[NOMBRE DE LA COMPAÑIA] MANUAL PARA CREAR UN PLAN DE DEFENSA DE LOS ALIMENTOS [NÚMERO DE DOCUMENTO]

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1 Manual de Defensa de Alimentos [NOMBRE DE LA COMPAÑIA] MANUAL PARA CREAR UN PLAN DE DEFENSA DE LOS ALIMENTOS [NÚMERO DE DOCUMENTO] [FECHA] POR [AUTOR] Aprobado por: Nombre/Fecha

2 Revisado por: Nombre/Fecha Historia de revisiones Revisión Fecha Descripción Documento nuevo Definiciones: - Defensa de los alimentos, consiste en prevenir, reducir o responder a la contaminación deliberada de alimentos causada por una serie de posibles agentes amenazantes. Las cuales representan actos criminales que tienen la intención premeditada de hacer daño. - Inocuidad de alimentos, se refiere a la contaminación accidental de los alimentos durante el procesamiento o almacenamiento por peligros biológicos, químicos o físicos. - Seguridad alimentaria, es asegurar que las personas tienen en todo momento, acceso físico y económico, a suficientes alimentos, inocuos y nutritivos, para satisfacer sus necesidades alimentarias y sus preferencias en cuanto a los alimentos a fin de llevar una vida activa y sana. - HACCP, Análisis de peligros y puntos críticos de control. Es un enfoque sistemático de prevención de problemas con el fin de asegurar la producción de productos alimenticios que sean inocuos para el consumo. Se utiliza el sistema HACCP en la industria alimentaria a fin de detectar posibles peligros para la seguridad alimentaria, con el propósito de que las acciones claves, conocidas como Puntos Críticos de Control (PCC's) se pueden tomar para reducir o eliminar el riesgo de que los peligros sucedan. Es preciso señalar que debido a la diferencia entre el término inocuidad de alimentos y defensa de los alimentos, el plan HACCP de una planta NO deberá utilizarse para sustituir el plan de defensa de los alimentos. El plan de defensa de los alimentos se refiere a los procesos descritos en este manual. Los mismos se basan en estándares nacionales/internacionales/internos.

3 Aplicabilidad Este documento presenta el programa de defensa de los alimentos para la empresa [nombre de la empresa]. El mismo aplica a todos los procesos relacionados con la elaboración de nuestros productos, incluyendo recibo de materia prima y empaque, almacenamiento y distribución de los productos terminados. Propósito El plan de defensa de los alimentos busca identificar las medidas preventivas que podrían tomar los operarios del establecimiento para reducir los riesgos de adulteraciones, manipulación malintencionada a los productos, así como de otras acciones maliciosas, criminales o terroristas en la cadena de suministros de alimentos. Compromiso Políticas o Programas escritos de defensa de los alimentos La empresa [nombre] se compromete a crear, establecer e implementar un plan de defensa de los alimentos el cual asegura la producción de alimentos de alta calidad previniendo daños malintencionados. A continuación se muestran las políticas y programas escritos que posee nuestra empresa y que conciernen al plan de defensa de alimentos. Todos los empleados deberán conocer y ser capacitados en los siguientes programas y políticas (referirse a documento, DA-1). Programa/Política Propósito Número de referencia Responsabilidad de la Gerencia La defensa de los alimentos de nuestros productos es responsabilidad de todos en la empresa. La gerencia tiene la responsabilidad de establecer los mecanismos para facilitar la participación

4 activa de todos en la ejecución del plan de defensa de los alimentos. Para esto se ha establecido la siguiente estructura organizacional. [Incluir un diagrama de la estructura organizacional donde se establezca claramente quienes son las personas encargadas del plan de defensa de los alimentos. Asignar la responsabilidad general de la defensa de los alimentos a un solo empleado, quien comprenda las necesidades de seguridad de las instalaciones. Se recomienda que se incluya en el Manual la descripción del trabajo (job description) de aquellas personas que dirigen los esfuerzos de defensa de los alimentos en la planta.] Definir el equipo de defensa de alimentos Ø Recomendaciones:

