No de febrero de Inscripción y renovación del Registro Único Empresarial y Social -RUES DECRETO LEY 019 DE 2012

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1 No de febrero de 2013 Inscripción y renovación del Registro Único Empresarial y Social -RUES DECRETO LEY 019 DE 2012 Como lo informamos en el Flash Confecomunica de 2012, el artículo 166 del Decreto Ley 019 de 2012 integra al Registro Único Empresarial -RUE-, el registro de entidades sin ánimo de lucro creado por el Decreto 2150 de 1995, el de vendedores de juegos de suerte y azar, el de veedurías ciudadanas, el de turismo, el de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro que establezcan negocios permanentes en Colombia y el de las entidades de la economía solidaria de que trata la Ley 454 de De acuerdo con el decreto, este registro se denomina Registro Único Empresarial y Social -RUES- y será administrado por las cámaras de comercio, con el fin de brindar información confiable y unificada, tanto a nivel nacional como internacional. Adicionalmente, con el fin de mantenerlo actualizado, se establece la obligación de renovarlo anualmente dentro de los tres primeros meses de cada año, de acuerdo con los formatos que establezca la Superintendencia de Industria y Comercio. Como se aprecia, el Decreto Ley establece el registro en el RUES y también la obligación de renovarlo; este último trámite es nuevo para las cooperativas y debe realizarse hasta el 31 de marzo. Sin embargo, no se ha expedido un instructivo específico que regule la forma en que deberá llevarse a cabo, a diferencia de lo que ocurre con el registro e inscripción, frente al cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a las cámaras de comercio. Resumimos los aspectos más destacados que deben tenerse en cuenta. 1. REGISTRO E INSCRIPCIÓN EN LAS CÁMARAS DE COMERCIO La Superintendencia de Industria y Comercio, mediante Circular Externa 008 de 2012, recuerda la normatividad que regula el RUES e instruye a las cámaras de comercio sobre la forma en que deben llevar cada uno de los registros mencionados. En cuanto al Registro de la Economía Solidaria, indica que se inscribirán en el Libro III los documentos de constitución de las entidades sin ánimo de lucro de que trata la Ley 454 de 1998, así como sus reformas, disolución, liquidación y providencias referentes a estos actos; el acto o acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación de los administradores o revisores fiscales, así como las providencias referentes a los mismos; el certificado especial expedido por la Superintendencia de la Economía

2 Solidaria al momento de hacer entrega formal de los archivos correspondientes a sus registros, de acuerdo con el Protocolo Técnico suscrito con Confecámaras, y los demás actos respecto de los cuales la ley exija la inscripción. Las cámaras de comercio, al momento de la solicitud de inscripción, deben verificar el cumplimiento de algunos requisitos, así: a) Documento de constitución. Las cámaras de comercio se abstendrán de inscribir el documento de constitución de una entidad del sector solidario cuando: a. No se expresen en su totalidad los requisitos formales previstos en el artículo 40 del Decreto 2150 de Dichos requisitos son el nombre, identificación y domicilio de las personas que intervienen como otorgantes; el nombre de la entidad; la clase de persona jurídica; el objeto; el patrimonio y la forma de hacer los aportes; la forma de administración indicando las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo la administración y representación legal; la periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias; la duración precisa de la entidad y las causales de disolución; la forma de hacer la liquidación luego de disuelta la entidad; las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si es el caso, y el nombre e identificación de los administradores y representantes legales. b. La vigencia sea indefinida, o c. No haya designación del revisor fiscal, salvo cuando la ley establezca lo contrario. Al respecto, reiteramos que los requisitos mencionados corresponden a los previstos en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995 y no se trata de aspectos nuevos. Como condición previa para la inscripción, la entidad debe presentar el certificado de acreditación en educación solidaria. Aunque el Decreto 019/12 en su artículo 146 también se refiere a este certificado, en el caso de las cooperativas debe entenderse que el mismo está relacionado específicamente con la educación cooperativa, tal como lo prevé el numeral 5º del artículo 15 de la Ley 79/88. Adicionalmente, debe suministrarse la dirección, el teléfono, el fax y el correo electrónico (estos dos últimos si los hubiere) al momento de efectuar la solicitud de registro del documento de constitución. Es importante precisar que esta información no debe estar incluida en el estatuto, sino en el formulario adoptado para este fin, el cual se anexa a este Flash, en la casilla correspondiente a "ubicación y datos generales". Las cámaras de comercio se abstendrán también de hacer la inscripción, cuando en el registro mercantil o en el de entidades sin ánimo de lucro, figure otra con el mismo nombre, tal como lo establece el artículo 146 del Decreto Ley 019 de 2012.

