PÍLDORAS FORMATIVAS PRESENCIALES PARA MICROSOFT OFFICE 2003 / 2007

Transcripción

1 PÍLDORAS FORMATIVAS PRESENCIALES PARA MICROSOFT OFFICE 2003 / 2007 MICROSOFT OFFICE 2007 ADAPTACIÓN A ACCESS

2 OBJETIVOS Una píldora formativa presencial es un microcurso de 2,5 horas de duración que imparte un solo tema de un programa de Microsoft Office de nivel avanzado. Seleccionando las píldoras que necesite cada uno construye su propio curso completo de acuerdo a sus necesidades. Los objetivos específicos de las píldoras formativas son: Ampliar los conocimientos para la correcta utilización de diversas funcionalidades de los programas de Microsoft Office. Proporcionar herramientas para mejorar en la gestión diaria de la empresa. ADAPTACIÓN A ACCESS 2007 Novedades en Access 2007 y relación visual de cambios de Access 2003 a Access 2007 Puedes encontrar más píldoras en: Puedes encontrar más recursos gratuitos de Office en: Asimismo puedes encontrar más información de Access en las siguientes webs: 2

3 1. Cambios en la interfaz de Access 2007 Al abrir Access 2007 aparecen destacadamente las plantillas para crear bases de datos predefinidas: Se han marcado con números las siguientes opciones: [1] Para crear una nueva base de datos totalmente en blanco. [2] Para crear una base de datos a partir de una plantilla predefinida. En el panel izquierdo Categoría de plantillas se pueden elegir más plantillas. [3] Para abrir un archivo ya existente. [4] Aquí quedan memorizados los últimos archivos que abriste en días pasados. Los tipos de archivo con los que trabaja Access 2007 son.mdb (Access 2003) y.accdb (Access 2007). Nota: Muchas plantillas se descargan directamente de internet, de manera que es necesario tener conexión a internet para poder usarlas Panel de navegación Se ha modificado el clásico panel de navegación izquierdo. En Access 2003 hacías clic en uno de los diferentes objetos de Access y en la parte derecha aparecían todos los objetos del tipo elegido: 3

4 En la versión 2007, cuando se elige un tipo de objeto en el panel izquierdo, los objetos aparecen listados en el mismo panel izquierdo, no en la parte derecha: Esto unido al tamaño que ocupa la cinta, hace que se pierda mucho espacio, además de que dificulta encontrar los objetos si estos son muchos. Para facilitar la búsqueda de objetos, lo mejor es activar la barra de búsqueda del panel izquierdo con clic con el botón derecho del ratón en la parte superior: Esto permitirá buscar rápidamente un objeto tecleando su nombre en parte o entero. Una vez hallado el objeto, para visualizarlo hazle doble clic y éste aparecerá en la parte derecha de la pantalla. Cada objeto abierto tiene una pestaña o ficha en su parte superior, para permitir pasar de uno a otro: Nota: las pestañas no aparecen si se abre un archivo de versiones anteriores a Office Para que aparezcan en versiones anteriores, hay que usar el botón de Office Opciones de Access Base de datos actual, marcar Documentos con fichas y marcar también Mostrar fichas de Documentos. Estos mismos comandos, pero desmarcando las casillas, servirían para quitar la visualización de fichas en un archivo de Access Por lo que respecta a ganar espacio para visualizar tablas, consultas, informes, etc., se puede ocultar la barra lateral con el botón que tiene arriba a su derecha. Además, se puede minimizar la cinta superior haciendo doble clic en cualquier pestaña, así quedará más espacio para trabajar con los datos: 4

5 Si se trabaja con datos en varias pestañas a la vez, es probable que actualizando los datos en una pestaña, al pasar a otra pestaña no veamos esos datos actualizados si tienen alguna relación. En tal caso hay que pulsar la tecla F9 para obligar a la actualización de los datos. Esto es algo que suele ocurrir mucho en las listas desplegables. Novedades más interesantes: 1.2. Campo buscar en los botones de desplazamiento En la parte inferior de una tabla o formulario, están los botones de desplazamiento para ir de un registro a otro. Ahora se ha añadido la casilla buscar que busca texto o números en la tabla y los resalta en tiempo real. Para buscar los registros sucesivos, ir pulsando Enter varias veces en este campo Filtros de tablas Cuando estamos trabajando con una tabla en vista Hoja de datos, en la parte superior, cada nombre de columna (o nombre de campo), tiene una flechita que al desplegarla, aparecen unas opciones de filtrado, iguales a las de los filtros de Excel (ojo, estos filtros no aparecen en los campos calculados): 5