5 - El equipo deberá ser multifuncional (si la planta procesadora se divide en distintos departamentos, incluir preferiblemente integrantes de los distintos departamentos). - Seleccionar empleados responsables y confiables, que puedan llevar a cabo las tareas asignadas y dispuestos a participar y aportar beneficios al equipo. Es de suma importancia que el equipo sea dedicado y que halla buena comunicación entre los integrantes. El reemplazo frecuente de miembros del equipo puede dificultar el permanecer concentrados y unidos. - Adiestrar a los miembros del equipo de defensa de alimentos de la planta es vital al momento de establecer un programa. Esto puede lograrse con recursos de la planta o de una fuente externa. Cada miembro del equipo necesita tener un entendimiento básico de defensa de alimentos y de los métodos específicos usados en su planta. - Deben delegarse responsabilidades a varios empleados una vez el programa se desarrolle. - Es recomendable incluir o hacer partícipe de su plan de defensa a un asesor legal/ consultor de la planta o El asesor legal debe estar consciente de las decisiones tomadas por el equipo de defensa de alimentos de la planta y de cómo afectan el negocio. o Existen varias repercusiones legales al tomar o no tomar ciertas acciones durante situaciones específicas de seguridad o de emergencia. o El asesor legal debe mantener actualizado al equipo en cuanto a leyes locales, estatales y federales, ya que éstas pueden tener impacto sobre las políticas que posee la empresa que se refieren a los empleados, visitantes y derechos de los mismos. Ø Responsabilidades del equipo: - Deberá evaluar, implementar y manejar varios componentes de seguridad en las instalaciones. - Minimizar los riesgos identificados en la evaluación de vulnerabilidades. El equipo también manejará y hará que se cumplan los pasos establecidos en el programa. - Determinar un nivel de vulnerabilidades de seguridad física basado en el nivel de amenaza de las instalaciones. - Asegurar que las normas de la compañía están implementadas. - Asegurar que se lleven a cabo las políticas y programas establecidos para el programa de defensa de alimentos de la planta.

6 - El coordinador del plan de defensa de alimentos dirigirá al equipo cuando ocurran eventos de seguridad, cuando haya reuniones o cuando deban revisarse los programas y las políticas. - Asegurarse que se haya desarrollado un programa efectivo de defensa de alimentos de la planta y que se siga. o El plan no debe entorpecer las operaciones diarias en las instalaciones, ya que si se desarrolla un programa de seguridad que sea muy rígido y que entorpezca o detenga la producción, los empleados harán caso omiso de éste para asegurar que la producción continúe eficientemente. Si esto ocurre la planta no tendrá un programa de defensa de alimentos exitoso. Ø Algunas labores que deben ser abordadas por el equipo: - Políticas y procedimientos para la verificación de antecedentes de los empleados. - Supervisión de las operaciones de vigilancia en la planta. - Inspecciones de las cercas y los terrenos exteriores. - Inspecciones programadas y mantenimiento de la iluminación. - Políticas y procedimientos para el control de transporte. - Políticas y procedimientos para el control de la entrada de visitantes. - Diseño, mantenimiento y procedimientos para los sistemas de cámaras de seguridad (televisión en circuito cerrado). - Uniformes e identificaciones para empleados - Entrada y acceso para empleados - Capacitación y conciencia en defensa de alimentos de la planta para los empleados. - Determinación de efectividad de seguridad de las puertas exteriores. - Manejo de los sistemas de control de acceso electrónico (si aplica). - Diseño, mantenimiento y procedimientos para los sistemas de alarma. - Manejo y control de llaves - Procedimientos de seguridad para áreas sensibles. - Temas de seguridad asociados con subcontratistas y personal de entrega. - Comunicación con la policía local Parte I Plan de Defensa de los alimentos Se pueden establecer dos equipos en el plan de defensa de alimentos de la compañía: El equipo de defensa de la planta y El equipo de manejo de crisis. El mismo equipo que se

7 establezca como equipo de defensa de la planta puede ser el mismo equipo de manejo de crisis, todo depende de la cantidad y disponibilidad de los empleados de la planta. A. Equipo de Defensa de Alimentos Nombre Título/Posición Descripción de trabajo Juan del Pueblo Gerente de calidad Coordinador del plan de defensa de alimentos. Capacitación y conciencia en seguridad de la planta Juanita del Barrio Gerente de mantenimiento Celular: # teléfono Personal/casa: Trabajo: para los empleados. Manejo y control decelular: llaves. Personal/casa: Trabajo: María del Campo Recursos humanos Políticas ycelular: procedimientos para el control de la entrada depersonal/casa: visitantes. Trabajo: *Recuerde: Los miembros del equipo pueden tener más de una responsabilidad (todo depende de la carga de trabajo y/o tiempo que posean)* Incluir en un párrafo una breve descripción de la función de este equipo de defensa y con qué frecuencia se reúnen. Ejemplo: El equipo se reúne semanalmente para discutir las políticas, los programas y los procedimientos de seguridad de la planta. Los miembros del equipo revisan la documentación recolectada durante esa semana para asegurar que esta completa. Las medidas de control de vulnerabilidades que han sido establecidas son revisadas para ver su efectividad. De ser necesario se recomiendan cambios y se establecen medidas correctivas. Todos los cambios y resultados generados durante estas reuniones son documentados. B. Equipo de manejo de crisis