3 Por otra parte, verificarán que las entidades que manejen, aprovechen o inviertan recursos de asociados o de terceros, o que desarrollen cualquier actividad que requiera autorización o reconocimiento especial, lo obtengan en forma previa al respectivo registro, de acuerdo con el artículo 146 del Decreto Ley 019 ya citado, pues de lo contrario, se abstendrán de hacerlo. En lo referente al sector cooperativo, únicamente las cooperativas de ahorro y crédito deben obtener autorización previa al registro, dado que captan recursos de sus asociados. Por otra parte, tratándose de cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, las cámaras de comercio sólo procederán al registro cuando se aporteel acto administrativo que acredite su reconocimiento por parte del organismo que ejerce su control y vigilancia, en el cual deberá indicarse el cumplimiento de los requisitos previstos en la ley, y la autorización de sus regímenes de trabajo asociado y de compensaciones, expedida por el Ministerio del Trabajo. b) Nombramiento de administradores, representantes legales y revisores fiscales. Según la Circular, las cámaras de comercio sólo inscribirán los nombramientos de representantes legales, administradores y revisores fiscales cuyos cargos se encuentren creados en el estatuto de la entidad; en consecuencia, no será procedente la inscripción de personas u órganos colegiados que no tengan el carácter de representantes legales, administradores y revisores fiscales, por ejemplo, las juntas de vigilancia, los comités de control social, entre otros. En relación con dichos nombramientos, las cámaras de comercio se abstendrán de hacer la inscripción correspondiente cuando no se hayan observado las disposiciones del estatuto y de las leyes especiales que los regulan, relativas a órgano competente, convocatoria, quórum y mayorías, para lo cual se debe dejar constancia de éstos en la respectiva acta, la cual debe estar firmada y aprobada. Adicionalmente, es necesario que las personas designadas acepten los nombramientos, estén debidamente identificadas y se hayan posesionado ante el organismo que ejerce la vigilancia y control, en los eventos en que la ley lo establezca. Tratándose de cooperativas, la posesión se exige únicamente para los administradores y el representante legal de las cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito. c) Reformas estatutarias. En relación con las reformas estatutarias, las cámaras de comercio verificarán que la decisión haya sido adoptada por el órgano competente; que en la reunión en la que se adopte se cumpla con el quórum deliberatorio previsto en la ley o en el estatuto, y que la reunión se ajuste a las prescripciones estatutarias y legales respecto a la convocatoria y mayorías decisorias. En caso de no cumplirse estos requisitos, se abstendrán de llevar a cabo la inscripción correspondiente.

4 En cuanto a la inscripción de las fusiones, escisiones, transformaciones, incorporaciones y conversiones, las cámaras de comercio exigirán la autorización previa del organismo encargado de su vigilancia y control. Por otra parte, dispone la Circular que las cámaras de comercio enviarán un reporte mensual a la respectiva Superintendencia o entidad que ejerza control y vigilancia, sobre las entidades de la economía solidaria que hayan sido inscritas durante dicho período, lo cual, a juicio de Confecoop, contribuirá a impedir la indebida utilización del nombre cooperativo para la realización de actividades por fuera del marco legal vigente. RENOVACIÓN. Como ya se mencionó, se trata de un trámite nuevo para las entidades de la economía solidaria, que debe realizarse dentro de los tres primeros meses de cada año, a más tardar el 31 de marzo, razón por la cual, teniendo en cuenta que no hay un instructivo específico como el que existe para la inscripción, estamos gestionando una reunión con Confecámaras y con la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin de precisar los requisitos y procedimientos que deberán tenerse en cuenta para cumplir con esta obligación. La renovación del registro tiene por finalidad mantener actualizado el RUES y debe hacerse de acuerdo con los formatos que establezca la Superintendencia de Industria y Comercio. Al respecto, dicha Superintendencia adoptó el formato correspondiente, mediante Resolución No de El formulario se denomina "Formulario del registro único empresarial y social, RUES" y en su parte inicial se divide en tres columnas, la del centro corresponde a las entidades sin ánimo de lucro. El formato consta de tres casillas según el trámite a realizar: inscripción, renovación o traslado de domicilio. A partir de allí viene una información general común a todo tipo de entidades, relacionada con la identificación de la entidad, su ubicación, actividad económica, información financiera, estado actual de la empresa, tamaño, entre otros datos. Según la información publicada en la página de Confecámaras, (...) "el Gobierno Nacional al ordenar la renovación anual del registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, busca no sólo mantener actualizada su información de cara a la sociedad en general sino formalizar su funcionamiento, permitiendo al Estado adoptar medidas frente a personas inescrupulosas que utilizan la figura de las Entidades Sin Ánimo de Lucro para prácticas desleales, captar recursos e incluso la evasión de impuestos, con lo cual se afecta la labor de entidades que sí emplean a cabalidad esta figura de asociación". Por último, es necesario tener presente que según el parágrafo del artículo 146 del mismo Decreto Ley, las cámaras de comercio llevarán el registro de las entidades de

5 economía solidaria, en los mismos términos y con las mismas tarifas previstos para el registro mercantil. Es importante recordar que una previsión similar existe en el Decreto 2150/95, el que en su artículo 43 expresa que el registro de las entidades sin ánimo de lucro se llevará con sujeción al régimen previsto para las sociedades comerciales, en los mismos términos, tarifas y condiciones que regulan sus servicios. Estaremos informando por este mismo medio acerca del resultado de las gestiones que se realicen.