RECTORADO MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 005 Aprobado por Resolución N CU-ULADECH Católica, de fecha 29 de diciembre de 2014.

Transcripción

1 RECTORADO MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 005 Aprobado por, de fecha 29 de diciembre de CHIMBOTE - PERÚ Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 1 de 56

2 ÍNDICE 0. INTRODUCCIÓN 1. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2. VISIÓN Y MISIÓN 3. POLITICA DE CALIDAD 3.1. POLITICA DE CALIDAD CORPORATIVA 3.2. POLITICA DE CALIDAD POR PROCESO 4. OBJETIVOS DE CALIDAD 5. MAPAS DE PROCESOS 5.1. MAPAS DE PROCESO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL 5.2. MAPA DE PROCESO DE LA ESCUELA PROFESIONAL 5.3. MAPA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 6. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN 7. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 2 de 56

3 0. INTRODUCCIÓN El Manual de Calidad tiene como propósito presentar la manera cómo la Universidad ha establecido su sistema de gestión de la calidad, SGC, por lo tanto proporciona una visión del mismo. Incluye los detalles del sistema y procedimientos que actualmente se aplican en la ULADECH Católica y que cumplen con las exigencias del modelo de calidad para la acreditación de carreras profesionales del SINEACE tomando como referencia la norma internacional ISO y la Guía para la acreditación de carreras profesionales universitarias del SINEACE. Este manual desarrolla el alcance, la descripción de la interacción de los procesos del SGC y referencia a los procedimientos documentados como la forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. Estas referencias se harán en el registro de procesos documentados vinculados a los procesos. Los procedimientos documentados aseguran que una tarea se realiza de una forma establecida y para satisfacer algunos requisitos determinados. En el SGC los procedimientos documentados están establecidos en las fichas de procedimientos donde se especifica el objetivo, alcance y el detalle del desarrollo del procedimiento con su respectivo diagrama de flujo. Los procedimientos documentados corresponden a los del SGC y los que son relacionados con los procesos y estándares de calidad. El SGC requiere que las responsabilidades, autoridad y la interrelación entre ellos estén definidas y sea comunicada en la Universidad. En el presente caso se presentará a través de un organigrama que se presenta en este Manual. Las responsabilidades se incluyen en el Reglamento General de la Universidad y en el Reglamento de Organización y Funciones. El Manual muestra la forma cómo se aplica el modelo de acreditación a las actividades relevantes de la Universidad dentro del alcance establecido. El sistema de gestión de calidad define la obligación y responsabilidad para la implementación y mantenimiento de los estándares de calidad del alcance del modelo y de allí, la mejora de la eficacia y la satisfacción de los usuarios: docentes, estudiantes, egresados, administrativos y grupos de interés identificados. El procedimiento de revisión comprende la verificación de la evidencia objetiva y documentada con respecto a la efectividad del SGC, su implementación y revisión continua. Por tanto las revisiones son esenciales para garantizar que el sistema se Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 3 de 56

4 someta a la mejora continua para aprovechar el compromiso y la inventiva de todos los participantes. 1. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD El presente Manual de Calidad abarca los procesos incluidos en el mapa de procesos de gestión institucional, identificados en la matriz de procesos. Los dueños de procesos son los responsables de alcanzar los objetivos de calidad, evidenciándolos en el módulo de sistematización de fuentes de verificación (MOSIF) para su mejor uso en las evaluaciones posteriores. El SGC considera la organización de un proceso de revisiones del cumplimiento de los objetivos de calidad mediante la metodología de la mejora continua y la acción correctiva aplicada por personal interno calificado para realizar dicha labor. Como resultado de las revisiones se generan planes de mejora a cargo de los dueños de los procesos con seguimiento de las comisiones de revisión respectivas. En tal sentido y teniendo en cuenta el modelo de acreditación de carreras profesionales universitarias del SINEACE, los procesos del alcance de éste son: (01) Planificación, (02) organización dirección y control, (03) posicionamiento, (04) formación profesional, (05) investigación, (06) extensión cultural y proyección social, (07) docentes, (08) infraestructura y equipamiento, (09) bienestar universitario (10) recursos financieros y (11) grupos de interés. Están excluidos del SGC el diseño y desarrollo de norma ISO VISIÓN Y MISIÓN VISIÓN ULADECH Católica tiene como visión ser la universidad católica más inclusiva por ofrecer calidad de educación superior a costos accesibles formando capital humano para el bien común, contribuyendo a consolidar el capital intelectual de las organizaciones del sector público y privado. Así mismo produce y difunde conocimiento relevante para el país y el mundo. MISIÓN Como misión, la Universidad promueve la calidad y la mejora continua para formar integralmente a los estudiantes como profesionales competentes en su especialidad, con capacidades investigativas para la solución de problemas Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 4 de 56

5 generadoras del cambio, ciudadanos comprometidos, líderes en el desarrollo sostenible, el cuidado del medio ambiente, manejo de las nuevas tecnologías de la información y comunicación modernas, abiertos al mundo global y, cristianos comprometidos para que en su espíritu humano desarrollen la capacidad de admiración, de intuición, de contemplación y lleguen a ser capaces de formarse un juicio personal y de cultivar el sentido religioso, moral y social para adquirir o profundizar una forma de vida auténticamente cristiana. 3. POLÍTICA DE CALIDAD 3.1. POLÍTICA DE CALIDAD CORPORATIVA POLÍTICA DE CALIDAD La ULADECH CATÓLICA, se enfoca hacia el estudiante que aprende en términos de brindar una formación como capital humano que lo habilite para entrar en el mundo del trabajo como buenos profesionales animado por experimentar la repercusión social de cuando está estudiando, y en la vida social como buenos ciudadanos en cuanto el aprendizaje es una ocasión de servicio a la propia comunidad y de esta manera contribuir a consolidar el capital intelectual de las organizaciones del sector público y privado. Cuenta para ello con un sistema de gestión de la calidad basado en la mejora continua de sus procesos que asegura el cumplimiento de los requisitos básicos de calidad y la acreditación de los niveles de estudios de pregrado y posgrado mejorando continuamente su eficacia; es comunicada y entendida por docentes, estudiantes, egresados y grupos de interés y revisada anualmente para su continua adecuación. Versión Nº 6, POLÍTICA DE CALIDAD POR PROCESOS Las políticas, como propósitos transversales y permanentes adscritos al sistema único de gestión guían la gestión de la Universidad de forma prioritaria, como sigue: PLANIFICACIÓN La planificación estratégica, institucional de las Escuelas Profesionales y de la Escuela de Posgrado se elabora con la participación de sus autoridades y representantes de los estudiantes, docentes, egresados y grupos de interés. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 5 de 56

6 1. La planificación estratégica se orienta por la Política de Calidad de la ULADECH Católica. 2. Los objetivos estratégicos contribuyen al aseguramiento de la calidad y se establecen en los procesos estratégicos identificados. 3. Los objetivos estratégicos deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad. ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL 1. La estructura jerárquica apoya a la estructura por procesos asumiendo la gestión por procesos como un sistema institucional. 2. La estructura de universidad se guiarán por los requisitos legales y reglamentarios vigentes en la ULADECH Católica. 3. La estructura organizativa académica no tendrá más niveles de decisión operativos que las Unidades Jerárquicas Académicas. 4. Los miembros de la estructura jerárquica, tales como: vicerrector, decanos y directores de escuela serán responsables de una Escuela Profesional y el indicador de gestión que deben alcanzar es la acreditación de las unidades académicas que asuman, como muestra de su competencia para ocupar cargos de rector o vicerrector. 5. El desempeño de cargos jerárquicos es en función de competencias que se evidencian por el cumplimiento de metas. 6. La supervisión es función prioritaria y continua de los jefes de las Unidades Jerárquicas usando el módulo digital. 7. La metodología aplicada para la acreditación de la carrera profesional de enfermería será un referente para la acreditación de las carreras profesionales obligatorias y la acreditación institucional. 8. El referente de adecuados niveles de actitudes y comportamientos de docentes, estudiantes, personal administrativo y de apoyo, son los referidos a factores positivos de la cultura organizacional interna, los cuales están definidos en las normatividades de la ULADECH Católica. 9. Las experiencias acumuladas en los procesos de transferencia tecnológica a otras universidades serán usados en la modernización de los módulos del ERP University dentro de la ULADECH Católica. 10. La aplicación de los programas de motivación e incentivos está condicionada por los sistemas de evaluación de docentes, estudiantes y administrativos. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 6 de 56