8 Nombre Título/Posición Descripción de trabajo Celular: # teléfono Personal/casa: Trabajo: Incluir en un párrafo una breve descripción de la función de este equipo de manejo de crisis y con qué frecuencia se reúnen. Ejemplo: El equipo se reúne mensualmente para discutir todos los cambios en procesamiento, productos, seguridad, personal del equipo o incidentes ocurridos. Todos los nuevos miembros del equipo son adiestrados. Los resultados generados en estas reuniones son documentados. Se podría definir una crisis como un estado de emergencia o de dificultad en el cual se ve alterado uno o más aspectos del estado de producción normal de la empresa que puede traer repercusiones económicas, morales, sociales y legales. Algunos ejemplos de una crisis podrían ser: retiro de producto, explosión en la empresa, incendio en la empresa, enfermedad o muerte de un consumidor a causa de su producto, la integridad de los empaques de producto terminado ha sido adulterada, entre otras. Descripción de las instalaciones

9 Ejemplo: Esta es una pequeña planta de sacrificio y/o procesadora de producto (carne/huevo/etc.) ubicada en una zona rural/urbana. Es un negocio familiar que cuenta con # de empleados. Describa brevemente que hace su planta. Diagrama de flujo general de la planta Favor bosqueje un diagrama de flujo genérico de la(s) operación(es) que se llevan a cabo en su planta. Este diagrama facilitará la tarea del equipo de defensa de alimentos al momento de evaluar las vulnerabilidades presentes en el proceso. Parte II

10 Evaluación de vulnerabilidades Puede hacer uso de una Lista de control para la autoevaluación de la seguridad alimentaria de la industria. Con esta lista evaluará los alrededores de la planta, el interior, el proceso, los empleados, etc. También, si están disponibles, pueden evaluar los planos de las facilidades. Luego de evaluar las vulnerabilidades/riesgos que pueda tener la planta establezca medidas de control. Objetivo número 1- Garantizar la seguridad general interna Seguridad general interior Vulnerabilidades Posibles medidas de seguridad Objetivo número 2 Garantizar la seguridad de las operaciones de sacrificio

11 Seguridad del sacrificio Ejemplos de vulnerabilidades Posibles medidas de seguridad Objetivo número 3 Garantizar la seguridad de procesamiento Seguridad del procesamiento Ejemplos de vulnerabilidades Posibles medidas de seguridad

12 Objetivo número 4 Garantizar la seguridad de almacenamiento Seguridad del almacenamiento Ejemplos de vulnerabilidades Posibles medidas de seguridad Objetivo número 5 - Garantizar la seguridad general exterior Seguridad general exterior Ejemplos de vulnerabilidades Posibles medidas de seguridad

13 Objetivo número 6 Garantizar la seguridad del envío y recepción Seguridad del envío y recepción Ejemplos de vulnerabilidades Posibles medidas de seguridad Objetivo número 7-Garantizar la seguridad del agua y el hielo Seguridad del hielo y el agua Ejemplos de vulnerabilidades Posibles medidas de seguridad

