Gestión de TEXTOS en Documentos Oficiales. BACHILLERATO

Transcripción

1 S.I.C.E. - Sistema de Información de Centros Educativos Educación Secundaria Dirección General de Infraestructuras y Servicios Servicio de Coordinación de Tecnologías de la Información y la Comunicación CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Comunidad de Madrid Gestión de TEXTOS en Documentos Oficiales. BACHILLERATO 1. INTRODUCCIÓN SELECCIÓN DE ALUMNADO REGISTRO DE DATOS EXPEDIENTE ACADÉMICO E HISTORIAL ACADÉMICO EMISIÓN DEL EXPEDIENTE ACADÉMICO EMISIÓN / IMPRESIÓN DEL HISTORIAL ACADÉMICO CIERRE DE DOCUMENTOS OFICIALES UTILIZACIÓN DE TEXTOS PREDEFINIDOS... 8

2 1. INTRODUCCIÓN En determinados documentos oficiales de evaluación del alumno, de carácter individual, se contempla la posibilidad de incluir texto de edición abierta para expresar diversas situaciones de ámbito académico o personal. Algunas de estas anotaciones no pueden elaborarse completamente de forma automática con datos registrados en la aplicación SICE y requieren la intervención del centro. Resulta necesario poner a disposición de los gestores de la aplicación en el centro un procedimiento para poder realizar este requerimiento y para esto se ha implementado en SICE la funcionalidad que posibilita la tarea. En BACHILLERATO, inicialmente se aplica a los documentos Expediente Académico e Historial Académico y posteriormente, se irá completando para cualquier documento del alumno que pueda contener información editable. 2. SELECCIÓN DE ALUMNADO La entrada en la funcionalidad requiere seleccionar previamente al alumno del que se va a COMPLETAR un documento con texto editado por el centro. Esto se realiza mediante el mismo acceso del que dispone la aplicación para entrar en la FICHA del alumno. Alumnos --> Ficha del Alumno Imagen 1 Inicialmente todos los datos estarán VACÍOS, salvo el de Curso Académico, que contendrá el curso seleccionado en la aplicación. La secuencia de selección dependerá de si se trata de localizar un alumno concreto o a todos los de un Grupo a) Seleccionar alumnos por grupo. BACHILLERATO - Gestión de textos en Documentos Oficiales 08-julio-2011 Página 2 de 2

3 - Fijar primero el Curso Académico, si es distinto del mostrado: escribir el año inicial sobre la primera casilla (el año final cambiará automáticamente al salir del cuadro). - Utilizar el desplegable de Grupo, para seleccionar el que interese y pulsar el botón <Buscar> Se obtendrá la relación de alumnos del grupo seleccionado. b) Seleccionar alumnos por características personales. Se puede poner alguno de los datos de alumno y pulsar el botón <Buscar>. Expediente: Se refiere al número de expediente del alumno en el centro. (También número de matrícula ) NIA: Número de Identificación del Alumno en la Comunidad de Madrid. (Cuando esté operativo) Apellidos y nombre: pueden utilizarse de forma incompleta. El botón <Borrar>, limpiará los datos en pantalla y se podrá iniciar una nueva búsqueda. En la lista de alumnos, hay que posicionarse en el que interese pulsar en <Completar documentos oficiales> Esta es la pantalla de control y selección de alumnos a la que se volverá cuando se salga de la pantalla propia para completar los documentos. Por esto puede resultar conveniente tener alumnos seleccionados por Grupo en la relación de búsqueda, ya que permitirá volver a seleccionar otro alumno con parecidas características. 3. REGISTRO DE DATOS Se accede a esta pantalla según se describe en el apartado anterior. En la parte superior se muestran los datos de identificación del alumno seleccionado para completar alguno de los documentos configurados en el sistema. Imagen 2 En la ventana de la izquierda podemos observar las distintas ETAPAS EDUCATIVAS para las que el sistema tiene establecidos documentos oficiales con cuadros editables, de acuerdo con sus respectivas normativas. Naturalmente, como el alumno seleccionado está matriculado en el centro en la Etapa BACHILLERATO, será esa la entrada en la que podremos trabajar, para cada uno de los Documentos oficiales que estén disponibles. En las demás etapas educativas, aun en el caso de que sean visibles los documentos, no se podrán realizar modificaciones. Al desplegar el elemento marcado en la imagen, obtendremos algo parecido a lo que sigue: BACHILLERATO - Gestión de textos en Documentos Oficiales 08-julio-2011 Página 3 de 3