7 POSICIONAMIENTO 1. La transferencia de tecnología a otras universidades peruanas y/o extranjeras estará condicionada a cubrir los costos del servicio que incluyen las remuneraciones del personal involucrado en los presupuestos como línea de rentabilidad económica y los costos de producción. 2. El desarrollo del sistema de información y comunicación y el uso intensivo de nuevas tecnologías es una prioridad para su transferencia a las universidades y organizaciones nacionales e internacionales. 3. Se prioriza la acreditación de carreras profesionales de acreditación obligatoria en el país y una electiva, así como la acreditación institucional. 4. La fidelización se ejecuta dentro de las Unidades Jerárquicas Académicas. FORMACIÓN PROFESIONAL 1. Se realizarán permanentemente estudios de demanda social y mercado ocupacional de las carreras profesionales y programas de posgrado a fin de decidir por la creación, suspensión o supresión de carreras profesionales y programas de posgrado. 2. Los estudios de demanda social y de mercado ocupacional son ejecutadas desde la sede central. 3. Los procesos de enseñanza aprendizaje están centrados en el estudiante y su incorporación en el medio laboral a través de competencias. 4. Se mantendrán convenios con la Universidad Federal de Rio de Janeiro y la Universidad de Ferrara para e intercambio de docentes y estudiantes favoreciendo el aprendizaje de idioma inglés, portugués e italiano. 5. La reforma curricular se realiza cumpliendo el Reglamento de Lineamiento del Currículo, convirtiéndolos en procesos estratégicos curriculares. 6. Se estandizará el proceso de admisión apoyado por los módulos del ERP University, desde su difusión pública hasta el procedimiento de admisión que incluirá el cumplimiento del perfil del ingresante. 7. Se fortalecerán acciones que favorezcan el acceso a los mejores estudiantes del entorno. 8. Se publicará las disposiciones generales y particulares de las actividades universitarias del estudiante en la página Web de la ULADECH Católica, informando en todos los locales que éste es el medio oficial de publicación de normas actualizadas. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 7 de 56

8 9. Se realiza el seguimiento de la información relativa a la percepción del estudiante con respecto a los requisitos de enseñanza aprendizaje a través de encuestas de satisfacción, encuestas de opinión, entrevistas y el análisis de los indicadores de gestión para la mejora continua. 10. La ejecución de los programas de becas, movilidad académica, bolsas de trabajo y pasantías estará dentro del 10% de los ingresos proyectados en el año por cada unidad académica. 11. Se presentarán informes anuales del seguimiento y evaluación del desempeño de los egresados de todas las carreras profesionales priorizadas para la acreditación en el año para que apoyen el reajuste de componentes curriculares. INVESTIGACIÓN 1. El componente ético es crítico para la continuidad de los docentes investigadores. 2. Se realiza el incentivo a los trabajos de investigación de los docentes con apoyo económico y de movilidad nacional e internacional para la ejecución de los proyectos de investigación alineados a las líneas de investigación aprobadas y otras relacionadas con la solución de la problemática de salud y de la relación universidad-empresa a través de transferencia tecnológica en sistema de información y comunicación. 3. Las líneas de investigación se articulan a las competencias del perfil profesional para su actualización continua e impulsando las actividades de investigación del personal docente o investigador de las carreras profesionales y programas de posgrado, fortaleciendo la adquisición de los derechos de propiedad intelectual de las investigaciones realizadas. 4. Se realiza el seguimiento de la información relativa a la percepción de los estudiantes con respecto a los requisitos de investigación a través de encuestas de satisfacción, encuestas de opinión, entrevistas y análisis de los indicadores de gestión. 5. Se continuará impulsando la difusión y distribución de la Revista Increscendo en forma física y/o digital. EXTENSIÓN CULTURAL Y PROYECCIÓN SOCIAL 1. Se reorganiza el sistema de responsabilidad social en relación a las competencias sociales propuestas por la Carrera Profesional y el Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 8 de 56

9 involucramiento del estudiante en la sociedad como profesional en formación, y del docente según los campos de acción de la carrera profesional, ejecutando y difundiendo proyectos de extensión cultural y proyección social en las asignaturas de responsabilidad social, impulsando la adquisición de los derechos de propiedad intelectual. 2. Se realiza el seguimiento de la información relativa a la percepción de los estudiantes con respecto a los requisitos de la extensión cultural y proyección social a través de encuestas de satisfacción, encuestas de opinión, entrevistas y análisis de los indicadores de gestión. DOCENTES 1. El perfeccionamiento pedagógico y de especialización es una actividad obligatoria de los docentes y administrativos. 2. Se difunde la aplicación de la Norma de Calidad de Asignatura, el Modelo Didáctico ULADECH Católica como base para la orientar las actividades de enseñanza del docente plasmadas en los sílabos-planes de aprendizaje, SPA, aprobados y alineados a los currículos de estudios. 3. La formación y experiencia profesional, el dominio de un idioma, así como la certificación en nuevas tecnologías de la información y comunicación son imprescindibles para la continuidad del docente. 4. La aplicación del enfoque socio-cognitivo centrado en el estudiante a través de las asignaturas, condiciona la continuidad del docente en la Escuela Profesional. 5. La producción del texto de la asignatura se considera una actividad imprescindible del docente. INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO 1. La prioridad de la implementación de la infraestructura y equipamiento se vincula con la acreditación de las unidades académicas. BIENESTAR UNIVERSITARIO 1. La prioridad de programas de bienestar se vincula al estado financiero de cada unidad académica y/o su prioridad de acreditación. 2. Las bibliografías de las asignaturas incluidas en los SPA son consideradas como el elemento estratégico para la gestión del sistema de bibliotecas. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 9 de 56

10 RECURSOS FINANCIEROS 1. Se realizarán auditorías externas anuales de los estados financieros del periodo de ejecución presupuestal. 2. La ejecución económica estará signada por la austeridad y la frugalidad con sentido ético. 3. Se mantiene las auditorías de estados financieros anuales a través de auditores externos. GRUPOS DE INTERÉS 1. Se mantienen informados a los grupos de interés de las actividades que lo vinculan con la ULADECH Católica. 4. OBJETIVOS DE CALIDAD Se proponen los siguientes objetivos de calidad en función de los procesos claves, como sigue: PLANIFICACIÓN 1. Diseñar un proceso estratégico a través de planes estratégicos dinámicos a nivel institucional, Escuelas Profesionales y Escuela de Posgrado, ejecutados a través de planes operativos anuales por todas las unidades administrativas y académicas, contando con un sistema de medición de sus avances a través de indicadores de gestión en el ERP University. ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL 1. Simplificar la estructura jerárquica para su efectivo apoyo a la gestión por procesos. 2. Actualizar los requisitos legales y reglamentarios de acuerdo a los cambios aprobados por la Asamblea Universitaria y en plena observancia de las normas nacionales. 3. Ampliar la gestión por procesos a las unidades académicas. 4. Promover acciones de verificación y revisión de los procesos, así como del sistema de quejas y reclamos para mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. 5. Promover la acreditación de todas las carreras profesionales obligatorias y la acreditación institucional. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 10 de 56

