Caracas, 2011 SOPORTE DE EXCEL2007. Angel D Camacho S. Atención:

Transcripción

1 Angel D Camacho S. SOPORTE DE EXCEL2007 Caracas, 2011 Atención: En estos tiempos difíciles muchas personas que anhelan aprender y no consiguen, pues tener conocimiento básico es algo, es mucho más que no tener nada, sea este apoyo para, poder competir con probabilidades, es decir de las carencias de conocimientos. Infortunadamente no puedo enseñar, clasificaciones o derecho tributario, muchos de los conocimientos que hay que tener, pues carezco de ellos y los sustituí con una asesoría, como a lo referido a la Aduana, pero hay otras cosas que si les puedo enseñar, que es el uso que el computador puede tener. Soy Informático profesional y conozco el funcionamiento que pueden necesitar, es por ello que he buscado apoyo como es: herramientas ofimáticas, WEB 2.0, Videos, proyecciones, mapas mentales, intercambio de ideas. Av. Garci Gonzalez Da Silva con calle 11 Zona Industrial la yaguara. Caracas Informaticauni.wikispaces.com El objetivo de enseñar lo básico, que sepan sobre el manejo del ordenador. Se pretende, facilitar el uso a quien ninguna idea tiene de informática, es decir con personas que se topan inevitables en su vida diaria con el ordenador, pero ni por vocación, ni por curiosidad, pretenden más que utilizar la herramienta. Angel Camacho.. º Continuación Parte II

2 Esta función es una combinación de las funciones CONTAR y SI, tiene dos argumentos, el primero es el rango cuyas celdas se desean contar y el segundo es el criterio que determina que celda será contada o no Con esta misma tabla podríamos preguntar cuántos hombres hay FUNCION SUMAR.SI.CONJUNTO Excel 2007 incorpora una función nueva, SUMAR.SI.CONJUNTO, que es parecida a SUMAR.SI, que suma celdas teniendo en cuenta un solo criterio, en tanto que SUMAR.SI.CONJUNTO, suma celdas teniendo en SINTAXIS: SUMAR.SI.CONJUNTO(rango de sumas; criterio_rango1; criterio1; criterio rango2; criterio2..) Donde: rango de sumas: es un argumento obligatorio, en el que se suman una o más celdas. criterio_rango1: es un argumento requerido que es el primer rango en el que se evalúa el criterio asociado (criterio1). criterio1: argumento obligatorio que es un criterio asociado a criterio_rango1 en la forma de número, expresión, referencia de celda o texto, que define en cual celda, en el rango de sumas, se adicionará debido al criterio_rango1. Los otros argumentos son opcionales. Veremos un ej. donde se consideran 3 criterios: Un negocio de artículos de computación y electrodomésticos cuenta con la siguiente tabla y se quiere saber cuál fue la suma de las ventas de Juan López, en el sector Electrodomésticos con montos que superaron los 200. Como se ve los criterios son: "Juan López" "Electrodomésticos" ">200 Entonces, para responder a lo que el negocio quiere saber, se introduce la tabla en una Hoja de Excel y se usa la fórmula (en la tabla se resaltan las filas que cumplen los 3 criterios, que insertamos en la celda D24, dando el resultado 4200$, como se puede ver

3 Función Contar Para contar valores numéricos Y fechas en un rango o lista de argumentos, se utiliza la función CONTAR, veamos la siguiente tabla Está en la celda C9 de valor 8 que es el resultado de contar los números y fechas del rango C1:D5 y de las referencias C7 Y D7, se puede apreciar que se ignoran en la cuenta los blancos, los valores lógicos, lo errores y las cadenas de caracteres. Para contar celdas en blanco disponemos de La función SUMAR.SI permite sumar valores de un rango de acuerdo a un criterio o condición. La función SUMAR.SI tiene 3 parámetros: El primero es la referencia o el rango que contiene los valore sobre los que se evaluará la condición. El segundo es el que contiene el criterio a aplicar con el objeto de determinar que se suma y que no, el tercero es opcional, esto quiere decir que si la condición esta en el mismo rango donde se efectúa la suma, no hace falta el tercer parámetro, pero si el criterio esta en un rango y donde se hace la suma en otro (u otros) rangos, entonces tiene que colocarse el tercer parámetro. Para aclarar las cosas que mejor que un ejemplo: Supongamos que una inmobiliaria tiene un listado con el valor de las propiedades que se vendieron en Enero y quiere saber la suma de aquellas que superaron los $ , para obtener la respuesta se emplea la función SUMAR.SI como se muestra en el gráfico En este caso con dos parámetros alcanza puesto que el criterio está en la rango E2:E5, que el mismo rango donde se efectúa la suma con la condición dada y no hace falta poner =SUMA (E2:E5;">160000";E2:E5).