4 Imagen 3 En el documento que hemos desplegado, Expediente Académico, podemos observar todos los TÍTULOS de los CUADROS o espacios en los que podemos registrar información, de acuerdo a lo establecido en la normativa sobre este documento. Los nombres que los identifican son los que se contienen en el modelo de la normativa o, en caso de que sean muy largos, una descripción abreviada. Normalmente se presentarán en el ORDEN en que constan en el modelo normativo. Conviene tener delante el modelo para ver dónde se va a imprimir la información que se grabe. Estos TÍTULOS o entradas de primer nivel para cada documento, están establecidos por la aplicación y no pueden modificarse. El centro debe decidir en cuál de ellas se va a registrar información. Para introducir texto, debe seleccionarse el TÍTULO deseado y pulsar el botón de <Alta> en la parte inferior derecha. Se abrirá una ventana de edición de texto en la que se podrá escribir lo que proceda. Al pulsar el botón validar (verde) de la ventana se guardará la información que se haya introducido y en la pantalla de trabajo se observará una nueva ENTRADA en el nivel inferior del TÍTULO: Imagen 4 Cada entrada se nombra con la fecha y el centro que la da de alta. En caso de traslado, lo que anote el segundo centro irá en una entrada independiente y no podrá modificar lo introducido por el centro de procedencia. BACHILLERATO - Gestión de textos en Documentos Oficiales 08-julio-2011 Página 4 de 4

5 4. EXPEDIENTE ACADÉMICO E HISTORIAL ACADÉMICO La información que se registra en estos "apartados" editables debe ser gestionada por el centro a lo largo del curso académico y, en especial, al finalizar el curso. El registro y gestión de textos variables, elaborado por el centro para estos dos documentos, se realiza exclusivamente en los apartados previstos para el EXPEDIENTE ACADÉMICO. Cada CUADRO de texto del HISTORIAL, tiene otro con la misma denominación en el EXPEDIENTE. Al emitir el HISTORIAL, se copiará toda la información correspondiente de lo grabado para el EXPEDIENTE. (Provisionalmente, las diligencias que tengan ligeras diferencias en "Expediente/Historial", pueden redactarse de forma que contengan el mismo texto. En todo caso, se debería asegurar un texto correcto para el HISTORIAL, ya que es el documento "público".). Los CUADROS que NO tengan ninguna entrada en ALTA, se imprimirán en el documento correspondiente tal como constan en el modelo de la normativa (vacíos o con el texto predefinido que contengan.) La información de otras partes del Expediente / Historial que no se gestionan en estos cuadros, se incluye desde el sistema al emitir el documento. (Datos del alumno y del centro, calificaciones) Notas IMPORTANTES: 1. Los textos de las DILIGENCIAS establecidas por NORMATIVA, deben registrarse SIN INCLUIR la zona de LOCALIDAD-FECHA-FIRMAS. Esta parte se añadirá desde el sistema cada vez que se imprima el EXPEDIENTE con los datos correspondientes al CENTRO que emite el documento. (Localidad, fecha del día de emisión, nombre de los cargos) 2. En los cuadros del HISTORIAL, NO se incluyen las FIRMAS, ya que el modelo de la normativa incluye siempre dichas firmas en el PIE de cada página. (Por esto es importante no incluir las firmas dentro del texto) Observaciones sobre el cuadro con la expresión... se hace entrega...del historial... : - Si no se da de ALTA, como se ha descrito, se imprimirá con el texto predefinido del modelo. Esto quiere decir, normalmente, que NO SE HA ENTREGADO el Historial al alumno. - Solo debe cumplimentarse este apartado si se ENTREGA el HISTORIAL al alumno por finalización de la etapa. - En el caso de TRASLADO a otro centro para continuar el BACHILLERATO, el historial NO SE ENTREGA al alumno, sino que se envía directamente al centro de destino. 5. EMISIÓN DEL EXPEDIENTE ACADÉMICO La forma de emitir este documento tiene varias opciones. A) Opción de menú en SICE: Alumnos --> Evaluación --> Documentos oficiales de evaluación --> Expedientes Académicos --> BACHILLERATO Este documento se elabora con una estructura separada en DOS documentos en formato "PDF": - PORTADA: Un documento con las páginas que contienen información de identificación, situaciones del alumno y CUADROS de texto con información registrada por el centro - CURSO: Página con los RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN obtenidos por el alumno en el CURSO ACADÉMICO (asignaturas, calificaciones, promoción,...). Se elabora una página del curso seleccionado en la aplicación. (Inicio en 2008/09.) B) Opción de menú en SICE: BACHILLERATO - Gestión de textos en Documentos Oficiales 08-julio-2011 Página 5 de 5

6 Alumnos --> Ficha del Alumno [Completar documentos oficiales] Si se marca la entrada 'Expediente Académico Bachillerato', se activará el icono <Impresora> de la parte superior. Pulsando en él se imprimirán únicamente los datos de PORTADA. C) Para años académicos anteriores al actual: Alumnos --> Evaluación --> Registro de Expediente Académico. En la parte derecha, se marcan los 'Años académicos' que interesen y se pulsa el botón [Imprimir Expediente] de la parte inferior de la pantalla. Téngase en cuenta que este formato 'nuevo' de los cursos solamente se aplica a partir del año académico EMISIÓN / IMPRESIÓN DEL HISTORIAL ACADÉMICO Este es un documento oficial que, como se ha comentado más arriba, solo debe ser emitido cuando se dan determinadas condiciones académicas: - Finalización de la escolarización en la etapa educativa del Bachillerato (Se entrega al alumno) - Traslado a otro centro para continuar en la etapa educativa. (En este caso no se entrega al alumno) a) Emisión del HISTORIAL. La emisión del HISTORIAL se realiza desde la misma pantalla donde se registran/modifican los textos para EXPEDIENTE/HISTORIAL. El HISTORIAL se emite para CADA ALUMNO de forma individual. Imagen 5 Para cada alumno seleccionado en esta pantalla, con el botón <Impresora>, de la barra superior, se generará UN DOCUMENTO en formato "PDF", que contiene: - DATOS generales: Páginas que contienen información de identificación, situaciones del alumno y cuadros de texto con información registrada por el centro. - CURSOS: Una página para cada CURSO ACADÉMICO, con los resultados FINALES obtenidos por el alumno (asignaturas, calificaciones, promoción,...). Se incluyen cursos a partir del 2008/09. Los cursos anteriores a éste constan en el "Libro de Calificaciones" del alumno. b) IMPRIMIR el HISTORIAL. BACHILLERATO - Gestión de textos en Documentos Oficiales 08-julio-2011 Página 6 de 6

