botón Agregar Para modificar un departamento de clic con el mouse sobre el botón Modificar. Para eliminar el departamento que tiene a la vista de clic con el mouse sobre el botón Eliminar. 9

10 Para agregar o modificar teclee el nombre del departamento, después haga clic con el mouse en el botón Guardar para grabar el departamento o haga clic con el mouse en el botón Revertir para no grabarlo. Si no tecleó nada en el nombre del departamento NO de clic sobre el botón Guardar ya que guardaría un registro en blanco. 10

11 Catálogo de Personas: Si necesita dar de alta o modificar el catálogo de personas que envían oficios, escoja la opción Catálogos del menú principal y después escoja la opción Personal. Al escoger la opción Personal se le mostrará la siguiente ventana: Los botones Siguiente, Anterior, Primero y Último nos sirven para movernos en nuestro archivo de empleados o personas que envía oficios. Siguiente: avanza un registro hacia delante Anterior: retrocede un registro hacia atrás Primero: se coloca rápidamente en el primer registro de nuestro archivo Ultimo: se coloca rápidamente en el último registro de nuestro archivo Para agregar a una persona a nuestro archivo de clic en el botón Agregar Para modificar a una persona de clic con el mouse sobre el botón Modificar. Para eliminar a la persona que tiene a la vista de clic con el mouse sobre el botón Eliminar. 11

12 Para agregar o modificar teclee el nombre de la persona, después haga clic con el mouse en el botón Guardar para grabar a la persona o haga clic con el mouse en el botón Revertir para no grabarlo. Si no tecleó nada en el nombre de la persona NO de clic sobre el botón Guardar ya que guardaría un registro en blanco. Se recomienda capturar primero el apellido paterno, luego materno y después el nombre de la persona, ya que a la hora de capturar un oficio es muy fácil localizar a la persona en el catálogo. 12

13 Alta de correspondencia: Para dar de alta un oficio escoja la opción Correspondencia del menú principal, enseguida escoja la opción Altas. Al escoger la opción Altas se le mostrará la siguiente ventana; Aunque tiene la opción de modificar el Folio interno se recomienda dejar el Folio que nos da automáticamente el sistema, de clic con el mouse en el botón Aceptar para capturar la información del oficio, ó de clic con el mouse en el botón Salir para cerrar y salir de esta ventana. Al escoger el botón Aceptar se muestra la siguiente ventana: 13

14 Teclee el número del oficio que trae el documento, la fecha del oficio, escoja a quien está dirigido, teclee un pequeño resumen del asunto que trata el oficio, escoja el departamento que envía el oficio y la persona o remitente que lo envía, teclee también el seguimiento que se le dará al oficio y donde estará archivado el documento. De clic con el mouse en el botón Grabar para que quede grabado el documento o en No grabar para no grabarlo. Para buscar a una persona puede teclear la primera letra de su apellido, por ejemplo para buscar a una persona de apellido Zamudio no necesita recorrer todo el catálogo, si no que oprimiendo la tecla Z se colocará en el primer apellido que empiece con Z, otra es que se teclee rápidamente por lo menos las tres primeras letras del apellido y llegaríamos directamente a ese apellido. Por eso se recomienda mucho teclear el catálogo de personas por apellido paterno, materno y por el último el nombre de la persona. 14

15 Modificar correspondencia: Para modificar o corregir un documento escoja la opción Correspondencia del menú principal y enseguida escoja la opción Modificaciones. Al escoger la opción Modificaciones se le mostrará la siguiente ventana: Teclee el número de Folio interno del documento que desea modificar, después de clic con el mouse en el botón Aceptar para que el sistema le muestre la información del documento y pueda modificarla o de clic con el mouse sobre el botón Salir para cerrar y salir de esta ventana. Si no existe el folio del documento el sistema le mandará un mensaje de error diciéndole que ese folio no existe, si existe el documento se le mostrará la siguiente ventana con la información que tenga el documento: 15

16 Modifique la información que desee y de clic con el mouse en el botón Grabar para grabar estos cambios o de clic con el mouse en el botón No grabar para dejar la información como estaba antes. 16

17 Eliminar correspondencia: Para eliminar un documento escoja la opción Correspondencia del menú principal y enseguida escoja la opción Bajas. Al escoger la opción Bajas se le mostrará la siguiente ventana: Teclee el número de Folio interno del documento que desea eliminar, después de clic con el mouse en el botón Aceptar para que el sistema le muestre la información del documento o de clic con el mouse sobre el botón Salir para cerrar y salir de esta ventana. Si no existe el folio del documento el sistema le mandará un mensaje de error diciéndole que ese folio no existe, si existe el documento se le mostrará la siguiente ventana con la información que tenga el documento: 17