4 FUNCION SI La función SI sirve para tomar decisiones de acuerdo a una condición, por eso podríamos decir que es una función condicional, siendo la condición el resultado de la evaluación de una proposición lógica (VERDADERO o FALSO), es decir; si el resultado es VERDADERO se hace una cosa, y si es FALSO se hace otra. Esta función tiene 3 argumentos. Ej.: De acuerdo a un informe volcado a una tabla una empresa quiere saber en que meses tuvo pérdidas o ganancias Para lo cual estos datos se ponen en una Hoja de Excel y se usa la función SI de la siguiente manera: Arrastrando la función hasta completar, el resultado final es, A esta empresa no le fue demasiado bien

5 FUNCION Y() La función Y(), como O() es una función lógica ya que sus argumentos son proposiciones lógicas, la función evalúa los argumentos y devuelve un resultado VERDADERO o FALSO ( aclaro que esta función puede tener un solo parámetro sin dar error, aunque no tiene mucho sentido práctico) Su sintaxis es: Y(parámetro1;parámetro2;parámetro3;...) La función devuelve VERDADERO si la evaluación de todos los parámetros es VERDADERA y dará FALSO si la evaluación al menos uno de sus parámetros es FALSA o si todos son FALSOS. Veamos un ejemplo Vemos que si cambiamos una desigualdad, o las dos el resultado es FALSO FUNCION BUSCARV La función BUSCARV busca datos que están en primera columna de una tabla(a esta tabla se la denomina matriz de búsqueda o de datos), si el valor es encontrado devuelve el dato asociado (valor que esta en la misma fila que el dato a buscar) de una columna especificada, la sintaxis es; Los primeros tres argumentos son obligatorios y el cuarto es opcional, Veamos el siguiente ejemplo: Un profesor tiene una tabla con las notas de un alumno puestas en números y quiere completarla poniendo las notas en palabras Para hacer esto cuenta con otra tabla de equivalencias Vuelca estos datos en un libro de Excel poniendo en la Hoja1 la tabla a completar y en la Hoja2 la tabla con las equivalencias pero sin los rótulos para tener directamente la matriz de datos Después coloca la siguiente fórmula en la celda E3 de la Hoja 1: En la que D3 es una referencia donde está el contenido, que en este caso es el valor 2, aunque hay casos en que por la naturaleza del problema, por ejemplo una consulta, la referencia puede al principio estar

6 vacía, dando el error #N/A (no aplicable), en el tutorial ELIMINAR MESAJE DE ERROR EN BV, daremos una solución a este antiestético mensaje. A continuación se arrastra la función hasta completar la tabla En este caso la matriz de búsqueda está en otra hoja, pero puede estar en cualquier lado, incluso dentro de otra tabla. HIPERVINCULO nos permite enlazar: FUNCION HIPERVINCULO La función Una celda, con una ubicación especifica de un libro. Una celda, con un documento en nuestra computadora. Una celda, de con un sitio o pagina Web. Su sintaxis general es: enlace") =HIPERVINCULO("Ubicación del enlace"; "palabra o frase que identifica al El primer argumento depende de cual de los tipos de enlaces mencionados queremos hacer, en tanto que el segundo será el que mejor se adapte a las circunstancias de acuerdo a nuestro criterio. Veamos ejemplos: Estamos en la celda C1 de la Hoja1 y queremos enlazar con la celda D1 de la Hoja3, suponiendo que en D1esta escrita la palabra "EMPLEADOS", el enlace se escribe como se nuestra Llevándonos a "EMPLEADOS" en la Hoja3. Un mismo resultado se hubiera obtenido si en lugar de poner "Libro1" se hubiera puesto "#". Si queremos ir a un documento en nuestra computadora, en primer parámetro debemos poner la ruta a dicho documento, supongamos que el documento es una fotografía, la expresión puede ser Finalmente si queremos un vínculo a una sitio Web o a una página de este, lo que pondremos en el primer parámetro será su dirección completa. Por ejemplo: FUNCION ELEGIR La función ELEGIR es muy fácil de comprender pero no por ello deja de tener una gran utilidad como veremos, Empezaremos por definir y explicar su sintaxis