7 De acuerdo con la normativa, el HISTORIAL debe imprimirse a DOBLE CARA y en PAPEL ESPECIAL suministrado por la Consejería de Educación. (Actualmente, por cada Dirección de Área Territorial.). Si se dispone de impresora capaz de imprimir "a doble cara", basta imprimir el documento a doble cara. Si no es el caso, se pueden imprimir primero las páginas "pares", cambiar el papel e imprimir las "impares". NOTA sobre FIRMAS en el HISTORIAL: En el PIE de todas las páginas están los datos de "Localidad-Fecha-Firma". Las firmas corresponden a los cargos directivos del CENTRO PÚBLICO que EMITE el HISTORIAL. Puede ser que los hechos que se certifican correspondan a situaciones que se dieron en otra fecha (en algunos casos esta fecha puede ser distinta de la de emisión), con otros cargos directivos pero, es el Secretario actual, como responsable de la custodia de TODO el Expediente del alumno, el que certifica lo que corresponda, con el Vº Bº del Director. 7. CIERRE DE DOCUMENTOS OFICIALES La funcionalidad de registrar información en los distintos apartados editables de los documentos de evaluación de cada ALUMNO, solo está ACTIVADA para UN CENTRO. En casos de TRASLADO, el centro de procedencia, debe "Finalizar Documento Oficial". Una vez realizado esto, el centro de destino actual del alumno, que lo tiene ya matriculado, deberá "Iniciar Documento Oficial" para poder registrar datos. Al entrar por primera vez en una ETAPA educativa y seleccionarla (como se muestra BACHILLERATO en la pantalla), se deberá activar <Iniciar Documento Oficial> para que sea posible editar "cuadros de texto" dentro de cada Documento Oficial. Una vez "Iniciado" el proceso, la parte inferior de la pantalla quedará como: hasta que pulse <Finalizar Documento Oficial>. De esta forma, los documentos oficiales que incluyen texto editado por el centro, quedarán solamente disponibles para consulta e impresión. BACHILLERATO - Gestión de textos en Documentos Oficiales 08-julio-2011 Página 7 de 7

8 No obstante, mientras no haya habido otro centro que "Inicie" la gestión de documentos oficiales, el centro actual podrá volver a "Iniciar" nuevamente la edición de textos. El centro actual del alumno, al pulsar el control de "Iniciar Documento Oficial", puede recibir un MENSAJE informando de que el proceso está ABIERTO en OTRO CENTRO. En tal caso debe ponerse en contacto con el centro que consta en el texto del mensaje, para que FINALICE su gestión de Documentos Oficiales. 8. UTILIZACIÓN DE TEXTOS PREDEFINIDOS En la ventana de edición de textos que se abre para cada entrada que ha dado de alta el centro, se puede "PEGAR" texto elaborado anteriormente. Esto puede ser muy útil cuando se va a repetir información idéntica o con pequeñas variantes para varios alumnos con parecidas características. El texto utilizado por la aplicación y que se imprimirá en los documentos es de tipo "plano", sin formato específico (negritas, subrayados, etc.).si para tener disponibles estos textos predefinidos se utiliza un procesador de textos de los habituales, por ejemplo WORD, debe tenerse la precaución de no utilizar caracteres especiales ni controles específicos de formato. (Tipo de FUENTE recomendado: ARIAL - 9 o similar en otros sistemas) Algunos textos de EJEMPLO para utilización a modo de plantilla, están disponibles en la misma página de descarga de este documento (a continuación), en formato "editable". NOTA IMPORTANTE: Estos textos han sido elaborados recogiendo experiencias de uso de varios centros y teniendo en cuenta la normativa. Su utilización queda a la responsabilidad de cada centro. En caso de duda, se debe consultar con quien corresponda la interpretación de dicha normativa. Se está trabajando para que, lo antes posible, las "diligencias" previstas por normativa se generen de forma automática al emitir estos documentos académicos, según los datos del alumno registrados en el sistema. Cuando se vayan finalizando se comunicará. BACHILLERATO - Gestión de textos en Documentos Oficiales 08-julio-2011 Página 8 de 8