6 Se usan igual que en Excel, de manera que no detallaremos aquí su uso. Hay que decir que los filtros se pueden usar también con el botón derecho sobre un campo, de manera que son usables en tablas, formularios e informes vistos en pantalla. A pesar de ello, se sigue manteniendo los filtros clásicos en la pestaña Inicio, subtarea Ordenar y filtrar : Los filtros se pueden guardar o abrir con esta subtarea y usarlos como sustitutos de las consultas. En general, la versión de Access 2007 ha tomado algunas cosas de Excel 2007, pero la versión Access 2010 ha tomado muchas más cosas de Excel, como los filtros por colores, barras de colores, Temas, WordArt, Efectos de gráficos, galerías de imágenes y muchas novedades más Nuevo tipo de campo: datos adjuntos. Cuando creamos una tabla en modo diseño, estamos acostumbrados a campos de texto, numéricos, etc. Pero se ha añadido un nuevo tipo de campo llamado Datos adjuntos : Su funcionamiento es similar a los adjuntos de un , se puede poner uno o varios archivos adjuntos. Estos son comprimidos y guardados en tablas invisibles al usuario. Se guardan con el formato original, de manera que podrán ser editados en un ordenador que tenga instalado el programa adecuado para dichos archivos adjuntos. En un formulario o en una tabla, al hacer clic en un campo de datos adjuntos, aparece el icono de sujetapapeles ( ): 6

7 Haciendo clic en ese icono, o doble clic en el propio campo, aparece el diálogo para Agregar y Quitar adjuntos, que pueden ser varios, hasta un total de 2 GB de datos en cada campo Los campos Memo admiten formato enriquecido El texto enriquecido se refiere a poder poner negrita, cursiva, color de letra, tamaño de letra, sangrías, numeración y viñetas (compatible con.rtf estándar). Para ello, en una tabla o un formulario, cuando editamos un campo memo, al seleccionar un trozo de texto, aparece la minibarra, que permite formatear el trozo de texto seleccionado: Seleccionar el texto y mover el ratón arriba a la derecha para que aparezca la minibarra Crear un campo nuevo desde la propia tabla. Se hace desde la última columna: Basta con hacer doble clic en la parte naranja que pone Agregar nuevo campo y dar un nombre al campo. Para elegir el tipo de datos debe hacerse desde la ficha contextual Hoja de datos que apa- 7

8 rece al estar en una tabla. Si no se desea que aparezca este campo, hacerle clic con el botón derecho del ratón y elegir la opción Ocultar Vista Presentación. En los formularios e informes estamos acostumbrados a la vista Formulario/Informe y a la vista Diseño de Access En la vista Diseño es donde hacemos los cambios de diseño del formulario. En Access 2007 se ha añadido la vista Presentación, que permite modificar el diseño mientras se ven los datos del formulario o informe, es como una mezcla de las dos vistas que teníamos en Access 2003: Asimismo, dentro de la vista Diseño de un formulario o informe en Access 2007, se permite agrupar varios campos, agrupándolos en horizontal o en vertical. Basta con seleccionar los campos deseados y usar la ficha contextual Organizar, que aparece cuando se está diseñando un formulario o informe: Tabular: agrupa y organiza en forma de una fila los campos seleccionados Apilado: agrupa y organiza en forma de una columna los campos seleccionados Quitar: deja los campos seleccionados libres, como en Access 2003 La ventaja es que cuando los campos están agrupados, si movemos uno, se reorganizan todos para mantener la organización. Lo mismo si cambiamos el tamaño de un campo, etc. Además el resto de los botones que hay en la ficha contextual Organizar, permiten separar o juntar más esos campos y otras funcionalidades: la reorganización es siempre automática. Por último, se puede desplazar el grupo entero, arrastrando por la esquina superior izquierda de la agrupación Listas desplegables multivalor. Para los que sepan crear listas desplegables en las tablas, en el último paso durante el uso del asistente, permite marcar esta casilla: 8