7 INDICE es el parámetro encargado, dependiendo de su valor ( 1 a 254), de seleccionar o elegir el argumento que dará el resultado. Daremos un ejemplo sencillo para aclarar; Colocamos la función en la celda D3 =ELEGIR(3;"APALAZADO";"BUENO";"MUY BUENO"; "DISTINGUIDO";"SOBRESALIENTE") INDICE ES 3 Y selecciona el parámetro 3 que en este caso es "MUY BUENO FUNCION CONCATENAR La función CONCATENAR permite unir dos o mas elementos de texto que están contenidos en celdas diferentes. También permite unir textos puestos entre comillas directamente en los argumentos de la función. Su sintaxis es: =CONCATENAR(Texto1;Texto2;...) Esta función puede tener como máximo 30 argumentos. Ejemplos: Si tenemos en la celda A1 el texto YAHOO y en la celda B5 ARGENTINA, nos queda YAHOO ARGENTINA en la celda donde se introduce la fórmula. Veamos Notar que el segundo argumento es un espacio (" ") para separar ambas palabras y que el formato color no se tiene en cuenta. Uniendo textos directamente usando comillas También se pueden concatenar textos, sin usar la función CONCATENAR y empleando en su lugar el símbolo ampersand ( & ), como podemos ver: FORMULAS LOGICAS Las fórmulas lógicas se diferencian de las fórmulas, en que estas últimas devuelven un resultado numérico, en tanto que las primeras entregan un resultado lógico, es decir: verdadero o falso. Las mas simples sirven para hacer la comparación entre el contenido numérico de dos celdas utilizando los operadores lógicos que se muestran en la siguiente tabla Estos operadores se llaman binarios ya que la operación se realiza entre dos operandos, para Excel estos operandos son el contenido numérico de dos celdas, por lo tanto podemos compararlas. Supongamos que una empresa quiere saber si el balance semanal de un determinado mes tuvo ganancias o pérdidas, para lo que confeccionó la siguiente tabla

8 Donde se introdujo la fórmula en la celda D3 y luego se la arrastró hasta la fila 6. Cuando esta fórmula se anida con la función SI, por ejemplo, deja de ser una fórmula para transformarse en una proposición lógica y en este caso podríamos poner en la celda D3 la función y la tabla queda Que hace que la tabla tenga un aspecto más claro. Podemos hacernos una pregunta: quiero saber si es menor que el numero que esta B3 y mayor que está en C3 es correcto poner la fórmula =B3< <C3 Pongan esta fórmula en D3 y verán que el resultado es 0, Excel no nos dice que está mal (no da error) pero tampoco da el resultado correcto pues este debería ser " VERDADERO". El problema está en que esta expresión no es la comparación entre dos celdas sino la comparación de un número entre dos celdas, que es diferente; no es una operación binaria. Esto no quiere decir (por suerte) que no podamos hacer nada mas con las fórmulas lógicas usando los operadores de la tabla, pero debemos complementarlas con las funciones Y(), O(), NO(), por ej.: para la expresión que pusimos más arriba debemos usar la función Y() para obtener la fórmula, que nos da el resultado Correcto "VERDADERO". De esta forma podemos escribir muchísimas fórmulas lógicas, que serán proposiciones lógicas si las anidamos con otras funciones. TABLAS DINAMICAS Son una forma alternativa de presentar o resumir los datos de una lista, es decir, una forma de ver los datos desde puntos de vista diferentes. El nombre Tabla Dinámica se debe a que los encabezados de fila y columna de la lista pueden cambiar de posición y también pueden ser filtrados. Con las Tablas Dinámicas también podremos preparar los datos para ser utilizados en la confección de gráficos. La comprensión cabal de este tema se obtiene con la práctica y es así como se verá que es uno de los tópicos más potentes de Excel, principalmente en las versiones más recientes. Empezaremos con un ejemplo: Una empresa de exportación de máquinas agrícolas tiene la siguiente tabla en una Hoja de Excel 2007.donde figuran los datos del 1º trimestre del año.

9 A partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la Cantidad de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron De cada una. Para crear la tabla que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en cualquier celda de la tabla, luego vamos a la pestaña "insertar" panel "Tablas" En el que pulsamos en "Tabla dinámica", al hacer esto aparece un menú en el que tenemos las opciones de "Gráfico dinámico" y "Tabla dinámica, pulsaremos en este último como se puede ver: A continuación aparece el panel "Crear tabla dinámica" En este caso el rango de la tabla base (tabla de partida) queda automáticamente seleccionado, incluyendo los rótulos, también seleccionamos "Nueva hoja de cálculo" y pulsamos en aceptar y automáticamente se crea la Hoja4 en la que se destacan: Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinámica" Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinámica" que es una novedad de Excel 2007 y que tiene un rectángulo en la parte superior, donde se ubican los campos o rótulos de la tabla de origen, también hay cuatro rectángulos, en la parte inferior, denominados " Filtro de informe", "Rótulos de columna", "Rótulos de fila" y "Valores" donde irán apareciendo los rótulos de la tabla a medida que los seleccionemos en la parte suprior en forma de botones como el que se nuestra Los botones se pueden arrastrar de un rectángulo a otro aunque los rótulos que tienen valores numéricos, siempre aparecen en rectángulo "Valores". Como se ve, hasta este momento, tiene las casillas de verificación de rótulos sin marcar, pues bien, es justamente seleccionar las casillas "MAQUINA" y "CANTIDAD" lo debemos hacer en el próximo paso Observar que aparecen automáticamente 2 Botones. Listo ya tenemos la primera tabla Con las respuestas pedidas recuadradas En rojo