14 Parte III Establecer Plan de defensa de alimentos En la sección anterior (Parte II) el equipo de defensa de alimentos identificó las vulnerabilidades de su planta y propusieron posibles medidas de seguridad para el control de las mismas. En esta sección, el equipo de defensa de alimentos, establecerá las medidas de seguridad para el control de las vulnerabilidades identificadas, que considere más efectivas, de menor costo económico para la planta y que realmente pondrá en práctica para que el plan de defensa de alimentos sea uno efectivo. A continuación se muestra un ejemplo general de los aspectos que debe cubrir su plan de defensa de alimentos. Recuerde que muchas de las medidas de seguridad que usted tome contarán con documentos de apoyo, debe incluir su número de referencia o título de documento en esta sección. Y recuerde, muy importante, tenerlos disponibles en un lugar accesible porque en caso de que ocurra un incidente de gran magnitud, éstos pueden ser su salvavidas. 1. Medidas de seguridad en el interior de la planta Objetivo: Proteger el producto de la adulteración intencional en el área de proceso, de almacenaje y área interior en general de la planta. 1.1 Empleados Los empleados son capacitados en todos los programas y políticas que posee la empresa (especifique referirse a: documentos de apoyo/ capacitación en Defensa de alimentos, etc). Personal de supervisión monitorea a los mismos en sus áreas de trabajo. 1.2 Contratistas Se les brinda a contratistas políticas de la planta donde especifica tipo de privilegios para los contratistas (Programa/política, número de referencia). 1.3 Visitantes Se limita el acceso a los visitantes a las áreas sensibles de la empresa. Se estableció sistema de registro de visitantes (formulario DA-#) y éstos son escoltados en todo momento mientras estén en la planta. 1.4 Almacenamiento de agentes químicos La empresa mantiene los agentes químicos asegurados bajo llave. Solo personal autorizado tiene acceso a los mismos. Se capacita a los empleados autorizados en el programa DA-#. Se lleva inventario de los mismos, formulario DA-# y se controla su uso, DA-#. 1.5 Almacenamiento de etiquetas La empresa mantiene las etiquetas almacenadas bajo llave. Se mantiene inventario de las mismas (DA-#) y hoja de uso (DA-#). 1.6 Almacenamiento de materia prima Personal autorizado se encarga de mantener el inventario de la materia prima recibida y verificar la integridad de los empaques de la misma. Documento de apoyo #.

15 1.7 Almacenamiento de producto terminado Personal autorizado se encarga del almacenamiento y despacho del producto terminado. Se lleva registro de todo producto terminado almacenado (referirse a documento de apoyo). Se verifica la integridad del empaque de todo producto terminado periódicamente. 1.8 Seguridad en área de sacrificio Seguridad en área de procesamiento Se limita la entrada al área de procesamiento solo a personal autorizado. Se colocaron carteles en la puerta de entrada al área de procesamiento que restringen el acceso solo a personal autorizado. Se limita la entrada de artículos personales por lo empleados y visitantes a esta área (política #). Se brinda supervisión a los empleados en el área de proceso Seguridad del agua El agua utilizada para proceso es agua potable, se realizan las pruebas de calidad requeridas por el departamento de salud ( frecuencia?- Documento de apoyo?) Se colocó llave para limitar acceso al agua de la cisterna, a la misma se le da mantenimiento (documento de apoyo). 2. Medidas de seguridad en el exterior de la planta Objetivo: Proteger el acceso de personas sin autorización a la planta o la entrada de materiales no apropiados para la seguridad de la planta y el suministro de alimentos. 2.1 Seguridad física en el exterior La planta cuenta con sistema de alarma de seguridad que alerta en caso de que alguien intente entrar a la planta de manera forzada en horas no laborables. La planta cuenta con servicio de guardia de seguridad, referirse a DA-#. Se han protegido las puertas y ventanas con rejas y candados para evitar escalamiento. Solamente personal autorizado posee llaves de las puertas y candados y se lleva inventario de las mismas (referirse a documento DA-#). El establecimiento cuenta con sistema de cámaras de seguridad, buena iluminación en la noche (Formulario de mantenimiento de iluminación, DA-#). Entre otros. 2.2 Seguridad del envío y recepción Recepción: No se recibe materia prima sin la debida verificación (documento de apoyo) y solo se aceptan entregas de materia prima que hayan sido programadas, se pide cartas de garantías (documento de apoyo), se completan los debidos registros (documentos de apoyo). Se realiza compra de materiales solamente a vendedores reconocidos. Se realiza inventario de empaques y pedidos y se examina la integridad del empaque. Envío: Hay empleados designados para despacho y entrega por órdenes llevando contabilidad (documento de apoyo). Se lleva registro de las personas que reciben y distribuyen el producto (documento de apoyo). Los choferes son capacitados y certificados en el programa de buenas prácticas de transporte y defensa de alimentos (documentos de apoyo). 2.3 Manejo seguro de correspondencia Se ha creado una política sobre manejo de correo y los empleados designados son orientados y capacitados en el

