CREANDO UNA BASE DE DATOS DE INVENTARIO

Transcripción

1 INVENTARIO En ClientBase creé items de inventario para bloquear espacio e integrarlo dentro de la reservación en el área de la ResCard. El proceso es simple. Los registros de espacio bloqueado en un inventario pueden crearse para reservaciones aéreas, cruceros, hoteles, trenes, tours y misceláneas. Ingrese cada tipo de inventario una única vez, con detalles de tarifas, itinerario, depósito y fechas de pagos, así como comentarios de facturación/itinerario. Luego cree una reservación y extraiga de a lista de registros inventariados creados. Todos los Detalles de Inventario se descargan automáticamente en la reservación y crean un link al registro del inventario; de esa forma se lleva un control de qué espacio ha sido tomado del inventario y cuanto queda libre. Que excelente manera de manejar espacios bloqueados y que forma de ahorrar tiempo! No más registro manual de un inventario utilizando papel u hojas de cálculo adicionales o bases de datos. CREANDO UNA BASE DE DATOS DE INVENTARIO Desde cualquier parte del programa, cree items de inventario haciendo click sobre el icono de Inventario en la barra de herramientas, o vaya a Archivo/Nuevo/Inventario. También puede crear un inventario haciendo click con el botón derecho el mouse en la pantalla de resultados del Administrador de Inventarios. Un registro de Inventario está compuesto de información en el encabezado, la cual incluye información constante tal como vendedor, proveedor de servicio, itinerario y fechas de viaje. Adicionalmente a la información de encabezado, un registro de inventario incluye Detalles de Inventario. Un registro de inventario puede contener múltiples detalles del inventario. Los Detalles del Inventario incluyen, cantidad, descripción y tarifas. Por ejemplo si usted ha bloqueado espacio para 2 categorías diferentes de cabinas en un viaje para octubre en Carnival s Ecstasy, ingrese un registro de inventario con 2 detalles de inventario, uno para cada categoría de cabina con la cantidad de espacios bloqueados y su tarifa.

2 PESTAÑA GENERAL (SUPERIOR) Dependiendo de la categoría de viaje seleccionada, aparecerán diferentes pestañas de información con diferentes campos de información dentro de esas pestañas. Las categorías de viaje actualmente disponibles para entradas de inventario son Aire, Crucero, Hotel, Trenes, Tours y Miscelanea. Las variantes en las pestañas y campos basados en la categoria de viaje, son paralelos a las variaciones incluidas en la categoría de viaje de los registros de reservaciones dentro de la ResCard. Fecha Reservación: Ingrese manualmente o elija la fecha del menú desplegable. Esta es la fecha en que este espacio bloqueado fue reservado. Inventory ID: Esta ID única es personalizable por el usuario y puede ser utilizada para buscar items de inventarios. Por ejemplo, una ID de Cruceros Ensenada podría leerse, CR (utilizando CR par acrucero y luego la fecha). Categoria de Viaje: Desde el menú desplegable, seleccione la cateogoria de viaje apropiada: Air, Cruise, Hotel, Miscellaneous, Rail or Tour. Proveedor: Ingrese alguna pocas letras del nombre del proveedor y elija un proveedor del menú desplegable. Airline/Ship/Property/Rail/Service Provider: Dependiendo del tipo de viaje, complete el perfil del proveedor de servicio que aplica. Por ejemplo, si el proveedor es Carnival Cruise Lines, el proveedor del servicio podría ser Ecstasy o Jubilation. Si no cuenta con un perfil de

