Código de Conducta y Ética Empresarial

Transcripción

1 Código de Conducta y Ética Empresarial Vertrauliche AlertLine: Vereinigte Staaten Außerhalb der USA (R-Gespräch)

2 Índice Mensaje del Presidente y Director Ejecutivo 1 Visión, misión y valores de Crawford & Company 2 Guía para el Código de Conducta y Ética Empresarial 2 Proporcionar un crecimiento rentable a largo plazo para nuestros accionistas Actuar de manera responsable con honestidad e integridad Conflictos de intereses 4 Integridad de registros 5 Fraude u otra conducta delictiva 5 Transacciones con títulos valores 5 Uso de los bienes de la Compañía 6 Controles contables e informes financieros 6 Negocios con organismos gubernamentales 7 Leyes antimonopolio y de competencia desleal 7 Obligaciones anticorrupción y de conservación de registros financieros 7 Actividades y contribuciones políticas 8 Solicitudes de funcionarios públicos 8 Reconocer el valor y las contribuciones de todos nuestros asociados Proporcionar un entorno de trabajo seguro y saludable Posibilitar comunicaciones abiertas y positivas con nuestros clientes y asociados No discriminación 9 Acoso 9 Seguridad y salud 9 Leyes medioambientales 10 Uso de correo electrónico e Internet 10 Comprometernos con el aprendizaje, la mejora y la innovación continuos Ofrecer a nuestros clientes servicios con valor agregado Educar a otras personas con nuestro ejemplo Información confidencial y privacidad 11 Propiedad intelectual 11 Mantenimiento de registros e información 11 Recursos 12 3

3 Para los empleados de Crawford & Company y sus subsidiarias: Durante más de 67 años, Crawford & Company ha desarrollado una familia de compañías sobre la base de los valores fundamentales de honestidad, integridad y calidad. Nuestros empleados han asumido el compromiso de realizar actividades comerciales de la manera correcta. Ahora más que nunca, cada uno de nosotros debe actuar de acuerdo con los estándares de ética más altos, tanto a nivel personal como profesional. Nuestra visión, misión y valores son claros. Cumplimos nuestra misión gracias a nuestro conjunto de valores y creencias fundamentales, la cual debe guiar las relaciones que mantenemos con nuestros clientes y accionistas, y entre nosotros mismos. Es fundamental cumplir con las leyes y reglamentaciones que son aplicables a nuestra actividad comercial, en todo el mundo. Además, nuestra meta también debe ser mantenernos fieles al espíritu de nuestra misión y valores. Debido a que la familia de compañías Crawford ha crecido, hemos revisado nuestro Código de Conducta Comercial y Ética a fin de volver a concentrar nuestra atención en los valores que nos guían. Si bien el Código de Conducta Comercial y Ética puede proporcionarnos una guía o un panorama general de las cuestiones relevantes, cada uno de nosotros debería usar el sentido común en cada decisión que se toma. Básicamente, siempre deberíamos recordar hacer lo correcto! Lean este documento detenidamente y úsenlo para los trabajos que realizan. El cumplimiento con la ley y con nuestras políticas y estándares de ética propicia las buenas prácticas comerciales. Nuestra excelencia y, en última instancia, nuestro éxito depende de ello. Jeffrey T. Bowman, Presidente y Director Ejecutivo 1