9 Esto hace que la lista desplegable aparezca con unas casillas a la izquierda de los valores y ello permite que se puedan escoger varios valores a la vez: Si se eligen varios valores en la lista, el aspecto del campo queda así: A la hora de hacer consultas sobre una tabla que tiene una lista desplegable multivalor, podemos buscar un valor, y aparecerán los registros que tienen al menos una vez ese valor en el campo multivalor. Por ejemplo, en el caso anterior, si buscamos Diseño con una consulta, aparecerá: 1.9. Formularios divididos. Se puede crear un nuevo tipo de formulario que en su parte superior sea como un formulario normal, que se ve un registro cada vez, y en su parte inferior se ve la tabla en la que está basado ese formulario. El caso es que al hacer un clic en la parte inferior en cualquier registro, éste aparece en la parte superior en forma de formulario, con lo que se ve el registro entero, de manera más cómoda: 9

10 1.10. Calendario en los campos de fechas: Un campo de tipo Fecha/Hora, aparece con un botón a su derecha al hacerle clic, y podemos elegir la fecha de un calendario en vez de teclear la fecha a mano: Este botón se llama selector de fecha y se puede configurar para que salga o no, en las propiedades del campo, al diseñar la tabla Filas de totales al final de una tabla. En la ficha Inicio se ha puesto el botón que añade en la parte de debajo de una tabla, una fila de totales, que permite sumar columnas, contar datos, promediar, etc: Se puede poner una operación diferente para cada columna (o campo) Exportar tablas a PDF. Se puede exportar una tabla a PDF con la opción que hay en la ficha Datos Externos : 10

11 Se puede exportar además a Excel, Word (o Sharepoint, si está instalado en vuestra empresa) y a otros formatos. Otra manera de exportar a PDF o el resto de formatos, es usar el botón derecho del ratón sobre el objeto en el panel lateral: Introducir datos a una tabla de Access 2007 a través de Outlook 2007 Efectivamente, desde Access 2007 podemos crear un correo electrónico compatible con Outlook 2007, que contiene un formulario (como los formularios web) con un campo por cada campo de una de las tablas de nuestra base de datos. Entonces podemos usar ese para recopilar información y darla de alta en la tabla en cuestión. Se trata de enviar este desde nuestro Outlook 2007 a los destinatarios deseados. Ellos reciben un con nuestro remitente y con el formulario. Responden este correo, rellenan los datos del formulario (bien rellenados por cierto, si no, falla más que una escopeta de feria) y envían su respuesta. Esta respuesta nos llega a nosotros a nuestro Outlook, con los datos del formulario rellenados, en la bandeja de entrada. Dejamos las respuestas ahí. A cada le hacemos clic con el botón derecho del ratón y la opción Exportar datos a Microsoft Access. En ese momento la tabla de Access 2007 se actualiza con los datos enviados. Además. el se coloca automáticamente en una carpeta de nuestro Outlook llamada Respuestas de recopilación de datos de Access. Si no se ven las actualizaciones en la tabla, colocarse en la tabla y forzar su actualización pulsando la tecla SHIFT+F9 (MAYS+F9). Veamos los pasos. Buscar en el panel lateral, la tabla que queremos que otras personas rellenen usando Outlook para recopilar datos Usar botón derecho del ratón sobre el nombre de la tabla en el panel lateral y elegir la opción Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico 11

