El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 1

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1 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 1

2 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 2 Índice Informe Captio: El coste del fraude interno en la gestión de gastos en las empresas europeas. Descubre cuánto pierden las empresas por fraudes en la gestión de gastos, sus consecuencias y cómo evitarlo. Introducción....3 Muestra....4 Análisis de las medidas de detección del fraude interno...5 El fraude detectado: tipología....8 Consecuencias del fraude interno Cómo evitar el fraude interno....13

3 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 3 Introducción Todas las empresas buscan fórmulas para ser más competitivas y reducir costes para mejorar sus resultados. Los ejes de acción más recurrentes se suelen centrar en optimización de los gastos de personal, los gastos de producción o los gastos de gestión, pero a menudo se olvidan de un tipo de gasto oculto importante: los costes del fraude interno. Con este informe, desde Captio hemos querido hacer foco en este tema y hacer un retrato de la realidad del fraude interno relativo a los desplazamientos corporativos en las empresas europeas, teniendo en cuenta los tipos de fraude existentes, y cómo afectan a las empresas en función de su tamaño. Así, nos permitimos ofrecer también un análisis de las medidas más efectivas para minimizar este problema. Esperamos que este informe te sea útil, y que te permita lograr eliminar las consecuencias negativas del fraude para tu empresa y ser así más eficiente. Joel Vicient CEO y fundador de Captio

4 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 4 Muestra Para este informe, Captio ha analizado una muestra de las hojas de gastos reportadas por sus clientes durante el año 2015 compuesta por gastos de desplazamientos profesionales que corresponden a trabajadores en movilidad.

5 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 5 Análisis de las medidas de detección del fraude interno El fraude interno es una preocupación para la inmensa mayoría de las empresas. Así lo demuestra el hecho de que el 91,5% de las empresas usuarias de Captio utilicen el módulo de comprobación de políticas de gastos de la aplicación. * Módulo de comprobación de políticas de gastos de Captio: funcionalidad de la plataforma de Captio que permite controlar y detectar automáticamente los gastos reportados por los trabajadores que no cumplen con las políticas de la empresa, y que por lo tanto son susceptibles de ser fraudulentos. Además, el hecho de tener este módulo en funcionamiento implica tener políticas de gastos establecidas. Por lo tanto, se puede afirmar que al menos el 91,5% de las empresas disponen de políticas de gastos referentes a los desplazamientos corporativos. Los tipos de fraude interno respecto a los gastos de viaje pueden ser de diferentes tipos, así como las medidas tenidas en cuenta en las políticas de gastos. De media, las empresas configuran 5 tipos diferentes de avisos de posible fraude en el software de Captio. Esto implica que las políticas de gastos de cada empresa son medianamente complejas, y que tienen en cuenta de media 5 casuísticas diferentes. Los tipos de fraude que las empresas quieren controlar se pueden agrupar casi en su totalidad en tres categorías distintas: Fraude por el importe Fraude por el justificante Fraude por la fecha

6 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 6 El análisis realizado muestra la siguiente distribución en la aplicación de reglas de detección de fraude sobre la gestión de gastos.

7 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 7 El fraude por el importe engloba todos aquellos gastos reportados en que el importe no cumpla las políticas de gastos de la empresa. En el caso del límite por gasto, el 70% de las empresas estudiadas lo controlan, seguido del 22% que controla el límite por día, el 22% el límite por informe de gastos, o el 20% el límite por categoría (restaurante, hotel, gasolina ) al día. También hay un 24% de empresas que controlan que se incluyan los anticipos hechos por la empresa al trabajador, para no reembolsarle los gastos dos veces. El fraude por el justificante se refiere a todos aquellos casos en el que el gasto no está correctamente justificado. Las empresas sondeadas controlan que no se reporte un mismo tique varias veces (el 78%), que no falte el justificante (el 58%), que no falten datos sobre el gasto (el 28%), que se edite o modifique el justificante (el 19%). Finalmente, el fraude por la fecha hace referencia a todos los gastos en que existe un problema o error en la cronología. El 68% de las empresas de la muestra controla que no se efectúen gastos en fin de semana, el 63% que no se reporten gastos antiguos, y el 16% que no se efectúen gastos en días festivos. Existe también quien defrauda al reportar más kilómetros al día de lo que permiten las políticas de empresa, cosa que controla el 7% de las empresas, además de otros tipos de fraude, que interesan al 14% de las empresas.

8 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 8 El fraude detectado: tipología De los más de 1,3 millones de gastos analizados, el 12,8% son potencialmente fraudulentos ( gastos), es decir, no cumplen con las políticas de gastos de su empresa. Si segmentamos por tamaño de la empresa, pequeña (menos de 50 trabajadores), mediana (entre 51 y 250 trabajadores) y grande (más de 251 trabajadores), obtenemos estos datos: Así pues, aunque la proporción es muy parecida, vemos un ligero aumento de gastos presuntamente fraudulentos en las empresas medianas, con un 14%, respecto a un 12% en las pequeñas y un 10% en las grandes.