4 Nuestra visión, nuestra misión y nuestros valores Nuestra visión, nuestra misión y nuestros valores son fundamentales para la forma en que desarrollamos nuestras actividades comerciales. Este Código de Conducta y Ética Empresarial está basado en esos principios orientadores. Para su referencia, dichos principios se enuncian a continuación: Visión Ser reconocido como el líder mundial en la prestación de soluciones para la administración de reclamaciones individuales. Misión Ser el proveedor de servicios elegido por brindar soluciones de la más alta calidad para la administración de reclamaciones en cada uno de los mercados donde prestamos servicios. Valores En búsqueda de esta misión, creemos que debemos: Actuar de manera responsable, con honestidad e integridad. Ofrecer a nuestros clientes servicios con valor agregado. Posibilitar comunicaciones abiertas y positivas con nuestros clientes y asociados. Reconocer el valor y las contribuciones de todos nuestros asociados. Proporcionar un entorno de trabajo seguro y saludable. Comprometernos con el aprendizaje, la mejora y la innovación continuos. Proporcionar un crecimiento rentable a largo plazo para nuestros accionistas. Educar a otras personas con nuestro ejemplo. Guía para el Código de Conducta y Ética Empresarial Este Código de Conducta y Ética Empresarial ( Código ) está diseñado para resumir estándares de conducta empresarial y brindar orientación a los asociados de Crawford & Company y todas sus compañías subsidiarias del mundo, las que, a veces, pueden denominarse de forma conjunta como la Compañía. La palabra Asociados se refiere a todos los empleados y agentes de Crawford & Company y sus compañías subsidiarias, y también a los integrantes de la Junta Directiva de Crawford & Company, todos los cuales tienen la responsabilidad de actuar según las disposiciones aplicables de este Código. El Código se aplica a todo lo que hacemos en nombre de la Compañía. La Compañía requiere un estricto cumplimiento del contenido y el espíritu de todas las leyes aplicables a sus actividades. Todos los asociados deben respetar y cumplir todas las leyes, normas y reglamentaciones aplicables a las actividades de la Compañía en todos los países donde 2

5 ésta opera y también aplicables a los valores establecidos en este Código. Nuestros valores requieren que todos los asociados cumplan los altos estándares de integridad y utilicen un juicio ético lógico. Este Código no trata, ni pretende tratar, todas las situaciones que podrían enfrentar nuestros asociados en el curso de las actividades comerciales diarias. Debemos confiar en el juicio ético lógico e individual de cada asociado para poder mantener nuestro estándar de honestidad e integridad. Los asociados deben hacer todo lo posible para solicitar asesoramiento adicional cuando surgen inquietudes respecto del cumplimiento y de la ética. Si tiene alguna pregunta o inquietud, consulte a su supervisor, al Departamento de Recursos Humanos o al Departamento Legal. El incumplimiento de este Código puede originar la aplicación de medidas disciplinarias que pueden incluir el despido como pena máxima, según corresponda. El Código está complementado por otras políticas específicas y otros procedimientos operativos que pueden ser adoptados oportunamente por Crawford & Company y sus compañías subsidiarias. Este Código no pretende constituir ni crear un contrato de empleo o una promesa por parte de Crawford & Company o sus compañías subsidiarias para continuar el empleo de una persona. Toda exención de este Código requeriría la aprobación de la Junta Directiva y sería divulgada públicamente de acuerdo con las leyes, las normas y las reglamentaciones aplicables. Todos los asociados son responsables de denunciar cualquier actividad que pueda violar este Código u otras políticas o estándares aplicables de la Compañía. Dichas denuncias deben hacerse a los supervisores, al Departamento de Recursos Humanos o al Departamento Legal. Además, la Compañía ha establecido la línea confidencial de alerta AlertLine a través de la cual los asociados pueden denunciar cualquier sospecha de violación de la política de la Compañía o actividades inapropiadas. El número gratuito en los Estados Unidos es (800) Fuera de los Estados Unidos, se puede llamar, con cobro revertido, al (866) La Compañía no tolera las represalias contra una persona que, de buena fe, denuncia una conducta que no cumple con este Código o con cualquiera de los estándares, las leyes o las reglamentaciones aplicables. Las decisiones y medidas que tomen todos los asociados deben estar guiadas por nuestra visión, nuestra misión, nuestros valores y nuestras políticas. En aquellas ocasiones donde los asociados no estén seguros sobre un curso de acción, deben considerar los siguientes pasos: Reconocer y evaluar los hechos o asuntos relevantes. Consultar este Código, nuestros valores y otras políticas y pautas. Consultar a otras personas, incluidos sus supervisores, el Departamento de Recursos Humanos o el Departamento Legal. Determinar el curso de acción después de realizar la consulta. 3

