Manual de uso. Tipo de documento. Versión actual MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PUBLICAS

Transcripción

1 Proyecto/Servicio ISPA2015 Tipo de documento Manual de uso Fecha de entrega Versión actual 1 10/03/

2 CONTENIDO OBJETIVO DEL DOCUMENTO CÓMO REALIZAR CONSULTAS ACCESO A LA PLATAFORMA RECOMENDACIONES DE NAVEGADOR ACCESO A LOS PORTALES DE EELL Y CCAA PEDIR ACCESO A LOS PORTALES DE EELL O CCAA DAR DE ALTA AUTÓNOMAMENTE PERSONAS EN EL PORTAL DE EELL DARSE DE BAJA EN UNIDADES USO DE LA APLICACIÓN ISPA PRIMERA ENTRADA USO DE LA APLICACIÓN CAMBIO ENTRE UNIDADES USO DE LA APLICACIÓN PANTALLA PRINCIPAL...5 Listado de Modelos... 5 Estado y Acciones de cada Modelo de Información...6 Indicar que no dispongo de personal con ese sistema retributivo...6 Requerimientos realizados por Función Pública... 6 Introducción de Datos - Opciones...6 Introducción de Datos - A.- Edición Directa del Modelo...6 Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla Pantalla de de de de de de de Edición Edición Edición Edición Edición Edición Edición Opciones generales... 6 Opciones de Filas y Columnas... 7 Moverse por las filas... 7 Mensajes de Error... 7 Desplazamiento entre Hojas... 7 Modelos de Cargos Electos y Declaración Responsable...7 Firma de la información... 7 Introducción de Datos - B.- Carga de datos desde fichero...7 IMPORTANTE: Los datos cargados mediante ficheros se concatenan a los ya existentes...8 2

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4 Objetivo del Documento Este documento pretende describir el funcionamiento general de la plataforma ISPA2015, tanto en el modo de introducción de la información, como el modo de realizar consultas de carácter técnico o normativo. No comprende el detalle del significado de cada uno de los campos de los datos a introducir, para lo que se deberá leer los datos del Espacio ISPA 2015 de la web de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, o hacer uso del sistema de consultas: 1. Cómo realizar consultas Para realizar consultas puede hacerlo en la siguiente dirección: Esta dirección es de acceso libre (no requiere identificación) y permite la clasificación de la consulta por tipo, para una mejor y más rápida contestación. También dispone de un listado de Preguntas Frecuentes en la dirección: 4

5 2. Acceso a la Plataforma 2.1. Recomendaciones de Navegador Esta versión de la plataforma ISPA contiene numerosas funcionalidades de que obliga a ciertos requisitos de navegación. Se recomienda la siguiente configuración de navegadores: - Internet Explorer, versiones 9 y 10. Google Chrome, última versión. Mozzila Firefox, desde versión Certificado digital, y para su uso, Máquina Virtual de Java, versión

6 2.2. Acceso a los Portales de EELL y CCAA El acceso a la plataforma ISPA2015 se realiza a través de los portales de información e identificación siguientes, según el organismo al que pertenezca: Si usted pertenece a una Entidad Local, deberá acceder mediante el Portal de Entidades Locales: Si usted pertenece a una Comunidad Autónoma, o a una Universidad, mediante el portal de Comunidades Autónomas: En ambos portales, en la sección derecha de la misma, figura el acceso: 6

7 Estos portales requieren certificado digital para acceder y clasifican a los usuarios en función de dos criterios: - Es un cargo oficial registrado en el organismo (Alcalde, Secretario, Interventor, Presidente, etc.) Tiene un permiso específico para alguna(s) aplicación(es). Asociados a ISPA2015, existen los siguientes cargos o perfiles asociados, que se diferencian en dos grupos: los que pueden firmar la información, y los que no: - Perfiles con capacidad de firma: o Usuario de Aplicaciones - Responsable Remisión (EELL y CCAA): Puede acceder a la aplicación y realizar la edición de toda la información, así como firmar la información para su remisión. o Secretario Interventor / Tesorero Estatal (Ayuntamientos), asimilado a Responsable de Remisión. o Interventor Tesorero de Carácter Estatal (Ayuntamientos), asimilado a Responsable de Remisión. o Director de Función Pública o Asimilado (Comunidades Autónomas) - Perfiles SIN capacidad de firma: o Usuario de Aplicaciones - Colaborador Remisión (EELL y CCAA) : Puede acceder a la aplicación, insertar, editar y eliminar los datos, pero no firmar la información definitivamente para su remisión a la D.G. de Función Pública. o Secretario con Habilitación de carácter estatal (Ayuntamientos), asimilado a Colaborador Remisión. o Secretario Interino (Ayuntamientos), asimilado a Colaborador Remisión. o Secretario Accidental (Ayuntamientos), asimilado a Colaborador Remisión. 7

