Programando una Reunión

Transcripción

1 Programando una Reunión 1

2 En esta guía Aprenda cómo configurar sus reuniones y webinars, enviar invitaciones, y realizar seguimientos para asegurar su éxito. Creando una Reunión Con ClickMeeting, es fácil comenzar una nueva reunión para hasta 25 asistentes en cualquier momento. La interfaz fácil de usar lo guía a través de cada paso, para que pueda enviar sus invitaciones en minutos. Al iniciar sesión en su cuenta, aparece la ventana Agenda, donde puede administrar sus reuniones y webinars. En la parte superior derecha, vaya a Crear Evento, y luego a Crear Reunión o Crear Webinar: Luego, elija Preparar Reunión, para prepararla y usarla más tarde, o Reunirse Ahora, para abrir la sala de reuniones inmediatamente. Si elige la primera opción, aparecerá la siguiente ventana: 2

3 1. Elija el nombre que aparecerá en la sala de reunión y en los s de invitación. El nombre también formará parte de la dirección URL de la sala. 2. Su sala puede estar disponible solo para este evento en particular, o puede ser una sala permanente para acceder en cualquier momento. Para reuniones de una sola vez, utilice el calendario desplegable para especificar la fecha. Asegúrese que la zona horaria a la derecha sea la correcta. La fecha y hora van a aparecer en las invitaciones y en la página de registro. 3. También puede decidir si el evento será abierto para todos, protegido por seña o protegido por token. Para una reunión privada, ingrese una seña. Sus participantes la recibirán en el de invitación. Lo mismo va a ocurrir si su reunión es protegida por token. Su evento ahora está listo. Pero hay otras opciones que es conveniente configurar. Acceda a ellas en las pestañas en la parte superior. 4. Sala de espera Elija el diseño y marca de su sala de espera, arrastrando y soltando los elementos disponibles. Publique un mensaje de pasillo de hasta 160 caracteres, para los asistentes en espera (A). Añada su agenda de reunión, para que los participantes sepan qué va a cubrir la misma (B). Puede suministrar archivos para descargar (C). 3

4 5. Registro Si lo desea, puede requerir a los asistentes que se registren en la reunión. Haga clic en la pestaña Registro, coloque en ON el botón de Registro (A), y edite el formulario de registro. Por defecto, los asistentes deben ingresar su nombre y dirección de . Si necesita otros campos, arrastre y suéltelos desde Campos y Otros en el lado derecho (B). Añada la Info de Moderador para estimular la asistencia. Debajo del formulario hay más opciones. Redirija a los registrados a su página de agradecimiento. Solicite la confirmación manual de parte de usted para todos los registrados. Envíe notificaciones de sobre nuevos registrantes. Active o desactive el registro periódico. 4

5 6. Cambio de imagen Cambie la apariencia de su sala de reuniones, añadiendo el logo de su empresa (A) y el esquema de color de su marca (B). Esto provoca una magnífica impresión, y promociona su marca entre clientes, clientes potenciales y socios. Si lo prefiere, seleccione una de las pieles profesionalmente diseñadas, desde nuestra Galería de pieles (C). 7. Configuración Utilice la configuración, para personalizar la experiencia de reunión en forma completa: Defina la dirección URL de la página de agradecimiento, donde los asistentes serán redireccionados después de la reunión. Permita a los moderadores que compartan un link de la reunión en las redes sociales. E invite a los participantes usando , o una cuenta de media social. Envíe un de agradecimiento automático a cada participante después de la reunión. En las invitaciones y en la sala de espera, muestre el número de teléfono que los participantes pueden usar para asistir a la reunión, en caso que no puedan conectarse. Permita a los participantes esperar en el pasillo online antes de que comience la reunión. Ejecute el Probador de Conexión antes de que los participantes se conecten (ellos pueden omitir este paso manualmente). Muestre los botones que permiten al organizador de la reunión y moderadores, invitar a los asistentes a través de y redes sociales. Comience automáticamente la grabación cuando el moderador hace clic en el botón Comenzar reunión o Comenzar webinar. 5

6 Después de elegir sus configuraciones, haga clic en Guardar reunión. Para revisar o editar estos detalles, vaya a la pestaña Agenda, haga clic en Acciones al lado del nombre de reunión, y seleccione Editar: 6

7 Cuando el evento esté listo, es hora de invitar a los participantes. Un botón llamado Invitar personas aparece inmediatamente después de guardar su reunión. O vaya a la pestaña Agenda, pase el mouse sobre Acciones (al lado del nombre de la reunión) y seleccione Invitar. Elija Participantes o Moderadores: 7

8 Seleccione Copiar & Pegar para añadirlos manualmente, recordando separarlos por comas. También puede invitar contactos desde su libreta de direcciones o segmentos de lista de contactos. Utilice la casilla de búsqueda (ingrese el nombre o dirección de ), o seleccione Mis grupos de búsqueda. Haga clic en el botón para Añadir asistente, al lado de los nombres de los contactos, para realizar su selección. 8

9 Es fácil integrar su cuenta ClickMeeting con Twitter y Google+. Luego, puede enviar invitaciones a los contactos de redes sociales, utilizando la misma herramienta de búsqueda. Cuando haya terminado, haga clic en He finalizado de añadir contactos. Luego, elija el modelo de de invitación y haga clic en Invitar: 9

10 Los participantes recibirán un mensaje con todos los detalles de la reunión, incluyendo nombre, fecha y horario, así como el número telefónico y el PIN de moderador y participante para aquellos que deseen participar por teléfono. Si usted solicita el registro, va a aparecer el botón Regístrese ahora. Obteniendo ayuda y soporte ClickMeeting es una plataforma intuitiva. En caso de que surja alguna dificultad, hemos preparado materiales para ayudarlo: Busque en nuestra base de conocimientos para obtener respuestas a sus preguntas. Vea nuestras guías de usuario fáciles de seguir imprimibles. Si no encuentra lo que está buscando, por favor entre en contacto con nuestro amable equipo de ayuda al cliente. Estamos disponibles durante cinco días a la semana! Comenzar sesión de chat en vivo Envíenos un 10