6 Nuestros valores requieren que nos comportemos según los más altos estándares de honestidad e integridad en todas las actividades comerciales e interacciones con otros asociados, accionistas, clientes, proveedores y organismos de regulación. No debemos aprovecharnos injustamente de otras personas por medio de manipulación, engaño, abuso de información privilegiada, distorsión de hechos o cualquier otra práctica desleal comercial o de resolución de reclamaciones. Si actuamos de manera responsable, con honestidad e integridad, obtenemos la confianza y el valor de todas las partes interesadas. Conflictos de intereses En todas las decisiones comerciales que se tomen, se deben priorizar los mejores intereses de la Compañía. Los conflictos de intereses pueden debilitar nuestro criterio comercial, poner en riesgo nuestra reputación y exponer a la Compañía a riesgos legales. Los asociados deben evitar los intereses que puedan entrar en conflicto con los intereses de la Compañía. Un conflicto de intereses ocurre cuando los intereses familiares o personales de un asociado interfieren en los intereses de la Compañía. Nuestros socios deben divulgar y resolver cualquier conflicto de intereses y deben adherirse a los estándares y a las políticas de la Compañía que se relacionen con esta área. A continuación se presentan ejemplos de conflictos que se deben divulgar y resolver: Poseer un importante interés financiero en una compañía que es competidora de la Compañía o que busca hacer negocios con la Compañía. Tener un interés familiar o personal en una transacción con la Compañía. Apropiarse de oportunidades corporativas o participar en actividades comerciales externas que están en conflicto con su asociación con la Compañía. Recibir y otorgar regalos, comidas y entretenimiento u otros beneficios que no son razonables, habituales y comunes en la industria. Los conflictos de intereses se revisan periódicamente de acuerdo con las políticas de la Compañía. Todas las preguntas o inquietudes sobre los conflictos de intereses deben dirigirse al Departamento Legal de la Compañía. Los conflictos de intereses operativos, en oposición a los conflictos de intereses personales, pueden surgir cuando se brindan servicios a clientes. Cuando hay conflictos operativos, la Compañía está en posición de representar intereses opuestos. Debe consultar los procedimientos de su unidad de negocios para obtener asesoramiento sobre cómo evitar conflictos operativos. P: Me gustaría hacerle un lindo regalo de Navidad a un importante cliente. Qué puedo hacer? R: Como regla general, los asociados no deben otorgar ni aceptar nada de valor que pueda influir en el criterio o la independencia de quien recibe la atención. Las comidas o los agasajos 4

7 comerciales infrecuentes y modestos están permitidos por las políticas de la Compañía, si son razonables y acordes con las circunstancias. Los asociados nunca deben otorgar regalos, gratificaciones, entretenimiento, comidas o cualquier otra cosa de valor a funcionarios o empleados públicos ni a sus familias. Para obtener más detalles, debe consultar las políticas específicas de conflictos de intereses de la Compañía. Integridad de registros La veracidad y la confiabilidad de los registros comerciales son de suma importancia para el proceso de toma de decisiones de la Compañía. Todos los registros empresariales, las cuentas de gastos, recibos, las facturas, las nóminas, los registros de servicios, los informes a agencias gubernamentales y cualquier otro informe deben prepararse con cuidado y honestidad. Los asientos falsos o engañosos en tales registros son ilegales y están prohibidos. Todos los fondos y bienes corporativos deben registrarse de acuerdo con los procedimientos de la Compañía. P: Un cliente de mucho tiempo me pidió que modificara una factura para ayudarlo con su informe contable de cierre de ejercicio. Nunca antes me había pedido que lo hiciera y dice que sería por única vez. Qué debo hacer? R: No debe modificar la factura. Todas las facturas del cliente deben reflejar el trabajo realizado. Las políticas y los estándares de la Compañía establecen que siempre se deben cumplir los procedimientos de contabilidad y de facturación. Debe discutir el pedido de este cliente con su gerente o con el Departamento Legal. Fraude u otra conducta delictiva Nos comprometemos a actuar con integridad. La Compañía no tolerará fraude, deshonestidad o conductas delictivas de ningún tipo. Los asociados que sospechen que haya ocurrido un acto fraudulento o delictivo deben informar de inmediato a su supervisor, al gerente que corresponda o al Departamento Legal, o también pueden llamar a la línea confidencial de alerta AlertLine. Las acusaciones de dichas actividades serán tomadas seriamente e investigadas de inmediato. Se aplicarán las medidas disciplinarias que correspondan, que pueden incluir el despido como pena máxima. Transacciones con títulos valores Crawford & Company emite acciones que cotizan en la bolsa de los Estados Unidos. Esto impone cierta cantidad de obligaciones sobre todos los asociados. Los asociados no deben utilizar para beneficio personal información de carácter privado sobre la Compañía o sobre algún cliente. Debido a la complejidad de las leyes que regulan los títulos valores, se aconseja a los asociados que pidan asesoramiento al Departamento Legal si tienen dudas relacionadas 5

