Proceso de Gestión de la Incorporación y Salida en Voluntariado

Transcripción

1 Proceso de Gestión de la Incorporación y Salida en Voluntariado 0. FUNCIONES DEL REFERENTE/PERSONAL TÉCNICO DE VOLUNTARIADO - Identificación de perfiles necesarios para la realización de proyectos en los que participa el voluntariado y la elaboración del catalogo de puesto de los mismos en coordinación con referentes de proyecto. - Organización de la estrategia de captación de voluntariado. - Asegurar la atención de las personas que acuden a la Asamblea Local/Zona interesados en iniciar un voluntariado. - Orientar al voluntariado sobre las actividades que mejor se adecuan a sus expectativas y a las necesidades de CRE. - Actualización de los datos del voluntariado (tanto personales como los referentes a su actividad) en la aplicación de RRHH. - Organización de actividades de vida asociativa, fomento del reconocimiento d el trabajo del voluntariado y facilitar el desarrollo de sus tareas. - Compartir experiencias de proyectos con el resto de la Organización. 1. EL PROCESO DE INCORPORACIÓN DEL VOLUNTARIADO Según marca el proceso de gestión de voluntariado, estos son los pasos a seguir desde que recibimos una solicitud de una persona para iniciar voluntariado hasta que se incorpora a la actividad en un proyecto: Alta Solicitante Entrevista Formación Básica Institucional Alta Voluntaria Derivación al Proyecto

2 1.1. ALTA SOLICITANTE La persona SOLICITANTE puede ponerse en contacto con la institución de diferentes formas; las más comunes: teléfono, Internet y presencial. Pautas de actuación en cada caso: Teléfono: le daremos cita para la sesión informativa y/o entrevista. La recogida de datos para el alta en la aplicación se hará el día que acuda presencialmente a la sede y cumplimente la ficha Solicitante. Presencial. El Referente/Técnico de Voluntariado es quien realizará la acogida y orientación. Si no está en ese momento en la asamblea o no puede atenderle, se utilizará la Ficha Solicitud de información, de forma que podremos conocer a posteriori los datos de la persona solicitante y darle de alta como tal en la aplicación. Es recomendable contar con algún tipo de información sobre la actividad de nuestra asamblea que se pueda llevar el/la solicitante. De este modo, en la entrevista ya tendrá una idea general de la actividad en la Asamblea Local. Una vez recogida la ficha de Solicitud de información, procederemos a dar de alta a la persona como Solicitante de Voluntariado en la aplicación de RRHH, y a contactar con ella para citarla a la entrevista o sesión informativa. Para más información sobre cómo proceder al Alta de Solicitante, ver documento Gestión de la aplicación de RRHH Internet: Aquellas personas que nos hacen su solicitud a través de Internet (página de CRE) se dan de alta ellas mismas como solicitantes. En la entrevista recogeremos de nuevo los datos personales en la ficha Solicitante y los completaremos. Estas solicitudes se distribuyen desde la oficina Autonómica a cada A.L, no obstante podemos acceder a ellas a través del apartado Solicitudes volunt. en la intranet de CRE, o bien obteniendo un listado de solicitantes en la aplicación de RRHH. Aspectos a tener en cuenta en la acogida: Se debe convocar al solicitante en un plazo de 10 días como máximo tras su solicitud. Es conveniente tener un horario de atención que este expuesto públicamente y que conozcan los miembros de la asamblea. Es recomendable tener una agenda de entrevistas común al equipo de voluntariado de la asamblea, para organizar las citas, no solapar entrevistas y poder cubrir la agenda cuando algún compañero/a falle.

3 1.2. ENTREVISTA. Paso imprescindible para incorporarse a la Institución. Espacio de comunicación donde se intercambia información entre el Solicitante y Referente de Voluntariado. Debe realizarse en un espacio físico propio, con las características necesarias para realizar la entrevista sin interferencias y que garantice la comodidad y privacidad de la persona solicitante. Es necesario profundizar en las motivaciones, expectativas, personalidad perfil del solicitante. El objetivo de la misma es que la persona que vaya a incorporarse lo haga a un proyecto que sea adaptado a sus capacidades, expectativas, y por supuesto, en el que tengamos PAV disponibles. Durante la entrevista cumplimentaremos la ficha de solicitante, en la que se registra la información básica para poder dar de alta en la aplicación de RRHH, y los datos referentes a la disponibilidad y preferencias del proyecto en el que participará. En el registro en la aplicación rellenaremos el máximo de información posible, dejaremos registrado en el apartado de observaciones el proyecto en el que hemos acordado su participación y le daremos el alta como Solicitante y como alumno. Daremos a la persona la información referente a la Formación Básica Institucional y le inscribiremos en la más cercana posible FORMACIÓN BÁSICA INSTITUCIONAL Es importante la coordinación con el área de Formación Local, o Voluntariado Autonómica para asegura una buena gestión de la Formación Básica Institucional y la participación de los solicitantes en la misma. El tiempo transcurrido desde la Entrevista hasta la realización de la FBI (on-line o presencial) no debe de superar los 15 días En el caso de que en nuestra A.L Local no podamos asegurar la realización de la FBI en este plazo, podemos ofrecer la posibilidad de realizarla de forma on-line ( 0 ), o bien en alguna de las convocatorias de otras Asambleas Locales (consultar programación de FBI) Finalizada la FBI, y cuando se nos comunique el/la solicitante ha recibido la calificación de apto, procederemos a darle de Alta como Voluntario de la institución y a realizar la derivación al proyecto en el que vaya a participar.

