SESIÓN 3 SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO NECESIDADES

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1 SESIÓN 3 SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO NECESIDADES SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 1

2 Objetivo Objetivo Que el participante registre los requerimientos o Pedidos por parte de los Centros de costo como punto de partida de todo el proceso logístico, así mismo los procesos de autorización y consolidación de los mismos, obtener el valor referencial, lo cual es el paso previo a la solicitud de la certificación de crédito presupuestal, de igual manera el participante tendrá conocimiento de la actual modalidad de la ejecución presupuestaria. Competencias a Fortalecer El participante se encontrará en condición de plantear alternativas de solución respecto de temas involucrados y en el manejo del sistema. Estrategia y Metodología Se utilizará una metodología activa y participativa, realizando introducciones eficaces, explicación de a parte teórica a través de diapositivas adecuadas a los temas, acompañados de explicaciones, ilustraciones, exposición y desarrollo de casos prácticos, con participación activa de los participantes y desarrollo de casos prácticos. Materiales a utilizarse Los ejercicios prácticos se realizara mediante los software actualizados correspondientes SIGA y SIAF (Versiones Demo respectivamente), cabe señalar que para el caso de la exposición; las exposiciones corresponderán a presentaciones POWER POINT. Expositor Ing. Ronald Vásquez Guerra. SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 2

3 TEMARIO: - Pedidos de Bienes y Servicios Conceptos y consideraciones generales Ingreso, Modificación. Eliminación de Registros. Diversos estados de los Pedidos. Asignar detalles complementarios a los pedidos de bienes y servicios (Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia). - Autorización de Pedidos Autorización de pedidos para compra. Autorización de pedidos para atención por almacén. Pautas para la generación del PAO: Nuevo PAO o Agregar a un PAO existente (consolidación de Pedidos Autorizados). - PAO Actualizado Colocar Detalle del PAO. Estudio de Mercado o Ajuste por PAO. - Autorización Presupuestal Marco Normativo (PCA, Certificación de Crédito Presupuestario). Certificación de Crédito Presupuestario SIGA. Interface de Solicitud Certificación de Crédito Presupuestario con el SIAF (Manual o Automático). Asignación de ruta del PAO: (Cuadro de Adquisición, Contrato o Proceso de Selección). SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 3

4 PEDIDOS DE BIENES Y SERVICIOS 1. CONCEPTOS Y CONSIDERACIONES GENERALES. El pedido o requerimiento como comúnmente se le conoce, viene a ser el punto de partida de todo proceso de contratación y/o adquisición, así mismo hay que indicar que existen dos tipos de pedidos: Pedido Programado, es la necesidad (bien o Servicio) que fue contemplado dentro de la etapa de formulación del Presupuesto (Cuadros de Necesidades). Pedido No Programado, es la necesidad (bien o Servicio) generada ante un hecho fortuito, el mismo que no fue contemplado dentro de la etapa de formulación del formulación del Presupuesto. A continuación indicaremos el aspecto normativo en donde menciona a pedido como un requerimiento necesario en todo expediente de Contratación o Adquisición: 1.1 Aspecto Normativo. El Expediente de Contratación se inicia con el requerimiento del área usuaria. Dicho Expediente debe contener la información referida a las características técnicas de lo que se va a contratar, el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de selección, la modalidad de selección, el sistema de contratación, la modalidad de contratación a utilizarse y la fórmula de reajuste de ser el caso. Artículo 10.- Expediente de Contratación Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado El área usuaria es la responsable de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones, debiendo desarrollar esta actividad de acuerdo a lo indicado en el Artículo 13 de la Ley. El órgano encargado de las contrataciones, con la autorización del área usuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, podrá ajustar las características de lo que se va a contratar. SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 4

5 Para la descripción de los bienes y servicios a contratar no se hará referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripción que oriente la adquisición o contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico. Sólo será posible solicitar una marca o tipo de producto determinado cuando ello responda a un proceso de estandarización debidamente sustentado, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad. Artículo 11.- Características Técnicas de lo que se va a Contratar Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado 1.2 Ingreso, Modificación y Eliminación de Pedidos. Para registrar un Pedido nos ubicamos en la siguiente opción: Nos aparecerá la siguiente ventana en donde podemos apreciar lo siguiente 1.- Cabecera del Pedido 2.- Detalle del Pedido SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 5

6 Para registrar la cabecera del pedido presionamos botón derecho del mouse en el área indicada: Colocamos los datos requeridos por el sistema y grabamos: Luego registraremos el detalle de nuestro pedido presionando botón derecho del mouse: SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 6

7 Buscamos el ítem a solicitar: Colocamos la cantidad a solicitar y guardamos: Nuestro pedido quedará de la siguiente forma: SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 7