10 Si nos interesara saber solamente el dato de Cuantas fertilizadora y sembradora se exportaron, junto con su total, tenemos un comando de filtrado en la parte superior y así obtenemos la siguiente tabla Luego de aplicar el filtro. Este es un ejemplo didáctico para hacer una introducción, pero se le puede sacar mucho más el jugo a esta herramienta. Podemos querer saber el detalle de las máquinas que fueron exportadas y por Vendedor. En este caso tendremos que seleccionar la casilla del rótulo VENDEDOR y en la nueva Hoja aparece una tabla y el panel "Lista de campos de tabla dinámica" Se ve que en los rectángulos, mas precisamente en el llamado Rótulo de fila, aparece un nuevo botón, el botón VENDEDOR en forma simultánea a la selección de la casilla de verificación VENDEDOR. La tabla responde a lo que queremos Saber, pero le podemos dar otro aspecto arrastrando el botón VENDEDOR al rectángulo "Rótulo de columna" Y la tabla queda como la que está Abajo, Luego de haberle dado algo de formato En esta tabla se puede ver, por ejemplo, que Peña vendió 16 fertilizadoras y un tractor. Sería interesante saber el número de maquinarias exportadas a que país y por cual vendedor. Para hacer lo, verificamos la casilla "País" y filtramos MAQUINA Y se genera la tabla

11 Donde se puede ver que Chuan le vendió 30 máquinas a China. Hasta ahora nuestra tabla dinámica efectúa sumas, pero puede hacer otras operaciones tales como porcentajes, máximos, mínimo y otras más que iremos viendo. Podemos preguntarnos cuál fue la máxima cantidad de maquinarias que vendió Peña. Para hacer esto nos ubicamos en una celda cualquiera de la tabla de arriba y apretando el botón derecho del mouse aparece el siguiente menú emergente En el que pulsamos en "Configuración de campo de valor", como indica la flecha, con lo que aparece el panel también llamado "Configuración de campo de valor En el que si vamos a la pestaña "Resumen por" están las opciones de Resumen en las que elegiremos Máx y luego de aceptar, la tabla se transforma en Que nos dice que la cantidad Máxima de maquinarias que vendió Peña es 9, como se ve en el recuadro rojo, en forma adicional podemos ver que Esta cantidad fue vendida a Brasil (verificar con la tabla de partida o tabla base) Este resultado se puede una simple inspección de los datos, que en este caso son tres, pero cuando estos aumentan es donde vemos la utilidad del cálculo de un máximo. GRAFICOS Son una excelente herramienta para representar los datos y los resultados de algún problema en forma visual, siendo esta una forma diferente de encarar las cosas. Con una forma visual de representación de datos se tiene de un pantallazo una idea más clara del significado de los números a demás de ser visualmente más atractiva. La idea de los gráficos está en casi todas las disciplinas, en este momento se me ocurren algunas tan (aparentemente) dispares como la matemática, medicina, oceanografía la Web y paro aquí porque la lista es interminable. Siempre que se tengan datos que estén relacionados entre sí se podrá hacer un gráfico y se debe tener en cuenta:

12 _La información debe estar en una tabla. _Se deben crear rótulos para filas y columnas ya que estos se trasladan al gráfico en forma automática. Veamos un ejemplo para entender mejor como funciona esto: Supongamos que un negocio tiene una tabla con los meses y las ventas respectivas de esos meses. El dueño del negocio quiere tener una idea de como anduvieron sus ventas en forma de de un gráfico de barras. Para hacer esto: Selecciona la tabla con los rótulos. Elige el estilo de gráfico, para lo que va a la pestaña insertar y de todas las posibilidades de gráficos de barra elija el mostrado en la figura Sólo basta hacer un clic para obtener el siguiente gráfico de barras A este gráfico se lo puede editar cambiando el título el color de las barras etc. En este gráfico se ve que de un vistazo, podemos ver que Mayo fue el mes de menor venta y que a partir de este la tendencia fue subir casi en forma lineal, esto no lo podríamos haber apreciado en forma tan rápida a partir de la tabla, lo que demuestra la utilidad y potencia de los gráficos.