3 proveedor del servicio, simplemente ingrese el proveedor del servicio manualmente. De esta forma podrá Buscar por su proveedor de servicio u obtener reportes de proveedor de servicio. Descripción: Ingrese una descripción única, para identificar este item del inventario. Para Air y Rail, el campo de descripción está en la pestaña de Flight Detailes/Train Details. Estos campos de descripción son visibles cuando descargue desde el inventario, siempre que este campo este completo en el registro del inventario, y se imprime en las facturas e itinerarios. Duración: Ingrese el número de días del ítem. Fecha inicio: Ingrese la fecha de inicio del item o haga doble click en la fecha de inicio en el calendario, accesible en el menú desplegable. Fecha de terminacion: Ingrese la fecha de terminacion del item o haga doble click sobre la fecha en el calendarios disponible en el menu desplegable. Fecha de Utilización: Ingrese una fecha que pueda ser buscada y guarde fechas de revisado, fechas de liberación de espacios, o cualquier fecha que elija. Las fechas pueden ser modificadas a lo largo del proceso de venta. Fecha de Expiración: Ingrese la fecha cuando este item no puede ser más usado, o doble click sobre la fecha de utilización desde el calendario en el menú desplegable. Esto es importante porque al ingresar la fecha de expiracion, se evita que los agentes bajen del inventario a la ResCard luego de esta fecha., y ClientBase automáticamente remueve todos los inventarios expirados de cualquier resultado de Búsqueda al ser lanzado desde el botón de ResCard Inventario. Aun podrá buscar por un inventario expirado desde el Administrador de Inventarios, ya que el registro permanece en la base de datos. (Si un inventario tiene la Fecha de Expiración ajustada para hoy, el inventario continuara apareciendo en los resultados de Búsqueda y no se considera expirado hasta el día después de la fecha de expiración.) Región: Esta área incluye un set de regiones predefinido y se completa seleccionando desde el menu desplegable. Destino: Ingrese la región/destino del viaje de una lista detallada en el menú desplegable. Estas entradas son personalizables por el usuario bajo Global Defaults General Setup Campos Definidos por Usuarios ResCard: Destination, o haciendo click sobre la etiqueta de campo azul si asi lo permite. Los Destinos definibles por usuario incluyen también la posibilidad de ser asociados con la Regiones predefinidas. Al momento de crear el inventario, si el campo Región se completa primero, luego en la lista de Destinos del menú desplegable, se incluirá una sub opción de esos Destinos asociados a la Región. Si Allow Freeflow no está seleccionado

4 (obligando a los usuarios a seleccionar desde el menú desplegable) entonces los múltiples Destinos pueden ser seleccionados e insertados en una misma ResCard. # Confirmación: Ingrese un numero de confirmación. PESTAÑA ITINERARIO (SUPERIOR)

5 Algunas agencias desean información detallada para imprimir itinerarios/facturas generados desde la ResCard. Para ingresar información especifica de itinerario, haga click en la pestaña Itinerario y luego en el botón Itinerario y complete los campos deseados: Haga click en Insertar para agregar informacion a la entrada de datos en la pantalla inferior. Para agregar un ítem adicional, haga click en Nuevo. Para editar un ítem, selecciónelo y haga click en Actualizar. Para remover un item haga click en Eliminar.Click FECHAS DE PAGO (SUPERIOR)

6 Deposit Due Date:Desde el menu desplegable junto a Default Date Using, seleccione Current Date, Reservation Create Date, Reservation Start Date, or Reservation End Date. Luego, desde el menú desplegable seleccione el signo de mas o de menos y elija el numero de dias de 1 a 2000 a usar en combinación con el campo Default Date Using. Esta fecha aparece automáticamente en la pestaña de Actividades del Perfil/ResCard y cuando dicha fecha llega, se ve en to-do list. Final Deposit Due Date: Desde el menu desplegable junto a Default Date Using, select Current Date, Reservation Create Date, Reservation Start Date, or Reservation End Date. Luego, desde el menú desplegable, seleccione el símbolo de mas o de menos y elija el numero de días desde 1 a 2000 para usar en combinacion con el campo Default Date Using. Esta fecha aparece automáticamente en la pestaña Actividades del Perfil/ResCard, y cuando llega dicha fecha, en el to-do list del usuario. (Quiere imprimir un reporte de pago final? Este es el campo que toma el reporte) PESTAÑA ITIN/COMENTARIOS FACTURA (SUPERIOR) Ingrese comentarios de forma libre que no aparecen en el itinerario o la factura generada. Use esto como si usara su bloc de notas actualmente ingrese todas sus notas aquí y formaran parte del registro.