8 o o o o Gestor Designado (Ayuntamientos), asimilado a Colaborador Remisión. Alcalde (Ayuntamientos), asimilado a Colaborador Remisión. Presidente (Diputaciones, Cabildos, y Consejos Insulares) Secretario de Diputación, Cabildo o Consejos Insulares Pedir acceso a los portales de EELL o CCAA En caso de que no tenga acceso a los portales porque estos no reconozcan su cargo puede solicitar el alta en los mismos, haciendo clic en Solicitar Alta. Una vez hecho esto, accederá a un formulario como el que se muestra a continuación, en el que deberá aportar documentación escaneada que justifique, bien su cargo, bien el perfil de acceso a ISPA correspondiente: 8

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10 Estas peticiones serán atendidas en el menos plazo posible y se le comunicará vía la finalización de dicha petición Dar de alta autónomamente personas en el portal de EELL En caso de que usted sea un alcalde, secretario, gestor designado, o interventor de ayuntamiento, o presidente o secretario de diputación, cabildo o consejo insular, y ya disponga de acceso en los portales, puede gestionar de manera autónoma a los usuarios que accederán a ISPA, mediante un enlace que le figurará en la parte superior de los portales, bajo el epígrafe Gestión de Entidad > Listado de Usuarios. 10

11 Una vez hecho clic en Listado de Usuarios, podrá acceder al listado de los empleados públicos de su organismo, y podrá hacer uso de los botones Nuevo Usuario, y Edición para otorgar o quitar permisos a nuevos o existentes usuarios: 11

12 2.5. Darse de baja en unidades Para pedir la baja en alguna unidad en la que por error estuviera usted dado de alta, puede hacerlo pidiéndolo por incidencia en 3. Uso de la aplicación ISPA 3.1. Primera entrada Una vez identificado en alguno de los portales con alguno de los perfiles especificados, podrá acceder a ISPA2015 haciendo clic en el enlace ISPA2015 de la sección de aplicaciones de la parte derecha de los portales: 12

13 En caso de que entre por primera vez, deberá consignar una información necesaria para las comunicaciones que se puedan llevar a cabo con su entidad: 13

14 Una vez completados dichos datos, ya podrá comenzar a usar la aplicación. En caso de que desee modificar estos datos posteriormente, puede hacer clic en Configuración, situado en la barra superior de la aplicación: Y podrá modificar los datos anteriores. 14

15 3.2. Uso de la aplicación Cambio entre Unidades Una de las cuestiones principales a tener en cuenta en la aplicación es que usted puede tener permisos de compleción de datos para distintas unidades, por dos posibles motivos: - Ostenta cargos en distintas entidades locales que le permiten editar y/o firmar la información de cada una de ellas. Es firmante de la información de Comunidades Autónomas, por lo que debe editar o visar la información de las Universidades asociadas a su Comunidad. Para cambiar entre distintas unidades, en la parte superior derecha de la página de ISPA, dispondrá de un selector de unidad que se despliega al situar el cursor encima de la unidad actualmente seleccionada. 15

16 3.3. Uso de la aplicación Pantalla Principal Listado de Modelos Una vez completados los datos de contacto de su entidad para ISPA, para cada unidad en la que tenga permisos, dispondrá de los modelos disponibles para su entidad. En el caso de que sea una Entidad Local, esta se divide en dos secciones. Una izquierda con la información que ha de remitir, en relación con la información salarial asignada a cada puesto, según su tipo retributivo, y una derecha con la información de lo efectivamente percibido por los cargos electos de su entidad. Según la tipología del ayuntamiento, o de si es una Diputación, Cabildo o Consejo Insular, el listado variará reflejando exclusivamente los modelos que puede cumplimentar. En caso de Comunidades Autónomas no existe tal distinción. Los modelos son para las retribuciones fijas anuales: 16