12 Aparece un asistente con unos pasos que nos permiten. Paso 1: Elegir si usar un formulario HTML o InfoPath, si se usa InfoPath, esto obliga a que todo el mundo tenga instalado el programa InfoPath 2007, si no, no queda más remedio que usar formularios HTML, pero desde luego, es mucho mejor un formulario de InfoPath. Paso 2: elegir si se quiere que la gente añada registros o modifique registros existentes, lo usual será que queremos que la gente añada registros nuevos. Paso 3: elegir los campos de la tabla que la gente tendrá que rellenar al recibir el . Aparecen unos campos ya puestos señalados con asteriscos (*) que indican que son obligatorios. Paso 4: decidir si las respuestas se procesarán automáticamente al abrir Outlook 2007 o bien se habrá de hacer manualmente, por . Paso 5: elegir de dónde se sacarán los s de los destinatarios, usualmente se pondrán a mano, pero se pueden sacar de una tabla. Paso 6: teclear el asunto y cuerpo del mensaje que recibirán los destinatarios. Acabar usando el botón Crear para crear el mensaje de Outlook: Poner los destinatarios en Para o en CCO y enviar el . La gente que lo reciba, ha de hacer clic en Responder y rellenar el formulario bien rellenado, siguiendo las indicaciones, ya que los formularios HTML no tienen potencia como para evitar fallos, por ejemplo, un 10% debe rellenarse como 0,10 o bien 10% (poniendo el %), si ponen 10 dará error. O bien una lista desplegable debe rellenarse con su clave, no con su valor, por ejemplo poner un 1 en vez de Prioridad Alta si la clave de Prioridad Alta es 1 en la base de datos de Access Al final el usuario envía la respuesta, que llegará a nuestro Outlook Cerrar y abrir Outlook 2007 y las respuestas se procesarán y se pondrán en la carpeta de Outlook llamada Respuestas de recopilación de datos de Access : Si se quiere forzar procesar un sin cerrar y abrir Outlook 2007, hacerle clic al con el botón derecho del ratón y usar Exportar datos a Microsoft Access. Luego en Access 2007 ir a la tabla en cuestión y forzar su actualización con SHIFT+F9. Comprobar todos los s procesados en la ficha Datos Externos Recopilar datos Administrar respuestas. 12

13 2. Menú Archivo del antiguo Access 2003 Por lo que respecta al antiguo menú Archivo, la mayoría de las funcionalidades de este menú, están en el botón de Office. Se ha marcado con x las que han desaparecido en el Se ha marcado con un "" las que tienen una explicación más abajo: x Resumen: Ubicación de Access 2003 Ubicación de Access 2007 Archivo > Botón de Office Nuevo... > Botón de Office Nuevo Abrir... > Botón de Office Abrir Obtener datos externos > Datos externos Obtener datos externos Importar > Datos externos Importar Obtener datos externos Vincular tablas > Botón de Office Servidor Vincular tablas 13

14 Cerrar > Botón de Office Cerrar base de datos Guardar > Botón de Office Guardar Guardar como > Botón de Office Guardar como Realizar copia de seguridad de la base de datos Exportar > Datos externos Exportar x Búsqueda de archivos > Se ha quitado del producto. Configurar página > > Botón de Office Administrar Realizar copia de seguridad de la base de datos Hay que ir a la vista preliminar a través de Botón de Office Imprimir, allí aparece la ficha Vista Preliminar donde está la subtarea Diseño de página Vista preliminar > Botón de Office Imprimir Vista preliminar Imprimir relaciones > Herramientas de relaciones Diseño Herramientas Informe de relación Imprimir > Botón de Office Imprimir Enviar a > Botón de Office Correo electrónico Propiedades de la base de datos > Botón de Office Administrar Propiedades de la base de datos Propiedades de página > Comando de página de acceso a datos suplantado. Archivos recientes > Botón de Microsoft Office Archivos recientes Cerrar sesión > Se ha quitado del producto. Salir > Botón de Office Salir Recordemos que en Access las funcionalidades de Guardar o Guardar como, no se refieren al archivo completo de Access, sino al objeto que esté abierto en ese momento y al que la hayamos hecho cambios de diseño, no cambio de los datos, ya que los datos se guardan siempre automáticamente. 14

15 3. Menú Edición del antiguo Access 2003 La mayoría están en la nueva ficha Inicio pero se han puesto Deshacer y Rehacer en la barra de acceso rápido. Se ha marcado con un "" las que tienen una explicación más abajo: Resumen: Ubicación de Access 2003 Ubicación de Access 2007 Deshacer > Barra de herramientas de acceso rápido Deshacer Rehacer > Barra de herramientas de acceso rápido Rehacer Cortar > Inicio Portapapeles Cortar Portapapeles de Office > Inicio Portapapeles Portapapeles de Office Pegar > Inicio Portapapeles Pegar Pegado especial > Inicio Portapapeles Pegar Pegado especial x Pegar como hipervínculo > Se ha quitado del producto. Pegar datos anexados > Inicio Portapapeles Pegar Pegar datos anexados Eliminar > Inicio Registros Eliminar Seleccionar todo > x Seleccionar todas las columnas > Se ha quitado del producto. Herramientas de diseño de formulario/informe Diseño Controles Seleccionar todo Eliminar registro > Inicio Registros Borrar Eliminar registro Eliminar tabla de base de datos > Herramientas de diagrama Diseño Herramientas de esquema Eliminar tabla de base de datos Eliminar filas > Herramientas de tabla/macros/consultas Diseño Herramientas Eliminar filas Eliminar columnas > Herramientas de consultas Diseño Configuración de consultas Eliminar columnas Eliminar columna > Herramientas de tabla Hoja de datos Campos y columnas Eliminar Buscar > Inicio Buscar Buscar Buscar siguiente > Reemplazar... > Inicio Buscar Reemplazar Botón de Office Opciones de Access Personalizar Todos los comandos Buscar siguiente Seleccionar registro > Inicio Buscar Seleccionar Seleccionar 15