9 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 9 Los diferentes tipos de irregularidades que se han detectado en los más de 1,3 millones de gastos de desplazamiento:

10 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 10 Aunque las políticas de gastos son considerablemente amplias, como hemos visto anteriormente, 3 de cada 4 gastos fraudulentos se engloban dentro de solamente estas 3 categorías: Gastos antiguos (33%): gastos que según las políticas de la empresa han preescrito, y que no corresponden con el periodo indicado en el informe de gastos Gastos duplicados (29%): gastos que se han reportado más de una vez, con el mismo justificante. Gastos en fin de semana (12%) : gastos efectuados en sábado y domingo, cuando se supone que el empleado no está trabajando, y por lo tanto, a menos que sea un caso excepcional, no puede tener gastos por desplazamiento profesional.

11 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 11 Consecuencias del fraude interno Las consecuencias negativas del fraude interno son muchas. La más notable y la más evidente es sin duda el coste económico directo que esto supone para la empresa. Concretamente, el fraude detectado en las 130 empresas analizadas asciende a un total de ,61 euros. Esto corresponde a 33,790,61 euros por empresa y por año y a 723,43 euros por trabajador y año. Hay que tener en cuenta que el total de gastos de desplazamiento reportados por las empresas analizadas ha sido de , 42 anuales de media. Por lo tanto, los gastos presuntamente fraudulentos representan un 8% del total. Para este cálculo, Captio ha extraído y analizado el importe de los tiques que, a priori, no cumplen las políticas de gastos definidas por cada empresa. Cabe decir que puede haber circunstancias especiales por las que no se trate de un fraude interno, sino de un gasto legítimo atípico. En los casos de los gastos que superan el importe máximo autorizado definido, se ha tenido en cuenta solamente el exceso reportado, es decir la diferencia entre el importe máximo y el importe del gasto. Según los datos analizados, no todos los tipos de empresas se ven afectadas en la misma proporción. Si diferenciamos las empresas por su tamaño (pequeña, mediana, o grande), encontramos una tendencia notablemente marcada. Las empresas que sufren más los efectos del fraude interno son las pequeñas. En las sociedades de menos de 50 trabajadores, el fraude interno relacionado con los desplazamientos profesionales se cifra en ,81 euros anuales de media por empresa. En cambio, en las compañías de entre 50 y 250 trabajadores esta cifra es de ,79 euros de media al año, y en las empresas de más de 250 trabajadores, es de una media de ,77 euros anuales.

12 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 12 Así pues, resulta innegable que en las empresas analizadas el fraude por persona es mucho más elevado en las empresas pequeñas que en las empresas grandes. El gasto no contemplado que representa el fraude interno para la empresa tiene consecuencias muy negativas sobre la organización. Las principales son: Reducción de la competividad. El hecho de perder dinero en fraude interno supone aumentar los costes de los productos o servicios que se ofrece, lo que representa una disminución directa de la competitividad. Pero también supone un aumento de los costes indirectos por los gastos en mecanismos de detección, auditorías, abogados, etc. Por lo tanto, repercute en una reducción tangible de la eficiencia de la empresa. Dificultad en la toma de decisiones. La toma de decisiones estratégicas en la empresa se hace de acuerdo a los datos disponibles, gracias a mecanismos como por ejemplo la contabilidad de costes. Si la información que se analiza está hinchada por culpa del fraude interno, esto afectará en la calidad de las decisiones que se tomen, puesto que se basarán en información que no se corresponde con la realidad. Empeoramiento del clima laboral. El fraude interno puede generar situaciones violentas entre trabajadores; desigualdades, sentimiento de injusticia, incomodidad, etc. Es decir, puede afectar a la motivación y a la productividad de los trabajadores de la empresa que no estén involucrados, por el daño moral que esto supone. Perjuicio en la reputación de la empresa: En caso de trascender, la falta de control, prevención y detección de fraude interno puede llegar a afectar negativamente sobre la reputación de la sociedad, incluso sobre la confianza depositada por inversores, clientes o proveedores. Como vemos, pues, el coste del fraude para la empresa va más allá del valor del fraude en sí: tiene consecuencias en todos los procesos y los departamentos de la empresa y supone un coste indirecto que puede ser muy elevado, y muy difícil de cuantificar.

