20 Consejos para moderadores

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1 20 Consejos para moderadores

2 En esta guía Ahora está listo para hospedar su primera reunión o webinar con ClickMeeting. Estas son algunas instrucciones fáciles de seguir y consejos para asegurarse que su evento ClickMeeting sea un éxito de principio a fin. Como verá, la mayoría de estos consejos pueden servir como lista de cosas para recordar, cuando está empezando. Después de una reunión o dos, le garantizamos que navegará a través de los pasos como un profesional. La interfaz ClickMeeting y las herramientas lo hacen realmente fácil! Preparándose 1. Envíe invitaciones a todos los participantes con suficiente antelación para que tengan tiempo de organizar sus horarios. Va a tener un menor número de no exhibidos y una mejor reunión. 2. Suba presentaciones y archivos que le gustaría compartir antes de que comience la reunión. Ellos necesitan ser convertidos para poder usarlos en la presentación y, dependiendo de su tamaño, puede tomar algunos minutos. Por eso, es mejor hacer esto sin la presión de tener a la gente esperando durante la reunión. 3. Haga una prueba para familiarizarse con el formato y el flujo de su evento. Es su oportunidad de probar tonos de voz y maneras de entregar su mensaje. 4. Establezca un fondo de escritorio neutro que no distraiga a los asistentes, si planea compartir su pantalla. Usted desea que el contenido sea el foco de su atención, así que también es una buena idea eliminar todos los íconos innecesarios del escritorio. 5. Desactive todos los mensajeros instantáneos y otras aplicaciones que usan ventanas emergentes o notificaciones. Con certeza no desea una charla de su cónyuge apareciendo en el medio de su presentación! 2

3 6. Desactive cualquier software innecesario que utilice Internet, o que no necesite, para poder mejorar la eficiencia de su CPU y la conexión a Internet. 7. Establezca la resolución de su pantalla en 1024x768, para mejorar la visualización de los asistentes con ajustes más bajos. 8. Reduzca al mínimo el ruido ambiente. Los micrófonos son usualmente muy sensitivos y pueden captar todo tipo de ruidos tales como tos, carraspeo, o movimiento de papeles. Puede ser incómodo para su audiencia y puede ser fácilmente evitado, si está conciente de ello. 9. Ordene el hardware. Pruebe su micrófono y auriculares, para que no aparezcan problemas técnicos menores en su camino. 10. Personalice su sala de reuniones. Puede personalizar cada sala con su logo de marca y/o temas de colores. Ingrese a su cuenta y haga clic en el logo/ventana para personalizarla. 11. Regule el tiempo. Los eventos en vivo son más efectivos si duran entre 60 y 90 minutos. Si sabe que va a necesitar más tiempo, simplemente divida su contenido en sesiones y entréguelas en unos pocos días o semanas. Entregando una Presentación Impecable 12. Presente su agenda. Al comenzar su evento, debe saludar a los asistentes y presentar su agenda. Asegúrese de incluir pausas, si el evento va a extenderse por un período prolongado. 3

4 13. Vaya al grano. No prolongue la parte de introducción de su evento. Vaya al tópico principal rápidamente, para mantener a los asistentes involucrados y dispuestos a participar. 14. La sesión de P&R durante el evento es una gran manera de involucrar a los participantes y obtener respuesta. Si está dando un discurso, es una buena idea nombrar a otra persona para controlar el chat, respondiendo preguntas de la audiencia, y realizando encuestas. De esta manera, podrá concentrarse en su presentación, y continuar recibiendo feedback. 15. Cuide los tiempos muertos. Evite largas pausas. Sus asistentes pueden concluir que usted no sabe qué decir. 16. Tenga confianza en la entrega de su mensaje. Conozca el asunto. Si usted tiene confianza en lo que está diciendo, su audiencia también va a sentirse confiada. 17. No le preste atención a los errores. Ellos van a ocurrir de vez en cuando. Si ocurre una falla del equipo o un desliz suyo, simplemente relájese y siga adelante. Su público olvidará rápidamente que algo estaba mal. Llegando Al Final 18. Resuma y diga adiós. Cuando sea el momento de terminar, déjelo claro a todo el mundo. Simplemente declare que ha finalizado y agradezca a los asistentes por participar. Conteste cualquier pregunta restante que pueda surgir. 19. Recoja los comentarios Recoja los comentarios después de cada evento. Analice las respuestas que recibió de sus encuestas. Las opiniones honestas de los asistentes lo ayudarán a mejorar las futuras presentaciones. 4

5 20. Haga un resumen de sus conclusiones. Por ejemplo: Ha conseguido presentar todo lo que había planeado? Los participantes estuvieron involucrados o aburridos? Tuvo problemas con su charla o con el equipo? Respetó su límite de tiempo? La manera como responda a estas preguntas lo ayudará a determinar el éxito futuro. Obteniendo ayuda y soporte ClickMeeting es una plataforma intuitiva. En caso de que surja alguna dificultad, hemos preparado materiales para ayudarlo: Busque en nuestra base de conocimientos para obtener respuestas a sus preguntas. Vea nuestras guías de usuario fáciles de seguir imprimibles. Si no encuentra lo que está buscando, por favor entre en contacto con nuestro amable equipo de ayuda al cliente. Estamos disponibles durante cinco días a la semana! Comenzar sesión de chat en vivo Envíenos un 5