8 Como último paso deberá de Presionar sobre el botón VºBº Jefe (sólo así la Oficina de Logística o la que haga sus veces podrá visualizar el pedido para continuar con su trámite) Al Final el estado del pedido será VºBº SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 8

9 1.3 Diversos estados de los pedidos Siempre que hemos ingresado a la ventana donde se registran los pedidos podemos apreciar que los anteriores poseen diversos estados, en esta sección pasamos a explicarles cada uno de ellos: V B JEFE, el pedido se encuentra listo para su trámite por parte de la Oficina de Logística o la que haga sus veces. Pendiente, pedido que aún no puede ser visualizado por la Oficina de Logística o la que haga sus veces. PECOSA Parcial, se atendió con una PECOSA el pedido, pero no en la totalidad de los ítems solicitados. PECOSA, pedido atendido en su totalidad con el stock del Almacén. Aprobado, el pedido será atendido dependiendo del tipo bien o servicio, con una Orden de Compra o de Servicio o atendido con el stock del almacén. SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 9

10 2. AUTORIZACION DE PEDIDOS. Una vez que el Centro de Costo ha emitido su respectivo pedido o requerimiento, junto con las especificaciones técnicas o términos de referencia según sea el caso, continuaremos con el presente procedimiento la Autorización del Pedido. 2.1 Autorización de pedidos para compra. Para autorizar los pedidos ya sean de Compra o de Servicio, Ud. Deberá ubicarse en la siguiente opción: En la siguiente ventana nos mostrará la relación de Centros de Costo, Ud. Deberá de ubicarse en el Centro de costo al cual desea autorizar el pedido y darle clic en la carpeta amarilla: SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 10

11 Dependiendo del Tipo: Bien o Servicio, nos aparecerá la siguiente ventana, para pasar al siguiente estado (Aprobado), Ud. Deberá de presionar sobre el botón Para Compra. Una presionado el botón en mención nuestro pedido ya no estará en pantalla y podrá apreciar que el botón Para Compra esta deshabilitado, y eso es porque el pedido paso a estado Aprobado SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 11

12 Si cambiamos en Estado y seleccionamos Aprobado vamos a poder apreciar nuestro pedido: Y podemos apreciar que ya está listo para la siguiente etapa que es la generación del Plan Anual de Obtención PAO, para ello presionamos en Generar PAO SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 12

13 El sistema nos preguntará: Generar PAO (generar un nuevo consolidado) o Agregar a un PAO existente (consolidar varios pedidos en uno solo ) Le damos clic en el botón Aceptar y nos aparecerá la siguiente venta (esta ventana indica que debemos de SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 13

14 colocar un precio referencial, dado que no existe un precio histórico para lo pedido), luego grabamos. Una vez que grabamos, el sistema nos indicará el correlativo que será asignado a nuestro PAO, el mismo que es editable, aceptamos: Si todo salió bien nos saldrá este mensaje: SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 14

15 La damos en Aceptar y el sistema nos mostrará la siguiente pantalla donde se llenará algunos campos, como podemos apreciar: Al final deberá quedar de la siguiente manera, guardamos y salimos dela ventana, y nos ubicamos en la ventana principal del Sistema: 2.2 Autorización de pedidos para atención por Almacén. Otra alternativa de autorizar los pedidos, distinto a una compra, es la atención con el stock por almacén, acá se mostrará a manera de ejemplo dicha autorización, tocaremos con más amplitud cuando se lleve la sesión de Almacenes.: Para ello se utiliza la misma ventana en donde se autoriza para la compra, pero la única diferencia es que no se dará clic al botón Para Compra, sino en la carpeta amarilla de cada ítem: SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 15

16 El sistema nos llevará la siguiente ventana, en donde deberemos seleccionar nuestro almacén principal, e inmediatamente el sistema nos indicará el stock disponible por marca, se coloca la cantidad a aprobar y guardamos: 3. PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Una vez registrado nuestro PAO ya sea producto de la consolidación de uno o varios pedidos, así como colocado su detalle, se procederá a ubicarlo en la opción respectiva para realizar los ajustes necesarios: 3.1 Estudio de Mercado o Ajuste por PAO. Para el caso práctico se utilizará la segunda opción Ajuste por PAO: SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 16

17 Una vez registrado nuestro PAO, para poderlo apreciar, nos ubicamos en la siguiente opción: Ingresando podremos apreciar todos los PAO generados, nuestro PAO se encontrará al final de la lista (en algunas ocasiones): Si deseamos hacerle algún ajuste al PAO, presionamos en Estado PAO, y seleccionamos Ajuste X PAO SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 17