16 mismo para evitar el acceso de correspondencia sospechosa a las instalaciones de proceso de la planta (referirse a documento DA-#). 3. Medidas de acción en caso de que ocurran incidentes Objetivo: Poder responder de la manera más rápida posible a algún incidente o evento que ponga en riesgo a su planta y el suministro de alimentos, por ende la seguridad del consumidor. 3.1 Se han establecido los diferentes protocolos a seguir en caso de que ocurra algún incidente (DA-# y DA-#), alguna queja del consumidor (DA-# y DA-#), llamada de amenaza y extorsión (DA-#). 3.2 Se ha establecido un equipo de manejo de crisis (o el equipo de defensa de alimentos) el cual sigue el protocolo DA-# (u otro) en caso de que ocurra algún evento (crisis) y existe una lista de números de contacto en caso de emergencia (referirse a apéndice). 3.3 Programa de retiro del producto del mercado/trazabilidad Referirse a documento DA-# y DA-#. 3.4 Otros protocolos para manejo de emergencias Parte IV

17 Proceso de Verificación Lleve a cabo pruebas trimestrales como fin de probar y verificar la efectividad de su plan de defensa de alimentos. Algunos ejemplos de pruebas o simulacros: verificar el estado de las entradas que deben estar cerradas, verificar el respeto a las políticas de la compañía por parte de los empleados en cuanto a traer objetos no permitidos a las áreas de proceso, verificar si se mantienen los registros de materiales peligrosos al día, realizar un ejercicio de retiro de producto ficticio, etc. Se debe documentar lo encontrado en las pruebas en el formulario DA-# (Verificación del plan de defensa de alimentos trimestral) y luego enumerar las acciones correctivas para prevenir recurrencias. Proceso de Revisión Este documento se revisará por lo menos anualmente para cotejar su validez y actualizarlo, según corresponda, de forma tal que refleje los cambios y mejoras realizadas a consecuencia de auditorias internas o externas, investigaciones, resultados de acciones correctivas, quejas o reclamaciones de clientes. Además tiene que revisar el plan cuando ocurre la adición de un producto nuevo, cambio de suplidores, cambios en los procesos, adición de nuevas tecnologías o cualquier otro evento que así lo requiera. La revisión será responsabilidad de [Persona o posición designada por la gerencia]. Referirse a formulario DA-#. Control de Documentos La responsabilidad del control de documentación recae sobre [el/la asistente administrativo del departamento de Control de Calidad]. Los documentos y formularios oficiales se guardarán [en las estaciones de documentación en las áreas designadas, copias electrónicas].

18 Registros [Describir donde se guardarán los registros, cual es el proceso de firmas necesarios, por cuanto tiempo, quien es la persona responsable, etc.] Ejemplo: 1. Lista de los registros que aplican al plan de Defensa de Alimentos, referirse a Índice de documentos del plan de defensa de alimentos: DA-0. (Hoja de visitas, Inventario de sustancias químicas, MSDS, Guías de seguridad para los visitantes, formulario de quejas, etc). 2. Dónde los guardan (protección). 3. Cada cuanto tiempo los revisan. 4. Por cuánto tiempo guardará los documentos (Recomendación de FSIS: 1 año para cualquier tipo de producto y 2 años para productos congelados y estables en el estante. Tenerlos en un lugar disponible, de fácil acceso por lo menos 6 meses). Apéndice

19 Lista de contactos Números telefónicos Deberán figurar en el plan los contactos actualizados de seguridad nacional del gobierno estatal y federal y las autoridades de salud pública. Además deberán incluirse en la lista de contactos las autoridades locales y las oficinas del FBI. Esta lista deberá actualizarse con frecuencia. Deberán detallarse en el plan los procedimientos para notificar a las autoridades apropiadas y a los oficiales de salud pública cuando se reciba una amenaza de defensa de los alimentos o cuando se observe evidencia real de manipulación sospechosa de un producto. Mantenga esta lista disponible, cerca de los teléfonos para que sirva de referencia rápida en caso de que ocurra algún incidente. A. Autoridades a contactar en caso de emergencia Persona, Agencia u organización Número de teléfono Contacto de emergencia en la planta Departamento de policía local/estatal Departamento de Salud local/estatal Bomberos Inspector de USDA FSIS a cargo de la planta Oficina de Defensa de los alimentos y(800) (contestación personal las 24 horas). preparación en casos de emergencia FSIS USDA Oficina nacional del inspector general de lahotline las 24 horas: (800) USDA Clientes Proveedores/suplidores Otro B. Contactos de la empresa

20 16 Nombre Teléfono