8 con el abuso de información privilegiada, en especial, a aquellos asociados que tienen acceso a información importante y de carácter privado. Antes de comercializar acciones de Crawford & Company, los directores, los gerentes ejecutivos y otros asociados designados deben comunicarse con el Departamento Legal para obtener la aprobación de la transacción. P: Recientemente escuché a una asociada discutiendo los detalles de una transacción pendiente con su hermano, quien no trabaja para la Compañía. Podría esto causar un problema? Qué debo hacer? R: Ese comportamiento es claramente indebido. Si en la discusión se mencionó información que podría considerarse importante y dicha información no había sido divulgada públicamente, entonces su asociada podría enfrentar una acusación por abuso de información privilegiada o por aconsejar a otra persona para que realice una transacción. Esta pregunta también resalta la importancia de tener cuidado de cuándo y con quién discutir actividades de la Compañía. Los asociados deben usar su buen criterio cuando hablan sobre las actividades de la Compañía fuera del lugar de trabajo. En este caso, usted debe llamar a la línea confidencial de alerta AlertLine o pedir asesoramiento al Departamento Legal. Uso de los bienes de la Compañía Las propiedades o los bienes de la Compañía sólo se deberán utilizar con fines empresariales, excepto en aquellas circunstancias limitadas donde se otorgue una autorización oficial para poder utilizar los bienes de la Compañía con fines personales, por ejemplo, el uso ocasional del correo electrónico. La Compañía se reserva el derecho de inspeccionar sus instalaciones y propiedades, incluidos registros telefónicos, computadoras, correo electrónico, uso de Internet, documentos empresariales, oficinas y otros lugares de trabajo. En general, los asociados tienen prohibido conservar bienes de la Compañía a partir de la rescisión del contrato laboral. P: En un reciente viaje de negocios a una conferencia de la industria, uno de mis asociados dejó que un amigo usara su equipo portátil durante la noche. El equipo portátil del asociado contenía información privilegiada, incluida la información personal de los demandantes y de las personas aseguradas. Está bien lo que hizo? R: Los asociados deben cumplir las políticas de la Compañía para proteger los bienes de ésta, incluida la información. El socio no debió haber usado los bienes de la Compañía de esa manera ni debió haber expuesto de esa manera la información del demandante. Debe llamar a la línea confidencial de alerta AlertLine o comunicarse con el Departamento Legal para obtener asesoramiento. Controles contables e informes financieros Los procedimientos de contabilidad y facturación y los controles internos se deben cumplir en todo momento. Todas las facturas de los clientes deben reflejar exactamente el trabajo realizado 6