18 Luego de ello presionamos en la carpeta amarilla, y le damos clic en Precio Masivo Nos aparecerá la siguiente ventana donde colocaremos el nuevo precio y grabamos: Hecho la actualización lo volvemos a su estado anterior, luego con esto ya está listo nuestro PAO para la certificación 4. AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 18

19 Luego de definir en nuestro PAO el valor referencial, el siguiente procedimiento será solicitar a la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces en la Entidad la Certificación de Crédito Presupuestario, lo cual garantiza que existen los recursos suficientes: 4.1 Marco Normativo (PCA, Certificación de Crédito Presupuestario) a) La Programación de Compromisos Anual PCA es: Es un instrumento de programación del gasto público de corto plazo por toda fuente de financiamiento, que permite compatibilizar la programación de caja de ingresos y gastos, con la real capacidad de financiamiento para el año fiscal respectivo, en el marco de la disciplina fiscal y el Marco Macroeconómico Multianual. (Texto Único Ordenado (TUO) de la Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, aprobado por el Decreto Supremo N EF) En el año 2011, la Dirección General de Presupuesto Público, puso a disposición la Programación de Compromisos Anual (PCA) con el objeto de fortalecer y agilizar la gestión del gasto público; el cual se viene aplicando en los tres niveles de gobierno (Nacional, Regional y Local). La Dirección General de Presupuesto Público mediante la Resolución Directoral N EF-50.01, estableció la Programación de Compromisos Anual (PCA) del año fiscal 2013 para los pliegos del Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales. b) Mecánica de trabajo de la Programación de Compromisos Anual PCA: A la DGPP, registrar y transmitir los montos anuales de la PCA (inicial y sus modificaciones) a los Pliegos, en el nivel de fuente de financiamiento/rubro, categoría y genérica del gasto. A los Pliegos, recepción de la PCA, ajustes de la PCA, incremento y/o disminución de la PCA y distribución de la PCA (al mismo nivel de agregación) entre sus unidades ejecutoras (UEs). SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 19

20 A las Unidades Ejecutoras, recepción de la asignación PCA enviada por el Pliego, priorización de la PCA x específica, solicitud de certificación, certificación de crédito presupuestario (CCP), compromiso anual y registro del compromiso, devengado, girado y pagado. c) Certificación de Crédito Presupuestario: La certificación de crédito presupuestario a que hace referencia los numerales 77.1 y 77.2 del artículo 77º de la Ley General, constituye un acto de administración cuya finalidad es garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre de afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, en función a la PCA, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. Artículo 13º.- Etapa preparatoria para la Ejecución del Gasto: Certificación del Crédito Presupuestario - DIRECTIVA Nº EF/76.01, DIRECTIVA PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 4.2 Certificación de Crédito Presupuestario en el SIGA: Una vez que se ha determinado el valor referencial de nuestro PAO, se procederá a realizar la Certificación Presupuestal (lo Realiza la Oficina de Ppto. O la que haga SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 20

21 sus veces), para ello se dará clic en el botón Autorización Presupuestal. El sistema nos mostrará el Marco disponible para poder certificar: La damos clic al botón Autorizar: SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 21

22 Confirmamos el mensaje, y el sistema nos mostrará el número de Certificación del SIGA, guardamos: Confirmamos el mensaje: Y nos aparecerá el reporte de Certificación del SIGA: SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 22

23 Y por último le asignamos una ruta a nuestro PAO ya certificado, para el caso práctico seleccionamos Cuadro de Adquisición : 4.3 Interface de Solicitud Certificación de Crédito Presupuestario con el SIAF (Manual o Automático). Para realizar la Interface de la Certificación SIGA al SIAF, Ud. Deberá de ubicarse en la siguiente opción: Una vez en la presente ventana colocamos el número de nuestro PAO, a fin de ubicarlo de una manera más fácil: SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 23

24 Presionamos sobre la primera carpeta amarilla, el sistema nos mostrará el detalle de la Certificación: Para general la interface presionamos sobre el botón Certificación SIAF y confirmamos el mensaje: Colocamos la clave Y con esto la interface viajará al SIAF, para su posterior proceso: SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 24

25 Si todo esta ok nos saldrá este mensaje: Para procesar la Interface en el SIAF, abrimos el sistema en mención y nos ubicamos en : Y le damos clic en Procesar SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 25

26 Si todo esta OK, nos saldrá la cantidad de registros válidos: Para poder apreciar el resultado nos ubicamos en: SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 26

27 Como podemos apreciar se realizó con éxito la interface, solo queda habilitar y enviar: Una vez Aprobado el Certificado, este estado Aprobado, deberá ser refrescado en el SIGA: SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 27

28 En el SIGA, Ud. Deberá de presionar Respuesta SIAF, para que el estado en mención figure: SESIÓN 3: SIGA ML PEDIDOS, PLAN ANUAL DE OBTENCION - PAO Página 28