16 Seleccionar todos los registros > Inicio Buscar Seleccionar Seleccionar todo Clave principal > Herramientas de tabla Diseño Herramientas Clave principal Probar reglas de validación > Herramientas de tabla Diseño Herramientas Probar reglas de validación x Crear acceso directo > Cambiar nombre > Grupos > Grupos Nuevo grupo > Se ha quitado del producto, pero se puede crear un acceso directo arrastrando el objeto hacia donde se quiera crear el acceso directo. Haz clic con el botón secundario en el panel de exploración sobre el objeto que quieras cambiar el nombre. Botón derecho sobre la parte superior del panel de exploración izquierdo y Opciones de exploración Botón derecho sobre la parte superior del panel de exploración izquierdo y Opciones de exploración Grupos Cambiar nombre de grupo > Botón derecho sobre la parte superior del panel de exploración izquierdo y Opciones de exploración Portapapeles de Office: hay que hacer clic en el Iniciador del Grupo Portapapeles de la ficha Inicio. Recordar que el iniciador es el cuadradito inferior derecho de un grupo: 16

17 4. Menú Ver del antiguo Access 2003 La mayoría están en el panel de exploración izquierdo, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la parte superior de este panel o bien sobre cualquier objeto de este panel. El menú Ver cambia según el objeto en que se esté. Normalmente dentro de un objeto aparece Vista Diseño, Vista Hoja de Datos, Vista Formulario o Informe, etc. Se ha marcado con x las que han desaparecido en el 2007: x x botón derecho sobre la barra con el nombre del tipo de objetos x x botón derecho sobre el nombre del objeto Resumen: Ubicación de Access 2003 Ubicación de Access 2007 Ver > Se ha reemplazado con el panel de exploración. Objetos de la base de datos > Se ha reemplazado con el menú del encabezado del panel de exploración. Objetos de la base de datos Personalizar lista de grupos Iconos grandes / pequeños / Lista / Detalles > Se ha reemplazado con el menú del encabezado del panel de exploración. > Reemplazado por el menú contextual del encabezado del panel de exploración. Organizar iconos > Se ha reemplazado con el panel de exploración. Alinear iconos > Se ha reemplazado con el menú del encabezado del panel de exploración. Vista Diseño / SQL / Formulario / Hoja de datos / Tabla dinámica / Gráfico dinámico > Inicio Ver 17