11 6. Promover una cultura organizacional basada en la construcción de factores culturales positivos referidos a adecuados niveles de actitudes y comportamientos en docentes, estudiantes y administrativos compatibles con la gestión por procesos, siguiendo las normatividades de la ULADECH Católica. 7. Modernizar los módulos del sistema de información y comunicación en función de la eficacia de los procesos y la satisfacción de los usuarios. 8. Dinamizar los programas de motivación e incentivos para estudiantes, docentes y administrativos articulándolos al sistema de evaluación respectivo. POSICIONAMIENTO 1. Posicionar a la ULADECH Católica como primera universidad católica inclusiva del Perú a partir de la transferencia de tecnología de la información del ERP University a universidades nacionales y extranjeras, difundiendo sus resultados flanqueados por dicha marca. 2. Vincular a la institución universitaria con sus pares a nivel nacional e internacional e instituciones vinculantes para el intercambio de tecnología de la información, uso intensivo de nuevas tecnologías en el proceso de enseñanzaaprendizaje y gestión universitaria. 3. Promover la acreditación de carreras profesionales y la acreditación institucional por SINEACE como evidencia del aporte significativo al desarrollo del país 4. Promover la fidelización de los estudiantes de las unidades académicas a partir de la concienciación sobre los medios que contribuyen a su mejor formación profesional y de la ejecución del sistema de tutoría. FORMACIÓN PROFESIONAL 1. Establecer que los criterios para la creación y supresión de carreras profesionales y programas de posgrado estén vinculados a las necesidades del desarrollo social, científico y tecnológico por satisfacer en las áreas del conocimiento que promueve ULADECH Católica, en coordinación con el Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria (SUNEDU) 2. Promover estudios de demanda social y mercado ocupacional de las unidades académicas para orientar el crecimiento de la matrícula y alcanzar un promedio de sesenta mil (60000) matrículas por ciclo académico programado al culminar el periodo. 3. Reformar los diseños curriculares de las carreras profesionales, segunda especialidad profesional, maestrías y doctorados a través del enfoque basado Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 11 de 56

12 en competencias de acuerdo al Reglamento de Lineamiento del Currículo, convirtiéndolos en procesos estratégicos curriculares. 4. Impulsar la internacionalización de las carreras profesionales y programas de postgrado para el intercambio de docentes y estudiantes favoreciendo el aprendizaje de idioma inglés, portugués e italiano. 5. Orientar el proceso de admisión, en su difusión pública de acuerdo a las normas de INDECOPI y realizar la selección del estudiante de una manera eficaz para que cumpla con el perfil del ingresante requerido por la carrera profesional o programa de posgrado. 6. Implementar acciones que contribuyan a la promoción de los mejores estudiantes del entorno sin discriminación por discapacidad física, condición económica, racial y orientación sexual. 7. Actualizar en forma continua las disposiciones generales y particulares que norman el desempeño del estudiante manteniéndolo permanentemente informado de las mejoras que se incluyan. 8. Evaluar la percepción del estudiante, docente y administrativo con respecto a los requisitos de enseñanza aprendizaje. 9. Vincular la ejecución de los programas de becas, movilidad académica, bolsas de trabajo y pasantías a la realidad presupuestal del 10% de los ingresos proyectados en el año. 10. Realizar ajustes en tiempo y forma sobre los distintos componentes de las carreras profesionales y programas de posgrado a partir del seguimiento y evaluación del desempeño de los egresados. INVESTIGACIÓN 1. Promover la mejora continua de la eficacia de la investigación a través de la ejecución de supervisiones y revisiones que respondan a criterios éticos y metodológicos. 2. Promover el diseño de líneas de investigación orientadas a resolver la problemática de salud y de la vinculación universidad-empresa a través de transferencia tecnológica en el sistema de información y comunicación. 3. Promover las líneas de investigación articuladas a las competencias del perfil profesional de cada Carrera Profesional. 4. Promover la ejecución de trabajos de investigación orientados por las líneas de investigación aprobadas para Carreras Profesionales y programas de posgrado, en el marco de la demanda del proceso de formación profesional. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 12 de 56

13 5. Evaluar la percepción del estudiante respecto a los requisitos de investigación. 6. Ampliar la difusión de investigaciones a través de la Revista Increscendo aplicando un adecuado plan de distribución física y/o digital. EXTENSIÓN CULTURAL Y PROYECCIÓN SOCIAL 1. Reformar el sistema de responsabilidad social permitiendo la ejecución, evaluación y difusión de proyectos de extensión cultural y proyección social en función de la formación en capacidades sociales de los estudiantes y docentes acordes con los campos de acción de las carreras profesionales. 2. Evaluar la percepción del estudiante, docente y grupos de interés respecto a los requisitos de extensión cultural y proyección social. DOCENTES 1. Profundizar el perfeccionamiento pedagógico y la especialización de los docentes en función del cumplimiento del sistema de evaluación docente vinculado a la calidad de las asignaturas y el acceso a incentivos. 2. Evaluar la eficacia de la implementación del sistema de evaluación de la labor de extensión cultural y proyección social del docente 3. Revisar en forma continua las normas y procedimientos que orientan las actividades de enseñanza de los docentes de las carreras profesionales y programas de posgrado, con un enfoque al estudiante y la calidad del servicio formativo que se imparte. 4. Asegurar la selección, ratificación y promoción docente en base a la normatividad vigente y perfil docente en la asignatura. 5. Evaluar al docente en la aplicación del enfoque socio-cognitivo como requisito indispensable de su condición docente. 6. Producir libros (UTEX) de todas las asignaturas tomando como base los textos que los docentes desarrollan para su asignatura. INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO 1. Completar las necesidades de infraestructura física y tecnológica, así como su respectivo equipamiento para satisfacer a los usuarios. BIENESTAR UNIVERSITARIO 1. Vincular el acceso a programas de bienestar universitario de acuerdo al estado financiero de cada unidad académica. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 13 de 56

14 2. Vincular el sistema de bibliotecas a los requerimientos de bibliografía de las asignaturas según los currículos de estudio de cada unidad académica a fin de que su gestión sea eficaz. RECURSOS FINANCIEROS 1. Evaluar el avance de la ejecución presupuestaria por unidad académica a través de los reportes digitales de indicadores financieros. 2. Publicar los resultados de las auditorías externas anuales durante las sesiones de la Asamblea Universitaria ampliada con representantes de estudiantes, docentes, egresados y grupos de interés. GRUPOS DE INTERÉS 1. Contar con una evaluación permanente y pública del avance y cumplimiento de los términos de los convenios suscritos con los grupos de interés. 2. Estrechar los vínculos con los grupos de interés a través de la planificación de actividades. 5. MAPAS DE PROCESOS Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 14 de 56

15 5.1. MAPA DE PROCESOS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL MAPA DE PROCESOS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 15 de 56

16 5.1. MAPA DE PROCESOS DE ESCUELAS PROFESIONALES MAPA DE PROCESOS DE ESCUELAS PROFESIONALES Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 16 de 56

17 5.2. MAPA DE PROCESO DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD MAPA DE PROCESOS DE GESTIÓN DE CALIDAD Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 17 de 56

