Guía de usuario. Módulo Meeting. Adobe Connect Pro*

Transcripción

1 Guía de usuario Módulo Meeting Adobe Connect Pro*

2 Qué es Adobe Connect Meeting Adobe Connect Pro Meeting es un espacio virtual para reuniones en línea en tiempo real. Los asistentes de una sala de reunión de Connect Meeting pueden mostrar presentaciones en Power Point o presentaciones multimedia, compartir aplicaciones, chatear, transmitir audio y video, entre otras funciones. A cada asistente de una reunión se le asigna uno de 3 roles: Anfitrión o Host Presentador o Presenter Participante o Participant El Anfitrión: El Presentador: El Participante: Es el organizador y Normalmente no organiza la Es invitado por el anfitrión y facilitador primario de una reunión pero juega un papel no juega un papel en la reunión. importante en ella o es organización o responsable del contenido. administración de la reunión. Puede: Organizar reuniones, invitar participantes, aceptar las solicitudes de entrada a una sala de reunión, pausar o finalizar reuniones. Mostrar diapositivas y contenido, compartir su pantalla, cambiar las propiedades de la sala de reunión. Controlar la transmisión de audio y video de los participantes, iniciar y detener la grabación de una reunión, cambiar los roles de los participantes, entre otros. Puede: Mostrar diapositivas y contenidos, así como compartir su pantalla. Chatear, contestar preguntas, transmitir audio y video en vivo. Puede: Ver el contenido mostrado. Escuchar y ver el audio y el video del presentador. Usar el chat, tomar encuestas y bajar archivos. Transmitir su propio audio y video, si se le da el permiso. En el resto de la Guía se denomina Asistentes a todos los miembros que concurren en una sala de reunión (Anfitrión, Presentador y Participantes). Página 2

3 Acrobat Connect Add-in La primera vez que un anfitrión o un presentador utilizan Acrobat Connect Meeting se requiere que instalen un complemento de la aplicación o Add-in que les permitirá compartir su pantalla, subir archivos, utilizar VoIP (Voice over Internet Protocol) Tecnología de Transmisión de Voz por Internet, entre otras cosas. En la ventana principal, habrá que elegir el botón de Ayuda y elegir la opción de Descargas. En la opción de Adobe Connect Add-in seleccione la opción que desee según el sistema operativo que tenga.. Los participantes sólo requieren tener instalado Flash Player, versión 8 o posterior, para tener acceso a la reunión y a sus contenidos. Página 3

4 Conociendo la sala de reunión La sala de reunión está diseñada a partir de Pods y Layouts o Diseños. Un Pod es un panel expuesto que contiene una función necesaria para completar una tarea. Existen diversos tipo de Pods y cada uno tiene una función específica Lista de asistentes - Permite administrar a los asistentes de una reunión. Muestra a los que están dentro de la sala y su estado. Chatear - Permite a los asistentes enviar y recibir mensajes entre ellos. Cámara y voz - Permite la transmisión de video y audio. Compartir - Permite compartir pantallas, aplicaciones, documentos, presentaciones ó pizarras para colaborar en tiempo real como si estuvieran ante un pizarrón físico Página 4

5 El Layout o Diseño es un arreglo de Pods en una sala de reunión. En Adobe Connect Pro Meeting usted puede crear, mover o cerrar Pods en los diseños de sus salas de reunión. Puede identificar los Diseños existentes en su sala de reunión desde la barra de navegación de los Diseños localizada en el menú de diseños. Existen otros 5 tipos de Pods: Nota - Usado por anfitriones y presentadores para anotar la agenda, tomar notas o apuntar cualquier información de texto que consideren importante. Encuesta - Sirve para obtener retroalimentación de los participantes o recabar información demográfica. Compartir archivos - Permite la transferencia e intercambio de archivos que los participantes pueden descargar a sus computadoras. Vínculos Web - que se usa para abrir páginas Web en las computadoras de los participantes Preguntas y Respuestas - que le permite al anfitrión o presentador moderar el Pod de Chat y contestar de manera selectiva las preguntas de los participantes Página 5

6 Cada Pod tiene un icono del lado superior derecho denominado Opciones del Pod donde encontrará características adicionales para manejar la reunión. Página 6

7 Crear una reunión 1. Entre a la dirección que le fue enviada vía correo: e iniciar sesión con el usuario y contraseñas asignados por el administrador. 2. Una vez adentro aparece la siguiente pantalla 3. De click en el botón Reunión. 4. A continuación se deberá introducir la información de la Reunión que vamos a organizar: a. Nombre descriptivo b. La dirección electrónica. Se recomienda que sea algo fácil de recordar. Debe iniciar con una letra y no pueden contener espacios ni caracteres especiales. Si no se asigna un nombre, Adobe Connect asignará aleatoriamente uno. c. Un breve resumen si así lo deseamos d. La hora de inicio e. La duración de la reunión Página 7