9 y la tasa aplicada correspondiente a dicho trabajo. Deben realizarse controles contables internos a fin de permitir la preparación de los informes financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con otros requisitos de contabilidad legales o locales. La Compañía debe cumplir todas las leyes y reglamentaciones para la preparación de informes financieros. Los asociados deben denunciar cualquier violación de este Código o de la política de la Compañía relacionada con cuestiones contables, de control interno y de auditoría ante su supervisor, otro gerente que corresponda o el Departamento Legal, o también pueden llamar a la línea confidencial de alerta AlertLine. Negocios con agencias gubernamentales Las leyes y reglamentaciones que rigen la contratación con las agencias gubernamentales imponen requisitos diferentes y más amplios que aquellos que se aplican a otros clientes. La violación de requisitos gubernamentales podría someter a la Compañía a investigaciones, litigios u otros resultados negativos. Los asociados que, como parte de su trabajo, interactúan con funcionarios públicos deben conocer y acatar estrictamente todas las leyes y reglamentaciones aplicables a las transacciones con las agencias gubernamentales. Leyes antimonopolio y de competencia desleal Las leyes antimonopolio, generalmente, prohíben el acuerdo de contratos con los competidores con respecto a precios, división de mercados, asignación de clientes o cualquier actividad que restrinja la competencia, ya sea con proveedores o clientes. Tomamos nuestras decisiones exclusivamente según los mejores intereses de la Compañía y sin tener en cuenta acuerdos con competidores. La Compañía se compromete a cumplir todas las leyes antimonopolio. Los asociados deben evitar las conductas o los comportamientos que violen, o den la impresión de violar, las leyes antimonopolio. P: Si no hablamos de niveles específicos de precios, puedo acordar con un competidor no participar en una guerra de precios? R: No. En la mayoría de los países, un acuerdo entre competidores que se relacione con los precios que cobran viola las leyes antimonopolio, sin importar si el acuerdo habla de precios específicos o no. Obligaciones anticorrupción y de conservación de registros financieros Crawford & Company emite acciones que cotizan en la bolsa de los Estados Unidos. Por lo tanto, Crawford & Company y todas sus compañías subsidiarias del mundo deben cumplir determinadas obligaciones anticorrupción y de conservación de registros financieros. Algunas de éstas son la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de los EE. UU. (FCPA), las pautas de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OECD) y otras leyes locales similares de todo el mundo. Las leyes locales pueden imponer obligaciones incluso más 7

10 rigurosas. Los asociados no pueden otorgar ni autorizar pagos a funcionarios públicos con el fin de obtener un negocio o con cualquier otro propósito. Las leyes antiboicot, de transacciones prohibidas y de control de las exportaciones sancionadas en los Estados Unidos también pueden aplicarse a la actividad comercial de la Compañía. Debido a que existen normas complejas relacionadas con estas leyes, los asociados deben pedir asesoramiento al Departamento Legal. Actividades y contribuciones políticas La Compañía alienta a los asociados para que ejerzan sus derechos como ciudadanos y participen, de forma personal, en actividades políticas. No obstante, los asociados que participen en actividades políticas deben hacerlo en su nombre y no en nombre de la Compañía. Los asociados no pueden hacer contribuciones políticas para un candidato o un partido político en nombre de la Compañía. Además, ningún asociado puede recibir reintegros directos o indirectos por las contribuciones políticas personales que realizó. En aquellas jurisdicciones en que las contribuciones corporativas son legales, éstas sólo pueden hacerse con la aprobación previa del Director Ejecutivo y del Asesor Jurídico de Crawford & Company. Los contactos con entidades reguladoras, legisladores o funcionarios ejecutivos que impliquen esfuerzos para influir en acciones administrativas o legislativas pueden constituir una acción de cabildeo. Debe pedir asesoramiento al Departamento Legal para determinar si se aplican las normas de divulgación, registro o alguna otra. P: Yo apoyo a un candidato determinado en mi comunidad y me gustaría enviar correos electrónicos a través de los sistemas de la Compañía para buscar el apoyo de mis compañeros de trabajo. Es esto aceptable? R: No. Es bueno que usted participe en el proceso político, sin embargo, no puede usar los fondos, los equipos o los materiales de la Compañía para apoyar a un candidato y tampoco debe participar en actividades políticas en su tiempo de trabajo. Solicitudes de funcionarios públicos Muchos asociados interactúan con funcionarios públicos como parte de sus actividades comerciales habituales. No obstante, en caso de que un funcionario público o un agente responsable del cumplimiento de la ley realice una consulta inusual sobre la Compañía, sus operaciones o sus prácticas comerciales, usted debe informar inmediatamente al Departamento Legal. La Compañía tiene como política tratar honestamente con agentes y funcionarios públicos y cumplir solicitudes y procesos válidos. Es sumamente importante que, en todos los casos, los asociados sean sinceros y precisos en las declaraciones que hagan y en la información que proporcionen a los funcionarios responsables del cumplimiento de la ley. Los asociados pueden negarse a cooperar con las solicitudes de los funcionarios públicos. En ese caso, esa decisión es personal, así como lo es la decisión de pedir asesoramiento legal privado, ya que el Departamento Legal de la Compañía representa a la Compañía y no a los asociados de forma individual. 8