18 Subformulario / Subinforme en nueva ventana Vista previa del diseño > > Herramientas de diseño de formulario Diseño Herramientas Herramientas de diseño de formulario Diseño Herramientas Vista previa de los 10 primeros registros Vista preliminar > Botón de Office Vista previa e imprimir Vista preliminar Tabla > Herramientas de diagrama Diseño x Mostrar paneles > Se ha quitado del producto. Totales > Herramientas de consultas Diseño Mostrar u ocultar Totales Nombres de tabla > Herramientas de consultas Diseño Mostrar u ocultar Nombres de tabla Índices / Palabras clave > Herramientas de diagrama Diseño Herramientas de esquema Índices / Palabras clave Relaciones > Herramientas de diagrama Diseño Herramientas de esquema Relaciones Restricciones > Herramientas de diagrama Diseño Herramientas de esquema Restricciones Propiedades > Herramientas de base de datos Mostrar u ocultar Hoja de propiedades Dependencias del objeto > Herramientas de base de datos Mostrar u ocultar Dependencias del objeto Propiedades de la combinación > Menú contextual de la línea de combinación. Lista de campos > Herramientas de diseño de formulario Diseño Herramientas Agregar campos existentes Ordenar y agrupar > Herramientas de diseño de informe Diseño Agrupación y totales Agrupar y ordenar Orden de tabulación > Herramientas de diseño de formulario Organizar Diseño de controles Orden de tabulación... Índices > Herramientas de tabla Diseño Mostrar u ocultar Índices Código > Herramientas de diseño formulario/informe Diseño Herramientas Ver código Regla > Herramientas de diseño de formulario Organizar Mostrar u ocultar Regla Cuadrícula > Herramientas de diseño de formulario Organizar Mostrar u ocultar Cuadrícula Cuadro de herramientas > Herramientas de diseño de formulario Controles Encabezado o pie de página > Encabezado o pie de formulario > Herramientas de diseño de formulario Organizar Mostrar u ocultar Encabezado o pie de página Herramientas de diseño de formulario Organizar Mostrar u ocultar Encabezado o pie de formulario Nombres de macro > Herramientas de macros Diseño Mostrar u ocultar Nombres de macro Condiciones > Herramientas de macros Diseño Mostrar u ocultar Condiciones Definición de procedimiento > No se encuentra en Access Panel de tareas > No hay un solo punto de entrada para los paneles de tareas en Access x Barras de herramientas > Se ha quitado del producto. Zoom > Hay Que ir a la Vista preliminar del objeto, entonces en la ficha Vista preliminar está el Zoom. Páginas > Vista preliminar Actualizar > Inicio Actualizar todo x Paneles de tareas y Barras de herramientas: ya no existen, ahora para obtener un panel de tareas lateral dependerá de algunos comandos. Zoom: hay que ir siempre a la Vista Preliminar. Otra manera de cambiar de Vista es desde la barra de estado, abajo a la derecha de todo: 18

19 5. Menú Insertar del antiguo Access 2003 Básicamente es la ficha Crear. Pero dado que el menú Insertar cambia según el contexto, las funcionalidades del menú Insertar también aparecen en las fichas contextuales según estemos en una tabla, consulta, formulario, informe o macro. En el siguiente diagrama ponemos por ejemplo el menú Insertar que hay cuando se diseña un formulario, que corresponderá con la ficha contextual Diseño de Herramientas de formulario. Se ha marcado con x las que han desaparecido en el 2007: x Ejemplo del menú Insertar en el diseño de un formulario. Los antiguos menús Insertar están ahora en la fichas contextuales que salen cuando estamos en un objeto. Resumen: Ubicación de Access 2003 Ubicación de Access 2007 Insertar > Ficha Crear Tabla > Crear Tablas Diseño de tabla Consulta > Crear Otros Asistente para consultas Diagrama > Crear Otros Avanzado Diagrama Formulario > Crear Formularios Diseño de formularios 19

20 Informe > Crear Informes Diseño de informe x Página > Se ha quitado del producto. Macro > Crear Otros Macro Módulo > Crear Macro Módulo Módulo de clase > Crear Macro Módulo de clase Autoformulario > Crear Formularios Formulario Autoinforme > Crear Informes Informe Nuevo registro > Inicio Registros Nuevo Nuevo registro > Inicio Buscar Ir a Nuevo Filas > Herramientas de tabla/macros/consultas ficha contextual Diseño Campo de búsqueda > Estos comandos están disponibles en la ficha contextual Herramientas de diseño de tabla Hoja de datos Campos y columnas cuando se abre una tabla en la vista Examinar. Columnas > Herramientas de consultas /tablas ficha contextual Diseño Columna de búsqueda > Herramientas de tabla Diseño Herramientas Columna de búsqueda... Columna de búsqueda > Herramientas de tabla Hoja de datos Campos y columnas Columna de búsqueda... Nueva tabla > Herramientas de diagrama ficha contextual Diseño Nueva etiqueta > Herramientas de diagrama ficha contextual Diseño Hoja secundaria de datos > Inicio Registros Más Hoja secundaria de datos Hoja secundaria de datos Números de página > Herramientas de diseño de formulario/informe ficha contextual Diseño Fecha y hora > Herramientas de diseño de formulario/informe ficha contextual Diseño Imagen > Herramientas de diseño de formulario Diseño Controles Imagen Gráfico > Herramientas de diseño de formulario Diseño Controles Gráfico... Imagen > Herramientas de diseño de formulario Diseño Controles Imagen Objeto > Herramientas de diseño de formulario Diseño Controles Objeto independiente Gráfico de Office > Se ha quitado del producto. Tabla dinámica de Office > Se ha quitado del producto. Hoja de cálculo de Office > Se ha quitado del producto. Hipervínculo > Herramientas de diseño de formulario Diseño Controles Hipervínculo... 20