8 Aunque se especifique una hora de inicio y una duración, la sala permanecerá abierta y disponible hasta que se elimine. La hora de inicio y duración se utiliza cuando se envía una invitación por correo. f. Podemos seleccionar una de las 3 plantillas que vienen predeterminadas para darle la apariencia deseada a nuestra sala de reunión (evento, reunión o formación). Las plantillas pueden variar si el administrador ha realizado modificaciones. g. El idioma que se manejará en la interfaz de la sala de reunión. El idioma seleccionado se utiliza para todos los asistentes. h. El tipo de acceso que deseamos para nuestra sala (sólo usuarios registrados, usuarios registrados e invitados permitidos, cualquiera). Si se pretende tener contacto con personas fuera de la organización se recomienda seleccionar la opción Sólo los usuarios registrados y los invitados admitidos pueden entrar en la sala. Esta opción es la mejor combinación entre flexibilidad y seguridad. a. b. c. d. e. f. g. h. Opcional Se pueden agregar datos de teleconferencia a la reunión, la información se incluye en la invitación a la reunión. Se puede crear la sala de reunión al dar click en el botón Terminar. 5. Si se desea enviar invitaciones a la reunión presione el botón Siguiente. Página 8

9 Si se sabe por anticipado quien va a asistir a la reunión se puede asignar previamente a los asistentes como anfitriones, presentadores o participantes. Seleccione el nombre de la persona de la lista de Usuarios y grupos disponibles. Haga click en Siguiente. Se pueden seleccionar a varios asistentes al presionar la tecla CTRL y los nombres de los mismos. Los asistentes se agregan de manera automática como participantes. A los asistentes pre- asignados se les otorga acceso automático a la sala de reunión sin requerir de aprobación. Si existen usuarios que no han sido pre-asignados pueden entrar a la sala a través de la dirección electrónica pero es necesario otorgarles permiso para entrar. Página 9

10 Si deseo cambiar el rol de un asistente puedo hacerlo al dar click sobre su nombre en la lista Participantes actuales de Haga click en Permisos Seleccione el rol que desea que tenga el asistente La persona que crea la sala es automáticamente un anfitrión. Sin embargo, agregar un usuario adicional como anfitrión permite a varios usuarios manejar la sala de reunión. 6. Si desea enviar invitaciones vía correo electrónico presione Siguiente, de lo contrario presione el botón Finalizar. Presione el botón Enviar invitaciones. Seleccione si desea enviar la invitación únicamente a los anfitriones y presentadores o a todos los asistentes a la reunión. Puede modificar, si así lo desea, el Asunto y el cuerpo del correo. El texto que aparece entre paréntesis de llave { } es asignado automáticamente por el servidor. Se recomienda no modificarlo. Presione el botón Finalizar. Las invitaciones se envían a través de correo electrónico. Página 10

11 Si se despliega una página que indica que la operación no puede ser completada quiere decir que usted no tiene los permisos necesarios para el envío de Invitaciones, en este caso puede solicitar al administrador de Adobe Connect la realización los ajustes necesarios en su cuenta. La sala ha sido creada y puede empezar la reunión. Puede revisar los detalles de la misma en la página Información de la reunión. Para entrar a la reunión puede presionar la dirección electrónica de la sala o el botón Entrar a la sala de reuniones. Página 11

12 Subir contenido a una Biblioteca 1. Desde su sesión de Adobe Connect Pro presione el botón Contenido. Aparece la pantalla para Subir Contenido. Página 12

13 2. Presione el botón Examinar. 3. Seleccione el archivo que desea subir a la Biblioteca. 4. Presione el botón Abrir. 5. Introduzca el título del archivo. 6. Agregue un breve resumen si así lo desea. 7. Presione el botón Guardar. Página 13

14 Es importante considerar los formatos válidos de los archivos que Adobe Connect Pro acepta (.ppt, *.pptx, *.flv, *.swf, *.pdf, *.gif, *.jpg, *.png, *.mp3, *.html o *.zip.), de lo contrario no podrá subir la información seleccionada. Aparece la pantalla Datos sobre el contenido. Puede compartir el archivo que acaba de subir en una sala de reunión. 8. Presione el botón Compartir Documentos y presione la opción Seleccionar en la Biblioteca de contenido del menú desplegable. Página 14

15 9. Seleccione el archivo que desea compartir y presione el botón Aceptar. El contenido aparece en el Pod Compartir. Página 15

16 Subir contenido desde una sala Existen varias formas de subir contenido desde una sala de reunión. Ésta es una de ellas. 1. Dentro de la sala de reunión, seleccione desde el menú desplegable del Pod Compartir la opción Documento. 2. Presione la opción Seleccionar en mi PC Página 16

17 3. Seleccione el archivo que desea agregar y presione el botón Abrir. Se carga el contenido y aparece dentro del Pod Compartir. Página 17

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19 En la sesión de Connect el archivo aparece en el folder asociado a la sala de reunión en el rubro Contenido cargado. Página 19