7 GRUPOS (SUPERIOR) Asocie multiples nombresde grupos a un inventario. Combinando esta característica con la habilidad de abrir multiples inventarios simultáneamente (ver abajo), le permite reunir registros de inventarios separados, y asi facilitar el proceso de venta y bajar inventarios que están asociados, y al mismo tiempo incluir multiples componentes o proveedores. Note también, que al abrir un inventario desde la ResCard, si el campo correspondiente a Grupo esta complete a nivel de la ResCard, hacienda click en el boton Inventario, el sistema automaticamente filtra el inventario por grupo seleccionado y despliega los resultados de inventarios correspondientes. PESTAÑA DETALLES GENERAL (INFERIOR) Ingrese la cantidad bloqueada, junto con una breve descripción y Category/Deck, Room Type, Class of Service o Tour Name. Las categorías de viaje Aerea, tren y Miscelanea, se populan para tarifa unitaria, mientras que crucero, hotel y tour, populan por tarifa por persona, en base doble. Toda tarifa ingresada a los detalles del inventario, se utiliza luego para crear la tarifa básica por defecto cuando un agente abre un inventario desde el área de ResCards.

8 Cuanto más completa es la información de tarifas en los detalles del inventario, más correcto será la tarifa por defecto cuando los agentes están abriendo un registro del inventario. Por ejemplo: si no se ha ingresado la tarifa para un niño, antes de dejarlo en blanco, es preferible ingresar la tarifa completa para adulto, en caso que uno de los pasajeros sea un niño que se incluye cuando se abre el inventario. (al seleccionar pasajeros, asegúrese de incluir el tipo de pasajero desde el menú desplegable, Adulto, Niño, Infante). Para mejorar la información de tarfas en las facturas de sus clientes, se puede también capturar el detalle de montos en el área de pricing del inventario. Cantidad: Para este registro de inventario, inrese el numero de items disponibles. (Cuando ya no disponga de espacio bloqueado para ofrecer, asegurese de regresar aquí y cambiar la cantidad al número ya vendido. De ese modo, evitara vender accidentalmente del inventario que ya no está disponible para la venta). Vendido/Disponible: Esta área lleva el registro de lo que ha sido vendido y lo que aun está disponible. Luego que el ítem en el inventario ha sido utilizado, los totales se actualizan para reflejar los cambios en el inventario Descripción: Ingrese cualquier tipo de descripción identificatoria de este registro. Puede ser la misma que la descripción ingresada en la sección superior. Class of Service/Category-Deck/Room Type/Tour Name: Dependiendo de la categoria de viaje seleccionada en la seccion superior, complete los datos correctos. Cotizar/Bse/Impuesto/Comision: Para cada item, ingrese la Tarifa Base, Impuesto y Comision en Per Person Based on Double Occupancy, Single Supplement, 3rd/4th/5th Adult Supplement, o Child Rate. Haga click en Insertar para agregar información a los datos ingresados en la pantalla inferior Para agregar un ítem adicional, haga click en Nuevo. Para editar un ítem, selecciónelo, modifique los datos, y haga click en Actualizar. Para eliminar un ítem, selecciónelo, y haga click en Eliminar.. Desglozar: Haga Click en Desglozar para abrir la ventana de desglozar la tarifa total, si desea más detalles para imprimir en el itinerario generado en la ResCard. PESTAÑA ITIN/COMENTARIOS FACTURA (inferior) Ingrese comentarios libremente que aparecerán al generar un Itinerario. PESTAÑA COMENTARIOS DE AGENTE( inferior) Ingrese comentarios, que no aparecerán al generar un Itinerario..