4 1.4. ALTA VOLUNTARIA Todas las personas voluntarias, deben de tener su registro en la aplicación de RRHH. En esta aplicación queda registrada la información de datos de contacto y formación/perfil, así como el histórico de actividades y proyectos en los que participa, cursos que ha realizado..., etc. El alta se realizará desde la pestaña de Solicitante, quedando registrada la fecha en la que se procede a dicha alta. El tiempo transcurrido desde la fecha de entrevista/sesión informativa hasta su incorporación como voluntario no superará los 30 días Para más información sobre cómo proceder al Alta Voluntaria, ver documento Manual Gestión de la Incorporación y salida_aplicación RRHH 1.5. DERIVACIONES Una vez se ha dado el Alta como voluntaria a la persona, debemos de hacer la derivación al proyecto que se acordó en la entrevista. Desde la pestaña Voluntario accederemos al apartado Derivaciones, donde dejaremos reflejado el proyecto al que se le va a derivar y la fecha de derivación. Se hará llegar la derivación vía al referente del proyecto correspondiente. El referente, tras recibir esta comunicación, convocará al voluntario/a a una cita en la que cerrarán los detalles de su participación y se firmará el Compromiso de acción voluntaria. El periodo desde la derivación hasta la firma del compromiso no superará los 15 días Tras recibir la comunicación de la firma del compromiso, actualizaremos los datos en la aplicación de RRHH, indicando que se ha procedido a la incorporación al proyecto. Para ello, iremos a Voluntarios: Derivados y seleccionamos la opción: incorporado, dejando reflejada la fecha en la que se ha firmado el compromiso. Hecho esto, en el apartado Actividades habrá quedado grabado el proyecto al que se adscribe la persona y podremos asignarle su PAV. Del mismo modo, si la persona no se incorpora lo dejaremos indicando no incorporado. EL referente nos deberá de indicar el motivo de la no Incorporación, para que podamos contactar a la persona y ofrecerle alguna otra actividad, o para proceder a su baja voluntaria si procediera. Deberemos contactar con la persona para la asignación a otro proyecto, o bien para su baja en la institución, si procediera. Todas las derivaciones a proyectos (independientemente de si son nuevos voluntarios, o se trata de un cambio de proyecto), deben de realizarse a través de la aplicación. De este modo queda un registro de las fechas y podemos llevar un control de los tiempos de incorporación.

5 2. CESE ACTIVIDAD/BAJA INSTITUCIÓN Cuando un voluntario/a deje de participar en un proyecto, debemos dar el cese de actividad. El/la referente del proyecto nos solicitará el cese de actividad, explicándonos los motivos. Esta información se reflejará en el campo de observaciones. En el caso de que la persona voluntaria no tenga otra actividad asignada, debemos de ponernos en contacto con ella y conocer su situación. En el caso de que quiera incorporarse a otro proyecto, le citaremos a una entrevista y valoraremos su incorporación, haciendo la pertinente derivación y posterior incorporación. En el caso de que no quiera continuar su acción voluntaria en Cruz Roja, solicitaremos que nos comunique por escrito su deseo de dejar de ser miembro de la Institución. Existe una ficha de solicitud de Baja en la Institución, aunque cualquier otro comunicado por escrito es válido. Si estamos en posesión de esta solicitud expresa, la escanearemos y subiremos a la aplicación, y daremos la baja en la pestaña de voluntarios. En caso de no contar con una comunicación escrita, dejaremos registrado en las observaciones que esta persona manifiesta el deseo de dejar de ser voluntaria de Cruz Roja, y haremos una solicitud de baja. El Comité Local es el encargado de aprobar estas bajas, por lo que haremos llegar al Comité un informe de estas solicitudes de baja que ejecutaremos tras su aprobación. Es de suma importancia mantener actualizada nuestra base de datos, dando, en la medida de lo posible, los ceses de actividad y bajas en el mismo momento que se produzcan. De este modo la información de la base de datos será lo más fiel a la realidad.

6 ANEXO En la intranet de la página de Cruz Roja Española ( se encuentran todos los documentos actualizados referentes al Sistema de Calidad en la Gestión del Voluntariado. La ruta para acceder a ellos es: Intranet Presidencia CalidadSistema de Calidad en Voluntariado. Aquellas fichas que vienen precedidas de la nomenclatura VOLCRE 50XXX corresponden al plan de calidad, por lo que no pueden modificarse y deben de ser cumplimentadas y custodiadas en su versión en papel. En la Intranet de Cruz roja Comunidad de Madrid ( en el apartado voluntariado podréis encontrar documentos de interés relacionados con la Gestión de Voluntariado.