18 Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 18 de 56 MACROPROCESO: ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL CÓDIGO FPGC-005 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD VERSIÓN 2.0 OBJETIVO Planear, organizar, coordinar y hacer seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad. ALCANCE Aplica a todas las Unidades Operativas de la Universidad en la Sede Central, Centros Académicos y Filiales. DUEÑO DE PROCESO Gerente de Calidad. PROVEEDOR ENTRADA SUBPROCESOS/ETAPAS PHVA SALIDA USUARIO Asamblea Universitaria. Plan Estratégico Institucional. Consejo Modelo de PLANIFICACIÓN DEL Mapa de Proceso. Universitario. Acreditación SISTEMA DE GESTIÓN DE P Ficha de Proceso. Sistema de Gestión Consejo de CONEAU. Facultad. Plan Estratégico de CALIDAD Formatos S1, S2, S3 de Calidad. elaborados. Director de Escuela. Escuela Profesional. Gerente de Calidad. CONEAU. Plan Operativo de Carrera Profesional. Presidente de Comisión de Revisiones de Procesos de Autoevaluación y Acreditación. Auditor Interno. Presidente de Comisión de Revisión de Planes. Gerente de Calidad. Usuario (administrativos y docentes de la universidad). Rectorado. Coordinador de Plan de Acreditación. Plan de Trabajo de Revisión. Evidencias. Plan de Auditoría. Informe de Hallazgos. Auditorías Internas planificadas. Solicitud de modificación de documento. Registro identificado. REVISIÓN DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS HV HV H Auditorías Internas Programadas. Informe de Hallazgos. Informe de cumplimiento de Plan de Trabajo. Informe de Cierre de Auditoría. Plan de Acción. FORMGC-173 Formato S4: Registro de Revisión de Acciones Correctivas. Informe de Cierre de Auditoría. Modificación de documento aprobada. Documento publicado. Registro almacenado. Registro recuperado. Comisión de Revisión de Planes. Auditado. Comisiones de Revisión del Sistema de Gestión de Calidad. Dueños de Proceso. Carrera Profesional. Gerente de Calidad. Comunidad Universitaria.

19 Tecnología Web. Jefe de División de Sistemas. Gerente de Calidad. Plan de Difusión del Sistema de Gestión de Calidad. DIFUSIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PH Informe de Evaluación del Plan de Difusión. Carrera Profesional. Gerente de Calidad. Sistema de Gestión de Calidad. Comisiones de Revisión del Sistema de Gestión de Calidad. Plan de Capacitación del Sistema de Gestión de Calidad. Políticas de Calidad. Objetivos de Calidad. Resultados de auditorías. Reportes de quejas y reclamos. Revisión del cumplimiento de acuerdos de la Revisión del SGC por la dirección del año anterior. CAPACITACIÓN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN INDICADORES Eficacia del sistema de gestión de calidad. PROCEDIMIENTOS PRGC-022 Planificación del Sistema de Gestión de Calidad. PRGC-032 Difusión del Sistema de Gestión de Calidad. PRGC-033 Capacitación en el Sistema de Gestión de Calidad. EMITE: REVISA: Gerente de Calidad Sistema de Gestión de Calidad PH HVA Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad. FORMGC-174 Formato S5: Registro de Revisión por los Responsables del Sistema. FORMGC-004 Acta de Reunión. APRUEBA: Rector Comunidad Universitaria. Sistema de Gestión de Calidad. Carrera Profesional. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 19 de 56

20 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código: PRGC OBJETIVO: Describir las actividades para la planificación del Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE: Aplica a todas las unidades operativas de la Universidad. 3. DEFINICIONES: a. Calidad: Grado en que un conjunto de rasgos diferenciadores inherentes a la educación superior cumplen con una necesidad o expectativa establecida. En una definición laxa, se refiere al funcionamiento ejemplar de una institución de educación superior. Propiedad de una institución o programa que satisface criterios previamente establecidos en un sistema de evaluación y/o acreditación. b. Difusión: Proceso de propagación o divulgación de conocimientos, noticias, actitudes, costumbres, modas, etc. 4. RESPONSABLE: Gerente de Calidad: Directo responsable de hacer cumplir las actividades establecidas en el presente procedimiento. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: N ACTIVIDADES RESPONSABLE 1 Elaboración de la Documentación para la Implementación del Sistema de Gestión de Calidad: El Gerente de Calidad, en base al Plan Estratégico Institucional, el Modelo de Acreditación de CONEAU y el Plan de Funcionamiento y Desarrollo Institucional, planifica el proceso de Sistema de Gestión de Calidad en lo cual se incluye la elaboración y mejora de los formatos de Estructura de un Proyecto de Implementación de un Sistema (S1), Registro de Planificación de Objetivos (S2) y Registro de Gestión de Recursos (S3); por Carrera Profesional, además del Mapa de Procesos y Ficha de Proceso alineado a los reglamentos de la ULADECH Católica. Gerente de Calidad DOCUMENTO DE REFERENCIA Plan Estratégico Institucional. Modelo de Acreditación CONEAU. Plan Estratégico de la Escuela Profesional. Plan Operativo de la Carrera Profesional. FORMGC-153 Formato S1: Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 20 de 56

21 Estructura de un Proyecto de Implementación de un Sistema. FORMGC-154 Formato S2: Registro de Planificación de Objetivos. 2 Revisión de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad: El Presidente de Comisión de Revisión de Planes hace una verificación minuciosa de la documentación en base a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad dando su aprobación de la misma o notificando su rechazo para modificaciones. Presidente de Comisión de Revisión de Planes FORMGC-155 Formato S3: Registro Gestión de Recursos. Mapa de Proceso elaborado. Ficha de Proceso elaborada. Si se rechaza la aprobación se pasa al punto N 3 de lo contrario se procede con el punto N 4. Formatos S1, S2, S3 elaborados. 3 Notificación de Rechazo: El Gerente de Calidad es notificado del rechazo de la aprobación con respecto a la documentación de implementación de su proceso, para lo cual tiene opción a levantar las observaciones y modificaciones correspondientes. Gerente de Calidad 4 Difusión del Sistema de Gestión de Calidad: Se elabora, ejecuta, evalúa y notifica el Plan de Difusión del Sistema de Gestión de Calidad. Gerente de Calidad Ver Descripción de Procedimiento: PRGC-032 Difusión del Sistema de Gestión de Calidad. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 21 de 56

22 6. FLUJOGRAMA: Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 22 de 56

23 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO DIFUSIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código: PRGC OBJETIVO: Describir las actividades para la difusión del Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE: Aplica a todas las unidades operativas de la Universidad. 3. DEFINICIONES: a. Difusión: Proceso de propagación o divulgación de conocimientos, noticias, actitudes, costumbres, modas, etc. 4. RESPONSABLE: Gerente de Calidad: Directo responsable de hacer cumplir las actividades establecidas en el presente procedimiento. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: N ACTIVIDADES RESPONSABLE 1 Elaboración del Plan de Difusión: El Gerente de Calidad elabora un Plan de Difusión. Gerente de Calidad DOCUMENTO DE REFERENCIA 2 Difusión del Sistema de Gestión de Calidad: El Gerente de Calidad difunde el Sistema de Gestión de Calidad en base al plan de difusión elaborado. Gerente de Calidad Plan de Difusión del Sistema de Gestión de Calidad. 3 Evaluación de Difusión del Sistema de Gestión de Calidad: Una vez difundido el Sistema de Gestión de Calidad, el Gerente de Calidad evalúa la difusión y emite un informe. Gerente de Calidad 4 Notificación de Informe de Evaluación del Plan de Difusión: Se notifica el informe de evaluación del plan de difusión a las Carreras Profesionales. Carrera Profesional Informe de Evaluación del Plan de Difusión. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 23 de 56