18 Si no es el documento que desea eliminar de clic con el mouse en el botón No eliminar, pero si está seguro que es el documento que desea eliminar de clic en el botón Eliminar. Al dar clic en el botón Eliminar el sistema le preguntará si realmente desea darlo de baja, de clic con el mouse en el botón Si para eliminarlo o de clic en el botón NO si no desea eliminarlo. Cabe mencionar que una vez eliminado un documento ya no se puede recuperar. 18

19 Consultar correspondencia: Para consultar la correspondencia o buscar un documento en nuestro archivo escoja la opción Correspondencia del menú principal y enseguida escoja la opción Consulta. Al escoger la opción Consulta se le mostrará la siguiente ventana: Utilice los botones Primero, Anterior, Siguiente y Ultimo para moverse de documento en documento de nuestro archivo. Siguiente: avanza un registro hacia delante Anterior: retrocede un registro hacia atrás Primero: se coloca rápidamente en el primer registro de nuestro archivo Ultimo: se coloca rápidamente en el último registro de nuestro archivo Si desea buscar un documento o un conjunto de documentos de clic en el botón Buscar y a continuación se le mostrará una pequeña ventana como se muestra a continuación: 19

20 De clic con el mouse sobre el cuadro de lista Campo y escoja el campo de información por el cual quiere buscar, después escoja el operador que desea utilizar y por último el valor que desea buscar. Esto se entiende mejor con un ejemplo, supongamos que deseamos buscar el folio interno número 2, entonces escogeríamos el campo FOLIO, el operador deberá ser equals (igual a) y en valor debemos de teclear el número de folio que quisiéramos en este caso el 2. Después de clic con el mouse sobre el botón Buscar y a continuación se le mostrará aquellos registros que cumplan esa condición (en este caso que el folio sea igual a 2). 20

21 El sistema nos muestra el documento que tiene el folio interno 2 con toda su información, dese cuenta que los botones Primero, Anterior, Siguiente y Ultimo esta desactivados ya que solo un registro fue el resultado de nuestra consulta. Si desea ver nuevamente todo el archivo, de clic con el mouse en el botón Buscar y en la ventanita Search de clic con el mouse sobre el botón Todo. 21

22 Ejemplo de cómo buscar los documentos enviados por un departamento, de clic con el mouse en el botón Buscar. Al aparecer la ventanita Search de clic sobre la columna Campo y escoja Depto 22

23 Ahora de clic en la columna Operador y escoja contains (contiene) Ahora en la columna Valor teclee la palabra rectoría sin las comillas. Lo que estamos diciendo es Busca en el campo departamento (depto) todos los documentos que contengan (contains) la palabra rectoría, es decir todos los documentos que vengan de rectoría en este caso. Ahora de clic con el mouse en el botón Buscar y aparecerán todos los documentos que tengamos registrados de rectoría como se muestra en la siguiente ventana. 23

24 Queda aclarar que se pueden hacer búsquedas por los diferentes campos (datos) que tenemos en nuestro archivo es decir por oficio, por fecha del oficio, podemos buscar dentro del campo asunto, por departamento, por remitente, etc. 24

25 Reportes Para imprimir los diferentes reportes que contiene el sistema escoja la opción Reportes del menú principal y luego escoja el reporte que desee imprimir. Por ejemplo al escoger el reporte General de correspondencia nos muestra la siguiente ventana: En esta ventana debe teclear de qué fecha (Del) a qué fecha (Al) quiere el reporte o sea un período de tiempo que puede ser un día, una semana, un mes, o todo un año. También debe escoger si desea el reporte directo a la impresora o si desea verlo en la pantalla que es el default. De clic con el Mouse sobre el botón Aceptar para generar el reporte o de clic sobre el botón Salir para cerrar esta ventana. 25

26 Ejemplo del Reporte General de correspondencia visto en pantalla. Para cerrar esta ventana de vista previa del reporte utilice la crucecita que se ubica en el lado superior derecho, NO utilice el botón que contiene una impresora para mandar a imprimir su reporte, ya que este botón manda a imprimir todo el archivo de correspondencia, tenga cuidado. 26