21 6. Menú Herramientas del antiguo Access 2003 Se han distribuido en varias fichas, si bien la mayoría han ido a la ficha Herramientas de base de datos. Se ha marcado con un "" las que tienen una explicación más abajo. Se ha marcado con x las que han desaparecido en el 2007: x Resumen: Ubicación de Access 2003 Ubicación de Access 2007 Ortografía... > Inicio Revisión ortográfica Vínculos con Office > Datos externos Colaboración en línea > Se ha quitado del producto. Relaciones > Herramientas de base de datos Relaciones Analizar > Herramientas de base de datos Analizar Tabla > Herramientas de base de datos Analizar Analizar tabla Analizar Rendimiento > Herramientas de base de datos Analizar Analizar rendimiento Analizar Documentador > Herramientas de base de datos Analizar Documentador de base de datos Utilidades de la base de datos > Botón de Microsoft Office Administrar base de datos Utilidades de la base de datos Convertir base de datos > Botón de Office Guardar como Utilidades de la base de datos Convertir base de datos A formato > Se ha quitado del producto. de archivo de Access 97 Utilidades de la base de datos Convertir base de datos A formato de archivo de Access 2000 > Botón de Office Guardar como Base de datos de Access

22 Utilidades de la base de datos Convertir base de datos A Access Formato de archivo 2003 Utilidades de la base de datos Compactar y reparar base de datos Utilidades de la base de datos Realizar copia de seguridad de la base de datos Utilidades de la base de datos Copiar archivo de base de datos Utilidades de la base de datos Administrador de tablas vinculadas Utilidades de la base de datos Divisor de base de datos > Botón de Office Guardar como Base de datos de Access 2000 > Botón de Office Administrar Compactar y reparar base de datos > Botón de Office Administrar Realizar copia de seguridad de la base de datos > Botón de Office Servidor Copiar archivo de base de datos > Herramientas de base de datos Herramientas de base de datos Administrador de tablas vinculadas > Herramientas de base de datos Mover datos Base de datos de Access Seguridad > Herramientas de base de datos Herramientas de base de datos Seguridad Establecer la contraseña Herramientas de base de datos Administrar Usuarios y permisos Establecer la > de inicio de sesión contraseña de inicio de sesión Seguridad Establecer contraseña Herramientas de base de datos Herramientas de base de datos Establecer > para la base de datos contraseña para la base de datos Seguridad Administrador de grupos de trabajo > Herramientas de base de datos Administrar Usuarios y permisos Seguridad Permisos de usuario y de Herramientas de base de datos Administrar Usuarios y permisos Permisos de > grupo usuario y de grupo Seguridad Cuentas de usuario y de Herramientas de base de datos Administrar Usuarios y permisos Cuentas de > grupo usuario y de grupo Seguridad Asistente para seguridad Herramientas de base de datos Administrar Usuarios y permisos Asistente para seguridad por usuarios > por usuarios Seguridad Codificar o descodificar Herramientas de base de datos Herramientas de base de datos Codificar o > base de datos descodificar base de datos Inicio > Botón de Microsoft Office Opciones de Access Base de datos activa Macro > Herramientas de base de datos Macro Macro Editor de Visual Basic > Herramientas de base de datos Macro Visual Basic Macro Editor de secuencias de comandos de Microsoft > Comando de página de acceso a datos suplantado. Macro Seguridad > Se ha reemplazado con ubicaciones de confianza. Comandos disponibles en el botón de Microsoft Office Opciones de Access Centro de confianza Botón Configuración del Centro de confianza. Macro Ejecutar macro > Herramientas de base de datos Macro Ejecutar macro Macro Convertir macros a Visual Basic > Herramientas de base de datos Macro Convertir macros a Visual Basic Controles ActiveX > Herramientas de formularios Diseño Controles Controles Active X Complementos > Herramientas de base de datos Herramientas de base de datos Complementos Opciones de Autocorrección > Botón de Office Opciones de Access Personalizar > Botón de Office Opciones de Access Personalizar: solamente se puede personalizar la barra de acceso rápido. Si se quiere personalizar las otras fichas hay aplicaciones que lo hacen buscando por internet. Pero recordemos que la interfaz de Office 2007 ya no debe verse como menús o barras de tareas, sino como un sistema orientado a resultados llamado orientación a la ubicación sistemática de la interfaz Office fluent. No son un sitio donde meter todo lo que podamos sin ton ni son. De todos modos en Office 2010 existe la opción ya de personalizar las cintas. Autocorrección: han ido a parar ni más ni menos que a: botón de Office - Opciones de Access - Revisión y clic en el botón Opciones de autocorrección. Réplica: no se recomienda usar esta funcionalidad porque falla más que una escopeta de feria. Inicio: esta opción permite que al abrir la base de datos se abra automáticamente un formulario, como ocurre con la base de datos de ejemplo NorthWind. Para ello usar el botón de Office Opciones de Access Base de datos actual y en la casilla Mostrar formulario se elige el formulario que queremos que aparezca automáticamente al abrir la base de datos. También hay casillas que permiten poner el nombre que saldrá en la barra de la ventana y el icono. 22