13 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 13 Cómo evitar el fraude interno Existen una gran variedad de medidas e iniciativas que las empresas pueden implementar para minimizar el fraude interno. Pero para esto es necesario que se involucren todos los estratos de la compañía, ya que todas las partes tienen su importancia en la prevención y detección. Algunas de las medidas más importantes a tener en cuenta son las siguientes: 1. Marco normativo Antes que nada es imprescindible establecer y definir el marco normativo que definirá, entre otras cosas, qué es fraude interno y qué no, el comportamiento que se espera de los miembros de la empresa, etc. Se trata de documentos como políticas de gastos y códigos éticos o de conducta. Estos documentos tienen que estar a disponibilidad de los trabajadores, para que estén informados y lo puedan consultar siempre que sea necesario. También es muy importante establecer grados de gravedad del fraude, y las medidas que se tomarán en función de ello en caso de detectarlo. Las medidas pueden ir desde un aviso, hasta la apertura de un informe disciplinario o en los casos realmente graves pueden suponer el despido. 2. Herramientas específicas Los avances tecnológicos permiten a las empresas disponer de herramientas para la detección y prevención del fraude. Los software de automatización y digitalización de la gestión de gastos, como Captio, permiten realizar un control detallado, gasto por gasto, de forma automática e inmediata, por lo que se pueden evitar una gran parte del fraude interno. En cuanto al control del kilometraje, los sistemas de monitorización por GPS en los vehículos resultan muy efectivos. Además, si existen herramientas específicas como estas, la percepción de control suele tener el efecto de contener el gasto innecesario y el fraudulento. 3. Formación La formación tiene un papel esencial en la prevención del fraude interno. Un plan de formación adecuado debe tenerlo en cuenta para lograr concienciar y alinear con las políticas de empresa a todos los integrantes.

14 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas Auditorías Las auditorías son una excelentes herramientas para detectar fraudes internos que se hayan dado en le pasado. Incluso pueden tener un efecto disuasorio que prevenga posibles fraudes en el futuro. Idealmente, es recomendable combinar auditorías internas, más frecuentes y sistematizadas, con auditorías externas, más en profundidad y detalladas. Todos los miembros de la empresa tienen el deber de colaborar con la persona o personas responsables de las auditorías, que analizará los reportes de gastos recibidos, las conciliaciones bancarias de las cuentas, la contabilidad de la empresa, etc. 5. Buen clima laboral A veces, el fraude interno es la forma en que algunos trabajadores quieren compensar las injusticias laborales que sufren, ya sean reales o subjetivas. Por eso, un trato justo e igualitario de todos los empleados es una muy buena medida, así como trabajar para la mejora del ambiente laboral.

15 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas Canales de denuncia En muchas ocasiones los trabajadores saben cuando un compañero o un superior defrauda a la empresa, o pueden tener indicios de ello. Pero reportarlo puede resultar muy violento, por miedo a equivocarse, al qué dirán los demás, o a dañar el ambiente entre compañeros. Esto se soluciona disponiendo de un canal de denuncia anónimo, que permita a quién quiera reportar posibles fraudes sin tener que dar explicaciones. 7. Predicar con el ejemplo Todos los estratos de la empresa tienen que estar igual de comprometidos con el cumplimiento de las políticas de gastos y evitar el fraude interno. Demasiado a menudo se pone el foco en los trabajadores de rango más bajo o en los mandos intermedios, pero las altas jerarquías tienen que dar ejemplo y tener un comportamiento ético y justo. 8. Aplicar todas las medidas Tener herramientas de detección, un marco normativo o canales de denuncia no sirve de nada si no se utilizan. De lo contrario el descontrol propiciará los casos de fraude interno. Y cuando se detecten casos, como establece el marco regulatorio, ya sea a través de las herramientas de automatización, del canal de denuncia, de las auditorías, etc., hay que tomar medidas. No puede quedarse en nada, ya que sino se da el mensaje que el fraude no tiene consecuencias. Con estas medidas, cualquier empresa puede reducir al mínimo las probabilidades de sufrir casos de fraude interno así como su alcance. Pero hay que ser conscientes que para lograrlo se necesita esfuerzo y continuidad, y que eliminar al 100% estos casos es casi imposible.

16 El coste del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas 16 Captio te ofrece la mejor información sobre el mundo del business travel En Captio nos encanta el mundo de los viajes de negocios, por eso deseamos contribuir a su avance difundiendo los mejores recursos formativos y herramientas. Captio es una solución integral para automatizar la gestión de los gastos de viajes de empresa. Transforma la forma de reclamar, revisar y gestionar los gastos en un proceso: Eficiente y sin tareas manuales. Controlado, sin errores ni fraude. Sin papeles. Integrado con el resto de sistemas. Vídeo Pruébalo Aprovecha tus recursos Gana visibilidad en tus gastos Un paso más allá de la digitalización Fácil de usar info@captio.net Tel