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18 Para las retribuciones efectivas percibidas por los cargos electos: IMPORTANTE: POR FAVOR, LEA LAS INSTRUCCIONES DE CADA MODELO PARA SABER QUÉ INFORMACIÓN Y CÓMO HA DE COMPLETAR LA MISMA. LAS INSTRUCCIONES SE ENCUENTRAN DISPONIBLES EN EL ESPACIO ISPA2015 DE LA WEB DE LA SECRETARÍA DE ESTADO : COMUNIDADES AUTÓNOMAS (GENERAL) s-autonomas.html COMUNIDAD AUTÓNOMA DEL PAÍS VASCO 18

19 DIPUTACIONES, CABILDOS Y CONSEJOS INSULARES: --Consejos-y-Cabildos-Insulares.html AYUNTAMIENTOS: os.html CARGOS ELECTOS DE ENTIDADES LOCALES (AYTOS, DIPUTACIONES, CABILDOS Y CONSEJOS INSULARES) 19

20 Ejemplo de pantalla de Modelos de EELL: 1. retribuciones asociadas a1. Puesto de trabajo 2. Productividad y complementos de calidad y cantidad 20

21 3. Cantidades percibidas por cargos electos 21

22 Ejemplo de pantalla de Modelos de CCAA: 1. Retribuciones asociadas al puesto de trabajo 22

23 2. Productividad y complementos de calidad y cantidad 23

24 3. Cantidades percibidas por cargos electos Estado y Acciones de cada Modelo de Información Para cada Modelo dispondrá de una etiqueta que informa del estado del mismo: - Pendiente de remisión: No ha abierto la plantilla y no contiene datos. En remisión de datos: La plantilla ya contiene datos. Remitido: Ha remitido la información asociada a ese modelo. Firmado. Indicar que no dispongo de personal con ese sistema retributivo Igualmente dispondrá de un botón que permite indicar que no tiene personal de ese tipo retributivo asociado a su entidad, por lo que no completará dicho modelo. Este botón tiene el siguiente aspecto con el epígrafe No aplica este modelo a mi unidad. 24

25 Requerimientos realizados por Función Pública Asociado a cada tipo de modelo puede aparecer un número que indica el número de observaciones que los instructores y validadores de la información de Función Pública han realizado sobre los datos. Se comporta como una forma de mensajería. Estos mensajes aparecerán en el área de notificaciones del Grid. (Véase apartados siguientes) Si desea cargar o introducir información, sólo tiene que hacer clic en el nombre del modelo. Lea la siguiente sección para ver los modos de introducción de la misma. Introducción de Datos - Opciones En general existen 2 posibilidades de carga de información: - Directamente, sobre la hoja de datos que figura en pantalla (ver apartado siguiente, A. -Edición Directa del Modelo) Carga de datos mediante fichero (ver apartado B. Carga de Datos desde fichero) Introducción de Datos - A.- Edición Directa del Modelo Cuando accede a cada modelo de información, verá una pantalla como la figura siguiente: 25

26 Desde esta página podrá realizar la entrada de los datos correspondientes al modelo. Esta pantalla funciona como una hoja de cálculo simplificada, que le permite editar la información directamente sobre la página web. Asociado a cada fila existen dos conjuntos de reglas: - - reglas de validación, que se ejecutan cuando se cambia de celda y/o de fila y que produce mensajes de error en caso de que la fila no cumpla las especificaciones del modelo. reglas de autocompletado que se comportan dinámicamente en función de los datos introducidos en cada celda. Así, en caso de escoger, por ejemplo, el grupo A1 de retribuciones, los sueldos se fijan en las celdas correspondientes. 26