11 Nos comprometemos a crear y mantener un entorno de trabajo seguro y saludable, donde todos los asociados e interesados sean tratados con igualdad y respeto. Dado que la Compañía valora las contribuciones de todos los asociados, es importante que exista una comunicación abierta y positiva. No discriminación La Compañía apoya una política de no discriminación en el empleo, que prohíbe que cualquier asociado o postulante a un empleo sea discriminado a causa de su raza, color, religión, sexo, orientación sexual, edad, nacionalidad, condición de veterano de guerra o discapacidad. Acoso Los asociados no deben participar en comportamientos que puedan percibirse como acoso. El acoso no incluye solamente amenazas o acciones públicas o un comportamiento hostil hacia un asociado; también incluye otros actos que pueden afectar la dignidad de los asociados, como comentarios o gestos relacionados con la raza, el color, la religión, el sexo, la orientación sexual, la edad, la nacionalidad, la condición de veterano de guerra o una discapacidad. P: Recientemente vi que un gerente de mi grupo de trabajo realizó un acercamiento sexual hacia una asociada que cumple sus órdenes. Le dije a la asociada que debería informar el asunto al Departamento de Recursos Humanos, pero no sé si lo hizo. Hice todo lo que debería haber hecho? R: No todo. Dio correctamente el primer paso. Pero si no está seguro de que el asunto se haya informado, debe notificar al Departamento de Recursos Humanos o llamar a la línea confidencial de alerta AlertLine. Seguridad y salud La Compañía se compromete a garantizar un entorno de trabajo seguro, saludable y sin drogas para todos los asociados. La seguridad es una responsabilidad que deben compartir y apoyar todos los asociados en todas las actividades laborales. Se exige el cumplimiento de todas las leyes y reglamentaciones de seguridad y salud. Además, los asociados deben informar a la persona a cargo o al Departamento Legal si creen que existe alguna condición de inseguridad o insalubridad. 9

12 Leyes medioambientales Como ciudadano corporativo responsable, la Compañía requiere que todos los asociados cumplan todas las leyes y reglamentaciones medioambientales. Los asociados cuyas responsabilidades podrían afectar el cumplimiento de leyes medioambientales deberían familiarizarse con los requisitos importantes de dichas leyes y reglamentaciones. Ningún representante de la Compañía tiene autoridad para llevar a cabo o permitir una acción que podría violar una ley medioambiental. Uso de correo electrónico e Internet Todos los sistemas informáticos y los registros relacionados con el trabajo de la compañía son propiedad de la Compañía y no de los asociados. No se espera que se utilicen de forma privada. Excepto que la política de la Compañía autorice lo contrario, los sistemas informáticos y el software y los periféricos asociados sólo deben usarse con fines comerciales. Se prohíbe la visita a sitios de Internet inapropiados o el uso de los sistemas informáticos o de correo electrónico de la Compañía para hacer o reenviar comentarios despectivos u ofensivos, incluso si el emisor pretendió que el mensaje fuera gracioso. Además, los asociados deben tener sumo cuidado al enviar mensajes de correo electrónico, ya que pueden ser interceptados por personas que no sean los destinatarios originales o pueden ser reenviados a otras personas. Por lo tanto, los asociados deben ser muy cuidadosos al utilizar medios electrónicos para distribuir información privilegiada o confidencial. La Compañía se reserva el derecho de auditar y controlar periódicamente el correo electrónico y los archivos informáticos de los asociados para determinar el cumplimiento de las políticas aplicables. Buscamos excelencia en todo lo que hacemos al comprometernos con el aprendizaje, la mejora y la innovación continuos; ofrecer a nuestros clientes servicios con valor agregado; y educar a otras personas con nuestro ejemplo. Agradecemos y compartimos las ideas nuevas. La información es un activo importante que debe ser valorado, protegido y administrado. Tradicionalmente, nos hemos enfocado en la capacitación, lo que dio como resultado una función de liderazgo en la industria para favorecer la innovación. Nuestro enfoque en la mejora continua ofrece a todos los asociados la oportunidad de establecer un ejemplo positivo en las comunidades en las que hacemos negocios. 10