24 6. FLUJOGRAMA: Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 24 de 56

25 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Código: PRGC OBJETIVO: Describir las actividades para el diseño y programación de planes de capacitación; y actualización permanente a la comunidad universitaria en temas correspondientes al Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE: Aplica a toda la comunidad universitaria de la Universidad. 3. DEFINICIONES: a. Capacitación: Conjunto de actividades orientadas a proporcionar, mantener y desarrollar los conocimientos de la persona, con la finalidad de que se desempeñe adecuadamente en su puesto de trabajo. La capacitación puede realizarse a través de cursos formales, internos o externos, charlas o autoestudio. 4. RESPONSABLE: Gerente de Calidad: Directo responsable de hacer cumplir las actividades establecidas en el presente procedimiento. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: N ACTIVIDADES RESPONSABLE 1 Elaboración de Plan de Capacitación: El Gerente de Calidad elabora el plan de capacitación en el cual se incluye a todos los administrativos y docentes inmersos en el Sistema de Gestión de Calidad. Si el Plan de Capacitación es aprobado se pasa al punto N 3, de lo contrario se pasa al punto N 2. Gerente de Calidad DOCUMENTO DE REFERENCIA FORMGC-152 Plan de Capacitación. 2 3 Notificación de Rechazo: En caso de rechazarse el plan, el Gerente de Calidad es notificado para levantar las correcciones y volver a presentarlo. Aprobación de Plan de Capacitación: Rectorado aprueba el plan de capacitación y lo deriva a la Coordinación de Formación Continua. Gerente de Calidad Rectorado Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 25 de 56

26 4 Registro de Plan de Capacitación: La Coordinación de Formación Continua registra el plan de capacitación en el caso de las capacitaciones programadas, pero también registra las capacitaciones externas no programadas aprobadas por el Sistema de Gestión de Calidad y Rectorado. Coordinador de Formación Continua 5 Ejecución del Plan de Capacitación: El Sistema de Gestión de Calidad ejecuta el plan de capacitación. Gerente de Calidad Plan de Capacitación elaborado. 6 Evaluación de Plan de Capacitación: El Sistema de Gestión de Calidad evalúa el plan de capacitación con la finalidad de proponer mejoras en el mismo. Gerente de Calidad 6. FLUJOGRAMA: Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 26 de 56

27 MACROPROCESO: ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL PROCESO: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO FPGC-035 CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESO: REVISIÓN DE PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN VERSIÓN 2.0 OBJETIVO Asegurar la autoevaluación de las Carreras Profesionales con fines de acreditación y mejora continua de los procesos. ALCANCE Aplica a todos los procesos institucionales de la Universidad. DUEÑO DE PROCESO Presidente de Comisión de Revisiones del Proceso de Autoevaluación y Acreditación. PROVEEDOR ENTRADA SUBPROCESOS/ETAPAS PHVA SALIDA USUARIO Presidente de Comisión de Plan de Revisiones del Acreditación. Auditoría Programada. Proceso de PLANIFICACIÓN P Plan de Trabajo de Auditoría Planificada. Autoevaluación y Revisión. Acreditación. Comité Interno. Auditor Interno. Auditor Interno. Auditoría aperturadas. EJECUCIÓN DE AUDITORÍA H Informe de Hallazgos. Plan de Acción. Comité Interno. Auditor Interno. Presidente de Comisión de Revisión de Autoevaluación y Acreditación. Informe de Cierre de Auditoría. Evidencias de auditorías realizadas. CIERRE DE AUDITORÍA INDICADORES Ver Indicadores de FPGC-005 Sistema de Gestión de Calidad. PROCEDIMIENTOS PRGC-023 Revisión del Proceso de Autoevaluación y Acreditación. EMITE: REVISA: Presidente de Comisión de Revisiones del Sistema de Gestión de Calidad Proceso de Autoevaluación y Acreditación VA Informe de Cierre. Informe de cumplimiento de Plan de Trabajo. APRUEBA: Rector Presidente de Comisión de Revisiones del Proceso de Autoevaluación y Acreditación. Comisión de Revisión de Planes. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 27 de 56

28 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO REVISIÓN DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN Código: PRGC OBJETIVO: Describir las actividades para revisión del proceso de Autoevaluación y Acreditación. 2. ALCANCE: Aplica a todos los Comités Internos de las Carreras Profesionales y Dueños de Proceso de la Universidad. 3. DEFINICIONES: a. Autoevaluación: También se denomina autoestudio o evaluación interna. Es un proceso participativo interno de reflexión y evaluación, que, siguiendo una metodología previamente fijada, busca mejorar la calidad. Da lugar a un informe escrito sobre el funcionamiento, los procesos, recursos, y resultados, de una institución o programa de educación superior. Cuando la autoevaluación se realiza con miras a la acreditación, debe ajustarse a criterios y estándares establecidos por la agencia u organismo acreditador. b. Acreditación: Reconocimiento o certificación temporal de la calidad de una institución de educación superior o de un programa educativo, que se basa en un proceso previo de evaluación. El proceso es llevado a cabo por una agencia externa. La acreditación supone la evaluación respecto de estándares y criterios de calidad establecidos previamente por una agencia u organismo acreditador o por una autoridad oficial educativa. c. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios acordados. d. Auditor Interno: Docente designado para evaluar la aplicación del instructivo y proponer oportunidades de mejora en la adecuación, ejecución y verificación del plan de aprendizaje. e. Hallazgo de Auditoría: Resultado de la evaluación de la evidencia recopilada frente a los criterios de auditoría. f. MAIC: Módulo de Auditorías Internas de Calidad, del ERP University. 4. RESPONSABLE: Presidente de Comisión de Revisiones del Proceso de Autoevaluación y Acreditación: Directo responsable de hacer cumplir las actividades establecidas en el presente procedimiento. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 28 de 56

29 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: N ACTIVIDADES RESPONSABLE Elaboración de Plan de Acreditación: El Presidente de Comisión de Revisiones del Proceso de Autoevaluación y Acreditación elabora el Plan de Acreditación el cual tiene una duración de 5 años, donde se detalla la priorización de carreras. Elaboración de Plan de Trabajo de Revisión: El Presidente de Comisión de Revisiones del Proceso de Autoevaluación y Acreditación elabora el plan de trabajo de revisión. El plan de hace cuatrimestral y sólo para las carreras con prioridad. Revisión de Plan de Trabajo de Revisión: La Comisión de Revisión de planes revisa el plan de trabajo de revisión. En el caso de ser aprobado se pasa al punto N 4, de lo contrario se regresa al punto N 2, para aplicar las modificaciones indicadas. Presidente de Comisión de Revisiones del Proceso de Autoevaluación y Acreditación Presidente de Comisión de Revisiones del Proceso de Autoevaluación y Acreditación Comisión de Revisión de Planes DOCUMENTO DE REFERENCIA Programación de Auditorías Internas: El Presidente de Comisión de Revisiones del Proceso de Autoevaluación y Acreditación preside una reunión con el equipo de auditores internos, en la cual se hace una programación de las auditorías internas. Planificación de Auditoría Programada: El Auditor Interno planifica la auditoría en base a una revisión documentaria. Apertura de Auditoría: El Auditor Interno apertura la auditoria en el MAIC. Realización de Auditoría: El Auditor Interno realiza la auditoría in situ y asincrónica. Elaboración de Informe de Hallazgos: El Auditor Interno al término de la auditoria elabora un informe de Hallazgos. Presidente de Comisión de Revisiones del Proceso de Autoevaluación y Acreditación Auditor Interno Auditor Interno Auditor Interno Auditor Interno Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 29 de 56