27 En general, no se ha de aportar información de la que ya se dispone desde la aplicación (como el código DIR3 de la unidad), o los datos de los sueldos asociados a grupos salariales ya conocidos. Igualmente se informa de los errores de validación que se pudieran producir para que sean corregidos y así, almacenados correctamente. Pantalla de Edición Opciones generales En la parte superior derecha de la pantalla de edición verá los siguientes botones: Que corresponden a las siguientes operaciones: Grupo Icono Operación Ver Ver todas las filas Ver Ver sólo las filas que contienen errores Filas Eliminar fila actual Filas Inserta fila al final de la hoja Plantilla Exportar los datos actuales en formato CSV Plantilla Subir archivo CSV con los datos 27

28 Plantilla Descargar plantilla vacía para su edición en otro software de hoja de cálculo Plantilla Descargar instrucciones Plantilla Firmar la información actual Plantilla Guardar información Pantalla de Edición Opciones de Filas y Columnas Descripción de las cabeceras: Si desplaza el cursor sobre las cabeceras podrá ver el texto completo de la cabecera, y en su caso, ayuda disponible para su compleción. Opciones de fila: Si desplaza el cursor sobre el número de fila, aparecerán las opciones para eliminar o guardar una fila. Numeración de fila: Si aparece una X roja al lado de cada número de fila indica que dicha fila no es válida. Este es el estado por defecto de la fila, ya que no contiene datos. 28

29 Si aparece una marca verde de validez, significa que la fila es correcta. Pantalla de Edición Moverse por las filas Para empezar a introducir datos debe hacer clic en la primera celda disponible en el modelo. Para cada celda, ésta puede comportarse de las siguientes maneras: Celda Desplegable: Se debe seleccionar un valor de los posibles. También se puede escribir directamente un valor válido de la lista. Celda Libre: Puede escribir el valor que desee. 29

30 Celdas no editables: Aparecen en color gris oscuro con un valor prefijado o vacías. Estos valores se autocompletan en función de otros valores. Por ejemplo, el sueldo anual, para un grupo A2 se autocompleta como en la figura siguiente (nótese el color del fondo): Pantalla de Edición Mensajes de Error Cuando una vez editada las filas, aparece el aspa roja asociada ( ) aparecerá, al cambiar de fila, una notificación en la parte superior derecha de este tipo, y un nuevo mensaje en color rojo, justo encima de la primera fila, de este tipo: Si hace clic en Mostrar Todos, aparecerá el listado de errores encontrados en la plantilla en forma de ventana, que podrá minimizar o cerrar mediante los botones de (X) y (_): 30

31 Si hace clic en cada fila de la ventana de errores, automáticamente se situará sobre la celda con el error. Pantalla de Edición Desplazamiento entre Hojas 31

32 Cuando el número de filas es superior a 20, automáticamente se crearán las hojas correspondientes, que se pueden visualizar en la parte inferior de la hoja de cálculo: Puede cambiar de hoja haciendo clic en cada número o en los botones de desplazamiento. Pantalla de Edición Modelos de Cargos Electos y Declaración Responsable En los modelos F14 y F15, de retribuciones de cargos electos, aparecerá automáticamente el conjunto de filas no editable correspondiente, con tantas filas como concejales tiene asociada dicha entidad. Además, puede hacer clic en la opción de Declaración Responsable, para indicar que esos cargos que figuran en la tabla no perciben retribución alguna. Y deberá confirmar la acción mediante Aceptar en la ventana que le aparecerá: 32

33 Pantalla de Edición Firma de la información Haciendo clic en el botón de firma podrá realizar la firma electrónica de la información, accediendo a una pantalla como esta: Haga clic en Firmar y Enviar y podrá dar por finalizado el trámite de remisión y firma. Introducción de Datos - B.- Carga de datos desde fichero Para realizar la carga de datos desde fichero, por favor asegúrese de descargar primero la plantilla asociada correcta. Se realiza mediante el botón de descargará el modelo para su edición en Excel o similares. 33 que le

34 Cuando tenga en su poder la plantilla, podrá abrirla, editarla, y cuando haya finalizado, cargarla en el programa, mediante el botón: Siga las instrucciones. IMPORTANTE: LOS DATOS CARGADOS MEDIANTE FICHEROS SE CONCATENAN A LOS YA EXISTENTES. 34