A continuación estudiaremos su funcionamiento por medio de distintos ejemplos.

Transcripción

1 TAREAS La función de Tareas de Outlook ofrece un sistema eficaz para planificar nuestra actividad, de forma que podamos realizar un seguimiento de las distintas tareas o trabajos que tenemos que realizar nosotros o un tercero en un período determinado. Cuando las tareas se realizan en su totalidad se registra en el sistema su finalización (son las tachadas) y las que no hemos finalizado permanecen activas, como podemos ver en el siguiente cuadro contextual. A continuación estudiaremos su funcionamiento por medio de distintos ejemplos. En primer lugar debemos abrir la ventana de Tareas, haremos clic sobre el apartado de tareas (panel inferior izquierdo). Las tareas funcionan de forma similar a las citas y reuniones, solo que en este caso no invitamos a los destinatarios a una cita o reunión sino a realizar una tarea determinada. CREAR UNA NUEVA TAREA Para crear una nueva tarea debemos hacer un clic izquierdo sobre el botón Nueva tarea. 1

2 ASIGNAR UNA TAREA A VARIAS PERSONAS En el siguiente ejemplo vamos a asignar a 3 personas la tarea de programar las guardias del mes de abril y le daremos de plazo un solo día, el 2 de abril del Una vez que hemos realizado un clic sobre el botón Nueva tarea nos emergerá este cuadro contextual donde debemos mecanizar en la pestaña de Tarea los campos de: las fechas de inicio y vencimiento, la prioridad y el % de completado de la tarea. Si hacemos clic sobre el botón Asignar tarea podremos seleccionar los destinatarios de la Tarea. Vemos como ahora aparece el campo Para donde insertaremos las direcciones de correo de los destinatarios de la tarea. 2

3 Para guardar la tarea haremos clic sobre el icono Guardar en la barra superior de la ventana principal. Finalmente haremos clic sobre el botón Enviar para comunicar la tarea a sus destinatarios, que van a ser los propietarios de la misma. Aunque hemos solicitado la disponibilidad de una copia actualizada en nuestra lista de tareas, no se actualizará nuestra copia, debido a que le hemos asignado la tarea a más de una persona. Los destinatarios (en este ejemplo Outlook 2007) recibirán un mensaje como este: 3

4 Si los destinatarios aceptan la tarea, esta se incorporará a su carpeta de Tareas. Cuando hayan finalizado la tarea asignada deben localizarla y hacer doble clic sobre ella para marcar un 100% de realización, después si hacen clic sobre Enviar informe de estado el solicitante de tarea recibirá el informe de situación. De esta forma el solicitante de tarea (Outlook 2010) recibe el informe de Tarea completada. 4

5 Si los destinatarios de la tarea no nos contestan podemos nosotros (los solicitantes de la tarea) enviarles un informe de estado, también podríamos enviárselo a otras personas. Para ello debemos seleccionar la tarea en cuestión, haciendo doble clic sobre la misma. Después un clic izquierdo sobre el botón Enviar informe de estado. En el siguiente cuadro contextual, en el campo Para insertaremos las direcciones de correo de las personas que recibirán el informe. 5

6 Debido a que la tarea se asignó a varias personas Outlook no realizará un seguimiento de las actualizaciones, tendremos que hacerlo nosotros manualmente. Lo primero será seleccionar la tarea mediante un doble clic izquierdo sobre ella. A continuación haremos un clic sobre el botón Detalles, después haremos clic sobre el botón Crear una copia no asignada, de esta forma pasaremos a ser los propietarios de la tarea. Seguidamente realizaremos un clic sobre el botón Tarea y podremos marcar el 100% en % completado. Finalmente un clic sobre el botón Guardar y cerrar. 6

7 ASIGNAR UNA TAREA A UNA SOLA PERSONA: La tarea en cuestión será confeccionar el presupuesto para el ejercicio 2014 y el destinatario de la misma será una sola persona. Procedemos a crear la tarea como ya hemos visto en apartados anteriores y se la asignamos a un único usuario. Seguidamente hacemos un clic sobre el botón Guardar y después otro sobre Enviar. 7

8 Cuando la enviamos recibimos un aviso como el siguiente. Clic sobre el botón Aceptar. El destinatario de la misma la recibe en su buzón de entrada y hace clic sobre el botón Aceptar. En ese momento Outlook le da la posibilidad de responder o de modificar la respuesta antes de enviarla y la tarea se incorporará a la lista de tareas del destinatario. El solicitante (nosotros) recibe la confirmación de la aceptación de la tarea. Cuando el destinatario (Outlook 2007 en este ejemplo) haya finalizado la tarea, debe localizarla, hacer doble clic sobre el icono de tarea y tiene 2 opciones: a) Si hace clic sobre Marcar como completada, se reflejara el 100% en completado y se enviará un informe de estado al solicitante de la tarea. 8

9 b) O puede cumplimentar el 100 % y hacer un clic sobre el botón Enviar informe de estado. En cualquier caso, el solicitante de la tarea recibirá un Informe de su finalización. En cuanto abra el correo se actualizará directamente en su lista de tareas. También en la del propietario de la misma (destinatario) debido a que únicamente le hemos encargado la tarea a una persona. Outlook automáticamente registra la finalización de la tarea en cuanto abramos los correos. 9

10 ASIGNARNOS UNA TAREA Y SIN FECHA DE INICIO O FIN En este ejemplo nos vamos a asignar la tarea de Confeccionar informe de situación interna y no le asignaremos fecha de vencimiento. En primer lugar debemos abrir la ventana de Tareas, haciendo clic sobre el apartado de tareas (panel inferior izquierdo). A continuación un clic izquierdo sobre el botón Nueva tarea. Después cumplimentaremos en la pestaña de Tarea los campos de: Asunto, Inicio y Vencimiento, Aviso de la tarea, etc y finalmente haremos clic sobre el botón Guardar y cerrar. 10

11 Como se puede observar las tareas se muestran de distinta forma según el propietario de la misma, este icono cuando nosotros somos el propietario y este cuando lo es un tercero. Una vez que hemos completado la tarea, debemos seleccionarla (doble clic sobre la tarea correspondiente) y pondremos el 100% en completado. Finalmente clic sobre el botón Guardar y cerrar. Una vez finalizadas las tareas, así se mostrarán en el apartado de Tareas, como no disponibles. 11