30 9 Notificación de auditoría realizada: El auditado es notificado a través del MAIC. Auditado Informe de Hallazgos. 10 Elaboración de Plan de Acción: El auditado elabora un Plan de Acción y lo envía por intermedio del MAIC, al auditor para su aprobación. Auditado FORMGC-016 Plan de Acción. 11 Revisión de Plan de Acción: El Auditor Interno revisa el Plan de Acción. Si lo aprueba se pasa al punto N 12, de lo contrario se retorna al punto N 10. Auditor Interno Plan de Acción elaborado. 12 Seguimiento de la ejecución de Plan de Acción: El Auditor Interno hace un seguimiento basado en 2 revisiones, en las cuales se detallan observaciones las cuales deben ser levantadas por los auditados. Auditor Interno 13 Elaboración de Informe de Cierre de Auditoría: El Auditor Interno elabora un informe de cierre de auditoria. Auditor Interno 14 Notificación de auditorías realizadas: Los Auditores Internos envían los informes de auditorías realizada al Presidente de Comisión de Revisiones del Proceso de Autoevaluación y Acreditación adjuntando evidencias, las cuales son enviadas en físico o por algún medio electrónico. Presidente de Comisión de Revisiones del Proceso de Autoevaluación y Acreditación Evidencias de Auditoría. 15 Emisión de Informe de cumplimiento de Plan de Trabajo: El Auditor Líder, en este caso el Presidente de Comisión de Revisiones del Proceso de Autoevaluación y Acreditación, emite un informe de cumplimiento de plan de trabajo dirigido a la Presidente de Comisión de Revisión de Planes. Presidente de Comisión de Revisiones del Proceso de Autoevaluación y Acreditación 16 Registro de Informe de cumplimiento de Plan de Trabajo: El Presidente de Comisión de Revisión de Planes registra el informe de cumplimiento de Plan de Trabajo. Comisión de Revisión de Planes Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 30 de 56

31 6. FLUJOGRAMA: Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 31 de 56

32 MACROPROCESO: ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL PROCESO: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO FPGC-036 CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESO: MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA VERSIÓN 2.0 OBJETIVO Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad implementado y asegurar la conformidad. ALCANCE Aplica a todos los procesos institucionales. DUEÑO DE PROCESO Presidente de Comisión de Revisión de Planes. PROVEEDOR ENTRADA SUBPROCESOS/ETAPAS PHVA SALIDA USUARIO Presidente de Comisión de Revisión de Planes. Comisión de Revisión de Sistema de Gestión de Calidad. Comisión de Revisión de Planes. Procedimiento: PRGC-024 Gestión de Auditorías Internas de Calidad. Todos los procesos institucionales. Supervisor de Aplicación de Encuestas e Indicadores. Plan de Auditoría. Ejecución de Auditoría. Ejecución de Plan de Acción. Reporte de No Conformidades. Reporte de Acciones Correctivas. Reporte de Acciones Preventivas. Programación de Encuestas. Ver Indicadores de FPGC-005 Sistema de Gestión de Calidad. GESTIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD CONTROL DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN Y CONTROL DE INDICADORES DE PROCESOS INDICADORES PHV HV VA Planificación de Auditorías Internas de Calidad. Informe de Hallazgos. Análisis Causa Raíz. Plan de Acción. Informe de Cierre de Auditoría. Resultado de evaluación de efectividad de acciones correctivas y preventivas. Reporte de resultados. Indicadores de gestión. Gerente de Calidad. Dueño de Proceso auditado. Procedimiento: PRGC-025 Control de No Conformidades, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. Comisión de Revisión de Planes. Sistema de Gestión de Calidad Proceso: FPGC-039 Revisión por la Dirección. Dueño de Proceso. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 32 de 56

33 PROCEDIMIENTOS PRGC-024 Gestión de Auditorías Internas de Calidad. PRGC-025 Control de No Conformidades, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. PRGC-026 Medición de la Satisfacción y Control de Indicadores de Procesos. EMITE: REVISA: Presidente de Comisión de Revisión de Planes Sistema de Gestión de Calidad APRUEBA: Rector Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 33 de 56

34 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Código: PRGC OBJETIVO: Describir las actividades para gestionar las auditorías internas de calidad. 2. ALCANCE: Aplica a todas las Comisiones de Revisiones del Sistema de Gestión de Calidad y Dueños de Procesos. 3. DEFINICIONES: a. Acción Correctiva de Calidad: Es la acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable para que no vuelva a repetirse. b. Acción Preventiva de Calidad: Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable para prevenir que suceda. c. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios acordados. d. Hallazgos de Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. e. No Conformidad: La no conformidad se define como el no cumplimiento de los requerimientos. Los requerimientos son las exigencias que demandan cualquiera de las cláusulas de los estándares. Todo lo que está debidamente documentado debe ser implantado, por lo tanto, el que no cumpla con lo documentado automáticamente implica una no conformidad. La no conformidad es el incumplimiento de un requisito establecido en los documentos normativos de la ULADECH Católica. f. Observación: Comprobación de hechos efectuada en el marco de un proceso de auditoría y sustentada por evidencias objetivas. g. Plan de Auditoría: Descripción de las actividades in situ y arreglos para una auditoría. 4. RESPONSABLE: Presidente de Comisión de Revisión de Planes: Directo responsable de hacer cumplir las actividades establecidas en el presente procedimiento. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 34 de 56

35 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: N ACTIVIDADES RESPONSABLE Planificación de Auditorías Internas de Calidad: Las auditorías internas de calidad son planificadas en el módulo de auditorías internas de calidad (MAIC). Ejecución de Auditoría Interna: Las auditorías internas de calidad son ejecutadas de acuerdo a lo planificado. Remisión de Informe de Hallazgos a dueño de proceso: El auditor interno emite el informe de hallazgos al dueño de proceso auditado. Revisión de Informe de Hallazgos: El dueño de proceso auditado revisa el informe de hallazgos emitido por el auditor en el módulo de auditorías internas de calidad (MAIC). Si la acción a tomar es una Acción Correctiva se pasa al punto N 5, y si es una Corrección o Acción Preventiva se pasa al punto N 6. Comisiones de Revisión de Sistema de Gestión de Calidad Comisiones de Revisión de Sistema de Gestión de Calidad Comisiones de Revisión de Sistema de Gestión de Calidad Dueño de Proceso DOCUMENTO DE REFERENCIA Informe de Hallazgos. Informe de Hallazgos. 5 Elaboración de Análisis Causa-Raíz: El dueño de proceso auditado elabora el análisis de causa raíz de la no conformidad detectada. Dueño de Proceso FORMGC-016 Plan de Acción. 6 Elaboración de Plan de Acción: El dueño de proceso auditado elabora el plan de acción en el módulo de auditorías internas de calidad (MAIC). Dueño de Proceso FORMGC-173 Formato S4: Registro de Revisión de Acciones Correctivas. 7 8 Revisión de Plan de Acción: El auditor interno revisa y aprueba el plan de acción elaborado por el auditado. Ejecución de Plan de Acción: El dueño de proceso auditado ejecuta el plan de acción de Comisiones de Revisión de Sistema de Gestión de Calidad Dueño de Proceso FORMGC-325 Formato S4-1. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 35 de 56

36 acuerdo a las fechas programadas Seguimiento de ejecución de Plan de Acción: El auditor interno realiza el seguimiento de la ejecución del plan de acción. Elaboración de Informe de Cierre de Auditoría: El auditor interno elabora el informe de cierre de la auditoría interna al proceso y envía al dueño de proceso auditado. Comisiones de Revisión de Sistema de Gestión de Calidad Comisiones de Revisión de Sistema de Gestión de Calidad 11 Notificación de Cierre de Auditoría: El auditor interno notifica al dueño de proceso auditado del cierre de auditoria interna. Dueño de Proceso Informe de Cierre de Auditoría. 12 Control de No Conformidades, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas: Se realiza un control de la efectividad de las acciones tomadas para contrarrestar las no conformidades. Presidente de Comisión de Revisión de Planes Ver Descripción de Procedimiento: PRGC-025 Control de No Conformidades, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 36 de 56