13 Información confidencial y privacidad Los asociados deben proteger toda la información confidencial o privilegiada sobre la compañía o sus clientes. La información confidencial se refiere a cualquier tipo de información, de naturaleza confidencial, privilegiada o secreta, relacionada con los negocios de la compañía o con sus clientes, en especial, información personal de los asociados, los demandantes o las personas aseguradas. Debemos cumplir las leyes y las reglamentaciones de privacidad aplicables y los acuerdos celebrados con los clientes que rigen la protección de dichos datos. P: Puede brindar ejemplos específicos de información que la Compañía considera confidencial y que debemos tener cuidado de proteger y no divulgar de forma inapropiada? R: Algunos ejemplos de información confidencial son planes de negocios, información sobre clientes, información técnica, información personal sobre los asociados e información similar que otras personas confiaron a la Compañía. Dicha información incluye información personal sobre los demandantes y las personas aseguradas. Debe consultar al Departamento Legal si tiene preguntas sobre las leyes y las reglamentaciones de privacidad aplicables en su ubicación. Propiedad intelectual Los asociados son responsables de proteger la información confidencial de la Compañía, incluidos nombres, logotipos, marcas comerciales, patentes, derechos de autor y marcas de servicio. La reproducción no autorizada de software, cintas, libros y otro material protegido por la ley crea una posible responsabilidad financiera y legal para la Compañía. La protección de la propiedad intelectual de la Compañía y de la propiedad intelectual de otras personas debe considerarse con la orientación del Departamento Legal y con los procedimientos aplicables de la Compañía. Mantenimiento de registros e información Los asociados deben crear y mantener registros (en papel y electrónicos) según lo requieran las normas y los procedimientos de la Compañía y las leyes aplicables. Los asociados deben familiarizarse con los períodos de cumplimiento de las políticas y los procedimientos de administración de registros de la Compañía. Los asociados no deben modificar, manipular ni destruir registros antes del vencimiento de los períodos de conservación, como se describe en las políticas y los procedimientos de la Compañía. Se debe consultar al Departamento Legal sobre todas las cuestiones relacionadas con la conservación de registros. 11

14 Recursos Los asociados que tengan preguntas o inquietudes sobre este Código, sobre la política de la Compañía o sobre conductas que puedan violar estas normas deben hablar, en primer lugar, con su gerente. Si esto no es posible o si no se sienten cómodos haciéndolo, los asociados pueden comunicarse con el gerente ejecutivo local, el Departamento Legal, el Departamento de Recursos Humanos local o central o la línea confidencial de alerta AlertLine. La línea confidencial de alerta AlertLine le permite comunicar sus inquietudes de forma anónima. La versión actual de este Código de Conducta y Ética empresarial será publicada y mantenida en el sitio web de Crawford & Company: Dado que el Código puede revisarse de forma periódica, visite el sitio web para encontrar la versión más reciente. 12

15 CRAWFORD & COMPANY CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA EMPRESARIAL FORMULARIO DE CERTIFICACIÓN Recibí y leí el Código de Conducta y Ética Empresarial de Crawford & Company ( Código ) con fecha 6 de febrero de Comprendo mis responsabilidades según los términos del Código y me comprometo a cumplirlas. Reconozco que si no cumplo las disposiciones del Código, puedo ser objeto de medidas disciplinarias. Acepto informar lo antes posible a mi supervisor directo o a otro representate pertinente de Crawford & Company cuando surjan cuestiones de cumplimiento. (Firma del asociado) (Nombre impreso) (Fecha) (Departamento o sucursal) 13