23 7. Menús Ventana y Ayuda del antiguo Access 2003 Dado el sistema de navegación por pestañas en la parte superior -una pestaña para cada objeto abierto-, el antiguo menú Ventana ya no tiene equivalencia. De todos modos, si la base de datos está en un formato anterior a Access 2007 no salen pestañas. Tampoco en una versión de 2007 a la que he le hayan anulado la visualización de pestañas como se explicó antes. En tales casos, en la ficha Inicio, aparece la subtarea Ventana Cambiar ventanas, que es equivalente al antiguo menú Ventana. Se ha marcado con un "" las que tienen una explicación más abajo. Se ha marcado con x las que han desaparecido en el 2007: Navegar por ventanas cuando están activadas las pestañas superiores Navegar por ventanas cuando no están activadas las pestañas superiores x x x El Ayudante de Office: ya no está. No entra en la filosofía nueva de Office 2007 "lo directo es mejor que lo inteligente" ya que antes el Ayudante de Office interfería con lo que hacíamos. 23

24 Resumen del menú Ventana : Ubicación de Access 2003 Ubicación de Access 2007 Ventana > Inicio Ventana (sólo cuando la base de datos está configurada para que se muestren varios documentos) Dividir > Inicio Ventana Cambiar ventanas Dividir Mosaico horizontal > Inicio Ventana Cambiar ventanas Mosaico horizontal Mosaico vertical > Inicio Ventana Cambiar ventanas Mosaico vertical Cascada > Inicio Ventana Cambiar ventanas Cascada Organizar iconos > Inicio Ventana Cambiar ventanas Organizar iconos Ocultar > Botón de Office Opciones de Access Personalizar Todos los comandos Ocultar Mostrar > Botón de Office Opciones de Access Personalizar Todos los comandos Mostrar Ajustar al formulario > Inicio Ventana Ajustar al formulario Nombre de ventana > Inicio Ventana Cambiar ventanas Nombre de ventana Más ventanas > Inicio Ventana Cambiar ventanas Más ventanas Resumen del menú Ayuda Ubicación de Access 2003 Ubicación de Access 2007 Ayuda > Haga clic en el signo de interrogación x Mostrar el Ayudante de Office > Se ha quitado del producto. Microsoft Office Online > Botón de Office Opciones de Access Recursos Microsoft Office Online x Recursos de desarrolladores de Access > Se ha quitado del producto. Bases de datos de ejemplo > Los ejemplos están en la pantalla de bienvenida donde aparecen todas las plantillas, en la categoría Ejemplo Buscar actualizaciones > Botón de Office Opciones de Access Recursos Buscar actualizaciones Detectar y reparar > Botón de Office Opciones de Access Recursos Diagnosticar Activar producto > Botón de Office Opciones de Access Recursos Activar producto Opciones de comentarios del cliente y Póngase en contacto con nosotros > Botón de Office Opciones de Access Recursos Póngase en contacto con nosotros Acerca de Microsoft Office Access > Botón de Office Opciones de Access Recursos Acerca de 24