37 6. FLUJOGRAMA: Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 37 de 56

38 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO CONTROL DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS Código: PRGC OBJETIVO: Describir las actividades para el control de no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas. 2. ALCANCE: Aplica a todas las Unidades Operativas en Sede Central, Centros Académicos y Filiales de la Universidad. 3. DEFINICIONES: a. Acción Correctiva: Es la acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable para que no vuelva a repetirse. b. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable para prevenir que suceda. c. No Conformidad: La no conformidad se define como el no cumplimiento de los requerimientos. Los requerimientos son las exigencias que demandan cualquiera de las cláusulas de los estándares. Todo lo que está debidamente documentado debe ser implantado, por lo tanto, el que no cumpla con lo documentado automáticamente implica una no conformidad. La no conformidad es el incumplimiento de un requisito establecido en los documentos normativos de la ULADECH Católica. 4. RESPONSABLE: Presidente de Comisión de Revisión de Planes: Directo responsable de hacer cumplir las actividades establecidas en el presente procedimiento. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: N ACTIVIDADES RESPONSABLE 1 Generación de Reporte de No Conformidades: Se genera un reporte de No Conformidades de las auditorías. En el caso de presentarse un Plan de Acción se pasa al punto N 2 y punto N 3 de forma paralela, de lo contrario se pasa al punto N 5. Presidente de Comisión de Revisión de Planes DOCUMENTO DE REFERENCIA FORMGC-016 Plan de Acción. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 38 de 56

39 2 Generación de Reporte de Acciones Correctivas: Se genera un reporte de Acciones Correctivas de las auditorías. Se pasa al punto N 4. Presidente de Comisión de Revisión de Planes 3 Generación de Reporte de Acciones Preventivas: Se genera un reporte de Acciones Preventivas de las auditorías. Se pasa al punto N 4. Presidente de Comisión de Revisión de Planes 4 Evaluación de efectividad de acciones correctivas y preventivas: La Comisión de Revisión de Planes evalúa la efectividad de las acciones correctivas y preventivas. Presidente de Comisión de Revisión de Planes 5 Revisión por la Dirección: Revisión anual encabezada por el Sistema de Gestión de Calidad. Presidente de Comisión de Revisión de Planes Ver Descripción de Procedimiento: PRGC-034 Revisión por la Dirección. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 39 de 56

40 6. FLUJOGRAMA: Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 40 de 56

41 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN Y CONTROL DE INDICADORES DE PROCESOS Código: PRGC OBJETIVO: Describir las actividades para la medición de la satisfacción en base a encuestas y el control de indicadores de procesos de la Universidad. 2. ALCANCE: Aplica a todas las Unidades Operativas en Sede Central, Centros Académicos y Filiales. 3. DEFINICIONES: a. Encuesta: Una encuesta es la averiguación, acopio de datos mediante consultas e instrumentos por los cuales se averigua la opinión de los encuestados. b. Indicador de Gestión: Son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto y/u organización. Permite medir el grado de ajuste a los objetivos y criterio de calidad que corresponde al estándar. c. MOSIF: Módulo de Sistematización de Fuentes de Verificación, del ERP University. 4. RESPONSABLE: Supervisor de Aplicación de Encuestas e Indicadores: Directo responsable de hacer cumplir las actividades establecidas en el presente procedimiento. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: N ACTIVIDADES RESPONSABLE 1 2 Programación de encuestas: El supervisor de aplicación de encuestas e indicadores programa y apertura las encuestas. Notificación de apertura de encuestas: Los dueños de proceso son notificados de las encuestas aperturadas. Supervisor de Aplicación de Encuestas e Indicadores Dueño de Proceso DOCUMENTO DE REFERENCIA 3 Aplicación de encuestas: Los dueños de proceso aplican las encuestas a docentes, estudiantes y administrativos según lo requiera su proceso. Se pasa al punto N 4 y punto N 5 de forma paralela. Dueño de Proceso Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 41 de 56

42 4 5 6 Generación de Reporte de Resultados: El supervisor de aplicación de encuestas e indicadores genera reporte de resultados luego del cierre de las encuestas. Generación de Indicadores de Gestión: El supervisor de aplicación de encuestas e indicadores genera reporte de indicadores de gestión luego del cierre de las encuestas. Enlace de reportes a MOSIF: Los dueños de proceso enlazan los reportes generados al MOSIF de acuerdo al indicador correspondiente. Supervisor de Aplicación de Encuestas e Indicadores Supervisor de Aplicación de Encuestas e Indicadores Dueño de Proceso 6. FLUJOGRAMA: Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 42 de 56

43 MACROPROCESO: ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL PROCESO: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO FPGC-037 CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESO: CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS VERSIÓN 2.0 OBJETIVO Asegurar que los documentos del sistema de gestión de calidad de la Universidad se preparen, revisen, aprueben, publiquen, distribuyan, conserven y administren de forma correcta. ALCANCE Aplica a todos los procesos de la Universidad y a todas las Unidades Operativas de la misma. DUEÑO DE PROCESO Gerente de Calidad. PROVEEDOR ENTRADA SUBPROCESOS/ETAPAS PHVA SALIDA USUARIO Documento Aprobado Usuario Solicitud de Coordinación de y Publicado. (Administrativos y creación de nuevo Tecnología Web. Resolución de Docentes documento. Personal CONTROL DE DOCUMENTOS HV Aprobación. autorizados). Solicitud de Administrativo y Modificación de Gerente de Calidad. modificación de Docente. documento Rector. documento. Grupos de Interés. rechazada. División de Sistemas. Información registrada en ERP University. Identificación De registros. Ver Indicadores de FPGC-005 Sistema de Gestión de Calidad. PRGC-027 Control de Documentos. PRGC-028 Control de Registros. EMITE: Gerente de Calidad CONTROL DE REGISTROS INDICADORES PROCEDIMIENTOS REVISA: Sistema de Gestión de Calidad HV Registro Almacenado. Registro Recuperado. APRUEBA: Rector Usuario. Comunidad Universitaria. Grupos de Interés. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 43 de 56

44 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Código: PRGC OBJETIVO: Describir las actividades para el control de la documentación de la Universidad. 2. ALCANCE: Aplica a todas las Unidades Operativas en Sede Central, Centros Académicos y Filiales de la Universidad. 3. DEFINICIONES: a. Documentos: Es cualquier medio utilizado para transmitir información referente a una actividad o proceso y que requiere una acción consciente para alterarse. Ejemplos: Manuales de todo tipo, procedimientos, especificaciones, instrucciones de trabajo, normas, películas, archivo electrónico, etc. b. MOCDR: Modulo de Control de Documentos y Registros, del ERP University. 4. RESPONSABLE: Gerente de Calidad: Directo responsable de hacer cumplir las actividades establecidas en el presente procedimiento. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: N ACTIVIDADES RESPONSABLE Elaboración o Modificación de Documento: El usuario elabora el nuevo documento, o solicita la petición de cambio de uno ya existente. DOCUMENTO DE REFERENCIA 1 Si la modificación es para Instructivos de Trabajo (ITGC) o Formatos (FORMGC) se pasa al punto N 2 de lo contrario se pasa al punto N 5. Revisión de Documento: El Sistema de Gestión de Calidad hace una revisión del documento. Usuario ITGC-098 Control de Documentos y Registros. 2 Si se aprueba el nuevo documento o el cambio del ya existente se pasa al punto N 3, de lo contrario se regresa al punto N 1. Gerente de Calidad Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 44 de 56

45 Aprobación de Documento: El Sistema de Gestión de Calidad aprueba el documento. Publicación de Documento: El Sistema de Gestión de Calidad modifica el documento o lo crea en su defecto y lo publica en el MOCDR. Revisión de Documento: Rectorado revisa los documentos en el caso de Manual de Calidad, Política de Calidad, Reglamentos, MOF, MOP y Norma de Calidad de Asignatura. Si se aprueba el nuevo documento o el cambio del ya existente se pasa al punto N 6, de lo contrario se retorna al punto N 1. Aprobación de Documento: Rectorado aprueba el cambio del documento. Publicación en Página Web: La Coordinación de Tecnología Web publica los documentos correspondientes en la página web institucional. Gerente de Calidad Gerente de Calidad Rectorado Rectorado Coordinador de Tecnología Web Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 45 de 56