20 Uso del Pod de Cámara y Voz 1. Conecte su micrófono a la computadora. Utilice el Asistente de Configuración de Audio para probar sus conexiones de audio. 2. Seleccione del Menú Reunión la opción Asistente para configuración de audio. 3. Siga los pasos y presione Siguiente. Al terminar presione el botón Finalizar. Página 20

21 4. Seleccione la opción Activar voz: un altavoz. Página 21

22 5. Presione el botón Iniciar mi cámara y voz Si el Pod no se encuentra visible en la sala de reunión presione el Menú Pods y seleccione la opción Cámara y voz Su nombre aparece en el Pod de Cámara y voz. 6. Para hablar presione el botón Conectar mi audio. Seleccione la opción Página 22

23 8. Conecte su cámara para transmitir video y presione el botón Opciones del Pod. 9. Seleccione las opciones que desee usar de la lista. Página 23

24 Permitir a otros compartir su cámara Existen 2 formas para que un Participante pueda compartir su cámara. Un anfitrión puede otorgar permisos para que otros compartan sus cámaras o puede cambiar el rol del Participante. Otorgar permisos 1. Dentro de la sala de reunión, seleccione el nombre del participante al cuál desee otorgar permiso para que comparta su cámara. Página 24

25 2. Con el puntero del mouse colóquese sobre el nombre del participante y se activará la ventana con los permisos, seleccione Activar video para conceder este permiso al usuario seleccionado. El Pod de Cámara y voz se habilita en el equipo de cómputo del participante seleccionado. 6. El participante ahora puede activar su cámara desde su equipo al presionar el botón Iniciar mi cámara y voz del Pod Cámara y voz. Página 25

26 Aparece la imagen en un cuadro con el dialogo de Iniciar uso compartido en este momento no se esta transmitiendo la imagen a los demás participantes sino que se encuentra en etapa de previsualización, hasta que demos un clic en el botón de Iniciar uso compartido se inicia transmisión de la cámara de video. El participante puede pausar o detener su cámara en cualquier momento mediante el botón Detener mi cámara y voz o el botón Pausar cámara. Detener cámara mi Pausar cámara El anfitrión puede detener la cámara del Participante en cualquier momento. Para hacerlo pone el puntero del mouse sobre el nombre del Participante que está encima de la imagen del video y presiona el botón cerrar (X) Página 26

27 Cambiar el rol de un Participante Puede en cualquier momento cambiar el rol de un Participante haciéndolo Co-anfitrión o, como en este tema, para promoverlo a Presentador de modo que pueda compartir archivos, cámara o su pantalla. El Participante al cambiar de rol deberá instalar el Adobe Acrobat Connect Add-In para poder visualizar su cámara. Para cambiar el rol de un Participante: 1. Seleccione el nombre del Participante al cuál desea cambiar de rol. 2. Presione clic en el botón del mouse y seleccione el rol deseado. Si desea cambiar el rol de varios Participantes a la vez, seleccione sus nombres mientras mantiene presionada la tecla CTRL. Una vez seleccionados todos los Participantes presione el botón derecho del mouse y de igual forma cambie sus roles. El asistente que anteriormente era Participante ahora en su nuevo rol de Anfitrión o Presentador tendrá activado el Pod de Cámara y Voz. Para empezar a utilizarlo solo debe presionar el botón Iniciar mi cámara y voz del Pod. Página 27

28 Compartir el Escritorio o aplicaciones En ocasiones puede ser útil compartir el escritorio de nuestro equipo de cómputo o ciertas aplicaciones de modo que los Participantes puedan ver las acciones realizadas en una aplicación sin tener que instalarla o correrla directamente desde sus equipos. Este caso puede ser de especial utilidad si se desea editar documentos de manera conjunta. 1. Para iniciar a compartir primero presione el botón Compartir mi Pantalla Página 28

29 Existen 3 opciones para compartir: a. Si elige la opción compartir Escritorio, los asistentes a la reunión podrán ver exactamente lo que usted como anfitrión ve en el Escritorio de su equipo. Sea cuidadoso al elegir esta opción pues los asistentes verán toda la información que usted esté manejando en ese momento. Página 29

30 b. Si elige la opción compartir Aplicaciones, los asistentes verán los programas específicos que usted elija de la lista desplegable de aplicaciones abiertas. Una vez compartidas las aplicaciones, todas aquéllas ventanas o aplicaciones no seleccionadas para compartir les aparecerán en gris a los Presentadores o Participantes. c. Si elige la opción compartir Ventanas, los asistentes verán únicamente las ventas de los programas que usted señale de la lista desplegable. Una vez compartidas las aplicaciones, todas aquéllas ventanas o aplicaciones no seleccionadas para compartir les aparecerán en gris a los Presentadores o Participantes. Página 30

31 Si desea dejar de compartir aplicaciones o ventanas puede hacerlo desde el botón rojo que aparece en la parte de arriba denominado Dejar de compartir. Ó desde Adobe Acrobat Connect dar un clic en la opción Detener uso compartido Página 31