46 6. FLUJOGRAMA: Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 46 de 56

47 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Código: PRGC OBJETIVO: Describir las actividades para el control de los registros de las Unidades Operativas. 2. ALCANCE: Aplica a todas las Unidades Operativas en Sede Central, Centros Académicos y Filiales de la Universidad. 3. DEFINICIONES: a. Registro: Es un documento que contiene la evidencia de los resultados obtenidos en las mediciones, inspecciones, ensayos, auditorías y evaluaciones realizadas para verificar la conformidad del Sistema de gestión de la Calidad con los requisitos normativos. Los registros pueden ser de dos tipos, escritos en papel o computacionales, grabados en un medio electrónico. Los registros llenos no podrán ser modificados.. 4. RESPONSABLE: Usuario: Directo responsable de hacer cumplir las actividades establecidas en el presente procedimiento. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: N ACTIVIDADES RESPONSABLE Identificación de Registro: El usuario hace la identificación del registro. DOCUMENTO DE REFERENCIA 1 Si el registro es físico se pasa al punto N 2, y si es electrónico se pasa al punto N 3. Usuario 2 3 Archivo de Registro: El usuario archiva y custodia sus registros. Almacenamiento del Registro: La División de Sistemas almacén los registros electrónicos de las distintas unidades operativas. Usuario Jefe de División de Sistemas ITGC-098 Control de Documentos y Registros. 4 Protección de Registro: La División de Sistemas protege los registros electrónicos. Jefe de División de Sistemas Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 47 de 56

48 5 6 Recuperación de Registro: Cuando sea requeridos los registros electrónicos, el mismo usuario los recuperará por intermedio de los diversos módulos del ERP University. Disposición de Registro: El Usuario dispone del registro electrónico. Usuario Usuario 6. FLUJOGRAMA: Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 48 de 56

49 MACROPROCESO: ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL PROCESO: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO FPGC-039 CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESO: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN VERSIÓN 2.0 OBJETIVO Comprobar el desempeño anual del Sistema de Gestión de Calidad. ALCANCE Aplica al Sistema de Gestión de Calidad y Alta Dirección de la Universidad. DUEÑO DE PROCESO Gerente de Calidad. PROVEEDOR ENTRADA SUBPROCESOS/ETAPAS PHVA SALIDA USUARIO Alta Dirección. Planificación anual de revisión por la dirección. PLANIFICACIÓN P Reunión fijada para revisión por la dirección. Sistema de Gestión de Calidad. Gerente de Calidad. Comisiones de Revisión del Sistema de Gestión de Calidad. Políticas de Calidad. Objetivos de Calidad. Resultados de auditorías. Reportes de quejas y reclamos. Revisión del cumplimiento de acuerdos de la Revisión del SGC por la dirección del año anterior. Ver Indicadores de FPGC-005 Sistema de Gestión de Calidad. PRGC-034 Revisión por la Dirección. EMITE: Gerente de Calidad REVISIÓN INDICADORES PROCEDIMIENTOS HVA REVISA: Sistema de Gestión de Calidad FORMGC-174 Formato S5: Registro de Revisión por los responsables del sistema. FORMGC-004 Acta de Reunión. APRUEBA: Rector Rector. Comunidad Universitaria. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 49 de 56

50 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Código: PRGC OBJETIVO: Describir las actividades para la revisión al Sistema de Gestión de Calidad por parte de la Dirección de la ULADECH Católica con el fin de asegurar la adecuación y eficacia del mismo. 2. ALCANCE: Aplica a todos los procesos de la Universidad y Miembros del Sistema de Gestión de Calidad. 3. DEFINICIONES: a. CONEAU: La Comisión Nacional de Evaluación y Acreditación Universitaria es un organismo descentralizado que funciona en jurisdicción del Ministerio de Educación de la Nación. Creada con la finalidad de contribuir al mejoramiento de la educación universitaria. b. Revisión por la Dirección: Revisión periódica del SGC para la mejora de su eficacia y de los procesos que la integran para implementar y mantener el SGC y mejorar continuamente su eficacia aumentando la satisfacción de los estudiantes, docentes, administrativos, egresados y grupos de interés mediante el cumplimiento de los estándares del modelo de calidad.. 4. RESPONSABLE: Gerente de Calidad: Directo responsable de hacer cumplir las actividades establecidas en el presente procedimiento. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: N ACTIVIDADES RESPONSABLE 1 Organización De revisión de Sistema de Gestión de Calidad: Se planifica la revisión anual que se dará. Gerente de Calidad DOCUMENTO DE REFERENCIA 2 Revisión de Sistema de Gestión de Calidad: El Gerente de Calidad conjuntamente con los miembros del Sistema de Gestión de Calidad revisan el proceso de Sistema de Gestión de Calidad apoyándose en el Formato S2 emitido en la etapa de Planificación. Gerente de Calidad y Comisiones de Revisión del Sistema de Gestión de Calidad FORMGC-154 Formato S2: Registro de Planificación de Objetivos. FORMGC-174 Formato S5: Registro de Revisión por los Responsables del Sistema. Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 50 de 56

51 3 Elaboración de registro de revisión por los responsables del sistema: Se elabora un registro de revisión por los responsables del sistema, lo cual se plasma en el Formato S5, requerido por CONEAU. Gerente de Calidad y Comisiones de Revisión del Sistema de Gestión de Calidad 6. FLUJOGRAMA: 6. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN 6.1. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Las responsabilidades, autoridad y la interrelación entre éstas están definidas en el Reglamento General y Reglamento de Organización y Funciones y comunicada a través de la página Web de la Universidad. Esquemáticamente se presenta la estructura organizativa en el gráfico, que sigue: Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 51 de 56

52 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA ULADECH CATÓLICA Asamblea Universitaria Consejo Universitario Rector Consejos de Facultad Decanos Escuela de Posgrado Vicerrectorado de Investigación Gerencia de Calidad Dirección de Responsabilidad Social Dirección de Innovación Pedagógica Escuela Profesional de Administración Escuela Profesional de Administración Turística Escuela Profesional de Contabilidad Escuela Profesional de Derecho Escuela Profesional de Educación Escuela Profesional de Educación en Ciencias Religiosas Escuela Profesional de Enfermería Escuela Profesional de Farmacia y Bioquímica División de Sistemas División de Registros Académicos División Financiera División de Marketing División de Personal División de Bienestar Coordinaciones de Centros Acad. y Filiales Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 52 de 56 Escuela Profesional de Ingeniería Civil Escuela Profesional de Ingeniería de Sistemas Escuela Profesional de Obstetricia Escuela Profesional de Odontología Escuela Profesional de Psicología

53 7. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN El SGC de la Universidad plasma los procesos documentados en la caracterización de los macroprocesos, procesos y subprocesos que permiten la identificación de elementos esenciales necesarios para llevar a cabo el proceso y la definición de las principales características del proceso facilitando su entendimiento, gestión y el control de sus interrelaciones como parte de un sistema. Los procedimientos permiten una definición clara e inconfundible de los pasos consecutivos para iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operación relacionada con el proceso, los elementos técnicos a emplear, las condiciones requeridas, los alcances, limitaciones fijadas y el personal que interviene. PIRAMIDE DE ESTRUCTURA DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Manual de Calidad Caracterización: Macroproceso Proceso Subproceso Procedimiento Instructivo de Trabajo Formato. Indicadores. Registros. Los registros son un tipo especial de documento. Se necesita mantener registros para demostrar el cumplimiento con los requisitos o estándares de los usuarios universitarios y grupos de interés. Son útiles para la mejora continua así como datos para mejorar el proceso. En la Universidad los documentos y registros se presentan en formato digital. JDG/. Chimbote, Diciembre de Versión : 005 Cód: GCORP-MC F. Implementación: 29/12/2014 Pag. 53 de 56